диадок корректировочная счет фактура
Корректировочные счета-фактуры и исправления счетов-фактур в электронном виде
Корректировочные и исправленные счета-фактуры могут быть выставлены в электронном виде. Порядок выставления регламентируется Приказом Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н.
Прежде всего напомним, что следует различать случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, а когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления. Так, корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). Исправление же в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара и при возврате товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.
Порядок уточнения электронного счета-фактуры в Диадоке:
1. При обнаружении ошибки во входящем счете-фактуре покупатель со страницы просмотра электронного документа формирует уведомление об уточнении счета-фактуры с указанием замечаний к документу.
2. Этот запрос через оператора ЭДО направляется продавцу.
3. Оператор формирует подтверждения о дате получения уведомления об уточнении и о дате отправки, подписывает их и направляет покупателю и продавцу.
4. Продавец получает от покупателя уведомление об уточнении счета-фактуры, подтверждение от оператора о дате отправки.
5. После этого продавец должен будет учесть замечания и решить, какой тип уточнения формировать — корректировку или исправление счета-фактуры. В ответ на запрос об уточнении в Диадоке можно либо загрузить исправленный или корректировочный счет-фактуру (сформированный в системе учета продавца), либо создать уточнение счета-фактуры непосредственно в системе.
Диадок проверяет структуру загруженных файлов на соответствие формату, и автоматически формирует связи между созданными КСФ или ИСФ с исходным счетом-фактурой.
6. Дальнейший документооборот исправления счета-фактуры (ИСФ) или корректировочного счета-фактуры (КСФ) ничем не отличается от порядка документооборота исходным счетом-фактурой. Оператором ЭДО также формируются служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления и получения ИСФ или КСФ.
Если же продавец замечает ошибку в выставленным электронном счёте-фактуре самостоятельно, то он может сформировать и выставить исправленный счет-фактуру, не дожидаясь запроса на уточнение. В этом случае документооборот будет так же совпадать с документооборотом изначального счета-фактуры.
Корректировочный счет-фактура или исправление?
Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 245-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ, закрепил право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры. Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137, помимо прочего, была утверждена рекомендуемая форма этого документа.
При уточнении счета-фактуры, прежде всего следует различать случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура (КСФ), а когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления. Важно понимать, что КСФ имеет отдельную форму, а исправленный счет-фактура (ИСФ) – это, по сути, тот же самый счет-фактура, в который внесли исправление и зафиксировали это исправление в новом документе порядковым номером.
Корректировочный счет-фактура
Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3).
Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (как двусторонний документ), в виде уведомления (односторонним документом) и первичным документом (например, Актом об установленном расхождении). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.
Права и обязанности перед бюджетом, зафиксированные в корректировочном счете-фактуре относятся к периоду, в котором он был выставлен. Так, на основании КСФ, составленного в сторону уменьшения суммы отгруженных товаров (работ или услуг) у продавца возникает право получить вычет НДС. То есть теперь, если продавец часть товара не довез, он формирует отрицательный счет-фактуру, сумма товара и соответственно налога уменьшается, а значит он имеет право на вычет разницы между исходным НДС и НДС по корректировочному счету-фактуре (п.1 и п.2 ст. 169 НК РФ). А вот покупатель в этом случае должен восстановить разницу между суммой НДС представленного к вычету исходного счета-фактуры и суммой НДС корректировочного счета-фактуры. Такая обязанность у него возникает в том налоговом периоде, когда он получил на руки КСФ или исправленные первичные документы (п. 3, ст. 170 НК РФ). В случае, если сумма товаров (работ или услуг) увеличилась, увеличился и НДС, а значит покупатель имеет право на основании КСФ получить «добавки» вычета (п. 13, ст. 171 НК РФ).
Исправленный счет-фактура
Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара и при возврате товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура (ИСФ). Вне зависимости от даты внесения исправлений — права и обязанности перед бюджетом относятся к периоду, когда был выставлен первоначальный счет-фактура.
Исправление ошибок
Отметим, что не на всякую ошибку в счете-фактуре необходимо составлять новый исправленный экземпляр. Согласно Постановлению №1137, если ошибка не приводит к отказу в возмещении НДС (например, не препятствует налоговым органам идентифицировать покупателя или продавца, определить наименование товара (работ, услуг), стоимость, налоговую ставку или сумму налога), то бухгалтеру не нужно составлять исправленный счет-фактуру.
В случае если бухгалтер найдет ошибку в корректировочном счет-фактуре, то уместным будет проверить и исходный счет-фактуру на предмет наличия аналогичной ошибки: если ошибка есть в обоих документах, то исправлять её придется путем составления двух исправленных счетов-фактур — отдельно к первоначальному и корректировочному счетам-фактурам.
