выплата аванса вновь принятому сотруднику
Аванс новому сотруднику в первый месяц работы
ТК РФ о зарплатном авансе новичку
Про зарплатный аванс новичкам в трудовом законодательстве не упоминается. При этом в ст. 136 ТК РФ установлены следующие требования:
Как в бухучете отразить зарплатные начисления, узнайте из нашей публикации.
Узнайте о правах работодателя из статьи.
Закрепляем «зарплатные» сроки
Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).
Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.
Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.
Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.
С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:
Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.
Первой зарплате — отдельный срок
Формулируя текст зарплатной части внутренних локальных актов, ориентируйтесь на следующие правила:
Подробности узнайте здесь.
Подбирайте удобные даты исходя из особенностей работы компании. Это могут быть, например, 10-е число (окончательный расчет за предыдущий месяц) и 25-е число (аванс за текущий месяц).
Следует учесть, что при такой формулировке в особом положении оказываются новички — лица, приступившие к работе в один из дней расчетного месяца. Получается, что при зарплатных выплатах 5-го числа (расчет за предыдущий месяц) и 20-го числа (аванс за текущий месяц) сотруднику, поступившему на работу 1-го числа, нужно выплатить только аванс 20-го числа. То есть разрыв между началом работы и датой выплаты аванса — более ½ месяца, что является нарушением законодательства. Как быть в такой ситуации, расскажем далее.
Авансы вновь принятым сотрудникам — что и где прописываем?
Сроки для аванса вновь принятым сотрудникам включите в ПВТР (или иной локальный акт) в один раздел с описанием общих для всего коллектива зарплатных сроков.
В качестве образца можно использовать формулировку из следующего примера.
В ООО «Техностройпром» все зарплатные нюансы отражены в Положении об оплате труда. Исходя из современных формулировок трудового законодательства, компания решила не применять термин «аванс» и определила, что зарплату будет выдавать дважды в месяц.
При этом для новичков в первый месяц работы предусмотрены специальные сроки выплаты зарплаты, позволяющие:
Выдержка из Положения об оплате труда ООО «Техностройпром»:
3.1. Заработная плата в ООО “Техностройпром” выплачивается:
3.2. Сроки выдачи зарплаты в первый месяц работы для вновь принятых работников:
Календарные сроки поступления на работу
Срок первой выплаты заработной платы
15-го числа — исключительно для вновь принятых работников
С 15-го по 19-го число
20-е число — одновременно со всеми работниками
С 20-го числа до конца месяца
5-е число — в общие для выплаты зарплаты сроки
3.3. Последующие выплаты заработной платы осуществляются в установленные в ООО “Техностройпром” сроки, указанные в п. 3.1».
Полный текст Положения об оплате труда ООО «Техностройпром» вы можете увидеть по ссылке ниже:
О помогающих в работе локальных актах узнайте из материалов:
Кроме сроков локальный акт может содержать и указание на алгоритм исчисления суммы каждой зарплатной выплаты, в том числе аванса в первый месяц работы.
Способ расчета аванса при приеме на работу
Закрепите в локальном акте способ расчета аванса при приеме на работу — он не должен противоречить требованиям законодательства, которое определяет рассчитывать первую и вторую зарплатные выплаты исходя из фактически отработанного времени.
Можно ли установить заработную плату за первую половину месяца в размере 40% от оклада и как при этом удерживать НДФЛ? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к разъяснениям экспертов.
Нельзя установить аванс в твердой сумме для всех работников — без предварительных расчетов не обойтись.
Кроме того, следует учитывать требования НПА и мнение чиновников относительно минимального и максимального размеров аванса:
Величина аванса
Мнение чиновников и законодателей
Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки работника за отработанное время
Выплата сотруднику за половину месяца не может быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (фактически выполненный объем работы)
Письмо Роструда от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660
Аванс исчисляется на основе оклада (тарифной ставки) и надбавок к нему (за совмещение, за работу в ночное время по графику и т. п.)
Те выплаты, которые определяются по итогам завершившегося месяца (премия, сверхурочные), при исчислении аванса использоваться не должны
Письмо Минтруда РФ от 10.08.2017 № 14-1/В-725
(законодательно не регламентируется)
Начислять заработную плату за каждые полмесяца нужно примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат), так как выплата зарплаты предусмотрена не реже чем 2 раза в месяц
Письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709
Новичку не выдали аванс — каковы последствия?
