договора с контрагентами что это
Договор с контрагентом: всегда ли он нужен и какой именно
Соблазн провести разовую сделку без договора очень велик, как и обойтись сканом договора без оригинала. В статье рассказываем, почему это приводит к неприятностям и как даже одностраничный договор защищает бизнес.
Письменный договор обязателен, если клиент вам платит больше 10 000 руб. (ст. 808 ГК РФ). Если меньше, то подойдет устный договор, то есть устная сделка. Сделка, которая не защитит вас ни в каком суде.
Репетитор договорился с учеником, что при отмене занятия меньше чем за 2 часа до урока ученик должен будет оплатить полную стоимость занятия. Когда такая ситуация происходит на самом деле, ученик отказывается переводить деньги, потому что не подписывал никакой договор и оказывается прав.
Как составить договор
Чтобы составить договор, не обязательно обращаться к юристу. И он не обязательно должен содержать 100 страниц, чтобы быть надежным. В интернете много шаблонов, также с этим отлично помогают сервисы для бизнеса, например, Эльба.
Главное в договоре — существенные условия. Без них он недействителен. Единого списка существенных условий для всех договоров нет. Если продаете товар, существенные условия смотрите в требованиях к договору купли-продажи, если сдаете помещения — к договору аренды. Чаще всего существенные условия — это кто что покупает, сколько платит, когда получает результат и в каком виде.
Важно помнить, что не шаблон определяет правила игры, а вы. И некоторые условия вы легко можете вписать сами. Для этого необязательно владеть юридическим языком, можно просто писать точно и однозначно. Договор вообще можно составить на одном-двух листах и при этом очень себя обезопасить.
Виды договоров
Подходящий шаблон тоже нужно выбрать, ведь виды договоров бывают разные и зависят от сделки, которую вы собираетесь провернуть. Чаще всего предприниматели сталкиваются с договорами аренды, договорами поставки, договорами подряда и договорами оказания услуг. Про смысл договора аренды даже нечего пояснять, договор поставки заключают при продаже товаров для бизнеса, по договору подряда выполняют работы, но его часто путают с услугами.
Работы всегда ведут к материальному результату — это строительство домов, пошив платьев, верстка сайтов. А услуги неотделимы от процесса. Это, например, юридические консультации, стрижка в салоне красоты, пейнтбол. В Гражданском кодексе прописаны разные правила для этих договоров. Договор подряда жестче: подрядчик не имеет права разорвать его, если нет препятствий для работы. А вот договор услуг по умолчанию можно разорвать в любой момент.
А еще есть оферта. Оферта — это способ не заключать договор на бумаге, но все же сделать так, чтобы клиент согласился с вашими условиями. Про этот вид договора мы подробно рассказали в видео.
Нужно ли подписывать договор обеим сторонам
Нужно ли отправлять их почтой или везти клиенту лично? Да, нужно (кроме оферты). Еще вариант — подписывать договоры электронной подписью, то есть использовать сервис для электронного документооборота, например, Диадок.
Возможно ли обмениваться сканами договоров? Глобально — не вариант, ведь по итогу на руках у вас должен быть подписанный бумажный договор. Но для ускорения сделки иногда предприниматели проводят оплату по скану договора. То есть они как бы говорят: да, у меня пока нет на руках подписанного договора, но я верю, что его подписали (вижу по скану) и верю, что он придет ко мне в таком же виде через 10 дней.
Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как составить договор, чтобы контрагент вас не подвёл
Из-за того, что предприниматели используют в договорах общие формулировки, описывают предмет договора не точно, не указывают характеристики товара, исполнители действуют по-своему. Они не согласовывают свои действия с заказчиками и выполняют договор так, как им выгодно: корректируют условия сделки, заменяют материалы, изменяют сроки, снижают требования к качеству товаров.
Урегулировать подобные проблемы приходится через суд. Вместе с экспертом из юридической компании «ЮрИнформ» рассказываем, на что смотреть при подписании договора, чтобы обезопасить себя от подобных проблем.
Запросите у контрагента учредительные документы и сертификаты
Перед заключением договора надо понять, с кем вы имеете дело. Если компания новая или вы о ней недостаточно знаете, запросите у неё документы и проверьте их на предмет соответствия данных. К таким документам относятся:
заверенные подписью руководителя копии учредительных документов, а также документов на директора и лицо, которое будет подписывать договор;
заверенные копии сертификатов и декларации соответствия на товар, а также проверка их подлинности на сайте Росаккредитации в Едином национальном реестре;
документы, подтверждающие право контрагента осуществлять заявленный вид деятельности, например лицензии и сертификаты.
