график встреч руководителя образец
Что такое планировщик встреч и чем он может быть полезен для вашего бизнеса
Расскажем на конкретных примерах.
Привет, меня зовут Владимир, и я ненавижу заниматься планированием. Вместо того чтобы тратить время на действительно важные дела, мне приходится назначать встречи, неделями переписываться, чтобы определиться с датой конференц-звонка, и терять деньги из-за того, что кто-то забыл добавить в календарь важное событие.
И я такой не один. Только у меня наберется с десяток знакомых с аналогичной болью на душе, не говоря уже о том, какой сегмент бизнеса в РФ безуспешно пытается избавиться от тех же проблем и продолжает страдать.
Почему мы вообще страдаем? Все дело в средствах планирования, которыми мы располагаем. Классические календари и переписки по электронной почте устарели, и их давно пора заменить на планировщики встреч, которые уже какое-то время работают на западе, но все никак не дойдут до РФ.
Но у меня и моей команды Makemeet есть предложение на этот счет.
Планировщик встреч (шедулер) — это автоматизированный секретарь, который берет на себя обязанности по планированию бизнес-встреч, конференц-звонков и других мероприятий. Вы сообщаете программе, в какое время свободны и готовы провести встречу, а шедулер «общается» за вас с другими людьми, оповещает их об актуальном расписании и создает события в календаре.
Наиболее понятный пример, с которым каждый из вас наверняка хотя бы раз сталкивался, — запись к доктору через госуслуги или сайт клиники. Вы не связываетесь с доктором напрямую, не обсуждаете время встречи, а просто выбираете свободную ячейку времени в его расписании и автоматически оказываетесь в списке записанных пациентов. Но такое доступно только в дорогущих CRM после длительной и сложной настройки.
А шедулер — решение для всех, в котором каждый может создать собственное расписание без всяких CRM. Достаточно сообщить приложению, в какое время вы готовы планировать встречи. После этого программа создаст интерфейс, через который к вам «на прием» смогут записаться все пользователи, со ссылкой на ваше расписание.
Но хороший шедулер — это не только инструмент для планирования, а еще и инструмент, который легко встраивается в уже давно устаканившийся рабочий процесс за счет интеграции с популярными сервисами и приложениями. К примеру, интеграции с Zoom, позволяющей после каждой записи автоматически генерировать уникальную ссылку для выхода на связь (не придется оставлять контакты, вручную создавать ссылку и прикреплять ее к событию в календаре). Или интеграции со Stripe на тот случай, если ваш бизнес оказывает услуги по предоплате.
Все они выполняют одну и ту же задачу, но отличаются интегрируемыми сервисами, некоторыми параметрами для календарей, а также поддерживаемыми языками и стоимостью предоставляемых услуг.
Calendly — один из наиболее популярных, и с ним чуть ли не ассоциируется такое явление, как шедулеры. У Calendly интуитивно понятный интерфейс с симпатичным оформлением, в которое можно без труда вписать собственный логотип, корпоративные цвета и т.п.
В Calendly есть весь базовый набор опций, типичных для шедулеров: ограничение количества свободных временных ячеек, оповещения о новых записях по почте и push-уведомления. Но самое главное — огромное количество интеграций со сторонними службами и программами, включая Teams, Zoom, iCloud, Google Calendar, Slack, PayPal и другие.
Далее будем рассматривать шедулеры на примере Calendly, так как это наиболее конкурентоспособный продукт в своей категории.
За рубежом уже есть удачные примеры применения шедулеров на практике, когда выручка бизнеса заметно возрастала благодаря новому подходу к формированию расписания.
Популярный в США мебельный бренд La-Z-Boy из-за коронавирусных ограничений был вынужден закрыть магазины и искать способ взаимодействия с клиентами удаленно. Выходом стали индивидуальные онлайн-экскурсии для клиентов с гидом-дизайнером, который мог бы показать товар, рассказать о нем, подобрать сопутствующую мебель и аксессуары.
