договор по эдо дата подписания
Дата подписания в ЭДО
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО.
Важна ли дата подписания?
Дата совершения факта хозяйственной жизни, указанная в первичных документах, имеет значение в бухгалтерском и налоговом учете. Это связано с тем, что именно с даты приема товаров и услуг организация может учесть свои расходы и принять к вычету НДС. И этот период обозначается с помощью даты совершения факта хозяйственной жизни. До этого момента компания не имеет права принять расходы к учету.
В бумажных документах даты составления и подписания во многих случаях совпадают. И только иногда, например, если указали в договоре, что работы не будут приняты, пока акт не подпишет заказчик, в документе отдельно указывают дату подписания.
В ЭДО фиксируется несколько дат: создания документа, совершения факта хозяйственной жизни и подписания. Последняя формируется в момент, когда документ подписывают КЭП. Дата подписания не обладает большим значением, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни, а также даты составления документа.
Момент, когда документ подписывают КЭП, равен дате подписания в ЭДО. Даты документа и дата совершения хозяйственной жизни заполняются контрагентами по их усмотрению.
Факт подписания и дата подписания документа подтверждают совершение сделки между сторонами. Это указано в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 63-ФЗ. На указание периода отгрузки или оказания услуги дата подписания не влияет.
Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам
Какой должна быть дата подписания документа в ЭДО
Нет методологии, предписывающей правила указания даты подписания электронного документа. Эксперты советуют не использовать ее для учетных целей, а ориентироваться на факты хозяйственной жизни.
К примеру, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара.
Вопрос-ответ
Можно ли в ЭДО подписать старые документы
Многие интересуются, возможно ли подписание документов по ЭДО задним числом. Здесь надо понимать, что дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания. Дату приема работ организация может выставить по своему усмотрению, как в примере выше.
Как в ЭДО исправить подписанный документ
Если организация подписала и отправила электронный документ, а контрагент предложил внести в него правки, исправить ситуацию можно несколькими способами:
Если документ аннулировать, то дата подписания будет отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Но, как мы указали выше, по текущему законодательству это вполне допустимо.
Что делать, если в документе напротив статуса ЭДО указано «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи»
В системах ЭДО может произойти ситуация, когда во входящем документе установлен статус электронной подписи «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи». Причин может быть несколько:
Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО
Как заключить договор в электронной форме
Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?
Правовая основа
Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:
В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.
Что придает юридическую силу электронному договору
Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:
Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.
Формализованные документы
К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:
КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:
Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?
Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.
Договоры только на бумаге
В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).
Только в электронном виде
И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.
Где подписать электронный договор
Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:
Документооборот с контрагентами: разбираемся вместе
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.
Специалисты, впервые подключающие организацию к ЭДО, задумываются о безопасности электронного документооборота. Это закономерно, так как защита документооборота от угроз — важный аспект работы в любой компании.
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.
Переход на электронный документооборот делает работу медицинского учреждения намного проще. Врачи быстрее находят информацию о пациентах, руководство клиники может лучше контролировать работу сотрудников. Также ЭДО усиливает безопасность хранения данных, защищая их от несанкционированного доступа, порчи и утери.
Применение электронного документооборота (ЭДО) помогает организациям ускорить бизнес-процессы, упростить отправку и получение документов, снизить издержки на оргтехнику и отправку бумаг.
Электронная подпись оформляется на непосредственного руководителя организации. Однако редко кто из руководителей успевает подписать весь объем документов. Поэтому обязанности делегируются главному бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику.
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО.
Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями.
Развитие маркетплейсов привело к тому, что поставщикам стало актуально настраивать с ними электронный документооборот. Есть ли специфика работы по ЭДО с Wildberries, что нужно для подключения и какие могут быть сложности, разберем дальше.
Распространение электронного документооборота предполагает, что цифровой вариант документа будет обладать такой же юридической силой, как и его бумажная версия.
Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
Дата подписания первичного документа по ЭДО, если он получен позже
Вопрос задал Галина С.
Ответственный за ответ: Лариса Казакова (★9.84/10)
Добрый день. На одном из семинаров был задан вопрос Ларисе про то, какую дату считать в документе первичной для проведения, полученного по ЭДО от контрагента, если подписываем намного позже. Особенно это касается переходящих дат: акт, накладная за март, а подписали в апреле, начале.
У нас даже так бывает: скан документа присылают сразу к товару, а оригинал по ЭДО мы позже подписываем, пока дождешься от склада приема. Ответа я не дождалась. Неужели будут формально подходить к вопросу?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Все комментарии (7)
Добрый день, Оксана.
Я это читала. Но меня не очень устроил ответ. Вопрос был задан на семинаре Ларисе и очень хотелось бы узнать ее мнение. Я задавала вопрос в переписке и мне сказали, чтобы задала вопрос через личный кабинет. Все таки вопрос: дата подписания электронного документа значительно позже даты документа — для НДС, для налога на прибыль как влияет? Хотелось бы услышать от Ларисы.
Добрый день, Галина!
Что касается докуметов, которые поступают по ЭДО после окончания отчетного периода.
В целях налога на прибыль расходы принимаются в том периоде, к которому они относятся (п.1 ст. 272 НК РФ), поэтому если документ поступил по ЭДО с небольшим опозданием, до даты представления декларации по налогу на прибыль, то расходы можно признать в отчетном периоде.
В БУ тоже полная возможность признать расходы отчетным периодом, так как мы обязаны отразить событие, как только оно произошло, независимо от факта поступления первичного документа. Для этого надо, чтобы факт хоз. жизни уменьшал экономические выгоды организации и сумма затрат была определена (п. 16 ПБУ 10/99).
В целях НДС также поступление документов с опозданием регламентировано, и не мешает принять НДС к вычету в отчетном периоде, если СФ поступил до срока представления декларации по НДС (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).
Поэтому, если документы поступают по ЭДО после окончания отчетного периода, но до срока подачи деклараций, проблем с отражением расходов в отчетном периоде нет.
Лариса, как всегда, подробный ответ! Уж простите, за бестолковость. Т.е. факт подписания ЭЦП, получается, не влияет на дату признания расходов. А можно тогда еще узнать: на что влияет дата подписания ЭЦП при ЭДО? Ведь мы, порой, очень затягиваем с подписанием, порой специально.
Вы пишете: Т.е. факт подписания ЭЦП, получается, не влияет на дату признания расходов.
Не совсем так. Факт подписания влияет, например, на оформление операции в бухгалтерском учете. Если документ не получен или не подписан более месяца после окончания отчетного периода, чтобы избежать искажения потребуется в УП утвердить специальный порядок принятия на учет ТРУ с таким опозданием, т.е. разработать методику учета неотфактурованных поставок. В налоговом учете также будут искажения, так как в декларации по налогу на прибыль нельзя отражать расходы, не подтвержденные документами.
По небольшим опозданиям примите во внимание, если речь идет о периодических услугах, которые оказываются по факту заключения договора (например, договора аренды), где факт оказания услуги не оспаривается — это одно. А если работы не будут считаться выпоненными, пока не подписан акт — это другое. Здесь принять расходы не получится без документа. Поэтому, на предмет договора нужно обращать внимание при подписании документа, переданного по ЭДО.
ЭДО глазами налоговиков: что надо знать бухгалтерам и предпринимателям
Выездная налоговая проверка — и у вас требуют бумажные документы. Что учесть в такой ситуации? А как использовать разные виды электронной подписи при подписании документов? Об этом и многом другом нам рассказал начальник Управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков.
Планируется ли расширение видов формализованных документов для перевода в электронный вид?
При проведении выездных налоговых проверок налоговая служба будет по-прежнему требовать бумажные документы или можно будет предъявлять электронные?
Какие существуют риски при подписании договоров, приложений, дополнительных соглашений, датированных ранее подписанного соглашения об обмене электронными документами?
Планируются ли законодательные изменения, касающиеся применения электронной подписи?
При подписании пакета документов одним архивом можно ли все документы, включенные в этот пакет, подписать одной электронной подписью?
Но, к примеру, пакет документов — договор, акт оказания услуг и счет-фактуру — вы не можете подписать простой подписью. Потому что счет-фактура должна быть подписана усиленной квалифицированной подписью. А если вы все документы в этом пакете подпишете усиленной квалифицированной подписью, то это будет абсолютно правильно.
Если между оператором и поставщиком нет соглашения об обмене электронными документами, то считается ли документ, полученный по ЭДО, легитимным?
Как планируется урегулировать вопрос с нотариальным удостоверением или государственной регистрацией договора, заключенного в электронной форме?
Как будет решаться вопрос с электронной доверенностью?
Если же документ подписывает сотрудник, который действует на основании доверенности, то он подписывает его как физическое лицо своей электронной подписью, полученной в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. И обязательно прикладывает к ней доверенность, которая подписана электронной подписью руководителя. Этот пакет документов направляется в электронной форме.
По вашей оценке, стоит ли ожидать обязательного перехода компаний на ЭДО?
За последние десять лет на ЭДО перешли всего 8–9% компаний, то есть количество компаний, которым привычнее бумажный документооборот, гораздо больше. Поэтому переломить эту тенденцию будет непросто. Я думаю, что это произойдет не раньше, чем в ближайшие два года.