договор на гсм заправка машин
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Зачем нужна топливная карта
Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.
Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.
Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.
Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.
Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.
В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:
В чем заключаются преимущества топливной карты:
Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.
Топливные карты поступили: как учесть
Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?
Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.
Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.
Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.
Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:
Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:
Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.
Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.
Передача карт на топливо оформляется таким образом:
После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.
Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.
В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.
Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:
Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.
Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:
Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.
Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.
Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.
Итоги
Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.
Договор по топливным картам простыми словами
Возникла необходимость заключить договор на получения топлива по топливным картам? Вам на почту прислали договор и Вам лень вчитываться в скучные и непонятные юридические термины и словосочетания? Тогда эта статья для Вас. Сложные формулировки и «подводные камни» я постараюсь изложить самыми простыми и доступными словами.
Самый популярный тип договора это договор Купли – продажи топлива. Это самый простой тип договора. Продавец (Как варианты могут быть: Поставщик, Исполнитель, Компания) продает топливо (нефтепродукты гсм) – Покупатель (Как Вариант: Клиент) покупает Товар. Может также Вам встретится тип договора – «агентское соглашение», но этот тип договора мы рассмотрим отдельно в другой главе. В договоре купили-продажи (топлива) предусматривается выставление накладной и счет фактуры за полученной топливо или УПД (универсальный передаточный документ, который объединяет накладную и счет фактуру.
Тип договора: агентское соглашение
При этом типе договора, предметом договора становится не Товар, Услуга. То есть исполнитель (агент) оказывает услугу по заправке топливом Клиента (принципала). Клиент в таком договоре может быть назван «Принципалом». Услуга заключается в том, что Клиент получает Товар на АЗС по топливным картам. В этом договоре подробно описывается содержание этой услуги. При таком договоре Агент за выбранное топливо передает Принципалу отчет агента и накладную.
Термины и определения
Во всех договорах «Термины это определение» самый первый пункт, тут раскрывается терминология, используемая в договоре. Этот пункт нужно читать внимательнее, иначе не будет понятно о чем собственно договор.
Предмет договора
Далее описывается предмет договора. Ну тут все просто Продавец продает, Покупатель покупает и оплачивает. В этом пункте может быть обозначен порядок оплаты, например: предварительная оплата.
Обратите внимание на то когда право собственности Товара переходит от Продавца к Покупателю. Обычно это во время слива Товара в бак автомобиля.
Самый популярный вопрос начинающего использовать топливные карты это как проверить сколько топлива он получит. Покупатель и Продавец договариваются что контролем за отпуском топлива будет процессинговая система учета Продавца. Иначе говоря Покупатель доверяет процессинговой системе учета. Если Продавец присылает информацию о заправке Покупателю, значит топливная карта побывала в терминале и значит заправка была осуществлена. То есть Покупатель топливо получил и покупатель с этим соглашается. И в этом и состоит основной смысл договора.
Конечно Продавец может проверить было ли топливо взято на самом деле и в каком ассортименте и количестве, расспросив своего водителя и сверив с кассовым чеком. (Кассовый чек при заправке по карте выходи с нулевой стоимостью, т.к. цена топлива регламентируется не ценой на АЗС за наличный расчет а договором). Если есть расхождение то Покупатель может предъявить претензию Продавцу, сообщив что никто например топливо не получал или получал но в другом количестве, но этот факт покупателю необходимо будет доказать. Поэтому приоритет в определении получения топлива на стороне Продавца и покупатель с этим соглашается.
Прием-передача топливных карт, порядок получения топлива
В этой части договора описывается как Вы получите топливные карты. (По заявке (образец приводится в договор) и по доверенности. А так же как Вы будете получать топливо на АЗС по картам, какой чек вам выдадут (чек и инструкция по пользованию карты приложена также в договоре).
Качество и количество, ассортимент нефтепродуктов
Данный пункт сообщает, что топливо, поставляемое поставщиком должно быть качественным и соответствовать ТУ и ГОСТ. Количество топлива указывается в накладной. Расчетным периодом считается календарный месяц. Сколько покупатель взял топлива по картам согласно процессинговой системе учета Продавца, то количество топлива он получает в накладной.
Если кроме топлива Вам нужны какие-либо услуги, например автомойка или шинмотаж, оплата дорог или Товары, то это должно быть также отображено в договоре. Автомойка и шинмонтаж это не товар, а услуга поэтому на нее должен быть оформлен акт об оказании услуги.