Услуга стала на удивления популярной, и La-Z-Boy столкнулся с неожиданно большим потоком пользователей. Они задействовали Calendly и создали в программе 60 ячеек для 60 потенциальных гостей соответственно. Благодаря возможностям, простоте и эффективности приложения магазин за 2 месяца увеличил эту цифру до 410 «слотов».
В России виртуальные экскурсии проводят в сфере недвижимости при продаже и сдаче квартир в аренду. Торговая площадка Авито дает подобную возможность, правда, на совсем базовом уровне, предлагая пользователям самим выяснить время встречи и программу для общения.
Используя планировщик встреч, риэлторы могли бы автоматизировать создание встреч в своем рабочем календаре (как онлайн, так и вживую), просто оставив ссылку на свое расписание со свободными ячейками на Авито или любой другой площадке.
Даже если интерфейс Авито или любой другой площадки не предлагает возможности оставить ссылку на Calendly или его аналог, можно отправить ее через СМС или мессенджеры в духе WhatsApp.
Также в ссылку шедулера можно интегрировать Zoom и Teams для конференц-звонков. Потенциальному клиенту достаточно будет указать нужный способ связи в шедулере, и для вас двоих автоматически будет создана ссылка для общения в назначенную дату.
У сервиса по составлению генеалогического древа Ancestry была ситуация, похожая на ту, с которой столкнулся бренд La-Z-Boy. В какой-то момент приток пользователей, желающих воспользоваться сервисом, вырос настолько, что сотрудники, общающиеся с клиентами, перестали успевать обрабатывать все заявки.
С появлением Calendly этап общения менеджера и клиента почти выпал из рабочего процесса Ancestry. Все желающие воспользоваться услугами сервиса сами записывались через интерфейс Calendly – люди выбирали удобное для себя время и в пару кликов «записывались на встречу» с сотрудниками Ancestry без участия менеджеров.
Аналогичный инструмент могли бы применять российские компании, демонстрирующие свои продукты и сервисы только по предварительной записи. Процесс оформления заявки на демо какой-нибудь CRM всегда сопровождается бюрократией и ненужным общением с менеджерами по продажам, которые допускают ошибки, не выходят на связь и усложняют весь процесс работы. Люди могут часами и днями не отвечать на сообщения, что затягивает весь процесс и сокращает общее количество заявок на единицу времени.
Планировщик встреч бы исключил этот отнимающий впустую время этап взаимодействия с клиентом.
Многие предприниматели интересовались тем, как работает бизнес-планировщик Signpost, и хотели посмотреть, как он проявляет себя в рабочей среде, но зачастую не могли этого сделать из-за всякой волокиты в духе долгой переписки по почте.
Сотрудники Signpost знали, что теряют деньги. Слишком много «горячих» лидов превращались в «холодные» на глазах у «эффективных» менеджеров компании.
Принципиальные изменения произошли сразу после того, как менеджеры компании взяли на вооружение Calendly. Они настроили автоматическую отправку ссылки на интерфейс планировщика первым же письмом для каждого потенциального клиента. То есть каждый, кто заказывал демо Singpost, тут же получал доступ к расписанию менеджеров компании и мог выбрать для себя наиболее удобное время демонстрации. Без звонков и длительных переписок.
Подобную стратегию можно использовать в отделе кадров, чтобы не тратить время на обзвон потенциальных наемников и не терять драгоценные часы на ненужных телефонных разговорах о том, когда же будет удобно провести собеседование.
Вместо того чтобы списываться с кандидатом на должность, ждать от него заполнения анкет и предоставления прочих данных, можно отправлять ему по почте или через СМС ссылку на интерфейс планировщика, где соискатель сам выберет время, когда ему будет удобно пообщаться с HR’ом.
