дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе 2021 год
Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
Перевод сотрудников на дистанционку может быть осуществлен по желанию работника или работодателя, но по взаимному согласию. В ТК РФ не прописаны конкретные причины для этого. Если в трудовом договоре с сотрудником не обозначена возможность труда на удаленке, то нужно сформировать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.
Основные сведения об удаленке
При дистанционке есть свои плюсы для руководства и подчиненных. Однако на такой вид работы можно перевести только некоторые категории сотрудников: тех, чья работа не связана с нахождением на территории нанимателя. Это могут быть юристы, программисты, кадровые работники, то есть те, кто не занимается производством, уборкой, готовкой, обучением и т.д.
Внимание! Трудовой кодекс содержит нормы, регулирующие удаленную работу, в главе 49.1.
Перевести сотрудника на такой тип работы можно только с его согласия (ст. 72 ТК РФ). Если инициатором выступает работник, то он должен подать заявление с просьбой работать удаленно, далее наниматель оформляет допсоглашение, издает приказ об этом, и работник начинает выполнять свои трудовые задачи из дома.
Если инициатор перевода — руководитель, то он должен предупредить об изменении условий труда за 2 месяца, не позже. С будущего дистанционщика нужно взять согласие, далее составляют допсоглашение к трудовому договору и издают приказ.
Когда удаленный режим труда рекомендует законодательство, перевод можно оформить в короткие сроки, не ждать 2 месяца.
Перед составлением соглашения работодатель и сотрудник должны оговорить новый режим труда и отдыха, как будет контролироваться работа, как будет устанавливаться связь с работником и другие важные детали.
К сведению! На удаленщиков распространяются все гарантии, положенные другим работникам, оплата труда не должна сокращаться, отгулы за труд в праздники и выходные дни и т.д. должны оплачиваться согласно законодательству.
Как составить дополнительное соглашение
Унифицированной формы для документа не существует. Работодатель может составить его на свое усмотрение.
В допсоглашении нужно указать следующие сведения:
Если меняется состав должностных обязанностей на время удаленного выполнения задач, график заработной платы и т.д., то это тоже нужно прописать в документе.
Образец допсоглашения о переводе на дистанционку
Дополнительное соглашение № 432
к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД
ООО «Меркурий», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сухорукова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам ООО «Меркурий» Вахрушева Светлана Петровна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили данное дополнительное соглашение к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД о нижеследующем:
Работодатель: Сухоруков / И.И. Сухоруков
Работник: Вахрушева / С.П. Вахрушева
Экземпляр дополнительного соглашения на руки получила:
Удаленная работа в 2021 году — что исправить, дополнить в локальных документах компании
С 2021 года вступили в силу изменения в гл. 49.1 ТК РФ, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, посвященные дистанционной работе. Теперь кадровикам придется исправить внутренние положения и создать новые. Что именно поменялось и что в связи с этим нужно сделать работодателю, расскажем далее.
Что изменилось в удаленной работе с 2021 года
В 2020 году из-за пандемии некоторые люди пострадали от своих работодателей. Недобросовестные компании платили принудительно переведенным работникам намного меньше, считая, что работать из дома легче и никуда ходить не надо.
Государство заставило работодателей признать работу из дома не менее значимой: чиновники закрепили порядок взаимодействия с удаленными работниками в ТК РФ. Теперь «удаленщики», принудительно отправленные работать домой, официально признаны государством, и нарушение их прав преследуется по закону.
Госдума закрепила понятие «дистанционная (удаленная) работа» и предусмотрела 3 ее вида:
Помимо этого в гл. 49.1 ТК добавили 4 новых статьи и изменили содержание текста предыдущей редакции.
Сравнительный обзор изменений, вступивших в силу с 1 января 2021 года
| Изменения | Было | Стало |
| Заключение трудового договора о дистанционной работе на бумаге | Работодатель в течение 3 календарных дней отправлял трудовой договор заказным письмом | Отправлять договор или допсоглашение нужно в течение 3 рабочих дней по письменному заявлению работника (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Предоставление работодателю копий личных документов | Работник по требованию работодателя отправлял копии заказным письмом | Работник по требованию работодателя может предоставить нотариальные копии любым удобным способом (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Ведение трудовой книжки | Работник приносил оригинал книжки лично или отправлял почтой. Можно было не вести книжку, если в договоре было упоминание об этом | По желанию работника. Если он хочет, чтобы книжку заполняли, то предоставляет ее лично или заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Режим работы и отдыха | Часы работы и отдыха работник определял самостоятельно либо же работодатель закреплял их в трудовом договоре | Работник выбирает время работы и отдыха сам или работодатель устанавливает режим в трудовом договоре, коллдоговоре, локальных актах (ст. 312.4 ТК РФ) |
| Порядок предоставления отпусков | Работодатель прописывал в трудовом договоре | Работодатель прописывает в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте (ст. 312.4 ТК РФ) |
| ЭЦП для обмена документами между удаленными работниками и работодателем | Требовалась усиленная квалифицированная подпись для обеих сторон при обмене любыми документами | Для отправки трудового договора (допсоглашения), договора о матответственности, ученического договора или документов о внесении изменений (расторжении этих договоров) работодателю нужна УКЭП, а работнику — квалифицированная или неквалифицированная ЭП. Остальные документы можно посылать в любой форме, которая позволяет зафиксировать факт их получения сторонами (ст. 312.3 ТК РФ) |
| Предоставление листка нетрудоспособности | Работник отправлял больничный лист заказным письмом | Работник высылает лист заказным письмом с уведомлением или предоставляет работодателю серию и номер электронного больничного, если фирма является участником системы ЭЛН (ст. 312.3 ТК РФ) |
| Ознакомление работников с внутренними документами (ЛНА, приказы, распоряжения) под подпись | Кадровик вызывал работника в офис или направлял ему электронный документ, подписанный ЭЦП | Можно пригласить сотрудника в офис, отправить ему документ в электронной или иной форме (ст. 312.3 ТК РФ) |
Полезная информация от КонсультантПлюс
Читайте также о других новшествах в работе кадровика, вступивших в силу с 2021 года: новый список «неженских» работ, новая отвественность за ошибки в СЗВ-ТД, новые требования к водителям, новое правило в трудовой книжке и др.
Какие документы работодателю придется изменить
Если у вас на предприятии во внутренних документах есть устаревшая информация, обязательно обновите локальные акты и заключите новые допсоглашения с удаленными работниками.
Раньше все условия работы с дистанционными работниками прописывались только в трудовых договорах. Теперь можно закрепить информацию в коллективных договорах или локальных актах. Это гораздо удобнее: ведь в дальнейшем проще внести изменения во внутренний документ, чем менять трудовые договоры десятку сотрудников.
Перенесите из трудового договора во внутренние положения следующие условия:
Впишите новые виды удаленной работы в Положение о внутреннем трудовом распорядке (ПВТР). В Положении о персональных данных отразите порядок передачи и хранения документов, содержащих персональные данные работников. А в Положении об оплате труда закрепите размер и порядок выплаты компенсации за использование работником своего оборудования или программ.
Какой бы способ вы не выбрали, закрепите его в трудовом договоре или допсоглашении, коллективном договоре или локальном акте организации (учитывая мнение профсоюза). Помните, что есть ряд документов, которые работодатель должен подписывать только усиленной квалифицированной подписью, например, трудовой договор или допсоглашение к нему (см. таблицу выше).
Какие документы нужно создать
Законодатели предусмотрели порядок принудительного перевода работников на удаленный режим на случай аварии, природной катастрофы, несчастного случая на производстве или пандемии.
Правила перевода на «дистанционку» закреплены в ст. 312.9 ТК РФ. В связи с этим все работодатели должны были утвердить такой порядок у себя на предприятии еще к 1 января 2021 года — создать новое Положение о временном переводе работников на дистанционную работу. Если произойдет непредвиденная ситуация, и придется отправлять персонал домой, то необходимо действовать согласно этому документу.
Можно описать привычную процедуру, по которой переводили работников на «дистанционку» в 2020 году из-за коронавируса. Только не забудьте про новые законодательные нормы.
Опишите в Положении порядок перевода, кто и какие документы будет составлять при этом и т. д. Важно, что согласие работника на «удаленку» в таких случаях не требуется, но и снижать его зарплату из-за выполнения работы дистанционно нельзя. Часы и минуты взаимодействия работника с работодателем входят в рабочее время.
Трудовое законодательство об удаленном труде
Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:
У обоих вариантов много общего:
Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».
Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником
Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:
Работа по совместительству с возможностью удаленного труда
ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:
Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».
Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде
Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:
Посредством электронных документов допускается осуществлять:
Перевести на удаленку можно не только нового, но и уже работающего сотрудника. Для того, чтобы это сделать, с работником нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. Что и как прописать в таком допсоглашении, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения
Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, документы о регистрации в системе персучета ПФР, воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.
В отношении двух видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:
ВАЖНО! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Если сотрудник впрервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка ему не заводится.
Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.
О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».
Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения
Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:
Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.
О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Образец трудового договора о дистанционной работе 2021 года можно посмотреть на нашем сайте.
Итоги
Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.
Правила оформления дистанционной работы в 2021 году
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»
В статье расскажем:
Что такое дистанционная работа
8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Варианты оформления дистанционной работы
3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»
Электронная подпись при оформлении дистанционной работы
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).
При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:
То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:
Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».
Что учесть при оформлении дистанционной работы
Рекомендуем придерживаться алгоритма:
Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»
В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.
Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы
Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:
По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ
- дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении дополнительной работы образец
- дополнительное соглашение к трудовому договору о дмс образец