зрс что это в бухгалтерии
Законченная работа сотрудника (ЗРС) или главная часть должностной инструкции любого сотрудника
Одна из самых больших проблем руководителей и владельцев бизнеса — безответственность сотрудников. По нашим данным, абсолютное большинство руководителей перегружено рутиной из-за того, что сотрудники не хотят или не могут взять ответственность, чтобы решить какую-то проблему, которая относится непосредственно к их должности.
Сотрудник пытается сбросить ответственность, принося проблему руководителю. Ведь если решение руководителя окажется неверным, то с сотрудника взятки гладки. В этом видео предлагается одно из решений проблемы безответственности сотрудников — ЗРС. ЗРС расшифровывается как «завершенная работа сотрудника».
Это точный инструмент, с помощью которого вы создадите четкую систему посланий и решений от сотрудников.
Еще почитать
Давайте возьмём обычного предпринимателя, владельца бизнеса, который борется за выживание.
Наёмные сотрудники видят его красивый джип и знают, что он живет в неплохой квартире. Да и дача за городом у него — не избушка на курьих ножках, а нормальный дом. В отпуск на моря. Казалось бы — не это ли предмет для зависти?
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КРИЗИС 2020. Как вести себя владельцу малого бизнеса, чтобы не обанкротиться, а увеличить активы.
Этот кризис будет особенным, я думаю более затяжным, чем все предыдущие. По одной простой причине — он коснулся всех до единого стран на планете, чего раньше никогда не было. Раньше сидят немцы, попивают шнапс, и смотрят на кризис недвижимости в США. Сейчас проблемы у всех сразу и одновременно. Доигрались.
Почему мы не растем? Любимая проблема малого бизнеса.
Небольших организаций гораздо больше, чем больших. Некоторые владельцы не ставят себе такой цели, как «расширение деятельности». И это их дело.
Как бизнесмену защититься от паразитов и мошенников (различных лайф-гуру и прочих тоник-роббинсов)
Времена такие. Смутные, тяжкие. Всем хочется ваших денег. Без обид. Людей можно понять. Простить — вряд ли, но понять можно. Прощения не заслуживают гельминты, которые называют себя бизнес-гуру, но таковыми не являются.
Достижение полной финансовой свободы
Как желанна свобода! Многие ее сулят, но не многие могут показать подлинный путь к ней.
Что такое свобода? Отсутствие барьеров. Но полное отсутствие барьеров означало бы вместе с тем конец игры и счастья.
Как бизнесмену выйти из операционки и не заниматься микроменеджментом
Если руководитель хочет освободиться от операционки, то к гадалке не ходи: он выполняет целый ряд действий, которые в идеале должен делать кто-то другой.
0 Комментариев
Оставить комментарий Отменить ответ
Ничего не найдено
Запрашиваемая страница не найдена. Попробуйте уточнить параметры поиска или используйте меню для нахождения страницы.
Подпишитесь на нас в социальных сетях:
+7 (499) 938-95-70 (Москва)
+7 (958) 538-34-58
с 9:30 до 18:30 по будням
Наш адрес:
127486, Москва, отель «Holiday Inn», Коровинское шоссе 10, стр. 2, подъезд 3, этаж 3, офис 20
Как проехать →
Покупка в рассрочку — простой, удобный и современный способ покупки услуг в интернет-магазине.
Преимущества:
Условия для оформления рассрочки:
Купить услуги в рассрочку очень просто:
По вопросам, связанным с одобрением рассрочки, обращайтесь в АО «Тинькофф Банк» на горячую линию:
8 (800) 555-08-08 (звонок по России бесплатный, круглосуточно).
ЗРС (как это работает)
Законченная работа сотрудника (ЗРС)
Как получить одобрение действий, задач и проектов?
Все то можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен будет ЛИЧНО закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Москвы говорится: «Местный филиал тратит много денег». И все! Больше никаких данных.
Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель.
Он вынужден выяснять:
— представляет ли это опасность,
— придумывать, как уменьшить расходы,
— выпускать приказы по этому поводу.
Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Пример правильной ЗРС: Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится: «Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете.
— переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует;
— Магомеда Магомедова принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 50 000 руб. в месяц.
— Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.
— Внедрить систему заказов на приобретение.
