гостиничные услуги бухгалтерский учет и налогообложение
Приобретение услуг по организации деловых поездок: какими документами подтверждать
Предприятие заключило договор с организацией на осуществление услуг по организации деловых поездок (проживание, проезд, оформление виз и т.д.) для сотрудников. Какие документы будут являться подтверждением данных расходов в целях налогообложения прибыли?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Затраты на проживание, проезд, оформление виз могут быть учтены на основании акта оказанных услуг, оформленного исполнителем. При этом акт должен содержать максимально подробное описание каждой оказанной услуги. Для подтверждения расходов на проезд необходимы проездные документы.
Обоснование позиции:
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
При этом нормы главы 25 НК РФ не содержат требований к составу документов, которыми должны подтверждаться расходы налогоплательщика, а также не устанавливают их конкретный исчерпывающий перечень (определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О, постановление ФАС Уральского округа от 14.06.2013 N Ф09-5261/13 по делу N А76-13548/2012В).
Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (абзац 5 ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 20.08.2014 N 03-03-06/1/41598, от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16775, от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978, от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261).
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки. К таким расходам относятся, в частности, затраты на:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения является авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы (письма Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/1/14620, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877, от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28292, от 03.03.2015 N 03-03-07/11015).
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письмо Минфина России от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117).
Такой порядок признания расходов на командировки главы 25 НК РФ установлен вне зависимости от того, оплатил ли эти расходы сам работник, а значит, данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на командировку осуществил работодатель, что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (смотрите письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).
С учетом положений п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы, поименованные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут учитываться в целях налогообложения, если командировка (деловая поездка) связана с производственной деятельностью организации (письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873) и могут быть обоснованы любыми документами, подтверждающими факт произведенных расходов (письмо Минфина России от 17.01.2019 N 03-03-07/1837).
Расходы на проживание
В случаях, когда командированные работники оплачивают гостиницу самостоятельно (из подотчетных сумм), документальным подтверждением понесенных расходов могут быть приложенные к авансовому отчету счета гостиниц, квитанции, бланки строгой отчетности, акты оказанных услуг (письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132, от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18202, от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37, от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876@).
В п. 2 письма УФНС России по г. Москве от 26.08.2014 N 16-15/084374 была рассмотрена ситуация, когда командированный сотрудник не представил счет и чек из гостиницы. При этом организация запросила в гостинице справку с подтверждением того, что командированный сотрудник проживал в ней, с указанием в ней периода проживания и стоимости.
Налоговый орган указал, что при такой ситуации затраты на проживание командированного сотрудника в гостинице могут быть отнесены в расходы при исчислении налога на прибыль в размере фактических затрат, подтвержденных справкой из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, при условии наличия иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.
В исключительных случаях расходы на проживание можно подтвердить документами, косвенно подтверждающими факт проживания сотрудника в гостинице (дополнительно смотрите письма Минфина России от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597, от 01.07.2010 N 03-03-07/23, от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649). Такими документами могут быть платежное поручение, приказ о направлении работника в командировку, проездные билеты, посадочные талоны, отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и иные документы, подтверждающие присутствие сотрудника по месту командирования, например, чеки об оплате тех или иных услуг*(1).
Если стоимость проживания в гостинице оплачивает работодатель по безналичному расчету, для подтверждения данных расходов может быть использован акт оказанных услуг и платежные поручения (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).
При оплате проживания командированных сотрудников через турфирмы затраты могут быть учтены на основании счетов турфирм и актов оказанных услуг, подписанных турфирмами (письма Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 19.05.2006 N 20-12/43886@).
В постановлении Девятого ААС от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 сделан вывод о том, что в ситуации, когда организация приобретает услуги по проживанию не непосредственно у гостиниц, а у фирм, которые не являются гостиничными комплексами, акты приема-передачи услуги являются документами, подтверждающими расходы в смысле ст. 252 НК РФ. При этом судьи сослались на письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58.
