зачем нужна авансовая счет фактура и для чего она
Подтверждение оплаты или для чего нужна авансовая счет-фактура и что это такое?
АСФ – это документ, подтверждающий факт перевода денег по предоплате от покупателя (или заказчика услуг) к их продавцу (или поставщику).
Правила и сроки составления этого документа строго регламентированы, а их нарушение может привести к серьезным проблемам со стороны налоговой инспекции.
О том, для чего нужна авансовая счет-фактура и что это вообще такое будет рассказано в статье, также вы подробно узнаете зачем она нужна для платежа покупателя и нужна ли вообще на аванс или нет, а также как она подтверждает зачет средств покупателя.
Законодательство об АСФ
Кроме того, много частных моментов, касающихся именно АСФ, содержится в законе “О бухгалтерском учете”.Также в случае возникновения каких-то противоречий (например, при заполнении определенных граф или указании каких-либо сведений) можно обратиться к посланиям Министерства Финансов, относящихся к настоящей теме. В них разъяснено большинство спорных вопросов, в том числе и авансовых (подробно о том, что такое номер счет-фактуры и каков порядок сплошной и отдельной нумерации с дробью и префиксом А, читайте тут).
Определение понятия
Авансовый счет фактура – это документ, являющийся подтверждением того, что продавцу товаров (либо поставщику услуг) переведена покупателем часть денег в виде предоплаты. Она содержит в себе все основные сведения об участниках сделки, а также финансовую информацию (в частности, переводимую сумму, время, когда была произведена оплата, товар либо услугу, за которые эти средства были переведены).
Кроме этого, такой авансовый счет отражает в себе и налоговую информацию, благодаря чему он служит в том числе и для получения необходимых вычетов (для этого его необходимо подать в налоговую службу в течение отчетного периода).
Зачем необходим этот документ?
Исходя из определения, указанного в налоговом кодексе, авансовый счет служит в качестве правового подтверждения о принятии покупателем указанных налоговых сумм к вычету. То есть, простыми словами, этот документ предназначен для получения налоговых вычетов.
Именно поэтому авансовый счет оформляется только в соответствии с установленными правилами, а бланки для его оформления должны быть строго унифицированными. Несоблюдение этих правил (например, указание неверной информации либо использование бланка с ошибками) ведет к потере компанией прав на вычеты или даже может повлечь за собой наложение штрафа.
Больше о том, в каких случаях и когда выписывается счет-фактура на аванс, читайте тут.
Что означает для покупателя?
Для покупателя получение авансового счета означает подтверждение того, что перечисленные им деньги в виде предоплаты получены продавцом (или поставщиком). Также он означает и то, что покупатель может начать пользоваться услугами или получить необходимый товар, поскольку предоплата успешно переведена.
Кроме того, он дает и право на получение вычетов (что, собственно, и является его основным назначением). Для этого при получении этого документа его необходимо сразу же зарегистрировать в книге покупок (несвоевременная или некорректная регистрация авансового счета может в дальнейшем привести к лишению прав на налоговые вычеты).
Подробно о правилах регистрации АСФ от поставщика мы рассказывали в отдельном материале.
Для продавца
Для продавца этот документ также обозначает завершенность авансовой сделки и дает право на выполнение необходимых налоговых вычетов. Для этого продавец после того, как он получит от покупателя установленную сумму предоплаты (аванса), должен произвести оформление такого авансового счета (как заполнить АСФ?).
Произойти это должно не позднее, чем через 5 суток с момента зачисления средств. Составляться документ должен в двух экземплярах, после чего его нужно зарегистрировать в соответствующей книге.
Примеры использования
Выставляется АСФ, при перечислении авансовой оплаты за услуги либо товары. Например: компанией ООО Альфа были переведены денежные средства фирме ООО Гамма в размере 305.000 рублей за предстоящий ремонт помещений.
После того, как необходимая сумма поступила на счет ООО Гамма, последняя обязана в течение пяти дней составить АСФ (дни в данном случае берутся календарные, то есть и суббота и воскресенье в них включены, поэтому если перевод поступил в пятницу, оформить счет необходимо до конца вторника).
После того, как документ составлен, один его экземпляр остается у ООО Альфа, один – у ООО Гамма, после чего они обязаны зарегистрировать их в своих книгах покупок/продаж.
