доплата до оклада при командировках в расчет среднего заработка
Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера
Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.
1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.
Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.
Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции.
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн.
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).
Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.
Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.
Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Доплата до оклада при командировках в расчет среднего заработка
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Многих сотрудников волнует оплата труда во время командировки. Отвечаем на самые частые вопросы командированных.
Как вычисляется средний заработок
За дни, которые работник проводит в командировке, работодатель должен выплатить ему средний заработок (статья 167 ТК РФ). Средний заработок необязательно равен окладу. Как рассчитывается средний заработок, детально говорится в Постановлении № 922.
Общая формула такая:
Средний заработок = средний дневной заработок * число рабочих дней в командировке
Для начала нужно вычислить средний дневной заработок.
Размер среднего дневного заработка зависит от двух факторов:
1) сколько времени успел поработать сотрудник до командировки (количество отработанных дней в расчётный период)
2) и какой заработок получил за это время (фактически начисленная зарплата).
Как определяют расчётный период:
Теперь про фактически начисленную зарплату.
Под ней понимают все выплаты, которые начислили в расчётный период: зарплату, премии (не более одной премии в месяц/квартал), надбавки. Исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска и периоды со средним заработком (командировки), не считаются социальные выплаты и компенсации, например, за питание.
Средний дневной заработок = Фактические выплаты за расчётный период / количество отработанных дней в этот период
Далее средний дневной заработок умножают на N дней в командировке, включая дни отправления и прибытия. Получившаяся сумма и составит оплату труда за командировку. Остальные рабочие дни в этом месяце оплачиваются как обычно, согласно окладу.
Статья 139 ТК РФ позволяет работодателю устанавливать свой расчётный период, но это должно быть прописано во внутренних актах организации. Важно учитывать, что использование своего расчётного периода не должно ухудшать положение работника (т.е. он не должен получить меньше, чем полагается). Поэтому придётся произвести расчёты два раза — по Положению и по установленным в компании нормам — и убедиться, что работник не окажется в минусе.
Если в организации почасовая оплата труда
В этом случае за единицу расчётов берётся средний часовой заработок. Фактически начисленную заработную плату за расчётный период делят на число отработанных часов.
Если средний заработок меньше обычной зарплаты
Иногда при расчёте зарплаты в месяц командировки оказывается, что сотруднику полагается сумма меньше, чем его обычный оклад. В этом случае работодатель может доплатить работнику до его оклада. Эта опция должна быть прописана в трудовом договоре или внутреннем нормативном акте (например, положении о командировках в компании).
Начислять сразу обычный оклад в месяц командировки нельзя, поскольку порой оклад может оказаться меньше, чем средний заработок, а это ухудшает положение работника. Таким образом, необходимо в любом случае рассчитывать средний заработок и сравнивать его с окладом.
Если командировка выпадает на выходные и праздники
Средний заработок за дни командировки, выпавшие на выходные или официальные праздники, вычислять не надо. Эти дни оплачиваются в двойном размере, а если работник предпочёл взять выходной, то в одинарном.
Полагается ли доплата за работу в ночное время
Работа ночью оплачивается, если она проводилась по согласованию с работодателем и это прописано в приказе о командировке. Доплата за каждый час работы в ночное время должна составлять не менее 20% от среднего часового тарифа. Более подробный порядок должен быть предусмотрен нормативным актом компании.
Если пришлось продлить служебную поездку
Дополнительные дни оплачиваются так же, исходя из среднего заработка, пропорционально количеству дней, проведённых в командировке. Для продления или досрочного завершения поездки работодатель должен выпустить соответствующий приказ.
Когда приходит зарплата за дни в командировке
Обычно деньги перечисляют вместе с очередной выплатой, например, с авансом или основной частью зарплаты.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью корпоративного аккаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с баланса компании, получать отчётные документы в эл. виде. И это ещё не всё
Доплата до среднего заработка командированным: что с налогом на прибыль
Компания, применяющая окладно-премиальную систему оплаты труда, оплачивает командированному сотруднику дни нахождения в командировке исходя из сумм оклада и ежемесячной премии. Будут ли учитываться в целях налогообложения прибыли расходы в виде доплаты до среднего заработка? В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
Расходы для расчета налога на прибыль
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденные расходы — это затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика делятся на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
На основании ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, которые предусмотрены нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Таким образом, перечень расходов на оплату труда, приведенный в ст. 255 НК РФ, является открытым.
