выставить счет на оплату на английском языке образец
Что такое инвойс и для чего он нужен
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).
Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.
Инвойс на услуги
Натали Азаренко
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.
Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.
В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.
Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.
В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.
При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.
Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.
Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.
Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.
При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:
Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки.
Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.
Проформа-инвойс
Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.
Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.
От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.
После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.
Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:
Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.
Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.
При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).
Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.
Пример описания услуги в invoice:
Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов: 30.
Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:
Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.
Образец инвойса на услуги
Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.
Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник
Или скачать и заполнить шаблон invoice.
Шаблон инвойса на услуги. Источник
Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.
Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.
Оформить инвойс
Читатель Валерий спрашивает:
Я дизайнер с ИП, у меня появился заказчик из-за рубежа. Как оформить сделку и пройти валютный контроль? Работаю без посредников, напрямую с клиентом.
Отвечаем: для разовой сделки хватит инвойса
Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.
Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.
Счет-договор, инвойс и договор
Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:
Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.
Счет-договор или счет-договор-акт подходит для простых сделок на постоянной основе, если предприниматель хочет упростить бумажную работу. С полноценным договором все тянется долго: сначала нужно его подготовить и согласовать, потом подготовить акты, потом все это подписывает исполнитель, потом клиент, потом нужно обменяться оригиналами.
Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.
Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.
К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.
Что должно быть в инвойсе
Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:
Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.
В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.
Легкий валютный контроль для бизнеса в Модульбанке
Получайте деньги из других стран и обменивайте валюту без комиссий
Как правильно выставлять счета
Выставить счет иностранному клиенту — непростая задача для молодого бизнеса. Ошибки, неточности и “неуверенный” английский — все это вызовет недоверие. Ошибаться нельзя.
Чтобы вам было с чего начать, мы сделали перевод статьи о том, каким должен быть правильный счет. В конце вы найдете ссылку на скачивание 10 шаблонов инвойсов на английском языке.
Мы будем рады, если это поможет вашему бизнесу стать глобальнее.
Переведено в Alconost.
Поздравляем! Вы получили проект, усердно потрудились, произвели замечательный продукт, клиент в восторге. Теперь неплохо было бы получить оплату!
Хотя выставление счетов может и не показаться самой увлекательной темой, это, несомненно, один из наиболее важных вопросов в любом бизнесе. Ваш счёт отражает ваш фирменный стиль, подкрепляет ваш профессионализм, является дополнительной точкой продаж, позволяющей получить больше заказов, а главное — приносит вам деньги. Стоит вам начать делать это неверно, и вы недолго продержитесь в бизнесе.
Многие фрилансеры и владельцы малого бизнеса испытывают трудности с подготовкой счетов — особенно те, кто делает всё для своего бизнеса самостоятельно.
В этой заметке я попробую, избегая профессиональной бухгалтерской лексики, внести ясность в этот процесс, в его практические аспекты и некоторые термины. Кроме того, я предоставлю вам 10 прекрасных шаблонов счетов, которые вы сможете подогнать под себя и сразу пустить в дело. Также я покажу вам несколько отличных методов, которые упростят вам жизнь и помогут профессионально выставлять счета.
Счёт: что это такое?
Счёт, или фактура, это коммерческий документ, выдаваемый покупателю продавцом и содержащий такие сведения, как цена и количество товаров, способы оплаты и максимальный период, в течение которого покупатель должен сделать платёж.
Продавец — это поставщик или исполнитель услуг; а покупатель — заказчик или клиент.
Этот документ важен для обеих сторон, поскольку продавцу необходимо иметь его копию для ведения учета, а клиенту — для регистрации покупки.
Если вы выставляете счёт — значит, вам кто-то должен. Если вы получаете счёт — значит, вы кому-то должны.
Как должен выглядеть счёт?
Вид и язык счетов должен соответствовать вашему фирменному стилю и тому сообщению, которое вы хотели бы донести. Счёт должен соответствовать дизайну вашей визитки, фирменному бланку, рекламному слогану и даже цветам вашего сайта.
Даже при том, что структура счёта зависит от отрасли, есть некоторые общие элементы и правила, которые должны быть соблюдены.
Чтобы проще запомнить эти правила, можно разделить счёт на 6 частей.
Часть 1: ваши данные
Здесь содержатся сведения о вашей компании (или, если вы фрилансер, ваше полное имя), логотип, контактные данные, платёжная информация и т.д.
Если ваша компания имеет определённую организационно-правовую форму — например, корпорация в США или акционерная компания в Великобритании, — то вам нужно включить информацию, обусловленную местом ведения бизнеса. Обычно это юридический адрес и регистрационный номер, но правила разнятся, так что выясните это в вашей местной налоговой службе.
В Европе, если вы являетесь зарегистрированным в качестве налогоплательщика НДС, вы должны также добавить регистрационный номер плательщика НДС.
Часть 2: правила игры
Здесь вы можете обозначить такие характеристики счёта, как дата выписки, ФИО, дата, не позднее которой должен быть сделан платёж, валюта и номер заказа.
Термин «net 30» используется в бизнесе для обозначения платежа в пределах 30 дней, но довольно часто встречается обозначение «10/15, net 30»: иначе говоря, это означает скидку 10% при платеже в течение 15 дней и срок оплаты в пределах 30 дней.
Однако люди, менее сведущие в деловой терминологии, могут не знать, что это значит. Поэтому, в зависимости от того, кто именно ваш покупатель, вместо этого лучше использовать повседневный язык: «Пожалуйста, обратите внимание, что платёж должен быть совершён не позднее 07/09/2013».