Конкретной нормы закона, устанавливающей ответственность за несвоевременную выплату аванса новым сотрудникам или неверный расчет ее суммы, не существует.
Тем не менее допустившему отступления от законодательных требований работодателю ответственности не избежать. В этой ситуации действуют общие нормы, а именно:
Вид нарушения законодательства о труде
Вид ответственности
Наказание
Несвоевременная выплата (невыплата) аванса, заработной платы
Первичное нарушение — штраф на должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., на компанию — от 30 000 до 50 000 руб.;
Повторное нарушение — штраф на должностных лиц и ИП от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, на компанию — от 50 000 до 70 000 руб.
Если зарплата не выплачена по вине руководителя (или иного уполномоченного лица), это может рассматриваться как ненадлежащее исполнение ими своих должностных обязанностей и повлечь наложение одного из предусмотренных ст. 192 ТК РФ дисциплинарных взысканий
Работодатель обязан выплачивать (кроме задержанной зарплаты) проценты — не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно
Частичная невыплата свыше 3 месяцев зарплаты, совершенная из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, наказывается штрафом в размере до 120 000 руб., зарплаты или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 1 года, либо принудительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на срок до 1 года.
Полная невыплата свыше 2 месяцев зарплаты (или выплата заработной платы свыше 2 месяцев в размере ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации — наказывается штрафом в размере от 100 000 руб. до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового
Не избежать наказания работодателю, если сотрудник попросит выдавать зарплату одной суммой единожды в месяц и ему в этой просьбе не будет отказано (письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1). Подробные объяснения такой позиции от чиновника из Минтруда вы можете посмотреть в К+, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Если же ваш работник обратится с просьбой заплатить ему аванс за несколько месяцев вперед, а вы ему пойдете навстречу, оформите такую выплату в форме займа с минимальной ставкой процента. В ином случае у вас могут возникнуть разного рода проблемы: аванс могут посчитать беспроцентным займом (необходимость удержания НДФЛ с суммы матвыгоды от экономии на процентах), и придется со всей суммы сразу уплатить страховые взносы и др.
Работодатель, не расплатившийся за первую половину месяца с сотрудником (новичком или давно работающим), не будет наказан только в том случае, если в первой половине месяца этот сотрудник не работал (апелляционное определение Московского областного суда от 07.08.2012 по делу № 33-15891/2012).
Итоги
Первую выплату зарплаты новички должны получить не позднее чем через 2 недели после начала работы. Все последующие — в сроки, предусмотренные компанией для выдачи зарплаты (каждые полмесяца, учитывая фактически отработанные дни).
Для того чтобы выполнить зарплатные требования законодательства в отношении новичков, необходимо в локальном акте компании предусмотреть специальные сроки выплаты первой зарплаты. Иначе работодатель может быть подвергнут дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности.
Особенности выдачи аванса новому сотруднику в первый месяц работы
Трудовое законодательство не содержит понятия «аванс». Тем не менее авансы по заработной плате работодатель обязан выдавать не только сотрудникам, уже работающим в компании определенное время, но и заключившим трудовой договор, в первый месяц их работы. Авансом может предоставляться новому сотруднику и ежегодный отпуск.
Аванс и зарплата
Согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата должна выдаваться раз в полмесяца. Сумма первой половины месяца — это и есть аванс. Его нужно выплатить, даже если сам работник написал отказ от него в письменной форме, иначе нанимателя оштрафуют по ст. 5.27 КоАП (письмо Роструда №472-6-0 от 01/03/07 г.). На совместителей эта норма также распространяется.
Законодатель указывает: обе части зарплаты (в том числе аванс) работодатель обязан выдать не позднее 15 дней после завершения соответствующего периода начисления, т.е. для аванса крайний срок выдачи – 30 число, а для зарплаты – 15 в следующем месяце.
Даты выдачи аванса фиксируются в ЛНА. Если дни совпадают с выходным или праздником, аванс обязаны выдать на день раньше. Дата выдачи является одним днем, недопустимо использовать в ЛНА интервал дат (Минтруд, документ №14-2-242 от 28/11/13 г.).
К проблемам, связанным с удержанием НДФЛ, может привести установление крайних сроков для выдачи зарплатных, в т.ч. авансовых, сумм.
Если выплата аванса проходит в последний день месяца, фискальные органы могут потребовать удержать налог согласно НК РФ.
