выплаты на хозяйственные нужды
Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника
Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.
Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.
Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.
В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.
При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.
Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).
Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:
Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.
Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:
ПРИКАЗ №2/1
о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника
9 января 2019 г. г. Москва
В целях приобретения хозяйственных товаров
1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:
номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.
2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.
Генеральный директор Д.И. Лютиков
Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».
В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Фрагмент Положения:
_____________ Д.И. Лютиков
О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»
Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.
ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами
Настоящее Положение разработано в соответствии:
Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».
Основание для выдачи денежных средств под отчет
Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.
Приказ должен содержать следующие сведения:
Способы выдачи подотчетных сумм
Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.
В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.
Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.
Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.
Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).
Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».
Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
Как снять деньги с расчетного счета ООО легально
Большинство операций юрлицо проводит безналичным способом, но в некоторых случаях может снимать деньги с расчетного счета. Расскажем, когда можно выводить наличные и как правильно это делать.
Как можно снять наличные средства
Владелец или директор компании не может в любой момент снять деньги с расчетного счета, потому что это деньги бизнеса. Но есть несколько легальных поводов для снятия наличных:
Как снять деньги с расчетного счета ООО на хознужды
Чтобы выдрать деньги на хозяйственные нужды, понадобится приказ руководителя или заявление от работника. В документе прописывают цель, сумму и срок, а после расходования денег сотрудник приносит чеки, накладные или другие документы, которые подтверждают целевую трату выданных средств. Сумма одного чека — не больше 100 тысяч рублей.
Как снять дивиденды с расчетного счета ООО
Чтобы получить дивиденды, компания должна показывать стабильные финансовые результаты: уставной капитал оплачен, чистые активы больше капитала, нет признаков банкротства. Собственники, которые получают дивиденды, платят налог на доход: 13% для резидентов РФ и 15% для нерезидентов. Если компанией владеют юридические лица, налог платится в том же размере.
Проводки, когда участник общества является сотрудником компании:
Участник не является сотрудником:
Снять деньги на зарплату со счета ООО
Выдавать зарплату наличными можно только тем людям, которые официально работают в компании. Для этого нужно заключить с работником трудовой договор, в котором и будет прописан размер заработной платы. Сотрудник, который получает зарплату, платит подоходный налог — работодатель сам переводит эти деньги в налоговую наряду с выплатами в фонды.
Как обналичить деньги со счета ООО командировочными расходами
Выдавать командировочные тоже можно только штатным сотрудникам, оформленным по договору. Работодатель оплачивает расходы на проезд и проживание, выдает зарплату и дополнительно может дать суточные деньги:
Сотрудник, который выезжает в командировку, по возвращении показывает, на что потратил деньги, и подтверждает расходы чеками.
Вывод средств с расчетного счета ООО для выдачи займа
Компания может дать в долг собственнику, сотруднику, другой компании или любому человеку. Главное: нужно заключить договор займа, а в конце срока вернуть деньги, иначе налоговая посчитает такую операцию незаконной обналичкой и уклонением от уплаты налогов.
Проводки при выдаче займа физлицу:
Если вы работаете с расчетным счетом, а среди ваших контрагентов есть иностранные компании, то проходите валютный контроль, когда переводите им деньги. При прохождении контроля вы подтверждаете банку, что деньги заработаны честным путем, а банк отчитывается о переводе перед ЦБ. Чтобы проходить валютный контроль без бумажной волокиты и всего за два часа, откройте расчетный счет в Модульбанке: и специалисты будут готовить для вас все необходимые документы.
С расчетного счета обычно невыгодно выводить деньги, но с опцией «Зеленый лимит» вы сможете переводить на карту любые суммы с небольшой комиссией — от 0,75%.
Как распоряжаться деньгами ООО и ИП, чтобы не заблокировали счет
«Бизнес мой, значит и деньги мои, трачу как хочу» — это ошибочное убеждение дорого обошлось многим предпринимателям. Даже ИП при определенных условиях могут заблокировать счет, а учредитель ООО вообще не имеет права просто так отправить часть выручки себе на карту.
В этой статье мы разобрались с тем, кто и на что может тратить деньги компании, как законно забрать деньги с ООО, что можно купить на деньги ООО и какие санкции предусмотрены за нарушение законного порядка вывода средств.