Также имейте в виду, что форматы дат в разных странах разные. Фраза «Срок совершения платежа — 07/09/2013», в зависимости от местоположения клиента, может означать платёж или в июле, или в сентябре. Чтобы избежать двусмысленности, попробуйте использовать однозначное выражение — такое, как «9 июля 2013».
Ещё один термин, способный смутить, — «После получения» (upon receipt). Компания Freshbooks (разработчик облачного бухгалтерского сервиса — прим. перев.) провела интересное исследование, в результате которого выяснилось: многие люди будто бы понимают этот термин как «когда вам будет удобно».
«Это как если бы они получили счёт со словами: «К оплате после получения» и сразу сбросили его в кучу «всё равно когда». Вместо этого, использование определённых сроков — таких, как «21 день» — сосредотачивает взгляд клиента на определённом промежутке времени и фактически позволит вам получить оплату быстрее, чем просьба заплатить немедленно». — Зак Мэтью (Zach Mathew).
Часть 3: ваш клиент
Эта часть содержит имя и адрес заказчика, которому вы выставляете счёт. Если вы обращаетесь к компании с множеством офисов, вам нужно указать правильного человека или отдел. Это может быть и не тот человек, с которым вы общались во время выполнения заказа. Поэтому, чтобы с вами рассчитались быстрее, обязательно спросите, кто будет заниматься расчётом с вами.
Часть 4: название и номер документа
Как правило, в название выносится слово «счёт», но в зависимости от типа, это может быть «фактура» (bill), «счёт-фактура» (tax invoice), «счёт-проформа» (pro-forma), «быстрый счёт» (quick invoice) и так далее. Если есть сомнения, придерживайтесь слова «счёт».
Номер счёта — это уникальный идентификатор, применяющийся для установления соответствия. Возьмите за правило никогда не использовать один и тот же номер для более чем одного документа.
В некоторых странах требуется, чтобы номера счетов обязательно возрастали в хронологическом порядке. Но они не обязательно должны идти подряд. Если вы не хотите, чтобы клиент знал, как много заказов проходит через вас, рассмотрите возможность увеличения номера счёта на случайное число каждый раз, когда выписываете новый счёт. Так, ваш первый счёт будет под номером «00007», следующий — под номером «00012», затем — «00014» и так далее.
А ещё можно внедрить в номер счёта коды, которые напомнят вам о том, что подошло время платить налоги. Например, «2013-06-WDD-002» может быть расшифровано как: «Второй счёт для Webdesigner Depot в июне 2013». Это зависит от вас; проявите творческий подход и найдите такую схему нумерации, которая лучше всего вам подойдёт.
Часть 5: список товаров и/или услуг
Этот детализированный перечень должен ясно описывать, за что конкретно вы взимаете плату: наименование (описание) товара или услуги, количество, цена за единицу, скидка (обычно указывается в процентах), налоговый сбор и итоговая сумма к оплате.
Это описание должно соответствовать условиям, согласованным с клиентом, так что будьте настолько конкретны, насколько это возможно.
Всегда дважды проверяйте счёт на предмет опечаток, ошибок в грамматике и в вычислениях, так как они создают плохое впечатление и могут навредить вашей репутации. Собственно, трижды проверьте счёт, прежде чем его выслать.
Ещё одна вещь, на которую стоит обратить внимание, это записи о количестве и цене за единицу: сверьтесь с правилами. Например, если коммерческая компания в Великобритании зарегистрирована в качестве плательщика НДС, то регламент Налогово-таможенной службы её Величества по части счёт-фактур гласит, что в счёт должна включаться цена единицы товара.
Если вы взимаете почасовую плату, можно обозначить количество затраченных часов и ставку за час.
Промежуточные и итоговые суммы с учетом и расшифровкой всех налогов должны быть подсчитаны внизу таблицы.
Удостоверьтесь, что всё в счёте ясно как божий день. Потому что если клиент не сможет определить, за что же ему предлагается платить, то ваш счёт, скорее всего, окажется в куче «разобраться позже».
Часть 6: абракадабра
Это место для вашего персонализированного сообщения или примечания, которое описывает условия оплаты более тщательно. Например, если вы можете принимать платежи больше чем одним способом, здесь можно обозначить, какой именно способ для вас предпочтительнее (чек, банковский перевод, PayPal…).
Помимо всего, это прекрасное место для выражения благодарности. Помните, что вежливость имеет значение, и она действительно может помочь вам получить деньги быстрее. Некоторые исследования утверждают, что простое «спасибо» может более чем на 5% увеличить количество счетов, которые оплачиваются сразу.
Хотя комиссия за просрочку — не мой любимый способ просить о своевременном платеже, имейте в виду, что это можно специально упомянуть здесь. Например: «Впоследствии ежемесячно будет начисляться пеня в размере 5%».
Напоследок
Ваш счёт — это невидимый маркетинговый инструмент. Представьте, как здорово было бы, если бы вы могли сделать свой документ выгодно отличающимся от сотни других. Лично я больше заинтересован в работе с клиентами, которые высылают мне счета, сделанные творчески. Хорошо продуманный счёт может сделать платёж в ваш адрес удовольствием.
Чтобы вам было с чего начать, мы подготовили 10 бесплатных шаблонов для скачивания. Не забудьте вставить ваш фирменный стиль и персонализировать формулировки для эффективных счетов, которые действительно будут работать на вас!
Перевод статьи выполнен в Alconost.
Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.