HR’у не придется за ручку водить каждого кандидата и обсуждать детали грядущего интервью. Можно прямо в шедулере указать и средство связи, и всю информацию, которая понадобится потенциальному сотруднику в ходе собеседования.
Директор известного сервиса по сокращению ссылок Bitly решил внедрить Calendly после того, как понял, что для первичного выхода на связь с потенциальным клиентом сотрудникам компании все еще приходится звонить по телефону. Такой метод взаимодействия не нравился начальству, не нравился менеджерам и не нравился клиентам. Зависимость от часового пояса, пропущенные вызовы и другие неприятные особенности планирования по телефону выливались для Bitly в потерянную прибыль.
Сначала руководство заставило менеджеров перейти на общение по электронной почте вместо телефона, а затем внедрила Calendly как основной способ бронирования встреч для потенциальных клиентов.
После этого у Bitly на 100% выросло количество демонстраций продуктов, на 40% увеличились продажи и почти 90% всех встреч в компании стали планироваться с помощью Calendly.
В российском сегменте тоже есть проекты, демонстрация которых протекает в ходе полноценной онлайн-консультации, но реализовано это по старинке. К примеру, чтобы забронировать демо у компании GFI нужно заполнить кучу форм, оставить номер телефона и ждать, пока на связь выйдет кто-то из сотрудников фирмы. Сервис в духе Calendly исправил бы эту ситуацию и сделал жизнь проще как менеджерам GFI, так и их потенциальным клиентам.
При этом не придется лишать себя дополнительной информации о потенциальном клиенте. В планировщик встреч можно добавить собственные формы, чтобы пользователь предоставил нужные данные. Это может быть имя, адрес электронной почты или кастомное поле с персональными предпочтениями по грядущему демо.
Сотрудники дизайнерской школы College for Creative Studies в Детройте на регулярной основе должны участвовать в различных мероприятиях, разъезжать по встречам, опрашивать бывших студентов и параллельно преподавать. При таком жестком графике планирование по телефону или электронной почте превращается во внушительного пожирателя времени, отнимающего несколько часов у и без того загруженного дня.
Одна из сотрудниц College for Creative Studies опробовала шедулеры. Первым был сервис Meetingbird, который справлялся с поставленной задачей, но не мог предложить дополнительные инструменты для автоматизации процесса назначения встреч.
С переходом на Calendly ситуация стала еще лучше, потому что специалисты College for Creative Studies перестали тратить время на поиски удобного расписания, начали встречаться с большим количество людей и опрашивать больше студентов.
Схожую тактику могли бы взять на вооружение специалисты, оказывающие частные услуги. Например, те же психотерапевты, взаимодействующие со своими пациентами не только в пределах клиники, но и из дома, используя Zoom, Skype или другие средства связи.
Сейчас процесс планирования встреч с доктором представляет собой переписку в WhatsApp или ВКонтакте. Пациент сообщает о том, что хочет попасть на прием, доктор отправляет ему список свободных дат. Клиент пропадает на несколько дней, а затем бронирует время приема, но дата оказывается уже занятой. Процедура затягивается, обе стороны теряют время впустую.
Если же доктор оставлял бы на своей личной странице ссылку на планировщик встреч или отправлял ее первым сообщением в условном WhatsApp, никому не пришлось бы тратить время и гадать, какое же время записи выбрать. Пациент сам нашел бы удобное время среди свободных дат, записался бы на прием и автоматически получил бы ссылку на встречу в Teams или его аналоге. А доктор мог бы не отвлекаться и полностью сосредоточиться на своей работе, не переживая о расписании и при этом принимая большее количество людей.
Естественно, никто не запрещает использовать Calendly и другие похожие инструменты в повседневной жизни. Например, можно договориться о встрече с друзьями и отправить им ссылку на свое расписание в планировщике встреч, где они укажут время встречи, место и другие важные подробности грядущего мероприятия. И все это за пару кликов без необходимости несколько дней обмениваться сообщениями или письмами.