Выставлять же этот счет в налоговую службу будет нужно не позднее даты окончания текущего налогового периода. Таким образом, авансовый счет-фактура предназначается главным образом для фиксации сделки и ее налогового оформления, а в последующем и для реализации права налогоплательщика на получение необходимых вычетов по налогу.
Порядок составления и оформления этого документа строго установлен (основные моменты, касающиеся оформления и заполнения АСФ, а также его регистрации, можно найти в 169 статье НК России).
Кроме этого, авансовый счет должен быть составлен не позднее пяти суток с момента совершения сделки. Если этого не сделать, то прав на вычет можно лишиться, а инспекция, в свою очередь, может выписать штраф за отсутствие счета.
Счет‑фактура на аванс: как его правильно составить и зарегистрировать
Данный материал — своеобразная памятка для бухгалтеров, которые оформляют связанные с НДС документы по предоплате. В статье приведены правила оформления «авансового» счета-фактуры, его регистрации в книге продаж и книге покупок, а также своевременного начисления и вычета НДС. Материал предназначен как для поставщиков, так и для покупателей.
Когда выставлять и регистрировать счет-фактуру на аванс
Какие действия должны совершить стороны сделки, если покупатель перечисляет поставщику предоплату? В главе 21 Налогового кодекса предусмотрен следующий алгоритм.
Перечисление аванса
Получив предоплату (аванс), поставщик в течение 5-ти календарных дней выставляет покупателю счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ). Поставщик регистрирует данный счет-фактуру в книге продаж, а покупатель — в книге покупок.
НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик обязан перечислить в бюджет, а покупатель вправе предъявить к вычету (п. 9 ст. 172 НК РФ).
Отгрузка товара в счет полученной ранее предоплаты
В момент отгрузки стороны сделки еще раз регистрируют «авансовый» счет-фактуру. На этот раз поставщик делает запись в книге покупок, а покупатель — в книге продаж.
НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик может принять к вычету (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель в свою очередь обязан восстановить принятый ранее вычет (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) и заплатить налог в бюджет.
Когда «авансовый» счет-фактура не выставляется
Есть случаи, когда приведенный выше алгоритм не действует. Так, «авансовый» счет-фактура не оформляется, если отгрузка состоялась не позднее 5-ти календарных дней с момента получения предоплаты. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 18.01.17 № 03-07-09/1695 (см. «Если отгрузка следует в течение пяти дней после получения предоплаты, то счет-фактуру на предоплату выставлять не нужно»).
Кроме того, без «авансового» счета-фактуры можно обойтись, если покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от обязанностей по уплате данного налога. Об этом прямо сказано в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ. Специалисты Минфина подтвердили, что указанная норма распространяется на покупателей-«упрощенщиков» (письмо от 16.03.15 № 03-07-09/1380; см. «При получении авансовых платежей от организации, применяющей УСН, счета-фактуры можно не составлять»). От себя добавим, что под указанную норму подпадают также «вмененщики», предприниматели на ПСН, плательщики единого сельхозналога и те, кто получил освобождение по статье 145 НК РФ.
Наконец, «авансовый» счет-фактура не оформляется при экспорте товара, облагаемого по нулевой ставке. Дело в том, что согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ предоплата за товар, который облагается по нулевой ставке, в налоговую базу не включается. Следовательно, и «авансовый» счет-фактура здесь не нужен (письмо Минфина России 10.01.18 № 03-07-08/142; «При экспорте товаров с нулевой ставкой НДС счет-фактура на предоплату не составляется»). Это же правило применяется в ситуации, когда предоплата сделана в рамках операций, полностью освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ.
Реквизиты «авансового» счета-фактуры
Счет-фактура на предоплату оформляется так же, как и «обычный» счет-фактура (правила заполнения приведены в статье «Инструкция по заполнению счетов-фактур»). Но существуют некоторые особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей «авансового» счета-фактуры (см. табл.1).
Правила заполнения отдельных строк «авансового» счета-фактуры
Номер
Наименование
Содержание
«Шапка» счета-фактуры
СЧЕТ-ФАКТУРА №___ от_______________
«Авансовые» счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке вместе с обычными счетами-фактурами. Особый порядок нумерации для счетов-фактур на предоплату не предусмотрен (письмо Минфина России от 16.10.12 № 03-07-11/427).
Грузоотправитель и его адрес
Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934.)