— С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Не одобрено _________
Прилагаются копии докладов рекомендательного совета, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным. ИМЕННО ТАМ МЫ НАЧИНАЕМ СТРОИТЬ ДЕЛОВУЮ СРЕДУ В КОМПАНИИ.
Законченная Работа Сотрудника – новый подход к налаживанию коммуникаций в компании
Значение коммуникаций в любой компании сложно недооценивать. Создание успешных коммуникационных связей – одна из важнейших задач управления. Нарушение информационных потоков приводит к закупоркам каналов сообщений непосредственно внутри компании, так и в общении ее с внешним миром. Как результат – угроза существования предприятия в целом.
Все мы понимаем, что одной только информации для успешной работы мало. Информацию надо определенным образом перерабатывать, видоизменять и направлять дальше. Только тогда коммуникативные связи начинают возникать, тем самым обеспечивая существование организации. В связи с этим недостаточная разработанность всей системы коммуникаций на фирме препятствует успешной деятельности.
Сегодняшние тяжелые рыночные условия как никогда наиболее требовательны к тому, чтобы компании искали наилучший подход к своему дальнейшему развитию. И если коммуникационные каналы не будут работать идеально, то надеяться на успешный выход из кризиса особо не приходиться.
Давайте рассмотрим, какие негативные последствия у неправильно налаженных коммуникаций:
1. Руководителям всех уровней, да и рядовым сотрудникам приходится тратить огромное количество времени, чтобы собрать необходимую информацию по определенному вопросу;
2. Информация дублируется, причем неоднократно. Нет никакой последовательности в движении информационного потока. По одному и тому же вопросу сведения могут стекаться с разных постов;
3. Ряд подразделений может страдать от недостатка информации, в то время как другие отделы испытывают серьезнейшую перегрузку разнообразными данными;
4. Рядовые сотрудники не понимают, что от них требуется, так как они мало осведомлены о правильном порядке действии.
Соответственно, информационные каналы закупориваются все сильнее и сильнее.
Это далеко не полный перечень возможных проблем, но, полагаю, даже этого вполне достаточно. Сама по себе коммуникационная сеть нуждается в серьезном пересмотре и поэтапном исправлении. Но сегодня я готова вам предложить очень простой и чрезвычайно действенный способ наладить коммуникации в вашей компании. Только применив этот метод, вы уже через неделю почувствуете, насколько сильно в лучшую сторону изменилась ситуация. В чем же секрет?
Никакого секрета нет. Основа любой коммуникации – Законченная Работа Сотрудника (ЗРС). Обратите внимание – ЗАКОНЧЕННАЯ. Только так, а не иначе.
ЗРС используется тогда, когда в компании возникла какая-то ситуация, требующая решения. И запомните, вы, как руководитель, должны только утверждать или не утверждать ЗРС. Все решения будут принимать ваши сотрудники, ответственные за разные сферы деятельности компании.
Согласитесь, что сейчас по всякой мелочи ваш персонал бежит к вам, ставит вас в известность и умывает руки? Разве это дело? Вы не в состоянии эффективно справиться со всем потоком информации. Пусть это делают ваши сотрудники.
ЗРС, как и любой документ, носит направляющий характер (кому адресовано и от кого), обязательно содержит описание проблемной ситуации, исходные данные и решение (решение сотрудника по этому вопросу!). Заканчивается ЗРС строчками «Утверждаю» и «Не утверждаю», где вы поставите свою подпись после ее рассмотрения.
Если, прочитав ЗРС, вы начали задавать какие-то вопросы, куда-то звонить и что-то выяснять, значит, ЗРС составлена не верно и ее надо отправить на доработку. Вполне вероятно, что в первое время вам придется с каждым сотрудником разбирать, как именно написать ЗРС, но оно того стоит.
Основная причина неполных ЗРС – непонимание того, как подробно излагать информацию. Рассмотрим на примере.
У сотрудника сломался компьютер. Что он делает? Ставит вас в известность и ждет, когда вы эту проблему решите. Не позволяйте вашим сотрудникам действовать именно так. Каждый из них отвечает за свое рабочее место, а, значит, должен самостоятельно пригласить вашего системного администратора, чтобы выяснить, есть ли возможность компьютер починить. Если нет, значит лично узнать, где именно компьютер приобрести в необходимой комплектации и подешевле. В итоге работник должен написать вам ЗРС, где укажет, что компьютер сломан (ситуация), что была проведена диагностика, выявлена невозможность ремонта и найден самый дешевый вариант замены (данные о ситуации). Решение должно звучать так – предлагаю выписать счет у компании «Н» на приобретение нового компьютера и оплатить его. Всё! Вам, как руководителю, делать ничего не надо. Только поставить подпись.