Подобный инструмент может почти любому человеку заменить секретаря. Это эффективных механизм, не требующий никаких навыков и больших вложений. Шедулеры легко встраиваются в сайты и приложения, а ссылки на расписание можно просто отправлять почтой или СМС.
И таких бытовых сценариев применения может быть масса. Вы ограничены только собственной фантазией.
В РФ шедулеры непопулярны. Во-первых, как я уже отмечал выше, в некоторых CRM есть похожая функциональность, но она недоступна большинству пользователей. Во-вторых, существующие планировщики не адаптированы под работу в российских реалиях, и единицы из них поддерживают русский язык, да и то на весьма условном уровне (панель управления везде на английском).
Поэтому в России пока никто толком не смог внедрить планировщики встреч в свой бизнес, а стоило бы.
У нашей команды разработчиков как раз есть желание создать сервис, который стал бы аналогом Calendly в России, то есть удобным шедулером на русском языке, который адаптирован под реалии российского бизнеса.
И мы здесь с конкретным предложением. Уже сейчас вы можете пройти по ссылке и оставить заявку на сайте сервиса, чтобы войти в ряды первых пользователей нашего шедулера, причем еще и бесплатно.
Мы создали собственный планировщик встреч, который избавит вас от кучи проблем с планированием. Если вы хоть раз тратили время на урегулирование даты встречи или конференц-звонка, то должны знать, какая это боль.
Мы создали сервис, который упростит планирование и практически полностью его автоматизирует. Вам больше не придется совершать лишних действий – проект MakeMeet возьмет на себя все заботы, связанные с расписанием, а вы наконец полностью сможете сосредоточиться на работе. Причем независимо от того, менеджер вы в крупной корпорации, риэлтор или частный психотерапевт. MakeMeet для всех станет незаменимым инструментом.
Приглашаем на закрытое бета-тестирование нашего нового продукта! Первые 100 пользователей, оставивших заявку, смогут пользоваться сервисом бесплатно.
Как проводить эффективные личные встречи
Практическое руководство для руководителей и подчиненных.
Насколько эффективны личные встречи, которые вы проводите?
Большинство руководителей скажут, что эффективность просто отличная. Однако исследование показало, что после личных встреч сотрудники часто остаются менее мотивированными, чем руководители. И меня это беспокоит.
Обычно такие встречи занимают 30-60 минут и проводятся между сотрудниками и руководителям с целью помочь первым достичь их целей. Если придерживаться этого определения, короткие отчеты о состоянии дел не считаются личными встречами. А вот беседы о жизненных успехах — считаются, поэтому они, безусловно, должны быть частью эффективного личного общения.
Даже если такая встреча будет сосредоточена на успехе сотрудника, в итоге выигрывают обе стороны: руководитель может напрямую повысить продуктивность коллектива, а сотрудник может донести свое мнение руководству.
На практике повысить эффективность работы — сложная задача, но и высказать честное мнение руководителю — тоже. А если и продуктивность не повышается, и сотрудник не чувствует, что его услышали, коммуникация ухудшается.
Участвовать должны обе стороны
После десяти лет опыта личных встреч со своими подчиненными в собственных компаниях теперь я провожу такие беседы с директорами компаний, получающих венчурные инвестиции, — в качестве коуча. Благодаря этому я смог понять, как добиться эффективности личных встреч и повысить итоговую продуктивность.
Итогом успешной личной встречи должны быть одно-два несложных действия, которые подчиненный может предпринять для развития собственных способностей и продвижения вперед в достижении своих целей.
Я экспериментировал с самыми разными форматами — от неструктурированных разговоров до набора формальных вопросов, — и мне кажется, что не так важен формат беседы, как то, что активно участвовать обязательно должны обе стороны. И в этом эссе я изложу некоторые принципы, которые помогут руководителям и подчиненным получать максимальную отдачу от встреч тет-а-тет.