Грузополучатель и его адрес
Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934)
К платежно-расчетному документу №___ от_______________
Ставится номер и дата платежно-расчетного документа или кассового чека на предоплату.
Допустимо указать только три последние цифры в номере платежного поручения (письмо Минфина России от 19.09.14 № 03-07-09/46986)
При безденежной форме расчетов строка 5 не заполняется
Таблица в счете-фактуре
Всегда ставится прочерк
условное обозначение (национальное)
Всегда ставится прочерк
Всегда ставится прочерк
Цена (тариф) за единицу измерения
Всегда ставится прочерк
Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего
Всегда ставится прочерк
В том числе сумма акциза
Всегда ставится прочерк
Указывается расчётная ставка: 10/110 или 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ)
Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего
Указывается вся сумма предоплаты с учетом НДС
Страна происхождения товара
Всегда ставится прочерк
Страна происхождения товара
Всегда ставится прочерк
Номер таможенной декларации
Всегда ставится прочерк
Регистрация в книге покупок и книге продаж
При перечислении предоплаты записи в книге продаж у поставщика и в книге покупок у покупателя делаются в том периоде, когда выставлен «авансовый» счет-фактура.
При отгрузке товара в счет предоплаты запись в книге покупок у поставщика делается в периоде отгрузки. Запись в книге продаж у покупателя также делается в периоде отгрузки, а не в периоде перечисления аванса.
Счет-фактура на предоплату регистрируется в книге покупок и в книге продаж так же, как и «обычный» счет-фактура. Но существуют особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей (см. табл.2 и табл. 3; примеры заполнения см. в статье «Как правильно заполнить книгу покупок и книгу продаж в случае предоплаты, а также при выставлении корректировочного счета-фактуры»).
Правила заполнения отдельных полей книги покупок при регистрации «авансового» счета-фактуры
Номер
Наименование
Содержание
Какие записи делает покупатель при перечислении аванса
Какие записи делает продавец при отгрузке товара и вычете начисленного ранее НДС
данные из строки 2 «авансового» счета-фактуры
Правила заполнения отдельных полей книги продаж при регистрации «авансового» счета-фактуры
Номер
Наименование
Содержание
Какие записи делает продавец при получении аванса
Какие записи делает покупатель при отгрузке товара и восстановлении принятого ранее вычета
данные из строки 6 «авансового» счета-фактуры
ИНН / КПП покупателя
данные из строки 6б «авансового» счета-фактуры
Что делать с «авансовым» счетом-фактурой при расторжении сделки
Случается, что покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс. Если продавец возвращает предоплату покупателю, то стороны сделки должны поступить следующим образом.
Продавцу нужно зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге покупок. В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» поставщику следует указать реквизиты тех документов, которые подтверждают возврат авансового платежа. Тогда на основании пункта 4 статьи 172 НК РФ продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (см. «Минфин разъяснил тонкости заполнения книги покупок при возврате покупателю сумм предоплаты»).
Покупателю, напротив, необходимо восстановить принятый ранее вычет и заплатить НДС в бюджет. При этом он должен зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге продаж.
Иногда после расторжения сделки поставщик не возвращает деньги покупателю. Вместо этого стороны договариваются погасить задолженность каким-либо иным способом. В Налоговом кодексе нет общих указаний, может ли поставщик при подобных обстоятельствах принять вычет. По этой причине каждую ситуацию приходится рассматривать отдельно, исходя из разъяснений чиновников и судебной практики. Так, если аванс погашен путем зачета взаимных требований, то вычесть НДС нельзя (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.10.12 № А03-3477/2010). Если же аванс зачтен в счет оплаты по другому договору, то вычет допустим (см. «Организация может принять к вычету НДС с предоплаты, зачтенной в счет оказания услуг по другому договору с тем же заказчиком»).
Обратите внимание: ошибок при заполнении счетов-фактур проще избежать, если выставлять их в электронном виде. Напомним, что обмен юридически значимыми электронными документами (накладными, счетами-фактурами, договорами) производится с помощью специальных систем через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это, в частности, сервис «Диадок» от компании СКБ Контур.
Организации и предприниматели, у которых есть электронная подпись для налоговой отчетности, могут прямо сейчас бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».
Авансовая счет фактура
Авансовая счёт-фактура — распространённый бухгалтерский документ, который служит для предварительной оплаты готовящихся к поставке товаров или услуг, которые будут оказаны в краткосрочной перспективе.
Авансовые счета фактуры в книге покупок
Сравнительно недавно отечественные покупатели получили возможность проводить регистрацию авансовых счёт-фактур в книге покупок, которые получены от продавцов по факту перечисленных авансов. Благодаря такой практике значительно упрощается процесс предъявления к вычету НДС. Продавцы, в свою очередь, фиксируют выписанные документы в книге продаж. Если фиксируется отгрузка товара, а также оказание услуг или выполнение работ на основании авансовой счёт-фактуры и предоплаты по ней, продавцы регистрируют документ в книге покупок. При безденежной форме оплаты поступают аналогичным образом. При этом счета-фактуры, которые поступают на основании безденежных авансов, не подлежат регистрации в книге покупок.
Авансовые счета фактуры от поставщиков
Со стороны чиновников поступило разрешение на использование авансовых счёт-фактур для выполнения работ, оказания услуг и поставки товаров, а также передачи прав на имущество с целью использования в не облагаемых и облагаемых НДС операциях. Регистрацию в книге покупок таких документов требуется проводить на всю сумму, которая указана в счет-фактуре.
Выставление авансовых счетов фактур
Многих интересует вопрос, в каких случаях предусмотрено выставление счет-фактуры на аванс. Основанием для формирования документа считается любой факт предоплаты за услуги, работы или товары, которые облагаются НДС. Но их общего правила существуют три исключения:
Вычет по авансовым счетам фактурам
Вычет НДС на основании выданных авансов представляется возможным только в случае единовременного выполнения условий, которые прописаны в ст. 172 п. 9 и ст. 171 НК РФ, а именно:
Авансовый платёж отправляется в счёт готовящихся поставок товара, передачи прав, оказания услуг и выполнения работ, которые засчитываются в категорию операций, формирующих базу для начисления НДС. Все предоплаты, которые относятся к категории операций, не облагаемых НДС, не подлежат регистрации в книге покупок, несмотря на выписанные авансовые счета-фактуры. В описанной ситуации вычет оформляться не будет.
Заполнение авансовых счетов фактур
Принцип заполнения документа аналогичен оформлению стандартного счета на отгрузку. Статья 169 налогового кодекса затрагивает все обязательные для внесения реквизиты, подробнее о которых говориться в пункте 5.1. В частности, обязательному заполнению подлежат:
Дата выписки и порядковый номер документа. Последний реквизит проставляется с соблюдением принципа хронологии вместе с другими документами, которые выписываются по факту отгрузки.
Налоговые номера покупателя и продавца.
Дата и номер платёжного документа. В этом случае имеется в виду платёжка, которая послужила основанием для получения авансового платежа. При не денежной форме расчёта в описываемой строке ставится прочерк.
Код валюты (название), в которой перечислен авансовый платёж.
Как выставить авансовый счёт фактуру
В момент фиксации факта оплаты от покупателя продавец обязан оформить надлежащим образом и передать контрагенту документ в виде авансовой счёт фактуры на основании поступивших средств.
Именно такая норма прописана в третьем пункте 168 статьи НК РФ. На основании проведенного в книге покупок документа покупатель получает право занести соответствующую сумму в группу НДС, подлежащего к вычету. Упомянутое право предоставляется пунктом 12 статьи 171 НК РФ.
Как проводить авансовые счета фактуры
Подлежащий проведению документ подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия по аналогии с другими налоговыми документами. При отсутствии руководителя или главбуха подписи ставятся лицами, уполномоченными соответствующими приказами или доверенностями.
Заполнение бумажной формы разрешается частично от руки либо полностью на компьютере. В современной бухгалтерии разрешается использование типографских и компьютерных бланков, на которых могут проставляться соответствующие данные.
Совет от Сравни.ру: В последнее время авансовая счёт-фактура стала важным документом, влияющим на финансовый результат в налоговом учете предприятия. По этой причине бухгалтерам и другим работникам финансовых департаментов рекомендуется проявлять предельно высокое внимание и сосредоточенность при работе со счёт-фактурами, выписанными на поступившие авансы.