Кому принадлежат деньги бизнеса
Деньги ООО принадлежат компании как юридическому лицу, а не директору или учредителям. Чтобы получить свою долю прибыли или снять наличные со счета, нужно придерживаться установленного законом порядка, иначе у налоговой возникнут вопросы.
У ИП все проще: деньги принадлежат предпринимателю. Он вправе забрать их в любой момент и использовать на свое усмотрение, но и тут есть ограничения.
На что можно тратить деньги с предпринимательского счета
На что можно потратить деньги ООО
Все расходы ООО должны быть обоснованы, то есть, иметь отношение к его деятельности. Вы можете оплатить деньгами фирмы:
За счет перечисленных расходов можно уменьшить налогооблагаемую базу, но важно хранить все чеки и накладные.
Доверьте бухучет Фингуру и сосредоточьтесь на развитии своего бизнеса. Мы знаем, как распоряжаться деньгами ИП и ООО, чтобы избежать налоговых проверок и блокировки счетов.
На что можно потратить деньги ИП
Индивидуальный предприниматель может свободно тратить деньги с расчетного счета на любые нужды.
Как законно получить деньги с расчетного счета ООО или ИП
Расчетный счет ООО
Закон позволяет снять наличные на хозяйственные нужды ООО с расчетного счета при условии соблюдения кассовой дисциплины ( указание Центробанка от 11 марта 2014 г. № 3210-У ). Директор или главный бухгалтер должны заполнить платежное поручение или чековую книжку, а потом оприходовать деньги в кассу компании по приходно-кассовому ордеру. Придется заплатить банку комиссию в размере до 10% от суммы.
Деньги из кассы, как и средства со счета, собственник не может использовать в личных целях. Есть два легальных способа передать деньги ООО учредителю:
Оба способа связаны с уплатой дополнительных налогов. Это не считается двойным налогообложением, потому что с доходов организации налоги платит юридическое лицо, а с зарплаты или с дивидендов — физическое.
Другие легальные способы выдать учредителю деньги с расчетного счета ООО:
Больше о том, как забрать деньги с ООО и ничего не нарушить, читайте в статье «Как снять деньги с расчетного счета ООО: инструкция для собственника».
Расчетный счет ИП
Если вы зарегистрированы как индивидуальный предприниматель, то можете тратить деньги с расчетного счета на любые нужды.
Как легально забрать деньги со счета ИП
Есть три способа вывести деньги с расчетного счета ИП:
Вы также можете расплачиваться за личные покупки бизнес-картой — это разрешено.
Как не нужно делать
Чтобы распоряжаться прибылью ИП, не нарушая закон, изучите наш бесплатный чек-лист «Как вывести деньги с расчетного счета ИП»!
Ответственность за нарушение законного порядка вывода средств
Все снятия денег и оплаты со счета ООО должны быть обоснованы и подкреплены документами. ИП тоже необходимо придерживаться определенного порядка снятия средств, иначе может заинтересоваться налоговая или банк посчитает ненадежным контрагентом и заблокирует счет.
По какой причине банк может заблокировать счет ООО или ИП
Если сотрудникам банка что-то не понравилось, они имеют право на время заморозить счет и проверить вашу деятельность. Придется предоставить документы, подтверждающие, что все операции законны, после чего вам вернут доступ к деньгам.
Заблокировать счет может не только банк, но и налоговая. О том, почему так происходит, можно ли пользоваться «замороженными» деньгами и как все исправить, наша статья «Блокировка расчетного счета налоговой или банком: как не лишиться доступа к деньгам фирмы».
Чтобы избежать налоговых проверок и блокировки счетов, доверьте бухучет нам!
Ответственность за нарушение правил распоряжения деньгами фирмы
Главное правило при оплате с расчетного счета ООО — храните первичные документы, подтверждающие покупку. И будьте готовы объяснить инспекторам, какое отношение расходы имели к деятельности фирмы. Если их сочтут необоснованными, то доначислят налоги и сборы.
ИП, применяющему режим УСН 15%, нужно иметь под рукой документы, касающиеся расходов на бизнес-цели. Личные покупки налоговой обычно не интересны.
Резюме
Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса
Фингуру — чат-бухгалтерия, поэтому все процессы сосредоточены в мобильном приложении. В нем есть чат для общения с бухгалтером и пересылки документов, бот, который круглосуточно выполняет типовые задачи вроде оформления отпусков, архив первичных документов и база сданных отчетов. После очередного обновления добавился новый раздел — Аналитика.