Юлия Макарова, юрист в компании «ЮрИнформ» Получив эти документы, вы убедитесь, что такое ООО или ИП существует, имеет все необходимые лицензии и сертификаты на товар, а от лица компании действует уполномоченное лицо, имеющее право на подписание договора и подтверждение его исполнения.
Дополнительная проверка
Стоит с подозрением отнестись с контрагенту, если:
представитель компании отказывается показать документы без объяснения причин или игнорирует вашу просьбу;
информация в представленных документах не соответствует данным в официальных источниках;
у компании нет сертификата соответствия на продукцию или сертификат есть, но на товаре нет маркировки о проведённой сертификации.
Если предприниматель не проверит контрагента перед заключением договора, в будущем у него могут быть проблемы с налоговой. Налоговики могут усомниться в правомерности применения налоговых вычетов по НДС и расчёте суммы налога на прибыль.
Пример. Предприятие из Чебоксаров работало с тремя ненадёжными контрагентами, из-за чего неверно рассчитало налоги к уплате. Суд обязал компанию доплатить в бюджет 5,2 млн рублей НДС, 3,6 млн рублей налога на прибыль, а также пени и штрафы.
Если договор со стороны контрагента подписывает человек, у которого нет на это полномочий, заказчик, исполнив такой договор, может понести убытки.
Проверьте обязательства, правонарушения и репутацию контрагента
Добросовестность контрагента влияет на то, как он выполняет условия сделок и работает с партнёрами. Проверить добросовестность контрагента можно в общедоступных электронных сервисах налоговой и других инстанций, а также в открытых источниках вроде СМИ и социальных сетей.
Проверка в электронных сервисах налоговой. С помощью государственных сервисов « Риски бизнеса » и « Прозрачный бизнес » можно посмотреть регистрационные данные контрагента, информацию об учредителях и директоре, видах деятельности, наличии долгов по налоговым обязательствам, а также узнать, если компания не предоставляет отчётность.
Проверка в СМИ и открытых источниках. Изучите, что пишут о компании в интернете, СМИ, социальных сетях. Для этого можно посмотреть сайт компании, почитать новости в СМИ с упоминанием компании и первых лиц, отзывы клиентов. Помимо этих бесплатных способов есть и платные, например проверка контрагента по базе данных информационных ресурсов «Контур.Фокус».
Проверка на сайтах судов и в базах судебных решений. Посмотрев, есть ли в отношении контрагента судебные дела, вы поймёте, насколько добросовестно он исполняет обязательства по заключённым договорам. Проверить контрагента можно в самой крупной открытой базе судебных актов и решений « Судебные и нормативные акты РФ ». В ней есть данные всех дел, которые рассматривались в судах разной инстанции, и поиск по ключевым словам, например по названию контрагента. На сайте « Банке данных исполнительных производств Федеральной службы судебных приставов » можно посмотреть, есть ли в отношении контрагента открытые дела и на какую сумму он уже не исполнил обязательства.
Проверка в журнале «Вестник государственной регистрации». Чтобы не подписать договор с контрагентом, который уже не имеет право вести деятельность, надо удостовериться, что ИП или ООО не ликвидировано или не признано банкротом. В журнале « Вестник государственной регистрации » публикуются сведения о ликвидации компаний.
Юлия Макарова, юрист в компании «ЮрИнформ» Если в ходе проверки выяснилось, что контрагент не платит налоги, а другие компании уже подавали на него в суд из-за неисполнения обязательств, это значит, что контрагент недобросовестно ведёт себя с партнёрами и нарушает договорные обязательства. Начав сотрудничать с таким контрагентом, вы можете не получить то, на что рассчитывали при заключении сделки. Поэтому в таком случае лучше не подписывать договор и найти другого партнёра.
Чётко опишите предмет договора
Договор должен содержать понятный и конкретный предмет сделки. Исходя из его формулировки можно однозначно понять, какой товар и в каком количестве контрагент должен вам поставить или какие услуги оказать. Например, предметом договора оказания услуг являются услуги и их результат, предметом договора поставки — товар, предметом договора аренды недвижимого имущества — здание, складское помещение или офис.
В некоторых случаях законом предписаны особые требования к описанию предмета договора. Например, условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Если таких данных в договоре нет, условия сделки не будут считаться согласованными, а договор — заключенным.
Например, вам надо заключить договор на поставку ежедневников. Вот какую формулировку стоит использовать, а от какой лучше отказаться.
Поставщик обязуется в обусловленный Договором срок передать в собственность Покупателя датированный ежедневник, марки Brauberg, форматом А5, цвет «Синий», с наличием закладки ляссе и перфорированного угла листа, в количестве 3 (трёх) штук.