Советы подчиненным
Большинство тренингов по проведению личных встреч нацелено на руководителей. Однако принято считать, что в центре внимания такой встречи — именно сотрудник. Поэтому и мы начнем отсюда.
1. Проясните свои цели и придерживайтесь их
Чтобы сосредоточиться на продуктивности, нужно знать, чего вы пытаетесь достичь. Но мало кто может ясно изложить свои цели.
Цели можно разделить на три категории:
Деловые цели. Чего вы пытаетесь достичь в нынешней должности и каким образом вы будете измерять успех? Обычно для структурирования деловых целей используют OKR (цели и ключевые результаты).
Профессиональные цели. Какие профессионально-технические и социальные навыки помогут вам улучшить продуктивность? Например — умение наделять коллектив ответственностью, проводить более интересные презентации.
Личные цели. Есть ли другие важные для вас цели, не входящие в указанные категории? Например, важно ли вам повышение по службе? Смена должности? Хорошая физическая форма?
Мы склонны уделять внимание в первую очередь краткосрочным деловым целям, поскольку они более срочные, однако для самореализации и мотивации в перспективе крайне важны овладение новыми навыками и достижение личных целей. Часто сотрудник раскрывает личные цели, только когда собирается увольняться — и руководителю остается лишь всплеснуть руками: «Что ж вы не сказали раньше!» Не надо так.
Деловые цели обычно обновляются каждые 6-12 недель, однако поведенческие и личные цели также необходимо регулярно обновлять. Я рекомендую каждые несколько месяцев проводить личные встречи, пересматривать и обновлять свои цели.
Помните: достижение целей — это ваша ответственность, а по сути — даже ваша работа. Руководитель может помочь, но мотивация и принятие мер — на вас. Если цели не определены на 100%, уделите время тому, чтобы прояснить их, и обсудите эту тему на следующей личной встрече.
2. Подготовьте отчет за период с предыдущей встречи
Тут никуда не денешься: чем лучше вы подготовитесь, чем лучше будет результат. К счастью, много времени на это не нужно. Все мои самые успешные директора перед каждым сеансом присылают мне отчет по своим действиям. Они серьезно относятся к продуктивности — и вы должны последовать их примеру.
Полезная информация, которую нужно включить в отчет:
Текущее положение по метрикам и ключевым проектам. Если вы уже готовите что-то к собранию с отчетом для команды — у вас эта информация уже будет.
Сводка о том, на что вы тратили время на прошлой неделе. Уделите полминуты: пролистайте календарь и посмотрите, на что ушло время — вы можете удивиться.
Отчет по действиям, предпринятым с момента последней встречи. Ответственность — ключевой момент, но подробно мы остановимся на этом позже.
Если вы потратите несколько минут на составление такого краткого отчета, это поможет ввести руководителя в курс дел и составить повестку для встречи.
3. Выберите для проработки вопрос, дающий максимальную отдачу
Повестка дня личной встречи — это два-три вопроса, которые вы хотите проработать с руководителем. Как правильно выбрать темы для обсуждения? Я рекомендую пройтись по следующим трем пунктам:
Поразмыслите над приведенной в отчете информацией. С какими проблемами вы столкнулись на прошлой неделе или можете столкнуться на следующей? Выделите основные. Что отнимает у вас больше внимания, чем должно?
Описание эмоционального состояния в произвольной форме, начинающееся со слов «Я чувствую, что…» Часто настоящие проблемы не появляются в отчете, потому что они сидят в голове. Перенеся чувства на бумагу, вы сможете прояснить, что (или кто) действительно вызывает у вас трудности.
Спросите себя: «Что можно было бы сказать руководителю, если не бояться последствий?» Это позволяет напрямую перейти к главной проблеме, которая часто связана с рабочими отношениями с руководителем. Высказывание обратной связи — сложная задача, поэтому я рекомендую прочитать статью «Как давать конструктивную обратную связь в сложных ситуациях».
