деловая бумага оформленная с учетом соответствующих правил служащая доказательством чего либо

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

В приложениях А, В даны:

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Проект «Деловые бумаги»

Проект «Деловые бумаги»

Автор: Ким Елена, ученица класса 9-6

Руководитель: Изотова Ольга Николаевна,

учитель русского языка и литературы

ОГЛАВЛЕНИЕ

III. Результаты опроса обучающихся 9-х классов……………………..9

Деловые бумаги занимают все большее место в жизни современного человека. Поступает ли он в учебное заведение или на работу, меняет ли документы, размещает информацию, совершает крупные покупки, он обращается к деловым бумагам, которые составляются от руки или заполняются на соответствующих бланках. Однако, как показывают наблюдения, выпускники школ зачастую затрудняются в оформлении простейших деловых документов.

Цель работы: сформировать умение составлять и оформлять различные документы, необходимые в повседневной жизни. Для реализации данной цели необходимо было решить следующие задачи:

Гипотеза: если будут созданы образцы деловых бумаг, то в дальнейшем они помогут ученикам в оформлении деловых бумаг.

Объект исследования: деловой стиль речи.

Предмет исследования: учебники риторики, справочная, специальная литература и интернет-ресурсы.

Практическое значение: образцы деловых бумаг могут использоваться на уроках русского языка, русского родного языка, а также всеми, кто желает научиться правильно оформлять деловые бумаги.

Деловые бумаги – документы, оформленные с учетом соответствующих норм и правил, служащие доказательством чего-либо, подтверждающие право на что-либо и имеющие юридическую силу. Документы являются основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации.

Виды деловых бумаг:

Фамилия, имя и отчество заявителя указывается под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом «от» или без него. При использовании написания с предлогом «от» после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога «от«.Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки. Написание слова «заявление» с маленькой буквы и точкой в конце допустимо, но считается устаревшим. Этот способ предполагает, что слово «заявление» — продолжение шапки и точкой заканчивается предложение. Вариант, что заявление — это именно заголовок к тексту имеет больше оснований. Ведь его обычно пишут в центре строки. В этом случае слово «Заявление» пишется с прописной буквы и без точки. (Приложение 1).

Автобиография составляется от первого лица в произвольной форме, собственноручно с обязательным освещением следующих вопросов:

Общие правила оформления личной доверенности:

Составляется, как правило, от руки, но обязательно содержит следующие реквизиты:

Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие основные сведения:

— к невыполнению какого-либо задания, поручения;

— к нарушению трудовой или производственной дисциплины.

В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы. (Приложение 5).

на знание деловых бумаг и умение их оформлять

Среди учащихся 9-х классов опрос показал, что 24% из 100 не знают, что такое резюме и не смогут его написать, 21% не знают, что такое доверенность, 19% не знают, что такое апелляция, 14% не умеют писать автобиографию, 11% не знают, что такое протокол, 4 % не знают, как написать служебную и докладную записку. С заявлением плохо знакомы 3%, с объявлением – 2%, с объяснительной – 2 %.

Тем самым опрос показал, что большинство учеников не умеют составлять деловые бумаги и даже не знают значения некоторых из них.

Итак, я изучила и проанализировала уровень умений учащихся составлять деловые бумаги и пришла к выводу, что учащиеся не умеют составлять деловые бумаги. Изучила справочную и специальную литературу по данной теме. Составила презентацию и образцы деловых бумаг, которые помогут в дальнейшем учащимся без труда и в одном источнике информации найти все, что касается деловых бумаг школьника. При составлении деловых бумаг необходимо помнить, что их оформляют, учитывая такие стилевые особенности:

Культура речи — это важнейший признак культурного, образованного человека. Такой человек должен уметь мыслить и выражать свои мысли правильно, точно, красиво.

Итак, уметь писать деловые бумаги — это значит быть культурным человеком и уметь непосредственно применять в практической жизни полу­ченные знания.

1.Акишина, А.Этикет русского письма / А. Акишина, Н. Формановская.– М.: Русский язык, 1991.

2.Аксёнова,А.К. Методика обучения русскому языку в коррекционной школе. – М.: “Владос”, 2000.

4.Ахбарова, Г.Х., Спиригайло Т.О. Деловое письмо: пособие для учителей. – М.: Просвещение, 2005.-103с.

5.Бебешина, Н.Н., Свириденков В.П. Развитие речи на уроках русского языка в 5-8 классах вспомогательной школы. – М.: “Просвещение”, 1978.

6.Введенская, Л., Павлова, Л.Г., Кашаева, Е.Ю. Русский язык и культура речи. Учебное пособие для вузов. Ростов-на-Дону: “Феникс”, 2000.

7.Власенков, А.И., Рыбченкова, Л.М. Русский язык: грамматика, текст, стили речи: учебное пособие для 10-11 классов общеобразовательных учреждений.- 11-е изд.- М: Просвещение, 2005.-350с.

Образец 1 Директору МБОУ «Школа № 30» Кузьминой С.А.

Прошу Вас зачислить меня в 10 класс гуманитарного (химико-биологического и др.) профиля с 1 сентября 2020 года.

6 июля 2020 года (подпись)

Образец 2 Директору МБОУ «Школа № 30» Кузьминой С.А.

Прошу Вас зачислить меня в 10 класс гуманитарного (химико-биологического и др.) профиля с 1 сентября 2020 года.

6 июля 2020 года (подпись)

Я, __________________, родился _________ года в пос. Бернгардовка Всеволожского района Ленинградской области.

