документы по форме представления классифицируются
Классификация бухгалтерских документов
Классификация документов в бухгалтерском учете — это структурирование всех входящих, исходящих и внутриорганизационных форм по определенным признакам. Некоторые виды бухгалтерских документов, сгруппированные по таким признакам, представлены в таблице:
Содержат распоряжение на осуществление какого-либо факта хозяйственной деятельности, не являются подтверждением совершения такого факта, не служат основанием для отражения такого факта в учете
Доверенность, чек на получение денег с р\счета, др.
Оправдательные документы в бухгалтерском учете
Подтверждают совершение хозяйственной операции, составляются лицом с полномочиями в момент ее совершения
Акты, товарные накладные, ПКО, др.
Сочетание признаков распорядительного и оправдательного в одном, что позволяет сократить документооборот
РКО, лимитно-заборная карта, др.
По месту составления
Оформляются для отражения фактов хозяйственной деятельности внутри организации
Кассовые ордера, платежные ведомости, др.
Для направления в другие организации или поступающие из других организаций
Акты, счета-фактуры, товарные накладные, др.
По степени обобщения информации
Первичные — это документы первого уровня в бухгалтерском учете
Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или сразу по ее окончании
Объединяют в себе информацию по фактам хозяйственной деятельности, оформленным первичкой
Кассовый и авансовый отчеты, др.
По количеству операций
Содержат информацию об одной или нескольких операциях, совершаемых в одно время
Отражают информацию о нескольких операциях, время совершения которых не совпадает
По способу заполнения
Составленные от руки
С помощью программ
Совокупность официальных бумаг, подтверждающих сторонами факт совершения операции и обязательность ее отражения в учете
Акт, накладная, ТТН, др. первичный, счет-фактура (при наличии)
Следует учитывать, что данная в таблице группировка по определенным признакам может иметь уровни подклассификациии. Например, все, что объединено по признаку «По назначению», далее распределяется на:
Приведенный пример классификации знаком многим бухгалтерам и не является законодательно установленным. Также бухгалтерская служба каждого предприятия для упрощения свой работы может разрабатывать свою классификацию с необходимым количеством подклассов.
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.
Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.
Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Документ классифицируется по различным признакам
1. По способу фиксации информации документы делятся на:
— фото- и кинодокументы;
2. По содержанию документы подразделяются на:
— информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефонограммы и др.));
— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, постановления, решения, распоряжения и др.));
— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);
— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);
— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.
4. По видам документы бывают:
5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).
9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)
Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:
Виды документов — классификация по назначению и по форме документирования
В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.
Что такое документ
По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.
Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.
Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского — “необходимое”).
Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).
Документ без реквизитов не имеет юридической силы.
То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.
Рис. 1. Классификация и виды документов
Функции документов
Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.
Различают общие и специальные функции.
Общие
Общие функции характерны для всех видов:
Специальные
Специальные зависят от области применения:
Виды документов
Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.
По способу документирования
Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:
По сфере использования
Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.
Организационно-распорядительные и нормативные документы
Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.
Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.
Финансово-бухгалтерские
Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.
Бухгалтерские документы подразделяются на:
Рис. 2. Функции документов
Научно-технические
Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.
По личному составу
Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.
Их делят на подгруппы:
К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.
Отчетно-статистическая документация
Этот вид охватывает 3 уровня:
Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни — социальной, экологической, производственной, политической, национальной.
По направлению движения
Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:
По ограничению доступа
Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.
Здесь существуют такие разновидности:
По происхождению
Классификация по происхождению различает три вида документов.
Рис. 3. Распорядительные документы
По юридической значимости
Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.
Классификация по форме изложения
Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.
Другие критерии классификации документов
Возможны видовые разграничения:
Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.
Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:
Тема 7. Организация первичного наблюдения. Документация
Цель и задачи темы
Цель – изучение процедуры первичного наблюдения, критериев отбора фактов хозяйственной жизни, оформлений и измерений экономических событий.
Задачи:
Оглавление
7.1. Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение
Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
Если организации совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должны быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.
Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.)
С документами тесно связаны такие понятия как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; для углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.
Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.
Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее расходы. Кроме того, стандартизация облегчает обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.
Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. Документооборот предусматривает:
7.2. Классификация документов
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (см. рис.).
Классификация бухгалтерских документов
Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материальнот ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т. п.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что они составляются постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т. д.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
7.3. Порядок составления и хранения документов
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документы должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускается не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.
Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.
Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:
Документы на машинограммах обязательно содержат:
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов, например сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий; накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.
Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.
Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.
Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.
После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:
Дата принятия на хранение
Номер полки хранения
Название и номер дела
С какого по какой номер статьи
Количество листов в деле
Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением в 1989 г.
Выводы
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.