договор ответственного хранения документооборот
Как организовать ответственное хранение товара: рекомендации для владельцев складов, розничных и интернет-магазинов
Что такое ответственное хранение
В каких случаях это актуально:
Продуктовая база: хранение продуктов питания
Нужно сказать, что основная работа и ответственность лежит именно на хранителе товарно-материальных ценностей. Он обеспечивает сохранность товара, сбор заказа и львиную долю документооборота и несет полную материальную ответственность за порчу или утерю ТМЦ. Расскажем подробно.
Обязанности хранителя ТМЦ
Вот как это выглядит согласно Гражданскому кодексу РФ:
Исходя из этого, для оказания услуг хранителю понадобится определенный набор оборудования, программного обеспечения и персонал:
Образец договора хранения (общий)
Какие документы оформляет хранитель ТМЦ
Полный перечень документации содержится в статье 47 ГК РФ. В него входят:
Сезонное хранение шин
Сколько стоит ответственное хранение
Стоимость услуги сильно варьируется. Она зависит от следующих факторов:
Если говорить об абсолютных цифрах, то услуги ответхранения стоят в среднем от 10 до 50 рублей за кубический метр груза в сутки. Эти деньги необходимо заложить в себестоимость товара при расчете финансовых показателей.
У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно
Документооборот ответ хранения
В процессы механизма по передаче товаров на ответственное хранение включены новые документы:
Для оформления списания товаров, принятых на ответственное хранение, используется документ Списание товаров с хранения.
В рамках механизма по передаче товаров на ответственное хранение используются сценарии:
Учет товаров переданных на хранение
При передаче товаров на хранение и возврате с хранения вид запасов не изменяется – если выбраны собственные товары, то передаются собственные, если принятые нами на хранение – передаются они. Меняется только аналитика учета номенклатуры – списывается аналитика, где в поле Место хранения указан склад и приходуется – где Договор с хранителем.
Передача товаров хранителю
Для учета договоренности с хранителем о передаче товаров на хранение используется документ Заказ клиента с типом операции Передача на хранение с правом продажи.
Для учета факта передачи товаров на ответственное хранение предусмотрен документ Передача товаров хранителю.
Схема передачи товаров хранителю изображена на рисунке.
Передать на хранение можно товары, которые:
Если на хранение передаются товары, принадлежащие организации, отличной от организации в документе передаче, то по факту оформления передачи товаров на хранение регистрируется потребность в оформлении документа Передача товаров между организациями по складу, с которого списываются товары.
Документ Передача товаров хранителю может быть оформлен:
Подтверждение факта передачи товаров на ответственное хранение зависит от того, с какого склада выполняется передача/отгрузка товаров:
Документ передачи товаров на ответственное хранение формирует проводки в регламентированном учете:
Отражение движений по товарам организаций при передаче хранителю:
Поступление товаров от хранителя
Для учета факта возврата товаров, переданных на ответственное хранение, используется документ Поступление товаров от хранителя.
Документ Поступление товаров от хранителя может быть создан:
Оформление фактического поступления/возврата товаров от хранителя зависит от того, на какой склад выполняется поступление:
Выкуп товаров хранителем
Для регистрации продажи хранителю товаров, переданных на ответственное хранение, используется документ Выкуп товаров хранителем. Документ создается в рамках договора с типом взаимоотношений С хранителем.
Схема выкупа товаров с хранения изображенна на рисунке.
Выкуп товаров регистрируется в рабочем месте Документы продажи (все) по команде Создать. Табличную часть документа возможно заполнить с помощью формы Подбор товаров, переданных на хранение.
Документом выкупа товаров хранителем отражаются проводки регламентированного учета:
Расчеты с хранителем по результату выкупа
Контролировать состояние взаиморасчетов с клиентами/хранителями можно с помощью соответствующих отчетов по взаиморасчетам.
Если расчеты учитываются по документам выкупа товаров, то распоряжением на оформление счета на оплату и платежных документов (Поступление безналичных ДС, Приходный кассовый ордер и др.) выступает документ Выкуп товаров хранителем.