С ____ по ____г. учился в средней школе № 2 пос. Бернгардовка. Окончил 10 классов.

С ____ по ____ г. проходил службу в рядах Вооруженных Сил СССР на территории Ленинградского военного округа.

С _____ по ____ г. учился в Ленинградском кораблестроительном институте. Имею специальность инженера по радиоэлектронным системам.

С ____ по ____ г. работал в должности инженера, затем старшего инженера отдела электронных приборов НПО «Гранит» (г. Санкт-Петербург). С ____ г. перешел на преподавательскую работу в Государственную Морскую Академию им. адмирала С.О. Макарова (г. Санкт-Петербург). В ____ г. защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата технических наук. В настоящее время работаю старшим преподавателем кафедры радиоэлектроники в Государственной Морской Академии им. адмирала С.О. Макарова.

Проживаю по адресу: _____________________________________

Женат. В брак вступил в ________ г. Жена _________(фамилия до замужества __________) Елена Степановна, ______г. рождения.

Дети: сын Алексей, _____ г. рождения, дочь Мария, _____г. рождения.

ДОВЕРЕННОСТЬ (на получение зарплаты)

(место и дата выдачи доверенности прописью)

Я, гр. ______________________________________________________________, проживающая(ий) по адресу: ________________________________________, доверяю гр. ______________________________________________________________________, проживающей(ему) по адресу: ______________________________________________,

получить в кассе _____________________________________________, находящегося

по адресу: _______________________________________________________________,

причитающуюся мне заработную плату за ____________________________________

(период времени прописью)

________________________________, расписаться за меня и совершить все действия, связанные с выполнением этого поручения.

«___»__________ 200_ года настоящая доверенность удостоверена мною, _____________________________, нотариусом _______________________________

(наименование нотариальной конторы, №., дата выдачи лицензии)

Доверенность подписана гр. ________________________________________ в моем присутствии. Личность доверителя установлена, дееспособность его проверена.

Зарегистрировано в реестре за № _______________________

Взыскано по тарифу: ___________________________________ руб.

Нотариус: __________________________ (подпись)

Резюме

Иванов Иван Иванович

Контактная информация

Дата и место рождения: ______________________

Цель

Соискание вакансии: начальник охраны (трудоустройство по специальности)

Желаемая зарплата: от 40000 рублей

Опыт работы

03.2000 г. по настоящее время. Фирма «ПЛЮС»

Должность: начальник охраны

Обязанности: руководство личной охраной в количестве 20 человек, предупреждение правонарушений на территории частной собственности.

Контроль за работой технических средств охраны.

Образование

Навыки, знания языков

(MS Word, MS Excel, Internet)

работа с оргтехникой

(копир, принтер, факс)

Хобби

Средства слежения, наблюдения, скрытые видео

Директору МБОУ «Школа № __»

от родителей ученицы класса 9-6

Моя дочь, _____________________, ученица класса_____ отсутствовала на занятиях в школе ______, по причине плохого самочувствия.

6 февраля 2020 года (подпись)

Образец 2. Начальнику экономического отдела

Я, ____________________________, опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из-за сильного снегопада.

6 февраля 2020 года (подпись)

о замене компьютера

Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадёжные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, ________, продавец-консультант, _______________, отсутствовала на рабочем месте с ____ до ____ч. Прошу принять меры и наложить на ________________ дисциплинарное взыскание.

Председателю апелляционной комиссии

(наименование органа и ФИО председателя )

(ФИО ученика полностью)

Апелляция

Прошу рассмотреть вопрос об изменении оценки по результатам выпускных экзаменов по «______________» (предмет) в связи с тем, что 1._________________________________________________________

«___» _________ 20… год ___________(подпись ученика)

Объявление

28 октября в районе аптеки «Аскорбинка» пропала собака.

Порода: мостино. Отзывается на кличку Рэм. Окрас рыжий. Особые приметы: красный ошейник с цепочкой. Помогите вернуть друга!

о заседании малого педагогического совета

В понедельник, 25 декабря в 16.00 часов, состоится заседание малого педагогического совета в кабинете № 315. Явка всех педагогических работников обязательна.

Администрация МБОУ «Школа № 30»

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ № ____

г. ________ “___” _______________ 20____ г.

Повестка дня:

Решение

Председатель совещания _______________________ /____________________/

Секретарь совещания _______________________ /____________________/

Источник

Виды деловых документов. Особенности их структурирования и оформления

Документ – деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

Ядро служебной документации составляют управленческие документы, обеспечивающие управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Разновидностями управленческих документов являются:

1. Директивные и распорядительные документы (закон, постановление, приказ, распо­ряжение).

2. Административно-организационные документы (отчет, договор, контракт).

3. Информационно-справочные документы (справка, докладная записка, акт).

4. Официальная корреспонденция (деловые и коммерческие пись­ма разных типов).

5. Финансовые и учетные документы (квитанция, накладная).

Особую группу составляют личные (частные) документы (заявление, автобиография, расписка, доверенность, резюме).

Общим для всех видов и типов документов является требование четкого соблюдения правил их оформления в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Особое значение при этом имеет соблюдение всех реквизитов документа.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распоря­дительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обес­печивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг. Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

К наиболее распространенным жанрам личных документов относятся заявле­ние, резюме, автобиография, доверенность, расписка, объяснительная записка.

Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре.

Источник

Типы документов

Особенности письменного общения в деловой среде

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации и т. д. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

— документация по материально-техническому обучению;

— договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Источник