Датой фактического получения дохода назван последний день месяца, это момент удержания НДФЛ (223-2, 226-4 НК РФ, опред. ВС №09-КГ16-1804 от 11/05/16 г.).
Если аванс выдавался 15 числа, зарплата должна быть выдана в конце месяца и должен быть произведен расчет с работником, что практически редко возможно осуществить. При этом, если перечисление налога на доходы с аванса ФНС признает безосновательным, сумма вернется налогоплательщику, поскольку не считается налогом по НК РФ.
Как рассчитывать аванс, решает работодатель:
Чиновники предлагают рассчитывать аванс пропорционально отработанному времени, включая в расчет ряд постоянных компенсационных выплат, надбавок, кроме основной оплаты труда, либо исчислять аванс в процентах, он должен быть приблизительно равным по сумме заработной плате (по письмам Минтруда и Роструда №14-1/В-725 от 10/08/17 г., Т3/5802-6-1 от 26/09/16 г., Минздравсоцразвития №22-2-709 от 25/02/09 г.).
Расчет по отработанному времени – трудоемкий процесс. Зачастую аванс устанавливается равным 40% от суммы постоянного заработка, что с учетом НДФЛ при окончательном расчете дает сравнимые величины первой и второй части зарплаты.
На заметку! ТК РФ не содержит запрета выдавать авансы чаще раза в месяц, например, еженедельно, подекадно.
Аванс по оплате труда в первый рабочий месяц
Очевидно, что при расчете и выдаче аванса новому члену коллектива необходимо учитывать:
Когда речь идет об авансе в первый месяц работы, могут возникать различные нюансы исчисления и выдачи этой обязательной выплаты.
Пример: в организации установлен фиксированный аванс в рублях. Если такой порядок прописан в ЛНА, то эту сумму нужно выдать и только что принятому работнику. Однако в первый месяц работы он может не заработать сумму, покрывающую авансовую выплату, поскольку:
Здесь аванс выступает как предоплата за труд, а не оплата за первую половину месяца. Работодатель, выплачивая фиксированные суммы новичку, рискует понести неоправданные затраты и привлечь нежелательное внимание контролирующих органов.
В ситуации, когда сотрудник, в том числе и новый, просит предоставить ему аванс сразу за несколько месяцев вперед, что тоже является, по сути, предоплатой его труда, целесообразно оформить договор займа, указав минимальную процентную ставку. В противном случае такой аванс может приравниваться к займу беспроцентному, вызывать вопросы в части уплаты НДФЛ и страховых взносов.
Аванс за месяц вновь принятому сотруднику должен быть выплачен в обязательном порядке, даже если он отработал в первую половину месяца всего несколько дней.
Выплата ему не положена лишь в случае отсутствия на работе, таково мнение судей (апелл. опред. Мосгорсуда по д. №33-15891/2012 от 07/08/12 г.).
К примеру, если новый сотрудник отработал 14 и 15 числа, ему начисляется аванс за 2 отработанных фактически дня, а далее будет начисляться зарплата. Если он работал с первого дня месяца, аванс за этот месяц новый сотрудник получит наравне с другими, с учетом принятого в организации порядка исчисления и выдачи зарплаты первой половины месяца.
Если работник принят в начале месяца, а аванс за период в организации выплачивается в конце месяца, то зарплата за предыдущий месяц ему еще по общему порядку не положена. Однако и период от начала работы до первой авансовой выплаты, продолжительностью более 2 недель, незаконен.
Устранить нарушение ст. 136 ТК РФ можно, прописав в ЛНА особые условия для первого месяца работы сотрудников – по срокам и порядку исчисления и выплат.
Отпуск авансом
Работник может взять отпуск в первый месяц работы, если есть взаимная договоренность с администрацией либо он относится к льготникам, которым отказать, согласно ст. 122 ТК РФ, нельзя (беременные, несовершеннолетние, усыновители, супруги, чьи жены находятся в отпуске по БиР, ветераны, чернобыльцы, супруги военнослужащих). Эти случаи прописаны непосредственно в ТК РФ и в соответствующих категориям льготников федеральных законах.
Использующий отпуск в том же месяце, в котором начал работать, сотрудник не имеет в расчетном периоде отработанных дней и заработной платы.