При личных встречах обычно поднимаются следующие темы:
Обсуждение недавних трудностей по работе.
«Нагрузочное тестирование» какого-либо плана.
Лучшее понимание бизнес-стратегии.
Управление проблемными взаимоотношениями.
Обдумывание сложностей в коммуникации.
Работа с изолированностью и неуверенностью в себе.
Если вы боитесь, что открытость в отношении проблем, с которыми вы сталкиваетесь, будет означать слабость, — не волнуйтесь: я с уверенностью могу сказать, что признание собственных слабостей (особенно очевидных остальным) и деятельное их исправление — это признак сознательности и компетентности.
После того, как вы написали короткий отчет и составили список из двух-трех тем, которые нужно проработать, я рекомендую отправить всё это руководителю за день до запланированной встречи — тогда он успеет прочитать это и по необходимости подготовиться.
4. Примите установку на рост
Руководитель хочет, чтобы вы добились успеха, — это явная цель личных встреч, поэтому я рекомендую принять «установку на рост».
Вы должны быть открыты и активно искать новые возможности совершенствоваться. Спросите себя: «Как стать лучше в этой сфере?»
И есть две других установки, которых следует избегать: «Я хуже всех» и «Я лучше всех», — они блокируют рост, закрывают вам новые возможности и методы работы.
Хороший руководитель заставит вас выйти за рамки того, на что, как вам кажется, вы способны, а хороший сотрудник будет достаточно смел, чтобы взять ответственность на себя, выйти из зоны комфорта и попробовать что-то новое.
5. Попросите дать обратную связь… в смысле, «совет»
Большинство из нас не склонны к конфликтам и по возможности избегают обратной связи. Даже директора иногда избегают давать обратную связь некоторым своим руководителям (поверьте мне — я знаю).
Улучшение собственного образа в глазах руководителя — это главный секрет карьерного роста, но чтобы менять этот образ, нужно понимать, как вас видят.
Итак, как лучше просить у руководителя дать обратную связь? Во-первых, спросите мнение по конкретному, актуальному вопросу — например, о проведенном недавно собрании или выполненной задаче. Во-вторых, просите дать «совет», а не обратную связь. Исследования показывают, что в целях определения действенных улучшений просьба дать совет эффективнее, чем просто запрос «обратной связи».
А если ваш руководитель — хороший коуч, он обратит на это внимание и заставит разобраться в том, как можно стать лучше.
Советы руководителям
Вы, наверное, уже подумали, что руководители здесь легко отделаются. Что ж, вот советы руководителям, которые тоже хотят принимать активное участие в личных встречах.
1. Обеспечьте психологическую безопасность
Психологическая безопасность — это «общее убеждение в том, что коллектив находится в безопасности в отношении межличностных рисков». Другими словами, в ответ на открытость и честность подчиненного вы не должны злиться и нападать.
Нужно создать ощущение, что вы заодно. Но как установить такую связь? Правильную установку помогут сформировать следующие советы:
Признание. Что в отношении подчиненного вызывает у вас желание поблагодарить его?
Любопытство. Как себя чувствует ваш сотрудник?
Учет мнения. Что для подчиненного важно?
Уязвимость. Какие собственные слабые стороны вы пытаетесь исправить?
Уделите минуту тому, чтобы установить связь и показать заботу, — это поможет вам в будущем. Наладив коммуникацию, начните встречу с одного из следующих вопросов:
Над чем бы вы хотели поработать вместе?
Какие темы полезнее всего было бы обсудить сегодня?
Как провести это время с наибольшей пользой для вас?
2. Будьте готовы к роли коуча
Руководителю приходится примерять на себя самые разные роли. Иногда нужно быть лидером и рисовать четкую картину успеха, иногда — наставником: делиться навыками и опытом, особенно с новичками.