Поставщик обязуется в обусловленный Договором срок передать в собственность Покупателю товар для осуществления предпринимательской деятельности, а Покупатель обязуется принять и оплатить товар в соответствии с условиями Договора.
Юлия Макарова, юрист в компании «ЮрИнформ» Если некорректно прописать в договоре его предмет, заказчик рискует получить совсем не тот товар, который хотел купить. Так, если при оформлении договора на покупку ежедневников не указать марку, то вместо Brauberg контрагент может поставить товар другой марки, более низкого качества. А если не уточнить характеристики товара, то заказчик рискует получить недатированные ежедневники, с жёлтой бумагой и без закладки ляссе.
Пропишите сроки исполнения обязательств
При заключении договора нужно согласовать сроки исполнения, то есть дату, с которой стороны приступают к исполнению договора, и дату, до которой они должны выполнить обязательства. Желательно, чтобы это были конкретные даты.
Исполнитель приступает к исполнению договора с 01.12.2020 г. и обязуется исполнить обязательства до 15.12.2020 г. (включительно).
Исполнитель обязуется выполнить условия договора после внесения Заказчиком авансового платежа в размере 30%.
Укажите стоимость товаров, работ, услуг и сроки оплаты
В договоре должна быть зафиксирована конкретная сумма в цифрах за каждую единицу или позицию товара, работы, услуги. При этом лучше предусмотреть определённый график оплаты по частям, а не всей суммой на момент подписания договора. Так у контрагента будет стимул действовать в рамках установленных договором условий и соблюдать сроки.
Стоимость товара, передаваемого по настоящему Договору, составляет 100 000 (сто тысяч) рублей, в т.ч. НДС. В стоимость входит цена доставки товара, упаковки, а также иные расходы Поставщика, понесенные им в целях исполнения настоящего Договора.
Цена на товар устанавливается в соответствии с прайс-листом Поставщика, действующим на момент отгрузки конкретной партии товара. Цена единицы товара включает в себя НДС, цену товара, упаковки, является твёрдой.
Юлия Макарова, юрист в компании «ЮрИнформ» Если вам надо заключить договор на регулярную поставку товаров, можно прописать только стоимость за единицу товара, а общая стоимость будет складываться из всего объёма поставок, указанных в спецификациях и сопроводительных документах. Формулировка будет следующая: «Стоимость единицы товара составляет 10 000 (десять тысяч) рублей, в т.ч. НДС. Общая сумма Договора определяется из стоимости поставленного Товара Покупателю за весь период действия Договора».
Определите порядок передачи результата
В этом разделе договора надо указать, в какой срок и в каком порядке контрагент передаст вам товар, выполненную работу или оказанную услугу и какие документы при этом надо будет подписать. Обычно стороны подписывают акт приёма-передачи товаров, работ или услуг, товарно-транспортную накладную или универсальный передаточный акт.
Товар доставляется Покупателю по адресу: _______ силами и средствами Продавца.
Товар должен быть доставлен Покупателю в течение _______ календарных дней с момента получения Продавцом предоплаты в размере ____% от стоимости Товара.
Покупатель, которому доставлен Товар, обязан осмотреть его, проверить соответствие качества и количества Товара условиям настоящего Договора и принять Товар в день его доставки Продавцом.
Принятие Товара Покупателем подтверждается подписанием уполномоченными представителями Сторон Акта приёма-передачи Товара.
Продавец передает товар Покупателю на основании Акта приёма-передачи.
Принятие Товара Покупателем подтверждается подписанием уполномоченными представителями Сторон Акта приёма-передачи Товара.
Датой исполнения обязательств по поставке Товара является дата подписания уполномоченными представителями сторон товарной (товарно-транспортной) накладной.
При этом в момент подписания товарной (товарно-транспортной) накладной представитель Покупателя обязан передать представителю Поставщика либо представителю перевозчика оригинал доверенности в подтверждение своих полномочий на получение Товара и подписание накладных.
Принятие Товара Покупателем подтверждается подписанием необходимых документов.
Обозначьте ответственность контрагента
Бывает, что контрагент не может выполнить условия договора в срок, поставить товары надлежащего качества или определённой марки. Поэтому в договоре надо предусмотреть ответственность, которую он понесёт в подобных случаях.
Контрагент может нести ответственность в виде:
уплаты процентов на сумму долга;
уплаты договорного штрафа в твёрдой сумме, если такое условие прописано в договоре.
В случае нарушение сроков поставки товара, предусмотренных настоящим Договором, Покупатель вправе требовать оплаты неустойки (пени) в размере 0,5% от стоимости непоставленного товара за каждый день просрочки.