Согласно правительственному документу №922 от 24/12/07 г., п. 7-8, в расчет берется время, которое он фактически отработал за этот месяц до момента начала отпуска и фактически начисленная ему сумма. Если гражданин, оформившись, поработать не успел, и сразу взял отпуск, расчет ведется по окладу или тарифной ставке.
Вопрос: Работник уволен 16.01.2020, был произведен расчет и удержан НДФЛ, а 17.01.2020 НДФЛ перечислен в бюджет. 13.01.2020 работнику был выплачен аванс по заработной плате. НДФЛ с аванса не удерживался. Когда должен быть перечислен НДФЛ с аванса в данной ситуации?
Посмотреть ответ
Аванс в ЛНА
Вопросы предоставления аванса в компании должны быть отрегулированы на уровне локальных НА. Это касается как предоставления отпуска авансом, так и выдачи авансов по зарплате. Отпуск авансом, если он предоставляется по закону новым и давно оформленным по договору сотрудникам, требует прописать, кто и в каком порядке будет выполнять их функции в этот период, каков порядок оплаты.
Порядок начисления и выплаты аванса также регламентируется законодателем только в общих чертах. В ЛНА отражаются алгоритмы расчета аванса, сроки и порядок выдачи.
Для сотрудников-новичков необходимо прописать особый порядок получения первой и второй части заработной платы за первый месяц работы, чтобы от начала работы до первой выплаты прошло не более 1⁄2 месяца, вне зависимости от общего графика зарплатных выплат.
К примеру, если аванс в компании выдается 22 числа, а зарплата 7 числа, в ЛНА можно прописать получение первой зарплаты для:
Под ЛНА здесь понимается договор с работником или колдоговор с приложением: Правилами внутреннего трудового распорядка – ПВТР (ст. 136, 190 ТК РФ). Исходя из формулировки ст. 190, следует вывод, что ПВТР может служить не только приложением к колдоговору, но и самостоятельным ЛНА, если колдоговор не заключался.
По мнению судей и чиновников Роструда, нормы могут быть прописаны в одном из ЛНА, однако Роструд считает первостепенным положения ПВТР (документ №ПГ/1004-6-1 от 06/03/12 г., опред. Мосгорсуда №4г/5-12211/12 от 24/12/12 г.). Можно прописать все особенности выдачи аванса в Правилах, а в другие ЛНА, затрагивающие этот вопрос, дать ссылки на документ.
Принятый в начале месяца работник должен получить зарплату в первой половине месяца, даже если дни выплаты 10-го и 25-го числа
 |
| gregorylee / Depositphotos.com |
Отвечая на вопрос о том, каким образом следует выплачивать зарплату сотрудникам, принятым в начале или в конце месяца, если внутренним порядком учреждения, организации предусмотрены сроки выплаты за первую половину месяца 25 числа текущего месяца, а за вторую – 10 числа месяца, следующего за расчетным, эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант»пришли к следующему выводу.
Согласно ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договорами, не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. При этом временные промежутки между выплатами должны быть регулярными и одинаковыми (п. 1 ст. 12 Конвенции Международной Организации Труда № 95 (ратифицирована Указом Президиума Верховного Совета СССР от 31 января 1961 г.)
В случае, если работник впервые принят на должность 1 числа, а работодателем предусмотрены выплаты зарплаты 25 числа текущего и 10 числа следующего месяца, то работник впервые получит зарплату только 25-го числа, когда месяц практически отработан полностью, что приведет к нарушению требования ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца.
Эксперты советуют урегулировать порядок выплаты зарплаты сотрудникам в подобных ситуациях в локальном нормативном акте. Так, например, если зарплата выплачивается 10-го и 25-го числа, во избежание нарушения ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ работнику, принятому 1-го числа, зарплата за отработанный в первой половине текущего месяца период (с 1-го по 9-ое) должна быть выплачена 10-го числа. А остаток за отработанную первую половину месяца (с 10-го по 15-ое число) ему должны выплатить в день, когда все сотрудники получают заработную плату за первую половину месяца 25-го числа текущего месяца. В дальнейшем сроки выплаты такому работнику совпадут с общеустановленными. Таким образом будет соблюдено требование закона о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца.
Аналогичный порядок может применяться и в отношении работников, принятых на работу во второй половине текущего месяца. Например, 11-го числа текущего месяца работник принят на работу. 25-го числа этого месяца ему надлежит выплатить зарплату за дни работы с 11-го по 15-е число текущего месяца, а за период с 16-го по 30-е число ему полагается выплатить остаток за вторую половину месяца в общеустановленный день выплаты зарплаты за вторую половину месяца, то есть 10-го числа следующего месяца.
