должен ли ип вести табель учета рабочего времени на работников
Табель учета рабочего времени на 2021-2022, образец заполнения
Одним из ключевых документов кадрового делооборота является табель учета рабочего времени.
Указанный бланк заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально оформлены трудовые отношения. В этом обзоре расскажем, как заполняют эту бумагу, и какие сведения должны быть в нее внесены.
Для чего нужен табель учета рабочего времени?
Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:
На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.
Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить бланк, отвечающий требованиям производственного процесса, однако на практике применяются указанные рекомендованные формы.
Документ составляют в следующих целях:
Ежемесячный табель учета рабочего времени является важным доказательством при рассмотрении трудовых споров — о правильности расчета и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и т.д. Если возникает необходимость, он может быть истребован по запросу суда для объективного рассмотрения трудовых споров.
Для учета сведений о рабочем времени и заполнения подобных документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это входит в обязанности специалистов кадровых служб.
По решению руководителя ведение учетных форм может быть поручено и иным лицам (например, секретарь-делопроизводитель может оформлять табели на предприятиях малого бизнеса).
После составления ежемесячного табеля он подлежит утверждению руководителем компании.
Документ также должны утвердить руководители структурных подразделений, если это предусмотрено локальными актами организации. Он является основанием для начисления выплат на каждого сотрудника.
Руководство не обязано ежемесячно представлять сотрудникам копии табеля, однако этот документ может быть получен по личному заявлению гражданина.
Организация табельного учета рабочего времени
Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.
Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.
Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:
Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.
Для своевременного получения сведений о рабочем времени каждого сотрудника в кадровую службу передаются все приказы по штату — о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, о предоставлении ежегодных отпусков, о направлении в командировки, о предоставлении отгулов или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.
При выходе на рабочее место за пределами утвержденного графика каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании табеля ему может начисляться повышенный размер заработной платы (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии предусмотрен сменный график работы, применяется специальный порядок отражения отработанных дней.
В настоящее время форма Т-12 (учет рабочего времени в ручном режиме) применяется редко, обычно компании используют форму Т-13.
Если в организации работают несколько человек, для учета отработанного времени достаточно заполнить один лист табеля в письменной форме. Однако ввиду удобства электронных учетных форм в большинстве случаев применяется электронный бланк Т-13.
Электронный табель учета рабочего времени
Для заполнения формы Т-13 достаточно иметь стандартную компьютерную технику, электронный табель учета рабочего времени оформляется в виде таблицы.
Для крупных предприятий целесообразно использование специальным программных продуктов (например, 1С), так как сведения заполненного документа будут автоматически применяться финансовым отделом и иными подразделениями компании.
Работа с электронным табелем учета рабочего времени позволяет вносить сведения в режиме реального времени, что существенно упрощает итоговое сведение отчетности. В этом случае данные о каждом приказе, изданном руководителем, ежедневно отражаются в электронном табеле.
По итогам календарного месяца электронный табель распечатывается и предоставляется начальнику предприятия для утверждения.
Хранение табелей осуществляется кадровой службой, а периодичность их сдачи в архив определяется внутренними актами организации.
Для заполнения электронной формы Т-13 учитываются следующие категории календарных дней:
Для отражения полных рабочих дней сведения в табеле по категории «Я» заполняются в часах. Отражение происходит по каждой половине месяца, так как с указанной периодичностью должна выплачиваться заработная плата сотрудникам. По итогам месяца указанные данные суммируются, и выводится общий показатель.
С целью расчета заработка в табеле по форме Т-13 предусмотрены графы с указанием кода оплаты, количества дней и типа начислений. Например, используются следующие кодовые значения:
При заполнении формы Т-13 с использованием специализированного программного обеспечения указанные коды будут проставлены автоматически после учета рабочего времени по отдельным категориям.
Все сведения заполняются по состоянию на последний календарный день очередного месяца.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:
Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.
Для правильного заполнения документа и внесения всех сведений стоит обратиться за консультацией к нашим специалистам.
Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет, но предприятие может самостоятельно его продлить.
Для табелей учета в отношении вредных и опасных производств срок хранения составляет 75 лет, поскольку эти данные могут использоваться для подсчета специального стажа при выходе на пенсию.
Если у вас возник конфликт с руководителем вашей организации, урегулировать его до суда помогут наши юристы. Они проведут переговоры с начальством, выявят возможные варианты разрешения спорной ситуации, проверят данные в табеле учета, добьются внесения правок, составят мировое соглашение с учетом ваших интересов, защитят ваши права в трудовой инспекции.
Комментарии
Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.
Вопрос: имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?
Здравствуйте, Ахмед! Вы спрашиваете:
Как правильно ответить на заявление?
Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.
имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?
Формально работник прав, когда ссылается на ст. 62 ТК РФ, и если это касается документов, относящихся к нему лично. Однако табель рабочего времени содержит сведения и о других работниках, то есть персональные данные (любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Поэтому Вы можете сослаться на ст. 19 Федерального закона «О персональных данных».
Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации.
Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»
Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке
(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)
1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
1) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
2) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
3) применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) учетом машинных носителей персональных данных;
6) обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
7) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
9) контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем
От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.
Нормативно-правовое обоснование
В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:
— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);
— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).
С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.
Режим работы
Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:
Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.
В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.
Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.
Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).
Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.
Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.
В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.
В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).
Табель учета рабочего времени
Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр
Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.
Заполнение табеля может быть организовано по-разному:
Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.
Поденный и суммированный учет рабочего времени
Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.
Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.
При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.
Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.
Сменный режим работы
Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.
Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:
При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.
Особые случаи
Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).
В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.
Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).
Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).
Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.
Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.
Основные документы для расчета заработной платы. Чем грозит их отсутствие?
Для того чтобы принять сотрудников на работу, а также для своевременного и правильного начисления им оплаты труда, в любой организации необходимо использовать определенную нормативную документацию, установленную российским законодательством. Сегодня мы остановимся на ряде основных бухгалтерских документов, которые не только нужны для начисления зарплаты, но и являются объектами пристального интереса Государственной инспекции по труду, в случае проверки ею деятельности организации.
Штатное расписание
Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который отражает структуру организации в целом, учитывает количество подразделений, точное количество работников, называемых штатными единицами, а также сведения о заработной плате. Оно фигурирует в статьях 15 и 57 Трудового кодекса, первая регламентирует определение трудовых отношений, вторая содержит перечень с обязательными условиями трудового договора. Также пункт 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек прямо указывает на то, что запись о должности работника, его профессии с указанной квалификацией, специальности, производится кадровыми работниками в соответствии со штатным расписанием организации. Роструд в своем письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывает, что должность работника должна дословно соответствовать штатному расписанию организации, а принятие работника на должность, которой нет в штатном недопустима в принципе.
Государственная инспекция по труду может квалифицировать отсутствие в вашей фирме штатного расписания как грубое нарушение трудового законодательства и привлечет руководителя организации к административной ответственности. Штраф за такое нарушение составляет 50000 рублей.
Для составления штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3, однако, она имеет сугубо рекомендательный характер и может использоваться по желанию работодатель. Организация может ввести удобную для себя форму этого документа, для этого ее нужно разработать и утвердить приказом руководителя. Штатное расписание должно учитывать:
Перечень всех структурных подразделений, принадлежащих организации.
Перечень должностей служащих, профессий рабочих, специальностях и квалификации при необходимости.
Количество штатных единиц организации, с указанием окладов, надбавок, стимулирующих выплат для каждой штатной единицы.
Общую сумму фонда оплаты труда по всем штатным единицам.
Один из частых вопросов, которые возникают при составлении штатного расписания: можно ли при необходимости ввести в штатное расписание должность на 0,5 ставки? Можно, и не только на 0,5 ставки, типовая форма допускает значения 0,25 и 0,75 ставки, соответственно. Если фирме не требуется работник на полную ставку, работодатель вводит вакансию на необходимую с его точки зрения часть ставки.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – не только документ, который учитывает трудовое время работников и позволяет соблюдать трудовую дисциплину. Этот документ непосредственно используется для начисления работникам зарплаты. В России приняты две унифицированные формы ведения табеля: Т-12 и Т-13, а также не возбраняется разработать собственную локальную форму табеля, согласно потребностям организации.
Отсутствие табеля учета рабочей времени грозит штрафом в 10000 рублей согласно статье 120 НК РФ, за отсутствие первичной документации. Государственная инспекция по труду при обнаружении грубых ошибок ведения табеля или при его отсутствии привлечет к ответственности уже по статье 5.27 КоАП РФ и оштрафует на сумму от 1000 до 50000 рублей, а может потребовать административно приостановить деятельность организации до 90 суток.
Если говорить о документе, наиболее полно отвечающем целям бухгалтерского учета, стоит выбрать форму Т-13, так она содержит следующие информационные блоки:
Титульная страница с системой кодов, которые обозначают обстоятельства выхода или не выхода сотрудника на работу. Каждый буквенный или цифровой код имеет свое значение, например, командировки, простой, заболевание, административный отпуск и другие.
Табличный (второй) блок учитывает рабочее время непосредственно. Учет происходит каждодневно, включая праздничные и выходные дни.
Табличный (третий) блок содержит сведения о выплате заработной платы, в нем учитываются часы и дни работы, ставка работника, суммы выплат.
Относительно порядка заполнения табеля, часто возникают вопросы, а нужно ли бухгалтеру учитывать там рабочие часы совместителей? В табеле учитываются только те сотрудники, с которыми работодатель заключил трудовой договор. Это работники, у которых данное место работы основное и внутренние совместители. Не учитываются в табеле внешние совместители и работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор.
График отпусков
График отпусков – это совершенно необходимый для любой организации документ. Во-первых, он гарантирует работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в определенный период времени, во-вторых, самому работодателю дает гарантию, что все сотрудники не попросят отпуск одновременно, это дает возможность распределить отпуска между ними в необходимом для рабочего процесса порядке. Давно разработана унифицированная форма № Т-7 для составления подобного графика, но так как это локальный документ, его можно разработать и самостоятельно.
Если в организации нет графика отпусков, это влечет за собой ответственность по статье 5.27 ТК РФ. Штрафы за такое правонарушение в 2020 году составят от 1000 до 5000 рублей с должностных лиц, такие же штрафы понесут и индивидуальные предприниматели. Для организаций суммы штрафа существенно выше, не менее 5000 рублей, а максимально 30000.
Пользуется работодатель унифицированной формой или разрабатывает ее сам, график отпусков должен содержать следующую информацию:
Наименование подразделения и должности работника.
Фамилия, имя, отчество, табельный номер работника.
Количество календарных дней отпуска.
Запланированная дата отпуска.
Фактическая дата отпуска (не заполняется при составлении графика и проставляется в тот момент, когда работник ушел в отпуск по факту).
Важно помнить, что график отпусков утверждается не менее чем за четырнадцать дней до окончания нынешнего года на будущий. Если работодатель составил и принял график на 2020 год после 17 декабря 2019 года, то проверкой этот график будет расценен как неверный, а на работодателя будут наложены штрафные санкции.
Часто встречающиеся вопросы из практики.
Могу ли я для одной должности в штатном расписании указать различные оклады?
Этого делать категорически не стоит, во избежание вопросов от проверок, подобные вещи противоречат 132 статье ТК РФ, а конкретно принципу равной оплаты за одинаковый труд. Если должности в штатном равны, то и обязанности должны быть идентичны. Для градации подобного рода стоит ввести в штат другие должности с отличающимися обязанностями, например, младший инженер, инженер, ведущий инженер. Так вы сможете установить разные оклады сотрудникам и остаться в правовом поле.
Есть ли какие то сроки для обновления штатного расписания? Как часто требуется его обновление?
Так часто как того потребует производственная необходимость. Можно вводить новые должности или сокращать ненужные в любом момент календарного года, а если у вас в фирме стабильный штат и постоянный коллектив, можно не менять штатное по нескольку лет, это не наказуемо.
В течение какого времени нужно хранить табели учета рабочего времени, чтобы не получить штрафов?
Обычные табели хранятся на протяжении 5 лет, а если ваше производство признано опасным или вредным, то на протяжении 75 лет как и личные дела работников.
Как правильно отправить в отпуск внешнего совместителя и нужно ли это делать?
Обязательно нужно. Вы должны оформить отпуск совместителю в те же даты, что и основное его место работы. Для этого ему следует принести копию приказа об отпуске или уведомление об оном от основного работодателя и написать заявление. Согласно этим документам, издается приказ, и бухгалтерия начислит отпускные совместителю.
Нужно ли предупредить работника о том, что у него отпуск, если он не запомнил расписываясь в графике?
Вне зависимости от того в курсе работник о датах отпуска или забыл о них, вы как работодатель обязаны его уведомить о начале отпуска за 2 недели. Желательно для последующих проверок, чтобы работник подписал уведомление и своей рукой проставил на нем дату вручения, один экземпляр он оставляет себе, а второй подшивается в личное дело к приказу об отпуске.
Если сотрудник может потребоваться организации в момент когда у него запланирован отпуск и согласен перенести его? На какие даты и сколько раз это можно делать?
Количество переносов не ограничено, если есть предварительная договоренность. Конечно, работник должен написать заявления на все эти переносы, чтобы у работодателя не возникло проблем с проверками.
В целом, я считаю, что унифицированные формы бухгалтерских документов, принятые в России, в достаточной мере удобны и позволяют точно и полно отразить информацию о работниках, в целях правильного исчисления им заработной платы. По опыту работы с проверяющими из Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, в первую очередь запрашивают штатное расписание, табели учета рабочего времени, графики отпусков и больничные листы. Поэтому очень важно, чтобы эта документация была правильно, точно и своевременно оформлена, во избежание применения санкций к работодателю.