Но в большинстве личных встреч нужно как можно дольше быть в роли коуча — а коуч не дает ответов, и поэтому вы должны:
Задавать вопросы. Так вы наделяете сотрудника ответственностью, а не берете всё на себя.
Внимательно слушать. Слушайте, что и как вам говорят — и что остается невысказанным.
Синтезировать. Сжато обобщайте и проговаривайте услышанное.
Напоминать сотруднику о его целях. Мы все постоянно сами забываем о собственных целях.
Давайте сложные задачи. Так вы сможете вывести подчиненного из зоны комфорта.
Избавиться от привычки давать ответы — одна из самых сложных задач в коучинге команды. Однако если вы серьезно настроены на воспитание лидеров, вам придется прикусить язык.
Если вам интересно подробнее узнать о коучинге для руководителей и директоров, подпишитесь на мою новую серию статей по этой теме.
3. Оставьте место для эмоций
Когда я начинал работать коучем, мне казалось, что самая большая ценность меня как специалиста будет заключаться в предоставлении рекомендаций и новой информации… но я недооценил важность простого умения слушать. Возможно, и вы его недооцениваете.
Когда кто-то приходит к вам со своими проблемами, можно с уверенностью предположить, что этот человек много о них думал. Однако вполне вероятно, что он не проработал сопутствующие эмоции.
Если высказать эмоции и мысли, это поможет снизить их отрицательное воздействие. Слушая и не осуждая, вы укрепляете доверие, необходимое для того, чтобы подчиненный более критически проанализировал свои мысли и чувства. А это — прямая дорога к самосознанию.
Наше поведение определяется нашими эмоциями, поэтому любое достаточно длительное изменение поведения должно сопровождаться эмоциональным изменением.
4. Наделяйте ответственностью
Что значит наделить кого-либо ответственностью? Для меня это означает спросить «что случилось?», а затем копнуть глубже. Задавать такой вопрос может быть неприятно, поэтому часто мы этого не делаем.
В личной беседе не стоит расспрашивать обо всём, что произошло, — иначе встреча никогда не закончится. Нужно сосредоточиться на ключевых действиях, которые, по вашему мнению, важны для достижения целей подчиненного.
Для него эти ключевые действия могут быть очевидны — поэтому вам просто нужно спросить: «Что вы собираетесь предпринять в этом отношении до следующей встречи?» В других случаях можно дать трудную задачу, которая заставит сотрудника сделать то, за что он иначе не взялся бы. С вами могут согласиться или предложить что-то еще — но вы должны дать понять, что если подчиненный возьмется что-то предпринять, он обязуется сделать это.
Я рекомендую на каждую тему определить по одному действию, которое можно выполнить к следующей встрече, — таким образом подчиненный сможет держать вас в курсе, а вы сможете дополнительно мотивировать, спросив: «Я могу рассчитывать, что вы это сделаете?»
Записывая и отслеживая выполнение этих действий, вы окажете сотруднику услугу. Помните: предпринимаемые действия выбираются не с целью помочь руководителю — они нужны подчиненному. Я отправляю список с действиями подчиненным по почте — эти лишние пару минут позволяют избежать разговора вроде «но мне казалось, мы договорились о другом», толку от которого нет никому.
Но хотелось бы и предупредить: старайтесь не поддаваться соблазну решить проблему команды, с которой они могут разобраться сами, — и если после каждой личной встречи ваш список дел увеличивается, возможно, вы как раз этим и занимаетесь. Постарайтесь передать ответственность команде: сначала задайтесь вопросом, что команда может сделать сама, а уже после этого подумайте, что можете сделать вы.
5. Попросите дать обратную связь… в смысле, тоже «совет»
Если вы помогаете другим повысить продуктивность, вам тоже всегда будет чему поучиться. Поэтому будет полезно спросить подчиненного, в каких областях вы можете стать лучше.