Если расчеты учитываются по договорам, то распоряжением на оформление счета на оплату и платежных документов (Поступление безналичных ДС, Приходный кассовый ордер и др.) выступает договор с хранителем.
После отражения поступления оплаты от клиента в отчете Ведомость расчетов с клиентами меняется состояние расчетов.
Списание товаров хранителем
Для регистрации в учете факта списания товаров, переданных на ответственное хранение, используется документ Списание товаров хранителем (может списать товары за наш счет).
Документ можно создать в журнале документов Документы (продажи) все. Табличную часть документа возможно заполнить с использование команды Подбор товаров, переданных на хранение.
Списание товаров с хранения
Для регистрации в учете факта списания товаров, которые ранее были приняты на ответственное хранение, используется документ Списание товаров с хранения, применение которого позволяет оформлять следующие операции:
Необходимость в формировании документа по списанию товаров возникает по факту учета одного из документов, которыми отражается недостача товаров:
Документ Списание товаров с хранения может быть создан:
Пример отражения операции по списанию товаров, принятых на ответственное хранение.
Шаг 1. Оформление документа Приемка товаров на хранение.
Документом приемки регистрируются проводки бухгалтерского учета:
Шаг 2. Создание документа Списание недостач товаров.
Шаг 3. Создание документа Списание товаров с хранения.
Документом списания отражает проводки бухгалтерского учета:
Новые возможности выкупа товаров с хранения
Реализована операция выкупа товаров, принятых на ответственное хранение, которые были переданы на ответственное хранение. Для этого используется документ Выкуп товаров с хранения с типом операции Выкуп товаров, переданных на хранение.
В версии 2.4.7 программы 1С:Комплексная автоматизация 2 поддерживаются следующие операции выкупа:
Пример отражения операции Выкуп товаров, переданных на хранение и пример отражения операции Выкуп товаров, хранящихся на складе.
Пример отражения операции Выкуп товаров, хранящихся на складе, по факту передачи материалов в кладовую цеха изображен на схеме.
Пример отражения операции Выкуп товаров, переданных в производство, по факту списания материалов в подразделение по этапу производства, изображен на схеме (при варианте «Управление производством (версия 2.2)»).
Оформление документов Выкуп товаров с хранения производится в рабочем месте Выкупы товаров к оформлению (кнопка Оформить документ), доступном по ссылке Закупки – Закупки – Выкупы или Закупки – Закупки – Документы закупки (гиперссылка Выкупы) или в рабочем месте Помощник формирования передач и выкупов, доступном по соответствующей гиперссылке в рабочем месте Выкупы товаров к оформлению.
Документ выкупа товаров с хранения с типом операции Выкуп товаров, переданных на хранение формирует проводки бухгалтерского учета:
Расчеты с поклажедателем
Контролировать состояние взаиморасчетов с поставщиками/поклажедателями возможно с помощью соответствующих отчетов по взаиморасчетам.
Если расчеты учитываются по документам выкупа товаров, то распоряжением на оформление заявки на расходование ДС и платежных документов (Списание безналичных ДС, Расходный кассовый ордер и др.) выступает документ Выкуп товаров с хранения.
Если расчеты учитываются по договорам, то распоряжением на оформление заявки на расходование ДС и платежных документов выступает договор.
Изменения по форме документа «Выкуп товаров с хранения»
Из формы документа Выкуп товаров с хранения удалили реквизиты Хоз. операция и Место хранения. Теперь тип хозяйственной операции и место хранения заполняются в строках табличной части выкупа. Такая возможность позволяет учитывать выкуп товаров, принятых на ответственное хранение в рамках договора с поклажедателем, одним документом, выбрав в нем соответствующую операцию и место хранения выкупа.
Оформление передачи на ответственное хранение в рамках рабочего места «Помощник продаж»
Разработана возможность оформления операций по схеме передачи товаров на ответственное хранение в помощнике продаж.
