где должны храниться договора гпх в организации

Как хранить гражданско-правовые договоры

Где хранить

В разных компаниях договоры 1 могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов (см. Схему).

Каждый вариант хранения имеет свои преимущества и недостатки. Перечислим их.

1. Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе. Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов. Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.

Впрочем, такой выбор места хранения не идеален. Юристам придется отвлекаться и тратить время на то, чтобы выдавать копии договоров другим подразделениям. Той же бухгалтерии или отделам закупок и продаж. А, возможно, еще и представлять их в налоговую по требованиям инспекторов.

В крупных организациях обычно создается не просто юротдел, а большое подразделение со своей внутренней структурой. Например, правовой департамент может включать в себя несколько отделов по разным направлениям юридической работы, в т.ч. договорный отдел. При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно – в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.

Для упорядочения работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например:

Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.

2. Хранение договоров в бухгалтерии. Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке. Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов. А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.

3. Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении). Этот способ обычно используют в крупных компаниях, где создано внутреннее подразделение, которое занимается организацией делопроизводства и документооборота, хранением бумаг. В такой ситуации канцелярия осуществляет систематизированное оперативное хранение договоров и в соответствии с регламентом своей работы, инструкцией по делопроизводству и др. подобными локальными нормативными актами централизованно передает копии договорных документов в соответствующие подразделения или проверяющим по их запросам. Существенный минус такой организации оперативного хранения документов – дополнительные затраты на укомплектование штата канцелярии сотрудниками, которые бы хорошо разбирались в специфике договорных документов, не говоря уже о вопросах, связанных с обеспечением коммерческой и иной охраняемой законом тайны (если такой режим установлен в отношении отдельных сделок).

Источник

Гражданско-правовые договора в организациях должны составлять, регистрировать и хранить ОТДЕЛ КАДРОВ

Гражданско-правовые договора в организациях должны составлять, регистрировать и хранить ОТДЕЛ КАДРОВ, а не юрисконсульты и причины этому ниже (Буду выделять важное)!

Наличие либо отсутствие в заключаемом с гражданином договоре совокупности указанных корреспондирующих друг другу прав, обязанностей и ответственности его сторон позволяет определить договор как трудовой либо как гражданско-правовой (при том, что отдельные положения договоров могут внешне и не сильно отличаться друг от друга). Инспектор отдела кадров должен следить за отсутствием присутствия подмены трудовых отношений гражданско-правовыми отношениями.

Отметим также, что, как правило, суды, разрешая вопрос об отнесении договора к трудовому или гражданско-правовому, как уже говорилось выше, оценивают помимо самого договора и иные имеющие отношение к делу документы и другие представленные сторонами доказательства.

Так, суды проверяют:

• осуществлял ли гражданин в рамках договора свою деятельность по доверенности;

• издавались ли в организации какие-либо распорядительные акты, непосредственно касающиеся гражданина и осуществляемой им деятельности (например, о предоставлении гражданину отпусков или иных, предусмотренных Трудовым кодексом РФ гарантий, о направлении его в командировки и т.п.);

• оплачивались ли ему больничные листы и др.

(Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам)

Заключение ГПД свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия. Но так как были прецеденты с обращением лиц о подмене трудовых отношений ГПД, спустя 5 лет (а именно 7 и 10 лет) рекомендовано хранить данные договора на ровне с ТД более длительное время (а лучше 75 лет, как и трудовые) И в случае обращения Лица в суд об обнаружение им подмены трудовых обязанностей ГПД работодатель должен предоставить исчерпывающий список документов подтверждающих отсутствие (В том числе и копию, оригинал, договора).

Считается, что если в организации отсутствует ставка кадровика, заключить ГПД об оказании услуг при этом обязанность по ведению и хранению возлагается на другого работника, юриста.

Кроме этого, в целях соблюдения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», если исполнитель по ГПД будет иметь дело с персональными данными работников, работодателю придется оформить ему допуск к таким данным, а с него запросить расписку в их нераспространении.

В силу ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее – Закон № 400-ФЗ) в страховой стаж по гражданско-правовой договор включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории РФ лицами, указанными в ч. 1 ст. 4 Закона № 400-ФЗ, при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФ РФ.

Периоды работы исполнителя по гражданско-правовому договору также указывается в форме СЗВ-СТАЖ.

По норме п. 13 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, периоды работы по ГПД, предметом, которого является выполнение работ или оказание услуг, подтверждаются указанным договором, оформленным согласно гражданскому законодательству, действовавшему на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом работодателя о внесении обязательных платежей. При этом продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж по гражданско-правовой договор, определяется согласно сроку действия ГПД, соответствующему периоду внесения обязательных платежей. Если срок действия договора не установлен, продолжительность указанного периода определяется исходя из периода внесения обязательных платежей.

Таким образом, периоды работы по ГПД включаются в страховой стаж при условии уплаты за них взносов на обязательное пенсионное страхование.

Юрисконсульт, обязана проводить уничтожение договоров через 5 лет, в случае уничтожения как отдел кадров будет предоставлять информацию по норме п. 13 Правил подсчета иподтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденных ПостановлениемПравительства РФ от 02.10.2014 № 1015?

Инспектор отдела кадров должен следить за отсутствием присутствия подмены трудовых отношений гражданско-правовыми отношениями. Так как я не имею доступ к минимуму информации, которую имеет право проверить суд в случае обращения:

• осуществлял ли гражданин в рамках договора свою деятельность по доверенности;

• издавались ли в организации какие-либо распорядительные акты, непосредственно касающиеся гражданина и осуществляемой им деятельности (например, о предоставлении гражданину отпусков или иных, предусмотренных Трудовым кодексом РФ гарантий, о направлении его в командировки и т.п.);

• оплачивались ли ему больничные листы и др.

Если в организации ГПД исполняются в 6! экземплярах (ОК, ОТИЗ, Р/бухгалтерия, Касса, Юрист) – возникает вопрос соблюдения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», если исполнитель по ГПД будет иметь дело с персональными данными работников, работодателю придется оформить ему допуск к таким данным, а с него запросить расписку в их нераспространении.

При этом в ОК как правило отсутствует систематическое ведение папки с ГПД и регистрация (В одной папке у них могут находятся договора и 20. 2018 и 2019 и 2020 года). На каждого отдельного работника в одном файле находятся по несколько договоров, данные действия при любой проверке может повлечь то, что у проверяющего возникнет вопрос об подмене отношений…)

На основание Вышеуказанного считаю что обязанность Отдела кадров вести учет ГПД и хранение. Отдел Кадров должен следить за отсутствием нарушений и обеспечивать гарантию отсутствия утечки персональных данных из ГПД ведь это грубое нарушение….

Источник