В то же время суд обратил внимание на то, что составленный турфирмой акт оказанных услуг имел все обязательные реквизиты первичного документа (смотрите ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также все необходимые сведения об оказанной услуге: наименование гостиницы; период проживания; фамилию проживающего; характер предоставленного номера; стоимость услуги.
По нашему мнению, в актах оказанных услуг, составленных организатором деловых поездок (турфирмой), услуги по проживанию должны быть не только выделены отдельной строкой, но и в отношении данных услуг должны содержаться сведения: о стране пребывания, гостинице, периоде проживания, предоставляемом номере (месте в номере), а также Ф. И. О. командированного работника (дополнительно смотрите п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации*(2)).
Такие данные позволят организации персонифицировать затраты по каждому сотруднику, в частности, в целях применения положений пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ в случае, если акт составляется на несколько деловых поездок. При этом акт оказанных услуг может содержать обобщенные данные об оказанных услугах, а подробная детализация услуг и их описание может содержаться в отчете исполнителя, прилагаемом к акту*(3). Отчет, как и акт, должен содержать обязательные реквизиты первичного документа.
Стороны договора могут утвердить в качестве приложения к договору форму акта оказанных услуг и отчета, а также периодичность их составления.
Расходы на проезд
Затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения N 749 *(4), п.п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ).
В данном случае билеты приобретаются у организатора деловых поездок. Поэтому подтверждать факт их приобретения будет акт оказанных услуг, где данные услуги должны быть выделены отдельной строкой, подробно описаны в акте или отчете (Ф. И. О. работника, даты билетов, наименование перевозчиков, маршрут следования и пр.), а также платежные поручения.
При этом факт приобретения билета не означает, что сотрудник воспользовался услугами перевозчика.
Перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту и, соответственно, факт оказания услуг подтверждает посадочный талон (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82*(5)). Поэтому при возвращении из командировки сотрудник должен представить организации авиабилет или маршрут/квитанцию электронного билета, а также посадочный талон (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32150, от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391). При этом, как отмечает Минфин России в письме от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, при утере посадочного талона документом, подтверждающим расходы по осуществлению авиаперелета, может являться справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем.
Если приобретается электронный билет на железнодорожный транспорт, документом строгой отчетности является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной информационной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).
Данный документ должен также содержать отметку посадочный купон, что позволяет пассажиру беспрепятственно пройти на посадку (п.п. 76, 78, 79, 80 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом*(6)).
Расходы на оформление виз
Затраты на оформление виз можно подтвердить актом оказанных услуг, где данная услуга выделена отдельной строкой и максимально расшифрована (какие визы оформлялись, куда, на имя какого работника) (смотрите письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@), а также копией страницы загранпаспорта работника, на которой проставлена виза.
Если организатор поездок взимает за свои услуги вознаграждение и выделяет его в акте оказанных услуг отдельной строкой*(7), то данное вознаграждение можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884).
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Расходы на командировки по территории РФ (в целях налогообложения прибыли);
— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках;
— Энциклопедия решений. Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Компенсация иных расходов в командировках в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Расходы по найму жилого помещения при командировках по РФ в целях налогообложения прибыли.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Более подробно смотрите: Вопрос: Какие в целях налогообложения прибыли необходимы подтверждающие документы за проживание в гостинице сотрудника организации, если услуга бронировалась через посредника (расчеты осуществлялись с посредником на основании счета, никаких документов, оформленных гостиницей, представлено не было)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2016 г.).
*(2) Утверждены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.
*(3) Вопрос: Акт выполненных работ (оказанных услуг) по техническому обслуживанию оборудования и консультационным услугам не содержит подробной детализации выполненных работ (оказанных услуг). Можно ли учесть данные расходы для целей налогообложения в данном случае? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2016 г.).
*(4) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
*(5) Приказ Минтранса России от 28.06.2007 N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей».