Зачем нужна авансовая счет фактура и для чего она
Счет-фактура (далее также – сч-ф) – это документ, подтверждающий:
Момент определения налоговой базы по НДС – (п. 1 ст. 167 НК РФ):
Счет-фактуру необходимо выставлять при определении налоговой базы по НДС. При получении аванса – полного или частичного – база по НДС подлежит определению. Поэтому необходимо выставить сч-ф.
Таким образом, следуя законодательству, счета-фактуры на аванс выставлять обязательно. Но есть несколько исключений из этого правила.
Когда счет-фактуру на аванс можно не выставлять
Счет-фактуру на аванс не выставляют в следующих случаях (п. 17 Правил ведения книги продаж из постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137):
В какие сроки надо уложиться при составлении счет-фактуры
Логичный вопрос, когда выписывают счет-фактуру на аванс – в день получения денежных средств или дан какой-либо более длительный период?
В п. 3 ст. 168 НК РФ четко прописано, когда выставляется авансовый счет-фактура и сч-ф при реализации:
Часто также возникает вопрос, надо ли выписывать авансовый счет-фактуру, если отгрузка по перечисленному авансу произошла в течение 5 дней с момента аванса?
Есть разъяснения чиновников, которые говорят о том, что в этом случае можно не делать сч-ф на аванс (письмо Минфина РФ от 12.04.2019 № 03-07-08/28182).
Но следует учесть, что данная точка зрения относится к ситуации, когда и аванс, и отгрузка попадают в один отчетный период. Для НДС это – квартал.
Если аванс получен в одном квартале, а отгрузка происходит в течение 5 дней, но уже в следующем квартале, авансовый сч-ф выставляют в обязательном порядке. В противном случае будет искажена налоговая база за квартал, что приведет к незаконному уменьшению налога НДС к уплате.
Какой бланк использовать для авансового счет-фактуры
Счет-фактуру на аванс выставляют с применением бланка обычного сч-ф. Он утвержден постановлением № 1137.
Образец авансового счета-фактуры можно бесплатно скачать по ссылке ниже:
Основное отличие обычного сч-ф от авансового – в порядке внесения данных в документ.
Шапку формы заполняют так же, как и у обычного сч-ф:
Образец заполнения авансового счета-фактуры вы можете скачать по ссылке:
Как присваивать номера счетам-фактурам на аванс
Как известно, нумеровать счет-фактуру следует в хронологическом порядке. Это относится ко всем видам сч-ф. То есть, вести отдельную нумерацию сч-ф на аванс не нужно.
Для отделения их от отгрузочных сч-ф допустимо присваивать номерам авансовых сч-ф буквенные обозначения в дополнение к порядковому номеру. Например – А168.
Как вносить счета-фактуры на аванс в книги продаж и покупок
Выписать счет-фактуру на аванс – обязанность продавца/исполнителя. Он регистрирует счет-фактуру на аванс в книге продаж в обычном порядке.
Код вида операции для авансового сч-ф – 02. Там отражают общую сумму с налогом и сумму налога. Графу с показателем «стоимость продаж без НДС» прочеркивают.
При получении счета-фактуры на аванс от поставщика налогоплательщик вправе принять НДС к вычету и включить этот авансовый счет-фактуру в книгу покупок.
Следует иметь в виду, что на авансовый сч-ф не распространяется право использовать вычет в течение 3-х лет. То есть, если НДС по обычному сч-ф можно принять к вычету в течение 3-х лет с момента выставления сч-ф, то НДС по авансовому сч-ф принимают к вычету только в том квартале, в котором он выставлен.
При отгрузке, в счет которой был выплачен аванс, поставщик снова выписывает сч-ф (уже отгрузочный) и регистрирует его в книге продаж с кодом вида операции – 01. Чтобы не произошло задвоение налога, одновременно поставщик регистрирует счет-фактуру на аванс в книге покупок с кодом вида операции – 22.
Покупатель принимает от поставщика отгрузочный сч-ф и регистрирует его в обычном порядке в книге покупок. Если ранее принятый сч-ф на аванс покупатель внес в книгу покупок и принял НДС к вычету, то для того, чтобы вычет по налогу не задвоился, необходимо восстановить прежде принятый к вычету НДС по авансу.
Подводим итоги
Составление счета-фактуры на аванс – обязанность поставщика. Принимать или нет такой НДС к вычету – это выбор покупателя. Авансовый счет-фактуру составляют в течение 5 дней с момента получения аванса на обычном бланке, который используют и для отгрузочных сч-ф.