Если топливо «попалось» не качественным, что привело к неисправности и ремонту автомобиля, то Покупатель может решить вопрос о возмещении ущерба. Как правило это делается через суд. Нужна независимая экспертиза топлива и заключение автосервиса, что поломка произошла по вине некачественного топлива. Имея эти документы можно смело идти в суд.
Права и обязанности сторон
Тут все просто. Клиент обязан платить и подписывать отчетные документы. Продавец обязан бесперебойно отпускать топливо и ежемесячно выдавать документы. Покупатель обязан своевременно подписывать накладную и направлять ее по адресу продавца.
В этом пункте договора регламентируются возможные случаи отказа выдачи топлива продавцом. Это может быть отсутствие средств на счету у Покупателя, неисправность АЗС или терминала по приему карт. А покупатель должен правильно пользоваться картами и вообще соблюдать все условия договора.
Цены на товары и порядок расчетов
В этой главе устанавливается цена на топливо. Как правило это цена на АЗС, цена на «стелле». Если есть скидка то должно быть отдельное приложение, где расписываются на каких именно АЗС будет скидка и какая. Возможно будет таблица, где скидка будет зависеть от того какое количество литров Вы выбрали за календарный месяц. В пункте указывается как платит покупатель. Осуществляет предоплату или платит с отсрочкой платежа. Указывается срок отсрочки платежа. Например, может быть записано так: покупатель оплачивает топливо выбираемое Поставщиком за 10 календарных дней, после чего Поставщик выставляет счет и Покупатель его оплачивает например за 3 календарных дня.
Тариф может поменяться. Если конъектура рынка такова, что продавец не может предоставить оговоренную договором скидку, то он письмом извещает об этом Покупателя. Покупатель может согласиться с этим либо расторгнуть договор.
Ответственность сторон
Здесь описывается какие санкции могут применяться к Продавцу и Покупателю. Обычно в основном это санкции к Покупателю. Могут быть такими: за не подписание отчетных документов – штраф, за не своевременное оплату топлива – пенни. К продавцу могут быть прописаны санкции за некачественное топливо, хотя обычно продавец никак не влияет на это качество.
Форс-мажор
Это стандартный пункт на случай Форс-мажора. Грубо говоря то, что в случае форс мажора, а эти случаи переселяются в этом пункте, договор выполнятся не будет. Покупатель не может платить, Продавец не может отпускать топливо, естественно и не о каких документах речь идти не может.
Порядок разрешения споров
Обратите внимание где будет рассматриваться суд. Если Вы с потенциальным поставщиком находитесь в разных городах, то лучше скорректировать договор так чтобы рассмотрение дела происходило по Вашему местонахождению.
Так же в том пункте обычно указывают сроки выставления претензий и способ их получения. Если претензия была отправлена поздно то Продавец может ее не рассматривать. Например возникла спорная ситуация из-за количества поставленного топлива. Покупатель вовремя не написал претензию и не подписывает накладную, так как не согласен с «приговором». Согласно договору прав будет Продавец т.к. если покупатель вовремя не отправил претензию Продавцу и вовремя не подписал накладную, и играет «в молчанку» то накладная будет формально принята покупателем по истечении 2 месяцев, даже если он ее не подписал.
На что обращать внимание при изучении договора
Специфика договора по топливным картам согласно 44 ФЗ
Договор по топливным картам составленный согласно 44 ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в основном повторяет типовой договор но с некоторыми особенностями. Перечислим их:
Специфика договора по топливным картам согласно 223 ФЗ
В отличие договора о картам согласно 44ФЗ, договор по 223 ФЗ более приближен к договору с коммерческими организациями и содержит только два основные требования:
Скачать типовой договор по топливным картам в PDF можно тут Скачать договор Типовой договор
Договор на гсм заправка машин
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Организация занимается оптовой и розничной торговлей ГСМ (через АЗС). Имеет в аренде склад ГСМ, где осуществляет хранение собственного топлива и оказывает услуги по хранению топлива другим юридическим лицам. Так же в аренде находятся транспортные средства (бензовозы), которые используются для перевозки ГСМ на АЗС.
Необходима ли лицензия?
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году
Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.