Отдельно следует сказать об исправлениях счетов-фактур, выставленных до вступления в силу Постановления №1137: согласно данному постановлению исправления счетов-фактур, составленных по старой форме в бумажном или электронном виде, вносятся старым способом, путем зачеркивания неверного показателя.
Нумерация счетов-фактур
Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено. Например, мы составили «отгрузочный» счет-фактуру под №20, затем обнаружили в нем какую-либо ошибку и составили новую версию счета-фактуры №20, исправление №1. Затем заметили еще одну пропущенную ошибку. Составим еще одну версию счета-фактуры №20, исправление №2. Допустим, что после этого мы составляем следующий по номеру счет-фактуру №21 по другой сделке. После этого оказывается, что по предыдущей отгрузке необходимо выставить корректировочный счет-фактуру. Тогда мы должны будем составить корректировочный счет-фактуру №22 на счет-фактуру №20 с учетом исправления №2. Если после этого снова потребуется составить корректировочный счет-фактуру на счет-фактуру №22, то мы должны будем выставить его под номером 23. Исправления на корректировочные счет-фактуры составляются точно так же, как и на первоначальные счет-фактуры.
Важно отметить, что Постановлением №1137 было впервые разрешено вести дробную нумерацию для счетов-фактур: такой нумерацией могут пользоваться организации, имеющие в своем составе обособленные подразделения, участники товарищества или доверительные управляющие.
Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры
С момента вступления в силу Федерального закона №245-ФЗ исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур. Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется исправление счета-фактуры. Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг (п. Приложения 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).
Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. Операторы ЭДО просто реализуют в своих системах все требования законодательства: «При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком» (Приказ Минфина №14Н). Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом.
Корректировочные счета-фактуры
В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 245-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.
Счета-фактуры теперь будут исправляться путем составления корректировочного счета-фактуры. Такое правило будет внесено в постановление правительства №914. Касаться оно будет не только электронных счетов-фактур, но и бумажных. Корректировочный счет-фактура (его еще часто называют «отрицательным счетом-фактурой» или «кредит-нотой») будет представлять собой новую версию исходного счета-фактуры, в котором вся информация остается без изменения, за исключением реквизитов документа и данных, в которых была обнаружена ошибка.
Утверждение нового документа — корректирующего счета-фактуры (КСФ) – уже произошло в Налоговом кодексе РФ (изменение внес закон № 245-ФЗ). Там же описаны реквизиты документа. Согласно Кодексу у КСФ обязательно должны быть заполнены номер и дата корректировки, данные о товаре (работе или услуге) до и после изменения (п. 5.2, ст. 169 НК РФ).
Таким образом, печатная форма КСФ будет значительно отличаться от исходного документа. Ввиду того, что сумма поставленных товаров (работ и услуг) может уменьшаться, в СФ могут быть указаны и отрицательные показатели (п. 5.2 ст. 169 НК РФ).
На основании корректирующего счета-фактуры, составленного в сторону уменьшения суммы отгруженных товаров (работ или услуг) у продавца возникает право получать вычет НДС. То есть теперь, если продавец часть товара не довез, он формирует отрицательный счет-фактуру, сумма товара и соответственно налога уменьшается, а значит, он имеет право на вычет той разницы, между исходным НДС и НДС по корректирующей СФ (п.1 и п.2 ст. 169 НК РФ).
А вот покупатель должен восстановить разницу между суммой НДС, представленного к вычету исходного СФ и суммой НДС, корректирующего счета-фактуры. Такая обязанность у него возникает в налоговом периоде, когда получил на руки КСФ или исправленные первичные документы (п. 3, ст. 170 НК РФ).В случае, если сумма товаров (работ или услуг) увеличилась, увеличился и НДС, а значит покупатель имеет право на основании КСФ получить «добавки» вычета (п. 13, ст. 171 НК РФ).
Все права будут действовать с одним условием. В ФЗ говорится следующее: «Вычеты суммы разницы, производятся на основании корректировочных счетов-фактур, при наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг)». Что это значит? То есть должны быть доказательства факта, что покупатель знает и согласен с изменениями. Таким образом, просто выставить КСФ, без подтверждения, например, в ТОРГ12 факта исправления отгруженных товаров, будет можно, но вот право вычета у продавца не возникнет.
Порядок учета СФ, ЭСФ и КСФ будут утверждены соответствующим нормативным актом, который внесет изменения в Постановление 914.
Пока же постановление не утверждено, необходимо руководствоваться письмом ФНС от 28 сентября 2011 г. N ЕД-4-3/15927@.
Применять корректировочный счет-фактуру по форме, указанной в приложении N 1 к данному письму. А в приложении N 2 к письму приведен рекомендуемый порядок заполнения корректировочного счета-фактуры.
Автор: Мокеева Тамара, аналитик проекта Диадок
Как отправить счет-фактуру
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.