Согласно п.6 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относится, в частности, сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ о труде.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Сохранение среднего заработка командированным
За время командировки работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок, рассчитанный в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Постановлением № 922.
Таким образом, как указано в письме Минфина России от 22.03.12 г. № 03-03-06/1/150, в составе расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, учитывается сумма начисленного работнику среднего заработка за период его нахождения в командировке.
Как определено в ст. 135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.
Доплаты сотрудникам, находившимся в командировке
Следовательно, работодатель вправе принять решение о том, что помимо сохранения среднего заработка командированным работникам производится доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка. Принятое решение с соблюдением установленной законом процедуры должно быть отражено в коллективном договоре, трудовых договорах с работниками либо в локальном нормативном акте организации.
В письме Минфина России от 28.04.14 г. № 03-03-06/1/19699 указано, что в случае, когда доплаты сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в трудовом договоре или локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций (см. также письма от 3.12.10 г. № 03-03-06/1/756, от 14.09.10 г. № 03-03-06/2/164).
Расчет среднего заработка для отпускных: что учитывать
Учитываются ли при расчете среднего заработка для оплаты отпусков следующие выплаты:
Исходя из ст. 139 ТК РФ для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления, при котором учитываются все определенные системой оплаты труда виды выплат, применяемых у соответствующего работодателя, независимо от их источников. Примерный перечень таких выплат содержится в п. 2 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Этот перечень является открытым, и в нем не поименованы рассматриваемые в вопросе выплаты.
Согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Пункт 3 Порядка исчисления средней заработной платы определяет, что при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и другие выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и пр.).
Выплаты за время командировки. Согласно пп. «а» п. 5 Порядка исчисления средней заработной платы при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка.
Делаем вывод: поскольку на период командировки за работником сохраняется средний заработок, на основании пп. «а» п. 5 Порядка исчисления средней заработной платы суммы среднего заработка исключаются из расчета среднего заработка для оплаты отпуска.
Что касается доплат, в Письме от 13.08.2015 № 141/В-608 чиновники Минтруда, рассмотрев вопрос о порядке применения положений об исчислении среднего заработка, пришли к выводу, что все время нахождения работника в служебной командировке, в том числе время привлечения его к работе в период командировки ввиду необходимости в выходные или праздничные дни, а также начисленные за это время суммы не учитываются при исчислении среднего заработка. Косвенно их вывод указывает на то, что доплаты до оклада в части превышения оклада над средним заработком в период командировки также не должны учитываться при расчете отпускных.
Однако годом позже это же ведомство выпустило другое письмо (от 03.08.2016 № 141/ООГ-7105), согласно которому в случае, если организация предусмотрела указанную доплату системой оплаты труда (отразив ее в трудовом договоре с работником), включает ее в фонд оплаты труда, а также учитывает при определении сумм страховых взносов в ФСС и ПФР, указанная доплата должна учитываться при расчете среднего заработка для оплаты отпуска.
Выплаты за период временной нетрудоспособности. Пункт 5 Порядка исчисления средней заработной платы предусматривает, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, еслиработник получал пособие по временной нетрудоспособности.
В силу этой нормы данное пособие, а также доплата до средней заработной платы сверх пособия по нетрудоспособности не должны учитываться при расчете среднего заработка для оплаты отпуска (Письмо Минтруда РФ от 03.08.2016 № 141/ООГ-7105).
«1С:Зарплата и управление персоналом 8»: автоматическое начисление доплаты до оклада в период командировки
Исчисление доплаты до фактического заработка
Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует работнику сохранение места работы и среднего заработка на период служебной командировки. Это значит, что начислить оплату за время в командировке из оклада нельзя. Правила расчета среднего заработка установлены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Если размер среднего заработка окажется меньше, чем заработная плата работника за этот период, то работодатель может доплатить работнику разницу между средним заработком и зарплатой за дни командировки.
Во-первых, ухудшить положение работника по сравнению с положенным по ТК работодатель не вправе. Но улучшить может, предусмотрев такую доплату в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовых договорах. То есть расчет среднего заработка необходим, для того чтобы определить, что действительно он меньше, чем был бы фактический заработок за этот период.
Во-вторых, такая доплата учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ (см. письма Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20155, от 14.09.2010 N 03-03-06/2/164). При этом оплата командировки по среднему заработку учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании п. 6 ст. 255 НК РФ.
Когда доплата до фактического заработка отражена в локальных нормативных актах, оплату командировки начислять следует двумя суммами.
Расчет доплаты до оклада в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
Рассмотрим подробно настройку этого вида расчета.
Заполнение полей начисления доплаты до оклада в командировке
Закладка «Основное»
Поля начисления на закладке Основное настраиваются следующим образом:
Поле
Значение
Доплата до оклада в командировке
Повременная оплата труда и надбавки
Только если введен вид учета времени
Расчет и показатели
Документ Командировка вводит в табель вид учета времени Командировка.
Настройка «Начисление выполняется, только если введен вид учета времени командировка» означает, что настраиваемая доплата до фактического заработка автоматически будет начисляться при расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, когда у сотрудника зарегистрирован документ Командировка.
Рассчитывается Доплата до фактического заработка по формуле:
где ОкладЗаДень=Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени / НормаДней;
Закладка «Расчет базы»
Настройка полей начисления на закладке Расчет базы:
Поле
Значение
Период расчета базы
Период расчета базы определяет, за какой месяц базовое начисление оплаты по среднему Командировка сравнивается с фактическим заработком.
Закладка «Учет времени»
Для корректного расчета доплаты значения по формуле нужно указать, что это не основное начисление, а Дополнительная оплата за уже отработанное время, причем конкретно за отработанное время вида Командировка.
Поле
Значение
Дополнительная оплата за уже отработанное время
Закладка «Зависимости»
Настраиваемая Доплата до оклада в командировке может входить в расчетную базу других начислений и удержаний. К примеру, она может учитываться при расчете премии и должна учитываться при исчислении исполнительного листа. Списки зависимых начислений и удержаний подбираются на закладке Зависимости
Поле
Значение
Добавить начисления, в расчетную базу которых входит настраиваемая доплата
Добавить удержания, в расчетную базу которых входит настраиваемая доплата
Закладка «Средний заработок»
Доплата до оклада в командировке может учитываться при расчете среднего заработка в дальнейшем (письма Минтруда России от 16.03.2016 № 14-1/В-226, и от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105) Для учета этого начисления при расчете среднего заработка, необходимо в настройке вида начисления установить флаги:
Обратите внимание, что при этом необходимо снять флаг При расчете среднего заработка это начисление индексируется
Закладка «Приоритет»
По умолчанию вид расчета Командировка имеет высокий приоритет и вытесняет другие начисления. Из списка Начислений, приоритет которых выше следует Удалить вид расчета Командировка. Это позволит производить одновременное начисление двух видов расчета и оплаты по среднему и доплаты до фактического заработка.
Закладка «Налоги, взносы, бухучет»
Доплата до оклада в командировке:
Поле
Значение
Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами
Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ
пп. 25, ст. 255 НК РФ
Статистическая отчетность (форма П-4)
Заработная плата работников
Начисление, настроенное таким образом, будет автоматически рассчитываться в документе Начисление зарплаты и взносов, когда у сотрудника зарегистрирован документ Командировка.
От редакции
Подробнее о том, что признается служебной командировкой; о командировке сотрудника, который исполняет обязанности по гражданско-правовому договору и ее учете в целях исчисления налогов и взносов; об особенностях направления сотрудников в командировку за границу; об оформлении командировки, о гарантиях сотрудникам, спорных вопросах, возникающих при направлении в командировку, в том числе: об оплате выходных в командировке; отъезде и (или) приезде в выходной день; работе ночью или сверхурочно в командировке эксперты 1С рассказывали 17.11.2016 в 1С:Лектории на лекции «Оформление командировок: практические рекомендации, регистрация и расчет в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3)».