В таком русле должна обрабатываться любая информация, даже если вдруг карандаш надо купить или договор с новым клиентом подписать.
Данный способ коммуникаций не только систематизирует информационный поток, но и научит каждого работника мыслить логически и структурно. К вам же на стол, в конце концов, будут попадать всесторонне информативные сообщения. И наконец-то вы сможете заняться стратегическими задачами, а не решением мелких каждодневных проблем. Не бойтесь перекладывать ответственность на своих работников. Пусть они решают проблему сами. Все равно в итоге одобрять или не одобрять предстоит вам. Но чем дальше, тем меньше ошибок будет делать персонал, тем эффективнее они будут сотрудничать друг с другом. А ведь именно эту цель мы и преследуем.
Использование ЗРС поможет вам устранить самую большую неразбериху, выправить деятельность компании и научить ваших сотрудников правильно общаться друг с другом и с вами. Успешная компания – это информационно стабильная компания. И любая работа в ней должна быть закончена, даже работа рядового сотрудника. Успехов!
Как освободить время руководителя при помощи ЗРС
Высокая загруженность на работе — проблема большинства руководителей. Ситуация, когда нет ни минуты свободного времени, а необходимые задачи все же не выполняются своевременно, далеко не редкость. Фото рабочего дня обычно помогает выяснить причину этой проблемы. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали здесь.
Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.
Что такое ЗРС
Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника». Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.
ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.
ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.
Как ЗРС помогает освободить время
Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.
Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.
Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.
Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты.
Как составить ЗРС
Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.
ЗРС состоит из трех блоков:
данные по ситуации;
С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.
Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл.
Как внедрить ЗРС
Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.
Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.
В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.
Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.
Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.
Преимущества ЗРС
Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.
Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.
При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.
Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.
Зрс что это в бухгалтерии
САМАЯ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ ВАШЕЙ ШЛЯПЫ
Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить дев-ти и увеличить скорость выполнения действий.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная мне подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от меня требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено».
А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создает излишнее движение: кто-то посылает мне недостаточную информацию и требует решения. Поскольку мне необходимо больше информации, чем представлено, я вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и свои собственные линии. Я вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что мои линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Моя корзинка с надписью «отложено» переполняется, и в результате возникает неразбериха. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника».
Она не закончена потому, что я должен закончить ее, делая следующее:
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.
Если частью того, что я должен делать, является подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, должно быть указано, что необходимы подписи.
Пример неправильной ЗРС:
В послании из Канады говорится:
«Местная центральная организация тратит много денег». Посмотрите, что я теперь вынужден делать. Я вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы но этому поводу. Ничто из этого не является моей шляпой. Меня заставили носить шляпу информирующего меня человека.
Пример правильной ЗРС:
Я получаю пакет (телеграмма не подойдет, она замедляет урегулирование ситуации, так как потребуется еще очень много телеграмм). В сопроводительном послании говорится:
Местная центральная организация быстро приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.
Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела заочных курсов, который сейчас пустует.
Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 25 условных единиц.
Секретарю ассоциации сделать выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.
Внедрить систему заказов на приобретения; у штатного сотрудника, заказывающего что-либо без разрешения, вычитать стоимость этого товара из зарплаты.
С начальником отдела продвижения и регистрации провести занятия по написанию писем.
Одобрено __________ Не одобрено ___________
Подписано: Джейн, Секретарь ОХС Канады».
Прилагаются копии докладов показывающие неплатежеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
И следующее, что я делаю, это ставлю пометку на строчке для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму:
«145КА2: Одобряю. Всего хорошего, Рон».
Весь пакет высылается обратно авиапочтой. Но вы должны попросить в своем послании ответить телеграммой, если считаете, что это очень срочно.
По получении телеграммы секретарь ОХС Канады выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собрата в виде «законченной работы сотрудника», действие стало возможным.
Мы большая и хорошая команда. Я знаю, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего я хотел.
Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом. Если на послании, которое вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «закончите работу сотрудника, пожалуйста».