*(6) Утверждены приказом Минтранса России от 19.12.2013 N 473.
*(7) Как правило, турагенты и туроператоры получают свое вознаграждение от непосредственных исполнителей услуг за посреднические услуги по поиску клиентов (в стоимости услуг уже заложено такое посредническое вознаграждение).
Туристические и гостиничные услуги:
бухгалтерский учет и налогообложение
Главный редактор
Подписаться на год
Подписаться на полугодие
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ №ФС77-28810 от 22 июня 2007 г., выдано Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия.
Полное и частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов, опубликованных в данном издании, допускается только с письменного разрешения редакции журнала.
Редакция может быть не всегда согласна с мнением автора.
За содержание рекламных объявлений редакция журнала ответственности не несет.
Учредители: Ю.А. Васильев
Почтовый адрес: 125040, г. Москва, 1-ая улица Ямского поля, д. 15.
Телефон редакции: (495) 925-11-73
Отдел рекламы: (499) 257-07-72
Отдел подписки: (495) 542-40-86
Оптовая реализация: (495) 542-40-86
Редакционный совет: Ю.А. Васильев, Д.В. Дурново
Главный редактор издательства: Д.В. Дурново
Главный редактор журнала: О.В.Давыдова
Редактор журнала: С.В. Манохова
Начальник отдела подписки: Г.А. Янченко
Отпечатано в типоргафии «ДДД», 603107, Н. Новгород, пр. Гагарина, 178.
Редакция оставляет за собой право художественной доработки оригинал-макета рекламных объявлений.
Технические характеристики:
Формат 167 х 240, выходит 1 раз в 2 месяца, объем 80 страниц, издается с 2006 года.
Туристические и гостиничные услуги:
бухгалтерский учет и налогообложение
Главный редактор
Подписаться на год
Подписаться на полугодие
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ №ФС77-28810 от 22 июня 2007 г., выдано Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия.
Полное и частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов, опубликованных в данном издании, допускается только с письменного разрешения редакции журнала.
Редакция может быть не всегда согласна с мнением автора.
За содержание рекламных объявлений редакция журнала ответственности не несет.
Учредители: Ю.А. Васильев
Почтовый адрес: 125040, г. Москва, 1-ая улица Ямского поля, д. 15.
Телефон редакции: (495) 925-11-73
Отдел рекламы: (499) 257-07-72
Отдел подписки: (495) 542-40-86
Оптовая реализация: (495) 542-40-86
Редакционный совет: Ю.А. Васильев, Д.В. Дурново
Главный редактор издательства: Д.В. Дурново
Главный редактор журнала: О.В.Давыдова
Редактор журнала: С.В. Манохова
Начальник отдела подписки: Г.А. Янченко
Отпечатано в типоргафии «ДДД», 603107, Н. Новгород, пр. Гагарина, 178.
Редакция оставляет за собой право художественной доработки оригинал-макета рекламных объявлений.
Технические характеристики:
Формат 167 х 240, выходит 1 раз в 2 месяца, объем 80 страниц, издается с 2006 года.
Выбираем систему налогообложения для гостиницы
Перед тем как открыть гостиницу, хостел или отель, нужно выбрать режим налогообложения. Об особенностях применения разных налоговых систем на практике расскажем далее.
ИП или ООО — как зарегистрировать гостиницу
Владелец гостиницы сам выбирает организационно-правовую форму деятельности.
Для мини-гостиниц выгодно открывать ИП: его легко и недорого зарегистрировать, а потом не придется вести бухгалтерский учет.
Гостинице, оформленной как ИП, запрещено применять патентную систему налогообложения (ст. 346.43 НК РФ) и пользоваться ее преимуществами. Кроме того, ИП обязан делать отчисления, даже если не получает прибыли, а также отвечать по обязательствам гостиничного бизнеса своим имуществом.
