запросить уточнение диадок что это
Корректировочные счета-фактуры и исправления счетов-фактур в электронном виде
Корректировочные и исправленные счета-фактуры могут быть выставлены в электронном виде. Порядок выставления регламентируется Приказом Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н.
Прежде всего напомним, что следует различать случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, а когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления. Так, корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). Исправление же в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара и при возврате товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.
Порядок уточнения электронного счета-фактуры в Диадоке:
1. При обнаружении ошибки во входящем счете-фактуре покупатель со страницы просмотра электронного документа формирует уведомление об уточнении счета-фактуры с указанием замечаний к документу.
2. Этот запрос через оператора ЭДО направляется продавцу.
3. Оператор формирует подтверждения о дате получения уведомления об уточнении и о дате отправки, подписывает их и направляет покупателю и продавцу.
4. Продавец получает от покупателя уведомление об уточнении счета-фактуры, подтверждение от оператора о дате отправки.
5. После этого продавец должен будет учесть замечания и решить, какой тип уточнения формировать — корректировку или исправление счета-фактуры. В ответ на запрос об уточнении в Диадоке можно либо загрузить исправленный или корректировочный счет-фактуру (сформированный в системе учета продавца), либо создать уточнение счета-фактуры непосредственно в системе.
Диадок проверяет структуру загруженных файлов на соответствие формату, и автоматически формирует связи между созданными КСФ или ИСФ с исходным счетом-фактурой.
6. Дальнейший документооборот исправления счета-фактуры (ИСФ) или корректировочного счета-фактуры (КСФ) ничем не отличается от порядка документооборота исходным счетом-фактурой. Оператором ЭДО также формируются служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления и получения ИСФ или КСФ.
Если же продавец замечает ошибку в выставленным электронном счёте-фактуре самостоятельно, то он может сформировать и выставить исправленный счет-фактуру, не дожидаясь запроса на уточнение. В этом случае документооборот будет так же совпадать с документооборотом изначального счета-фактуры.
На перепутье: как работать с расхождениями в ЭДО?
Картина «Витязь на распутье» (Виктор Васнецов)
Поставка товаров не всегда проходит гладко. Расхождения при приемке товаров — тот еще камень преткновения. Эта проблема сохраняет актуальность и при использовании электронного документооборота.
В статье я предложу 4 варианта обработки расхождений, опишу их преимущества и недостатки. Думаю, что каждая компания выберет подходящий для себя формат, отталкиваясь от особенностей своей деятельности.
Немного скучной, но важной теории
Чтобы исключить недопонимание, сразу обозначу: момент перехода права собственности — это существенное условие договора купли-продажи, которое обговаривается сторонами при его заключении.
Наиболее распространенная ситуация — когда право собственности на товар переходит покупателю при приемке и подписании товарной накладной. Именно она взята за пример в статье.
Использовать электронную товарную накладную по форме ТОРГ-12 нецелесообразно, если предполагается представлять в ФНС РФ документы в электронном виде. ТОРГ-12 — неформализованный документ, так как с 01.07.2017 года Приказ ФНС России от 21.03.2012 года № ММВ-7-6/172@ упразднен. В связи с этим представить его в электронной форме по требованию не получится.
ТОРГ 12: как заполнять, исправлять и хранить
Организации могут использовать вместо товарной накладной документ о передаче товаров, формат которого утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 года № ММВ-7-10/551@, либо универсальный передаточный документ (далее — УПД), его формат введен Приказом ФНС России от 24.03.2016 года № ММВ-7-15/155@.
До конца 2019 года электронный УПД можно составлять по двум форматам, утвержденным Приказом ФНС России от 24.03.2016 года № ММВ-7-15/155@ и Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
С 2020 года компании должны формировать УПД только по формату Приказа ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
При использовании перечисленных форматов электронные документы разрешается представлять в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.
Путь первый, знакомый. Использование ТОРГ-2
Эта форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (далее — ТОРГ-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 года № 132 и с 1 января 2013 года не обязательна к использованию.
Обработка расхождений с помощью ТОРГ-2 очень популярна у пользователей сервисов обмена ЭДО.
Это объясняется тем, что подписанная с учетом расхождений товарная накладная позволяет принять те товары, по которым не возникло разногласий, а значит, распоряжаться ими.
Подписанные товарная накладная и ТОРГ-2 вместе будут подтверждать поставку и приемку. Если счет-фактура (далее — СФ) уже был выставлен, не забудьте скорректировать его по итогам урегулирования расхождений, выставив корректировочный документ.
В чем недостаток? Так как ФНС РФ еще не утвердила формат ТОРГ-2, он — неформализованный. Из-за этого представить акт ТОРГ-2 в налоговую инспекцию по запросу можно только в виде бумажной копии, заверенной налогоплательщиком.
Актуальность автоматической обработки расхождений возросла в связи с введением обязательной маркировки некоторых групп товаров. Поэтому, надеемся, что формат ТОРГ-2 не заставит себя долго ждать. Тем временем вы всегда можете ознакомиться, на какой стадии подготовки находится проект «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приемке, в электронной форме».
Часто компании опасаются, что поставщик может не подписать электронный ТОРГ-2. Обращу внимание, что такая ситуация возможна, даже если документ составлен на бумаге. Этот риск не зависит от формы взаимодействия — на бумаге или в электронном виде. Подобные опасения могут возникнуть при любом из предложенных вариантов организации документооборота. Но как правило, обе стороны заинтересованы в быстром решении возникших вопросов.
Путь второй, обходной. Составление обратной товарной накладной
Технически и юридически такой вариант возможен. Но возникают вопросы. Сколько времени займет составление обратной товарной накладной? Что делать с грузом водителю-экспедитору? Зачем покупателю принимать на учет некачественный товар и как его вернуть позже?
Все перечисленные особенности делают этот вариант обработки расхождений не самым распространенным.
К тому же введенные с 1 апреля 2019 года правила внесли дополнительную неразбериху. Так, при возврате продукции любого качества нужно формировать корректировочный счет-фактуру на стоимость товара. Период отгрузки не имеет значения. Соответствующие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 04.02.2019 года № 03-07-11/6171.
Финансовое ведомство подчеркивает, что корректировочный документ нужно выставлять даже при возврате качественного товара.
Рассматриваемый вариант обратной поставки, когда в договоре первоначальный покупатель выступает продавцом, а первоначальный продавец — покупателем, как раз является исключением из этого правила (Письмо Минфина РФ от 08.04.2019 года № 03-07-09/24636). В таком случае на возвратную товарную накладную покупатель выставляет счет-фактуру в адрес продавца.
Путаница может возникнуть, когда компания использует разные варианты работы, помимо обратной поставки, — по некоторым сделкам придется корректировать выставленные документы.
При истребовании документов налоговыми органами компания сможет представить их в электронной форме, если использовались утвержденные ФНС РФ форматы.
Третий путь, ветвистый. Исправление первичного документа
В Письме от 05.03.2018 года №СД-4-3/4226@ ФНС РФ рассмотрела возможность исправления первичного учетного документа, выполненного в электронной форме. Ведомство рекомендует исправлять его аналогично счету-фактуре:
«Так, пунктом 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 года № 1137 предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указываются номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.
В частности, такой порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде, реализован в формате представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 года №ММВ-7-10/552@), форматом представления документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 года №ММВ-7-10/551@), а также форматом счета-фактуры и форматом представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни (утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@)».
Таким образом, на документ с неправильными данными можно сформировать уведомление об уточнении с комментарием необходимых исправлений.
В ответ отправитель составит корректный документ с тем же номером и датой, а также с указанием номера и даты исправления. И снова не нужно забывать сформировать корректировочный счет-фактуру, если такая необходимость появилась с изменением данных о поставке.
Обращу внимание на отличия этого способа от варианта № 1. Запрос уведомления об уточнении предполагает отказ от подписания некорректного документа, а значит принять на учет товары не получится до момента урегулирования разногласий. Поэтому такой вариант может не подойти компаниям, реализующим скоропортящиеся товары.
При истребовании налоговой инспекцией представить документы можно в электронной форме, если они составлены по форматам, утвержденным ФНС РФ (именно такие рассмотрены в приведенном письме).
Тернистая дорога. Работа с УПД при наличии расхождений
Отдельно рассмотрим работу с УПД, совмещающим в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Особенности работы с ним обусловлены самим характером документа: наличие функции СФ предполагает возможность составления как исправления, так и корректировки в зависимости от сути ошибок.
Таким образом, можно выделить две ситуации:
В зависимости от выбранного варианта отправитель либо формирует универсальный корректировочный документ (который одновременно служит документом об изменении стоимости товаров и корректировочным счетом-фактурой), либо выставляет только корректировочный СФ для отражения правильной информации о поставке.
Путь четвертый, самый короткий. Аннулирование документа
Для аннулирования стороны должны заключить соглашение о признании документа недействительным. Это удобно, например, в случае некорректного выставления документа (например, перепутали получателя).
Думаю, что для обмена первичными учетными документами это не самый подходящий вариант, так как законодательно аннулирование первички и счетов-фактур не предусмотрено ввиду возможности их исправления и корректировки.
Представить такие документы налоговой инспекции можно в электронной форме при использовании утвержденного ФНС РФ формата. Однако контрагентам нужно быть внимательными и учитывать, что в системе есть еще один документ с теми же реквизитами (номер, дата), но со статусом аннулированного.
Все перечисленные варианты могут быть реализованы в электронном виде и не несут дополнительных рисков бизнесу. Если у вас остались вопросы по работе с расхождениями, вы можете задать их, обратившись к экспертам сервиса Synerdocs.
Автор: Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs
Аннулирование документов в ЭДО
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.
Как подтвердить или отменить аннулирование
Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:
При несогласии с запросом контрагента:
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
Аннулирование для ЭДО в роуминге
Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
Вопрос-ответ
Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
Как законодательство регулирует аннулирование документов?
Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?
Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.
Электронный документооборот с контрагентами
Контур.Диадок — система электронного документооборота. Обменивайтесь счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без дублирования на бумаге. Получение документов бесплатно
Настройка модуля для 1С или коннектора в подарок
Способы работы
Удобная
и простая веб-версия
Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять, получать электронные документы без установки дополнительного программного обеспечения.
Модуль для интеграции с 1С
Отправляйте и получайте электронные документы в 1С без ручного ввода данных. Диадок интегрируется с решениями 1С.
Интеграция для крупных компаний
Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе.
Интеграция через API
Получайте, подписывайте, отправляйте электронные документы и используйте другие возможности веб-версии в интерфейсе своей учетной системы.
Контур.EDI — электронный документооборот между поставщиками и торговой сетью
Ускоряет обработку заказов, отгрузку и приемку товара, избавляет от расхождений с контрагентами, позволяет быстро создавать электронные документы в учетной системе
Что дают электронные документы
Система электронного документооборота Диадок
Cамый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами, в том числе счетами-фактурами.
Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.
В системе электронного документооборота Диадок зарегистрировано более 1 500 000 компаний. При этом для обмена документами с этими компаниями не нужно заключать никаких дополнительных соглашений.
В Диадоке изменятся печатные формы документов
Подробнее — в статье.
1 июля 2021 вступает в силу новая редакция Постановления Правительства № 1137 — Постановление № 534. Вводится система прослеживаемости товаров, в печатные формы добавляются специальные реквизиты. О прослеживаемости вы можете прочитать в статье Контур.Журнала.
У электронных документов нет определенного стандарта визуализации, как у бумажных. Однако, исходя из пожеланий пользователей, мы ориентируемся на требования и формы, указанные в Постановлении № 1137. Это визуально облегчает переход с бумажного документооборота на электронный.
Диадок изменит визуализацию для формализованных документов по просьбам пользователей. Важно отметить, что Постановление не касается текущиих форматов электронных документов и не меняет их.
Каких документов это коснется
Будут изменены превью и печатные формы для документов в форматах по Приказам № 820 и 736:
Изменения в форме счета-фактуры
В шапке
В таблице
Изменены или добавлены графы:
Изменения в форме корректировочного счета-фактуры
В шапке
В таблице
Добавлены графы:
Как будут выглядеть документы
Счет-фактура
Особенности реализации в Диадоке
Когда произойдут изменения
Веб-интерфейс
Релизы по новым формам будут выкладываться постепенно в течение июня. В июле все изменения станут доступны пользователям.
API и коннекторы
Для интеграторов актуальная форма будет по-прежнему возвращаться через метод GeneratePrintForm. Поскольку коннекторы работают с этим же методом, они тоже сформируют новую форму там, где она необходима пользователю.
Интеграционные модули 1С
В модулях 1С есть собственная библиотека печатных форм. Она используется для отображения превью документа в модуле. Это только визуализация электронных документов, не влияющая на содержание документа в xml.
До конца июня выйдут релизы интеграционных модулей, в которых изменения будут учтены. Пользователям нужно будет обновить модуль до актуальной версии. Обновление можно произвести самостоятельно из модуля или скачать его с нашего сайта.
Кастомная визуализация
Для кастомных визуализаций массовых изменений не планируется.
Если у вас была настроена кастомная визуализация электронных документов силами Контура и ее нужно изменить, обратитесь к вашему персональному менеджеру по Диадоку.