Полный список доступных отчетов с примерами найдете в нашей новой статье.
В этой статье мы рассказали о том, на что обратить внимание при выборе платежной системы для интернет-магазина. Узнайте, какие пункты договора нужно изучить особо тщательно и как самостоятельно проверить поставщика услуг.
Хоз расходы
Вопрос:
Возможно ли послать средства на хоз. расходы на личную банковскую карточку директора? Нужен ли какой-то приказ для того? Если да, какая форма приказа? И как правильно оформить платежку и что писать в назначении платежа?
Нужно ли делать авансовые отчеты в сервисе по этим хоз. расходам? В какой срок надо отчитаться? Ответ:
Перевод денег под отчет на хоз.расходы на банковскую карточку сотрудника (гендиректора) по-хорошему проверяющие не одобряют. И могут признать эти суммы доходом сотрудника, в следствии чего доначислят НДФЛ и страховые? взносы на такие выплаты в случае налоговой проверки. Оптимально для таких расходов оформить корпоративную карту.
Если пока корпоративной карты у организации нет, то можно перевести деньги на банковскую карту директора на хоз.нужды. На практике это применяется повсеместно. Для этого нужно оформить приказ на выдачу денег под отчет сотруднику, в котором указать сумму и срок, на который выдаются деньги.
При перечисление денег в назначении платежа так и нужно указать «под отчет на хозяйственные расходы».
После того, как директор оплатит расходы, он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы на совершенные расходы. Срок составления авансового отчета 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, указанного в приказе.
Отмечу, что пока сотрудник не отчитается за ранее выданные ему деньги под отчет, ему нельзя выдавать следующую сумму под отчет.
Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. В разделе Деньги добавляете Движение с р/сч в кассу на дату снятия средств по чековой книжке. Если деньги с расчетного счета не снимаете, операцию пропустите.
2. В разделе Деньги добавьте Списание- Выплата подотчетному лицу, наличными. В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Сформируйте Авансовый отчет. В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет привязывая к Расходному ордеру. К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Актуально на дату 11.06.2015 г.
Доходы и расходы. Ведение учёта
Документы подтверждающие расход
Вопрос:
Поставщик (частное лицо, без ИП) не может предоставить документы (товарную накладную и счет фактуру) на товар.
У ООО УСН 6%, то есть расходы не влияют на расчет налогов. Может ли ООО купить товар поставщика без документов? Если можем, то как правильно отразить расход в бухгалтерской отчетности?
Налоговая может оштрафовать ООО за неподтвержденный документами расход?
Ответ:
Несмотря на то, что ООО применяет УСН 6% и расходная часть на уплату налога в бюджет влияния не оказывает, в настоящее время налоговая ужесточает контроль за деятельностью ООО в части законности приобретения товара, который впоследствии будет реализован. Т.е. у ООО обязательно должны быть правильно оформленные документы на товар, чтобы налоговая не могла предъявить претензии.
В случае отсутствия документов продаваемый товар, на приобретение которого у ООО нет документов, налоговая может расценить как полученный безвозмездно, а следовательно, у ООО возникнет дополнительный доход в виде стоимости безвозмездно полученного имущества и с такого дохода придется заплатить налог и пени.
Кроме этого на ООО может быть наложен штраф за грубое нарушение правил учета, которое повлекло занижение налоговой базы по УСН, а также штраф за неуплату налога УСН.
Дополнительно отмечу, что оплатить товар лучше переводом на банковский (карточный) счет физ.лица.
Если нет возможности провести безналичный платеж, тогда средства можно выдать наличными по расходному кассовому ордеру, в котором физ. лицо-продавец должен прописью указать полученную сумму, проставить дату получения денег и свою подпись. Предварительно деньги следует снять с расчетного счета, если в кассе ООО на выплату денег нет.
Что касается уплаты налогов по данной сделке, то выплата дохода физ. лицу в данном случае облагается НДФЛ, но Вы его уплачивать не должны. Физ. лицо-продавец должен самостоятельно отчитаться в налоговую о полученном доходе и уплатить налог.
Выплата по договору купли-продажи с физ. лицом также не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, просто выплатите физ. лицу сумму за товар. Никакие дополнительные налоги или взносы в рамках данной сделки платить не придется.