Для крупных гостиниц предпочтительнее регистрация юрлица, например, ООО: поставщики охотнее работают с юрлицами и дают им хорошую оптовую цену, ответственность юрлица не распространяется на личное имущество владельца бизнеса.
Открыть ООО сложнее: придется собрать почти в два раза больше документов для регистрации бизнеса и сформировать уставный капитал.
Система налогообложения для гостиницы
Остановимся подробно на нюансах каждой системы.
Общая система налогообложения
Гостиницы, работающие на ОСНО, платят перечисленные ниже налоги:
ИП и юрлица могут не платить НДС, если сумма выручки (без налога) за 3 предыдущих календарных месяца составит менее 2 млн рублей.
Плюсы и минусы ОСНО для гостиницы
Недостатки:
Преимущества:
Обычно крупные гостиницы с миллионными годовыми оборотами вынуждены работать на ОСНО — для них не доступны специальные налоговые режимы.
Упрощенная система налогообложения
Гостиницы, применяющие УСН, освобождены от уплаты следующих налогов:
Объект налогообложения при УСН — это «доходы» или «доходы минус расходы» (ст. 346.14 НК РФ). Налогоплательщик самостоятельно выбирает объект и вправе менять его ежегодно.
Бизнесы, которые в качестве объекта налогообложения выбрали «доходы минус расходы», обязаны уплачивать минимальный налог — 1% от дохода в случае, когда за год величина налога по базе «доходы минус расходы» ниже величины минимального налога (ст. 346.18 НК РФ).
Упрощенцам разрешено включать разницу минимального налога и рассчитанного по общим правилам налога в расходы в следующих налоговых периодах, в т.ч. увеличивать убытки, которые переносятся на будущее.
Ставки по УСН
Для налогоплательщиков-ИП, которые соответствуют требованиям п. 3-4 ст. 346.20 НК РФ, местные власти могут устанавливать ставку 0 %. Для этого ИП на УСН должен быть зарегистрирован после 13.07.2015, а в субъекте его регистрации установлена возможность использования ставки 0 %. Тогда ИП-владелец гостиницы вправе в течение двух лет с момента регистрации использовать ставку УСН 0 %. Правда субъекты РФ могут установить ограничение на эту льготу в виде величины средней численности сотрудников или дохода от реализации. С 1 января 2021 года эта льгота будет удалена или пересмотрена.
Плюсы и минусы УСН для гостиницы
К недостаткам работы на УСН относится необходимость отслеживать соблюдение пороговых значений выручки и средней численности сотрудников, чтобы не потерять право работать на УСН.
Туристические и гостиничные услуги:
бухгалтерский учет и налогообложение
Главный редактор
Подписаться на год
Подписаться на полугодие
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ №ФС77-28810 от 22 июня 2007 г., выдано Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия.
Полное и частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов, опубликованных в данном издании, допускается только с письменного разрешения редакции журнала.
Редакция может быть не всегда согласна с мнением автора.
За содержание рекламных объявлений редакция журнала ответственности не несет.
Учредители: Ю.А. Васильев
Почтовый адрес: 125040, г. Москва, 1-ая улица Ямского поля, д. 15.
Телефон редакции: (495) 925-11-73
Отдел рекламы: (499) 257-07-72
Отдел подписки: (495) 542-40-86
Оптовая реализация: (495) 542-40-86
Редакционный совет: Ю.А. Васильев, Д.В. Дурново
Главный редактор издательства: Д.В. Дурново
Главный редактор журнала: О.В.Давыдова
Редактор журнала: С.В. Манохова
Начальник отдела подписки: Г.А. Янченко
Отпечатано в типоргафии «ДДД», 603107, Н. Новгород, пр. Гагарина, 178.
Редакция оставляет за собой право художественной доработки оригинал-макета рекламных объявлений.
Технические характеристики:
Формат 167 х 240, выходит 1 раз в 2 месяца, объем 80 страниц, издается с 2006 года.