Стороны несут ответственность за неисполнение и/или ненадлежащее исполнение принятых на себя обязательств в соответствии с действующим законодательством.
Юлия Макарова, юрист в компании «ЮрИнформ» Если в договоре не прописана конкретная ответственность контрагента, то, например, при 100% предоплате товара и нарушении срока поставки вы вправе потребовать, чтобы поставщик выплатил проценты за пользование вашими деньгами. Основание — статья 395 Гражданского кодекса.
Если контрагент нарушил договор
Даже самый грамотно составленный договор может быть нарушен. Если это произошло, нужно сделать всё возможное, чтобы контрагент всё-таки выполнил условия сделки.
Поговорите с контрагентом
Перед тем, как обращаться в суд, стороны обязаны попытаться урегулировать спор сами. Сначала лучше всего сесть за стол переговоров и пытаться выяснить причины, по которым условия договора были нарушены. В живом диалоге стороны обычно лучше понимают, как выйти из сложившейся ситуации с выгодой для обеих компаний.
Юлия Макарова, юрист в компании «ЮрИнформ» Если в ходе переговоров с контрагентом вы о чём-то договорились, надо подписать дополнительное соглашение к договору. В этом документе должны быть прописаны новые или дополнительные условия исполнения договора. Например, если контрагент нарушил сроки поставки товара, в дополнительном соглашении надо прописать новые сроки.
Подготовьте досудебную претензию
Если договориться не удалось, подготовьте претензию и отправьте её контрагенту, который нарушил договор. Документ составляется в свободной форме, но в нём должны быть следующие блоки.
Шапка документа. В этом блоке указываются название контрагента, его почтовый адрес, адрес электронной почты.
Изложение сути вопроса и ваших требований. В этом блоке указывают реквизиты договора, то есть номер и дату заключения, и его предмет, делают ссылку на пункты договора, которые контрагент нарушил, а также указывают сумму задолженности и неустойки. Расчёт неустойки можно приложить отдельным документом или указать непосредственно в самой претензии.
Варианты урегулирования отношений. В этом блоке необходимо предложить контрагенту погасить образовавшуюся задолженность в определённые сроки и указать банковские реквизиты для перечисления денежных средств.
Меры воздействия в случае неисполнения требований претензии в добровольном порядке. Как правило такой мерой указывают обращение в суд за принудительным взысканием долга, неустойки, а также судебных расходов и издержек.
Срок рассмотрения претензии. Укажите, в течение какого времени контрагент обязан ответить на вашу претензию.
В ответе на претензию контрагент должен предложить своё решение возникшей проблемы и сроков его исполнения.
Обратитесь в суд
Если поговорить с контрагентом лично или договориться не удалось, а на претензию он в срок не ответил, придётся идти в суд. Для этого необходимо подготовить и подать исковое заявление. Подготовить такое заявление лучше вместе с юристом.
Закон предусматривает требования к форме и содержанию искового заявления, а также к перечню документов, которые необходимо к нему приложить. Если проигнорировать эти требования, суд просто не примет иск.
Если суд встанет на вашу сторону, вам выдадут исполнительный лист. Его можно передать в службу судебных приставов по месту нахождения контрагента для принудительного исполнения решения суда или в банк, где у компании открыт расчётный счет.
Коротко: как грамотно составить договор с контрагентом
Проверьте компанию, с которой собираетесь работать. Если на неё подавали в суд за неисполнение обязательств, а информация в учредительных документах, сертификатах и лицензиях не совпадает с данными в официальных базах, с таким контрагентом лучше не работать.
Чётко опишите предмет договора, указав все возможные характеристики товара вроде цвета, формы, материала изготовления, а также его точное количество.
Определите, в какой срок контрагент должен выполнить условия договора, и укажите конкретную дату.
Зафиксируйте стоимость товаров, работ, услуг в договоре, то есть конкретную сумму в цифрах за каждую единицу.
Пропишите, как будете принимать результат и какие документы это подтверждают.
Обозначьте, какую неустойку должен выплатить контрагент за то, что он нарушил сроки поставки, отгрузил товар более низкого качества или отказался дальше работать по договору.
Если контрагент нарушил условия договора, надо попытаться с ним договориться и отправить ему досудебную претензию. Если это не сработало, придётся идти в суд.
Как перейти на ЭДО с контрагентами, и что для этого нужно
Выгоды ЭДО неочевидны только стойким любителям традиций (и макулатуры): минимальная стоимость формирования пакета документации, снижение накладных расходов (бумага, картриджи, канцелярка и проч.), ускорение коммуникаций, безопасность. Если вы все еще сомневаетесь — самое время прекратить.
«А мы уже на ЭДО!» Вы уверены?
На самом деле это означает отсутствие таких возможностей как:
Организация лишается по-настоящему масштабного документооборота, когда «все ходы записаны», каждое движение документа регламентировано и учтено.
К тому же сейчас многие соглашения об электронном документообороте составлены настолько «удачно», что в случае возникновения споров и разногласий выясняется, что никто никаких документов не получал, не составлял или не понял.
Что такое реальный ЭДО
Настоящий ЭДО позволяет управляться с информационными массивами любого объема, организовать огромный документооборот, сократить (точнее, исключить) затраты, риски утраты данных, ошибки, вызванные человеческим фактором.
Это для крупных предприятий, скажете вы? А как насчет возможности получать оплату «день-в-день» — жизненно важная вещь для малого и среднего бизнеса? Именно благодаря ЭДО процесс получения оплаты ускоряется максимально. К тому же большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не заинтересованы подстраиваться под чей-то допотопный документооборот.
Что нужно для перехода на ЭДО?
Необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, выработать схему документооборота и распределить функции между сотрудниками (право подписи, редактирования, согласования и т. п.), выбрать оператора ЭДО, подписать договор с ним и подключиться к системе. Из необходимых инструментов нужны квалифицированная ЭП и программное обеспечение, предоставленное оператором.
Многих пугают затраты на электронную подпись, но на ЭДО можно работать со всеми видами подписи (см. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись). Для каждой подписи — своя сфера (за исключением простой, все-таки она сугубо для внутреннего пользования). Скажем, вполне возможно подписывать внутреннюю документацию (справка, приказ, докладная и проч.) неквалифицированной ЭП. Но квалифицированная ЭП открывает максимум возможностей, и степень удобства ее применения куда выше ее цены.
Тем более что в рамках спецакции @ZABOTA от Астрал-ЭТ можно перевыпустить сертификат, с которым ЭП будет действовать на протяжении всего 2022 г., без очередей и лишних бумаг.
Как выглядит схема ЭДО?
Она проста, как все гениальное, и едина как для «малышей», так и для бизнеса международного масштаба.
Как выглядит схема электронного документооборота
Вы — отправитель, — сформировав цифровой документ, подписываете ЭП и по каналам оператора ЭДО передаете его получателю, а тот, соответственно, подписав, через оператора ЭДО возвращает обратно. Ну, конечно, сохраняется полная возможность внести и согласовать изменения, дополнения и т. п., только появляется дополнительный гарант полной безопасности документооборота, который решает все технические вопросы, связанные с ЭДО.
А как узнать, что контрагент подключен к ЭДО?
Проще всего не играть в разведчиков, а выяснить этот вопрос у самого контрагента. А если серьезно, многие учетные системы сами оповещают, что деловой партнер был подключён к системе ЭДО.
Так, если вы пользуете «1С», достаточно заглянуть справочник «Контрагенты», и убедиться в наличии или отсутствии напротив наименования соответствующей компании значка. Если он есть — просто отправляйте приглашение на обмен цифровыми документами.
Возможно, что вы со своим деловым партнером выбрали разных операторов — не беда. У всех ведущих операторов имеется возможность настроить роуминг для беспрепятственного обмена документацией.
Для настройки роуминга достаточно узнать идентификатор СЭД, и даже выяснить, у какого оператора «обслуживается» ваш контрагент. Например:
где первые 3 символа ― код оператора ЭДО (в данном случае — «Калуга Астрал»), а остальные собственно идентификатор, личный номер. В «1С» добыть идентификатор можно без труда, пройдя по маршруту: «ЭДО» — «Учетные записи», вкладка с регистрационными данными.
«Калуга Астрал» обеспечивает роуминг со всеми значимыми операторами ЭДО. Настройка роуминга и все входящие — бесплатно. Быстрый старт: 2 мин. после подачи заявки.
В заключение отметим, что всеобщий ЭДО не за горами: уже с 1 января 2022 г. его противники потеряют возможность работать с рядом популярных товаров, подлежащих маркировке, — одежда, текстиль, парфюмерия, автошины, табак, фототехника, — а передача данных о них через ЛК в «Честный ЗНАКе» станет невозможной.
Кроме того, именно сейчас выгодно перевыпустить сертификат ЭП, и она будет действовать в течение всего 2022 г., а с нового года за ней руководителям и ИП придется отправляться в органы ФНС и к ее доверенным лицам, а сейчас и фирмы, и ИП могут без хлопот получить сертификат в своем УЦ. Так что если вы ждете подходящего момента перейти на ЭДО, то он уже настал.