В помощнике можно оформить:
Перечень документов, которые могут оформляться в помощнике продаж, настраивается в отдельном диалоговом окне, которое открывается по кнопке Настроить.
В настройках указывается вариант оформления документов (Оформить), а также перечень тех документов, которые можно оформлять и распечатывать. Документы будут печататься с учетом настроенных для них печатными формами.
В настройках можно задать необходимый вариант оформления документов Заказ, Заказ + Передача или Передача товаров.
Список и сумму подобранных товаров можно увидеть на закладке Корзина.
Не поддерживается передача на ответственное хранение:
Документ Поступление товаров переименован в Поступление товаров на склад.
Ведение документооборота по складскому учету материалов
Поступление материалов
ФСБУ 5/2019 «Запасы» не содержит понятия «материалы». Как правило, к материалам относятся:
Материалы относятся к запасам предприятия. Исключением являются случаи, когда материалы:
В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.
ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.
О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».
Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.
Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.
Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.
Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».
Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.
«КонсультантПлюс» обращает ваше внимание на то, что с 2021 года учитывать материалы нужно строго в соответствии с новым ФСБУ 5/2019 «Запасы». Новые правила подробно разъяснили эксперты правовой системы. Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в готовое решение.
Организация складского учета материалов
Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.
При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.
Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.
Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.
В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.
В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.
Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.
При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).
Внутрискладское движение ТМЦ
У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.
Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».
Инвентаризация
С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):
Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.
Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.
Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).
О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».
Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.
Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).
Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».
В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.
В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).
В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.
О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.
Выбытие материалов
Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).
Хранение
Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.
В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.
Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.
Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).
По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).
Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:
Итоги
Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.
Особенности ответственного хранения товаров
В торговле важно не только продать и купить товар, но и сохранять его в процессе между этими операциями. Обеспечить хранение, по идее, должен владелец товара. Но на практике часто востребована услуга по хранению грузов, товаров, оборудования и др. Кроме того, встречаются ситуации, когда покупатель отказался от доставленного товара и должен сберечь его до момента возврата продавцу.
Рассмотрим все нюансы термина «ответственное хранение» и особенности осуществления этой процедуры.
Ответственное хранение или договор хранения?
ВАЖНО! Образец договора поставки товара (с условием об ответственном хранении товара) от КонсультантПлюс доступен по ссылке
В оптовой или розничной торговле наличие склада – насущная необходимость. Не каждая компания может позволить себе иметь и обслуживать собственные складские помещения. Многие логистические фирмы внедрили услугу «ответственного хранения грузов», которая включает в себя весь комплекс операций с перевозимым и сохраняемым товаром:
Этот вид услуг регулируется главой 47 Гражданского кодекса Российской Федерации. Однако, если внимательно прочитать текст закона, мы увидим, что в данной главе идет речь о договорах хранения, а не об ответственном хранении как таковом. Поставщики услуги позиционируют ее как ответственное хранение, и по факту так оно и есть, ведь они несут полную ответственность за сохранность товара, принятого ими к хранению. Но в правовом поле «договор хранения» и «ответственное хранение» имеют разное значение.
Ответственное хранение как юридический термин
ВАЖНО! Образец акта о принятии товара на ответственное хранение от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Ситуацию, именуемую «принятие товара на ответственное хранение», регламентирует совсем другая статья Гражданского кодекса РФ, а именно ст. 514 «Ответственное хранение товара, не принятого покупателем».
Сущность данной операции – обеспечение покупателем сохранности неоплаченного товара и возможности поставщика вернуть его в свое распоряжение.
Цель ответственного хранения – защита интересов сторон договора поставки: покупатель имеет право отказаться от товара, но реализация этого права не должна ущемлять интересы поставщика и приводить к порче или утрате продукции.
Ответственное хранение – понятие внедоговорное, а значит, осуществляется безвозмездно (сюда не входит возможное возмещение расходов). Договора «ответственного хранения» заключить с правовой точки зрения нельзя, названный так документ будет обычным договором хранения в рамках ст. 47 ГК РФ.