Эксперты также отмечают, что такие ситуации могут возникнуть и с работником, который пропустит какую-либо выплату зарплаты из-за того, что в периоде, за который она выплачивается, у него не было фактически отработанного времени. Так, если в организации дни выплаты установлены 10-го и 25-го числа каждого месяца, а работник с 1-го по 15-е число текущего месяца находился в отпуске, то это может привести к тому, что первую зарплату после выхода из отпуска он получит лишь 10-го числа следующего месяца. Соответственно, работодателю следует предупредить подобные нарушения норм Трудового кодекса РФ и в таких случаях.
Аванс по зарплате в 2021 году по Трудовому кодексу
Расчет аванса и заработной платы по закону и согласно разъяснениям 2021 года
Часть заработка за первые полмесяца (аванс) следует рассчитывать, отталкиваясь от времени, фактически отработанного сотрудником за данный период. При этом в 2021 году в аванс по зарплате следует включать не только оклад: полную сумму надо определять с доплатами и надбавками, не меняющимися в зависимости от показателей работы в текущем месяце (письмо Минтруда РФ от 10.08.2017 № 14-1/В-725). Это, в частности, выплаты, компенсирующие ночные выходы, надбавки при совмещении должностей, за профессионализм, стаж работы и прочие подобные доплаты.
Однако некоторые выплаты при расчете аванса не учитываются:
Трудовым договором с работником предусмотрено, что первую часть зарплаты он получает 20-го числа, а основную часть — 5-го числа следующего месяца. Продавец с окладом 25 000 руб. с 1 по 15 февраля дополнительно исполнял обязанности товароведа, оклад которого 35 000 руб. За работу товароведа продавец получает доплату в размере 25% от его оклада. В конце месяца продавцу начислили премию в 3 000 рублей. Посчитаем аванс продавца с доплатами и надбавками.
В феврале 19 рабочих дней. С 1 по 15 число продавец отработал 10 дней. Рассчитываем его аванс.
Оклад продавца за 10 дней:
25 000 руб. / 19 дн. × 10 дн. = 13 157,89 руб.
Доплата за совмещение должностей:
35 000 руб. / 19 дн. × 10 дн. × 25% = 4 605,26 руб.
Таким образом, аванс будет:
13 157,89 руб. + 4 605,26 руб. = 17 763,15 руб.
В окончательный расчет за февраль продавцу выдадут:
25 000 руб. / 19 дн. × 9 дн. + 3000 руб. = 14 842,10 руб.
Можно ли установить аванс в размере 40% от оклада и как при этом удерживать НДФЛ? Ответ специалистов на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.
Еще о порядке расчета аванса читайте:
Какие сроки устанавливает Трудовой кодекс для выплаты аванса в счет заработной платы?
Плату за труд работники должны получать не реже чем каждые полмесяца — это регламентировано ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Причем аванс при двухразовой выплате вознаграждения за труд выдается с 16 по 30 (31) число текущего месяца, а крайним сроком перечисления окончательной суммы по зарплате будет 15 число следующего за расчетным месяца.
ВАЖНО! Несоблюдение требования о не превышении максимального количества дней между выплатами первой и второй части зарплаты может быть основанием для наложения сотрудниками трудинспекции штрафа в 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Даты выдачи аванса и зарплаты вы имеете право выбрать самостоятельно, прописав их в коллективном или трудовом договоре, а также в правилах внутреннего распорядка. При определении этих дат надо учитывать следующее:
О том, как рассчитывать НДФЛ, читайте в этой статье.
Нужно ли уплачивать страховые взносы с аванса по зарплате? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Баландина Е. Б. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
ВАЖНО! Если день перечисления денег выпадает на нерабочий день (выходной или праздник), то зарплату следует выдать накануне, даже если сотрудник убыл в отпуск. (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Итоги
Авансом называют часть зарплаты за первые полмесяца. В 2021 году аванс по зарплате исчисляют по фактически отработанному времени за этот период с включением доплат и надбавок, которые возможно рассчитать, не дожидаясь завершения месяца. Аванс и окончательный расчет по зарплате не могут выдаваться позднее 15 дней с даты завершения периодов, за которые они исчисляются.