что, по мнению сотрудника, вам следует делать иначе,
что бы он сделал на вашем месте,
что позволит вам стать лучше как руководителю (коучу)?
Ваш успех как руководителя определяется успехом команды — а значит, и успехом личных встреч с сотрудниками.
Как изменить подход к личным встречам
Если вы проводите личные встречи всегда одинаково, их продуктивность может снизиться: время от времени нужно что-нибудь менять. Обсуждайте эффективность бесед с каждым сотрудником — так вы сможете найти идеи, которые могут понравиться обеим сторонам.
Например, можно изменить частоту и продолжительность бесед: проводить их не еженедельно, а каждые две недели, не 30 минут, а час (или наоборот). Также можно поэкспериментировать с более строгими форматами — например, попробовать схему «продуктивность, отношения, лидерство и инновации» Билла Кэмпбелла или выбрать что-нибудь из множества доступных в Интернете шаблонов.
Любое изменение подхода — хорошая возможность перестроить личные отношения. Я делаю это, задавая три вопроса:
«Разрешаете ли вы мне по-прежнему быть вашем коучем?»
«Сможете ли вы рассказывать на личных встречах о самых больших трудностях?»
«Согласившись предпринять оговоренное действие, обязуетесь ли вы выполнить его?»
Пару слов о продолжительных беседах
Продолжительные встречи проводятся не так часто, как нужно было бы. Считается, что беседы должны быть покороче, чтобы с ними можно было быстрее покончить. Однако мой опыт говорит о том, что двухчасовые беседы могут коренным образом изменить ситуацию.
Первый час проходит обычным образом. И, когда вы оба уже достаточно освоитесь и расслабитесь, вдруг появится неловкость, покажется, что говорить уже не о чем, — и вы услышите волшебные слова:
«Не знаю, стоит ли поднимать этот вопрос, но…»
Длительные беседы наиболее полезны в случае накопленных за долгое время проблем, когда нужно сначала установить хорошую связь — и лишь после этого появится возможность затронуть какую-то определенную тему. Почти 80% моих бесед с клиентами длятся по два часа. Кроме того, с каждым сотрудником я провожу двухчасовые беседы каждый квартал.
До пандемии мы делали это вне офиса за бокалом чего-нибудь покрепче — сейчас приходится говорить по телефону.
Хорошие вопросы — залог хороших ответов
В начале своей карьеры коуча я работал с директором известной компании над проблемой, о которой понятия не имел. Мы рассмотрели ее со всех сторон, но к концу разговора ни он, ни я не знали, как подступиться к решению.
Мне уже казалось, меня уволят, поэтому к следующей сессии я ждал худшего — но, к моему удивлению, клиент был оптимистичен:
«Дэйв, у меня было озарение, — сказал он. — Я постоянно думал о вопросе, который вы задали. И через пару дней ответ пришел ко мне, пока я мылся в душе. Проблема решена!»
И это мое напутствие руководителям: неважно, что вы ощущаете по завершении встречи, неважно, насколько ясен план действий вам, и неважно, знаете ли вы решение. Единственное, что имеет значение, — это то, что ощущает ваш подчиненный, и какие вопросы остаются с ним.
Ваша команда найдет способ решения проблемы… если сосредоточится на правильных вопросах. Ваша задача — дать им такую возможность.
Об авторе
Привет, я Дэйв. Я занимаюсь коучингом директоров технических компаний, находящихся на первоначальном этапе финансирования и до выхода на IPO. Также я веду подкаст The Founder Coach Podcast, личный Substack и программу коучинга под названием Clarity, которая помогает основателям компаний улучшить коммуникативные навыки. До этого я был сооснователем трех компаний, получивших финансирование от венчурного капитала, и два года проработал в венчурном бизнесе. Подробнее — на моем сайте Dave-Bailey.com.
О переводчике
Перевод статьи выполнен в Alconost.
Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.