Товар принимает на хранение покупатель
Название точно отражает суть возможных и весьма нередких в практике торговли обстоятельств, когда поставщик доставил товар, а покупатель отказывается от него в силу каких-либо законодательных актов или иных правовых норм. Покупатель собирается вернуть товар, но до того, как уведомленный об этом поставщик его заберет, он считается «взятым на ответственное хранение». Если в определенный срок поставщик не забрал свой товар обратно или не распорядился им, покупатель вправе продать этот товар или самостоятельно возвратить поставщику. Если сохраняемый товар был продан покупателем, он должен отдать поставщику средства, вырученные за него, в размере, указанном в документации (стоимость товара по документам), оставив себе то, что удалось выручить свыше.
Причины, по которым покупатель может принять товар на ответственное хранение:
Как может поставщик распорядиться товаром на ответственном хранении, кроме как забрать:
ВАЖНО! Все эти действия производятся исключительно за счет поставщика.
На ответственное хранение принимает поставщик
Другая возможная ситуация ответственного хранения, когда стороны «меняются ролями» и «хранителем» товара выступает его поставщик. Случается так, что товар куплен и оплачен, но вывезти его у покупателя получается не сразу. Временное сохранение такого груза также называется «ответственным хранением» и может быть оформлено соответствующим договором в рамках ст. 47 ГК РФ «Хранение товаров».
Ответственное хранение – это обязанность
Любое лицо или организация, приобретающие тот или иной товар, вполне могут столкнуться с необходимостью принять его на ответственное хранение. Самый простой пример – прибыл товар ненадлежащего качества, фирма не намерена его оплачивать, а собирается вернуть. Она обязана уведомить поставщика о своем намерении, а до момента возврата принять товар на ответственное хранение. Если это не будет сделано, никто не помешает поставщику оспорить претензии к качеству товара и предположить, что он утратил свойства в результате ненадлежащего хранения.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если покупатель не уведомил поставщика о принятии товара на ответственное хранение, он обязан будет оплатить его стоимость согласно договору, поскольку формально будет считаться, что товар принят без возражений.
ПРИМЕР. Фирма «Семена» заказала у поставщика клубни семенного картофеля. Был доставлен не семенной, а продовольственный картофель. Продавец отказался оплатить товар, отправив машину с водителем назад. Груз испортился. Продавец пытается взыскать стоимость картофеля по суду.
В данной ситуации суд примет во внимание, что покупатель не выполнил своей обязанности по уведомлению поставщика о принятии товара на ответственное хранение и отказе от исполнения договора купли-продажи на основании несоответствия товара предмету договора. Правомерно решение суда, по которому покупатель должен будет оплатить:
Вопрос: Покупатель отказался от поставленного некачественного товара (продуктов питания) и направил его на ответственное хранение, при этом поставщик уведомлен о необходимости забрать товар (п. 1 ст. 514 ГК РФ). Несмотря на требования покупателя, поставщик не забирает товар в течение длительного времени. Реализовать товар невозможно, так как продукты испорчены. Вправе ли покупатель утилизировать данный товар? Должен ли он впоследствии представить поставщику документы об утилизации?
Посмотреть ответ
Когда принимать на ответственное хранение необязательно
Несмотря на то, что данная операция в законе названа обязательной, предусмотрен ряд условий, при которых покупатель может не принимать товар на ответственное хранение.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При заключении договора поставки стороны могут вписать в него условия, согласно которому товар, не соответствующий параметрам договора, может быть возвращен без принятия на ответственное хранение.
Когда ответственного хранения не избежать
Есть два условия, которые делают законодательную норму об ответственном хранении императивной:
Бухгалтерские проводки ответственного хранения
Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухучета, утвержденная постановлением Министерства финансов РБ от 29 июня 2011 года № 50, говорит о том, что для обобщения информации о наличии и движении имущества, принятого на ответственное хранение предназначен забалансовый счет 002. Его применяют для учета всех видов хранения.
Учет происходит в цифрах, указанных в акте приема-передачи товара. Проводки будут такими же, как и при осуществлении операций по договору хранения: