доплата до среднего заработка при переводе на легкий труд
Легкий труд: когда работодатель может не переводить беременную сотрудницу?
Управляющий партнер юридической фирмы BLS
специально для ГАРАНТ.РУ
Правила перевода на облегченные условия труда регулирует ст. 254 Трудового кодекса. В ней говорится, что беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению необходимо снизить нормы выработки, обслуживания или перевести их на другую работу, где нет вредных производственных факторов. При этом компания обязана сохранить за женщиной средний заработок по прежней должности. А если подходящей вакансии нет, беременную женщину необходимо освободить от работы с сохранением среднего дохода за все дни освобождения.
Вредно ли?
Первое, что необходимо определить работодателям, – вредна или нет та работа, которую в данный момент выполняет сотрудница. А, следовательно, надо ли вводить облегченные условия труда. Для этого потребуются результаты специальной оценки условий труда. Если класс условий труда равен 3.1 и выше, значит, присутствуют вредные факторы, которые необходимо исключать.
Но «опереться» на результаты спецоценки можно не всегда. Яркий пример такого ограничения – сотрудники разъездной работой, в отношении которых оценку проводить не надо. И тогда компаниям приходится действовать на свое усмотрение. Во избежание рисков я рекомендую пойти беременной сотруднице навстречу. Если она говорит, что разъездной труд опасен для нее или, например, медицинский представитель боится ходить в поликлиники, опасаясь вирусов, лучше исключить «опасный» вид деятельности – отменить разъезды или предоставить офисную работу.
Зачем необходимо заявление?
Если компания получила от работницы медицинское заключение, и, с учетом данных спецоценки, будет вводить ей облегченные условия, необходимо подготовить два документа. Первый – дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении режима работы, в котором будут прописаны новые условия. Кроме того, важен еще один документ – заявление о предоставлении облегченных условий труда. Именно оно подтвердит, что перевод – желание сотрудницы, а не только инициатива работодателя. Но если женщина не напишет этот документ, будучи беременной, это говорит о том, что она не планирует переводиться на «легкий труд», а работодатель в одностороннем порядке не имеет право изменять ей условия. Этот нюанс очень важен с точки зрения соблюдения ст. 254 ТК РФ, и данный документ обязательно запросят инспекторы при проверке. Такой перевод будет действовать до ухода сотрудницы в отпуск по беременности и родам, но этот нюанс необходимо обязательно прописать в дополнительном соглашении перед введением легкого труда, и никаких документов, когда закончится срок его действия, оформлять не надо. Соглашение закончит свое действие, а работница пойдет в долгожданный отпуск.
Можно ли не переводить на легкий труд?
Многие работодатели даже не пытаются оценить и проанализировать требования ТК РФ, а вводят «легкий труд» практически всем, кто об этом попросит. Отсюда и мечта почти каждой беременной сотрудницы, чтобы компания отправила ее домой с сохранением среднего заработка по причине отсутствия «подходящих» вакансий. И такое происходит нередко: женщина сидит дома, получая деньги, а компания временно лишается штатной единицы, но продолжает нести затраты на ее зарплату. Или нанимает на ее замену другого сотрудника, например, по срочному трудовому договору, при этом затрачивая на оплату труда денежные средства уже в двойном размере.
Однако перевод нужен не всегда.
Разберем ситуацию у одного из клиентов BLS. Беременная сотрудница занимала должность медицинского представителя и делала визиты в аптеки и поликлиники. Она принесла медицинскую справку о переводе на легкий труд. Но работодатель усомнился в необходимости изменять условия труда. Его позиция была основана на «Гигиенических рекомендациях к рациональному трудоустройству беременных женщин», утв. Госкомсанэпиднадзором России 21 декабря 1993 г., Минздравом России 23 декабря 1993 г. Согласно этому документу, беременная женщина не должна проходить за день более двух километров. Зная стандартный маршрут из ее плана, компания усомнилась в том, что этот лимит превышен. Была создана специальная комиссия, которая замерила протяженность маршрута сотрудницы и убедилась, что норма не нарушена. А с учетом карты оценки ее рабочего места был сделан вывод, что тяжелым ее труд не является. Добавлю, что работница затем обратилась в ГИТ с жалобой, но по результатам проверки действия компании были признаны правильными.
Другими словами, если у компании есть веские причины сомневаться в необходимости переводить на легкий труд, обязательно стоит проверить рабочий режим и условия труда беременной сотрудницы, прежде чем соглашаться на ее перевод.
Работа за компьютером и дистанционный труд
Существует еще как минимум два условия, которые не могут быть причиной для перевода на облегченные условия труда.
Во-первых, многие сотрудницы просят перевести их на легкий труд, основываясь на том, что они работают за компьютером, что, по их словам, является опасным фактором. Но это не совсем так. Вредность такой работы можно определить только по результатам медицинских осмотров. Их работодатель обязан проводить в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития от 12 апреля 2011 г. № 302н и нормами СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Но речь там идет о мониторах с электронно-лучевой трубкой, тогда как сейчас почти у всех работников более безопасные жидкокристаллические экраны. А вредность компьютера затем может определить только спецоценка, о которой я говорила выше. Сегодня, пожалуй, уже и нет таких компьютеров, по умолчанию являющихся причиной для перевода на легкий труд. Эту позицию подтвердил и Минтруд России в своем письме 27 сентября 2016 г. №15-1/ООГ-3481, указав, что персональные компьютеры с сертификатами соответствия требованиям безопасности не являются источником вредных производственных факторов.
А во-вторых, «закрыть» вопрос можно, оформив с сотрудницами трудовой договор о дистанционной работе (глава 49.1 ТК РФ). В этом случае нет обязанности переводить работницу на легкий труд, так как она может трудиться в любом месте, удобном для беременной женщины, например, из дома. Но для такой работы необходимо заключить отдельную форму договора. Естественно, это потребует расторжения действующего трудового договора и подписания нового. Но вводят дистанционный труд не только из-за отсутствия необходимости перевода на легкий труд – это лишь одно из преимуществ соответствующих договоров. В любом случае вводить «дистанционность» необходимо заблаговременно, а не в момент появления у вас справки от сотрудницы. Это серьезный проект, требующий серьезных временных и трудозатрат. Но подумать об этом работодателям стоит совершенно точно.
Доплата до среднего заработка при переводе на легкий труд
Употребляя термин «легкий труд» для беременных, под ним следует понимать снижение норм выработки и обслуживания, а также исключение воздействия на женщину вредных факторов. Такая обязанность для компании установлена в ст. 254 ТК РФ.
Если у работодателя нет подходящей работы, он освобождает сотрудницу от исполнения должностных обязанностей с сохранением средней зарплаты за весь период освобождения.
Для того чтобы провести перевод, женщина должна предоставить:
Сразу после получения этих документов компания переводит работницу на легкий труд. Либо, если подходящего места нет, освобождает от выполняемой работы с сохранением дохода.
Перевод на легкий труд по медзаключению происходит только с согласия работницы (ст. 73 ТК РФ). При этом, если она отказалась от другой должности, провести ее увольнение на основании п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ работодатель не вправе (ст. 261 ТК РФ). Данная ситуация законом не урегулирована, поэтому в данном случае следует освободить сотрудницу от работы с сохранением ее среднего заработка.
Условия оплаты легкого труда
На основании ч. 2 ст. 254 ТК РФ сумма ежемесячных выплат после перевода на легкий труд не должна быть менее среднемесячного заработка работницы по прежней должности. Таким образом, возможно 2 ситуации:
В этом случае на время легкого труда она будет получать 32 000 руб. в месяц.
В этом случае ей должны сохранить среднемесячный заработок, рассчитанный исходя из оклада в 28 000 руб. по прежнему месту.
Как оплатить легкий труд
При переводе на легкий труд с более высоким доходом оплату проводят исходя из действующей системы оплаты труда. То есть, выплачивают оклад или тарифную ставку за фактически отработанное время или сдельную расценку за фактически произведенную продукцию.
Беременная сотрудница с 01.06.2021 переведена на должность учетчика с окладом 32 000 руб., что выше заработка на ее прежнем месте. За июнь она отработала 159 часов, поскольку 1 день брала в качестве отпуска без сохранения заработной платы. Норма времени по производственному календарю составляет 167 часов. Как оплачивают легкий труд в этом случае?
Оплату проводят по фактическому заработку за отработанное время:
32 000 / 167 × 159 = 30 467,07 руб.
Если доход на новом месте ниже прежнего или сотрудница освобождена от работы, то начисление следует проводить по среднему заработку, рассчитанному по правилам ст. 139 ТК РФ и в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Для этого применяют следующие формулы:
Для определения среднедневного заработка рассчитывают частное от деления суммы заработка на количество отработанных дней в расчетном периоде.
Расчетный период – это 12 месяцев до месяца, за который проводят расчет (ст. 139 ТК РФ).
Беременную сотрудницу с 01.06.2021 перевели на участок, где ее заработок ниже, чем на прежнем месте. На предыдущем месте она за период с 01.06.2020 по 31.05.2021 заработала 359 000 руб. и отработала 216 дней. За июнь 2021 года она проработала 19 дней. Определить сумму положенного ей заработка.
Перевод беременной сотрудницы на легкий труд в соответствии с мед.заключением: как отмечать этот период в табеле и как оплачивать?
И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству
Вопрос
1. Ситуация: беременная сотрудница, которая работает по сменному графику, предоставила медицинское заключение о необходимости перевести ее на легкий труд. В организации ее перевели на график работы по пятидневке, который предусматривает работу только в дневное время. Каким обозначением в табеле учета рабочего времени отмечать перевод сотрудницы на более легкий труд?
2.Как оплачивать ее труд: по среднему заработку или за фактически отработанное время исходя из оклада по 8 часов?
Ответ
1. Специального обозначения в табеле выхода сотрудницы с даты перевода ее на легкий труд трудовое действующее законодательство не устанавливает. В рассматриваемой ситуации в табеле работодатель отображает фактически отработанное данной работницей время.
2. При переводе на другую работу беременным женщинам сохраняется средний заработок по прежней работе.
Обоснование
1. Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Специального обозначения в табеле выхода сотрудницы с даты перевода ее на легкий труд действующее законодательство не устанавливает.
Таким образом, работодатель в рассматриваемой ситуации отражает в табеле фактически отработанное данной работницей время.
2. Информация по вопросу содержится в материале, размещенном в СПС КонсультантПлюс:
«Легкий труд» предполагает работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов. Если зарплата по новой должности ниже, чем средний заработок по прежней работе, то работнице выплачивается средний заработок по прежней работе.
Трудовое законодательство не содержит четкого определения «легкий труд при беременности». При этом беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению снижаются нормы выработки, нормы обслуживания либо такие работницы переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе (ст. 254 ТК РФ).
Для осуществления перевода работница должна представить медицинское заключение в произвольной форме или по форме 084/у (п. 14 Приложения к Приказу Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 N 441н, Приказ Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030, Письмо Минздравсоцразвития России от 30.11.2009 N 14-6/242888).
Получив от работника заявление и медицинское заключение о противопоказаниях для выполнения работы, которая обозначена в трудовом договоре, работодатель обязан перевести работника на подходящую для него работу.
Если подходящей работы нет, то работодатель должен освободить женщину от обязанностей, которые могут нанести вред ее здоровью. При этом на период, указанный в медицинском документе, за ней сохраняется средний заработок за все пропущенные вследствие этого рабочие дни за счет средств работодателя.
Необходимо учитывать, что при переводе на другую работу беременным женщинам сохраняется средний заработок по прежней работе (ст. 254 ТК РФ). Это значит, что, в случае когда размер заработной платы по новой должности выше, чем средний заработок по прежней работе, в дополнительном соглашении и приказе указывается размер заработной платы, предусмотренный по новой должности. Если же размер заработной платы по новой должности ниже, чем средний заработок по прежней работе, то в дополнительном соглашении и приказе указывается средний размер заработной платы по прежней работе.
Дополнительный полезный материал из СПС КонсультантПлюс:
5.2. Как рассчитать средний заработок при переводе работника на работу с более легкими условиями труда
Для расчета среднего заработка определяют сумму среднедневного заработка. Среднедневной заработок умножают на количество рабочих дней в периоде перевода на легкий труд (п. 9 Положения о средней заработной плате, ст. ст. 182, 254 ТК РФ, Решение Верховного Суда РФ от 25.05.2006 N ГКПИ06-366).
Период определяют на основании медицинского заключения, перевод оформляют приказом о переводе работника на другую работу.
И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству
Легкий труд в 1С: ЗУП ред. 3.1
Нередко возникают жизненные обстоятельства, в следствие которых сотрудник больше не может выполнять свои трудовые функции в достаточном объеме. К таким ситуациям можно отнести беременность, производственную травму, ухудшение здоровья из-за болезни и т.д. Эта категория персонала имеет право на так называемый «легкий труд». Какие льготы положены таким сотрудникам и как эти моменты правильно учесть в программе 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 разберем в данной публикации.
Под легким трудом понимается перевод сотрудника на иную работу с более удобными и комфортными условиями для выполнения его трудовой функции. Однако в нормативных актах не прописано конкретное определение «легкого труда», поэтому каждый случай перевода на легкий труд рассматривается индивидуально.
На легкий труд подлежат переводу:
• женщины, имеющие детей до 1,5 лет.
По медицинским показаниям и при наличии справки работник переводится на легкий труд по причинам:
• травмы и увечья, в т.ч. производственного характера;
Например, сотруднику сделана операция на руке. В данном случае, «легкий труд» – это выполнение трудовых функций, при которых не задействован «больной» орган.
Беременная женщина может написать заявление с просьбой о переводе на легкий труд, если ее рабочее место оказывает на нее негативное воздействие, например, это может быть плохое освещение, распыление химических средств, подъем тяжестей, командировки, работа ночью, стрессовые ситуации и т.п.
Данная категория сотрудников имеет право на отпуск:
• оплачиваемый – не менее 30 календарных дней;
• неоплачиваемый – не менее 60 календарных дней.
Ст. 73 ТК РФ предусматривает условия перевода работников на легкий труд по медицинским показаниям.
Для перевода на легкий труд необходимо:
• медицинская справка (при беременности заключение врача с указанием срока);
• письменное заявление сотрудника;
• дополнительное соглашение к трудовому договору, с указанием новых условий труда;
• приказ о переводе сотрудника на легкий труд.
При этом делается запись в трудовой книжке.
Рассмотрим порядок перевода и отражение начислений сотрудника при переводе на легкий труд на примере программы 1С: ЗУП ред. 3.1.
Настройки ЗУП для ввода начисления по среднему заработку.
Для корректного отражения начислений работников, переведенных на легкий труд, выполним некоторую настройку программы.
Шаг 2. Установите галочку – «Доплата до среднего заработка».
Шаг 3. Сохраните изменения по кнопке «Применить и закрыть».
При данной настройке программа произведет доплату до среднего заработка, если сотрудник переведен на работу с более низкой оплатой труда. В этом случае для сотрудника надо указать на необходимость доплаты до среднего.
В результате настройки в составе начислений появится новое начисление «Доплата до среднего заработка».
Откройте начисление для просмотра.
В настройках начисления указано назначение начисления – «Доплата до среднего заработка». То есть, при начислении заработной платы, если она окажется ниже среднего заработка сотрудника, автоматически определится доплата «до среднего».
На закладке «Налоги, взносы, бухучет» указано, что, как и основная заработная плата, так и данное начисление облагается НДФЛ (код дохода 2000) и целиком облагается страховыми взносами.
Рассмотрим действия далее на конкретном примере.
Сотрудник ООО «Петровские зори» Виноградова Г.И. по состоянию здоровья написала заявление о переводе на другую должность с другим графиком работы в связи с невозможностью работы на прежних условиях, предоставив медицинскую справку. Она работала оператором АЗС со сменным графиком и работой в ночное время. С 01.10.2020 года ее перевели на «пятидневку» с неполным рабочим днем (рабочее время 4 часа в день). Оклад назначен в размере 7000 руб.
Кадровый перевод сотрудника на легкий труд.
Как и в других ситуациях перевода сотрудника, для перевода на легкий труд используется документ «Кадровый перевод» из раздела «Кадры».
Шаг 1. Откройте журнал «Приемы на работу, переводы, увольнения», нажмите создать и выберите документ «Кадровый перевод».
Для формирования кадровых приказов о переводе по списку сотрудников используется документ «Кадровый перевод списком».
Шаг 2. Укажите дату перевода. При переводе в другое подразделение или смену должности укажите их, установив галочку «Перевести в другое подразделение и на другую должность».
Для перевода на другой график работы установите одноименную галочку и задайте новый график сотрудника.
Шаг 3. Перейдите на закладку «Оплата труда» и задайте новые условия оплаты для сотрудника.
Так как сотрудник Виноградова Г.И. будет работать неполную смену ей отменена надбавка «Оплата питания». Для удаления «лишних» начислений нажмите на начислении правой кнопкой мышки и в контекстном меню выберите команду «Удалить» или кнопка «Del» на клавиатуре.
Так при переводе на легкий труд Виноградовой Г.И. назначен оклад в размере 13000 руб.
Шаг 4. На закладке «Дополнительно» укажите причину и основание перевода.
Шаг 5. Сохраните документ по кнопке «Провести и закрыть».
Приказ на доплату до среднего заработка.
Чтобы зафиксировать сотруднику доплату «до среднего» вводится одноименный кадровый приказ.
Рассмотрим порядок его оформления.
Шаг 2. В документе достаточно указать сотрудника и период действия доплаты.
В нашем примере мы установим период с 01.10.2020 г. до конца года. При необходимости доплату можно прекратить или по окончании действия доплаты, продлить ее новым приказом.
Шаг 3. Нажав гиперссылку «Изменить», можете просмотреть список начислений сотрудника.
Шаг 4. Сохраните приказ по кнопке «Провести и закрыть».
Начисление зарплаты сотруднику, переведенному на легкий труд.
Мы дошли до долгожданного момента – начисления зарплаты. Проверим, как работает наша доплата и как считает документ ЗУП.
Шаг 1. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» в разделе «Зарплата» и подберите сотрудника Виноградова Г.И. – кнопка «Подбор».
Чтобы не заполнять всем списком сотрудников, можно использовать «Подбор» вместо кнопки «Заполнить».
Программа начислила зарплату, автоматически рассчитав «Доплату до среднего заработка».
Начислим заработную плату сотруднику Виноградова Г.И. за следующий месяц – ноябрь.
Начисление «Доплата до среднего заработка» изменила свое значение. Программа автоматически определяет средней заработок на текущую дату и исходя из этих данных производит расчет доплаты.
В следующем месяце (декабрь) сумма доплаты также изменилась.
Вернемся к месяцу начисления «Октябрь».
Нажмите кнопку «Еще» в табличной части документа и выберите «Подробно». Строка начисления примет иной вид. Появятся сведения об отработанных днях и часах, рассчитанный средний заработок.
Этаже кнопочка есть на панели табличной части документа в виде «таблицы с плюсиком» – «Показать подробности расчета».
Данные табличной части стали более информативны.
Нажмите «Подробнее» для анализа данных расчета среднего заработка в строке начисления «Доплата до среднего заработка».
Таблица содержит данные о суммах начислений и отработанном времени за период с октября 2019 года по сентябрь 2020 года – т.е. год – период, необходимый для расчета среднего заработка.
Если вы только начали вести учет в программе и по каким-либо причинам в ней отсутствуют данные для расчета среднего заработка, то их можно дополнить вручную. Для того установите переключатель в положение «Задается вручную» и заполните недостающие данные.
Если у сотрудника используется график с суммированным учетом рабочего времени, то при определении его среднего заработка используется средний часовой заработок, как в нашем примере. У сотрудника был установлен график работы с суммированным учетом рабочего времени – посменно.
Если у вас сотрудники с обычным графиком, то будет рассчитан средний дневной заработок.
• Среднечасовой заработок Виноградовой Г.И. составил 63,15 руб.
• Отработано в текущем периоде (октябре) – 176 часов.
• Средний заработок, исходя из фактически отработанного времени, составил 11114 руб.
• Сумма доплаты «до среднего» составила 11114 руб. – 7000 руб. = 4114 руб.
Перейдите на закладку «НДФЛ». Налог рассчитан со всей суммы начисления, включая доплату.
Сформируйте «Расчетный листок сотрудника». В составе начислений отражена «Доплата до среднего заработка».
Перевод сотрудника на легкий труд отражен, «Доплата до среднего заработка» начислена сотруднику.
Отмена доплаты до среднего заработка
Может возникнуть необходимость отмены ранее назначенной «доплаты до среднего».
Сделать это можно двумя способами:
• создать на основании документ «Отмена доплаты до среднего»;
• ввести документ в «Отмена оплаты по среднему» в журнале «Все кадровые приказы».
1 вариант.
Нажмите кнопку «Создать на основании» и нажмите строку «Отмена оплаты до среднего заработка».
2 вариант.
Перейдите в журнал «Все кадровые приказы», нажмите кнопку «Создать» и выберите из списка «Отмена доплаты до среднего заработка».
Документ в обоих случаях заполняется одинаково.
• дату отмены доплаты;
• приказ на доплату по среднему заработку.
Сохраните документ – кнопка «Провести и закрыть».
Мы рассмотрели, что такое «легкий труд», порядок настройки программы ЗУП для начисления «Доплаты до среднего заработка», назначение и начисление доплаты сотруднику.
Зная все возможности программы 1С: ЗУП, вам не придется «изобретать велосипед», пытаясь выполнить какое-либо начисление сотруднику.
Автор статьи: Ольга Круглова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов