гриф для служебного пользования образец

Приложение N 2. Порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям

Порядок
передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям
(утв. приказом Минкультуры РФ от 3 сентября 2012 г. N 952)

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Приказом Минкультуры России от 23 января 2015 г. N 133 в пункт 1 внесены изменения

1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим органам и организациям осуществляется:

Поступившие в Минкультуры России документы «ДСП», разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

Информация об изменениях:

Приказом Минкультуры России от 23 января 2015 г. N 133 в пункт 3 внесены изменения

3. При необходимости направления документов «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки утверждается:

Информация об изменениях:

Приказом Минкультуры России от 23 января 2015 г. N 133 в пункт 4 внесены изменения

При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

Адресат и другие надписи на пакетах печатаются с помощью печатающего устройства или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).

Гражданский служащий, отправляющий документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах «ДСП», с номерами и экземплярами, указанными на пакете, оборачивает их прокладочной бумагой и вкладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати с наименованием Департамента управления делами Минкультуры России (территориального органа Минкультуры России).

Источник

Гриф для служебного пользования образец

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 26 июля 2016 г. № П/0355 “Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах”

Во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368; 2016, № 9, ст. 1263; № 13, ст. 1833), и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах приказываю:

категории должностных лиц Росреестра и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение № 1);

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям (приложение № 2);

порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения (приложение № 3);

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения (приложение № 4).

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, руководителям территориальных органов Росреестра:

обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения;

внести в установленном порядке изменения в должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих и лиц, их замещающих, направленные на реализацию настоящего приказа, в части возложения ответственности за учет, ведение и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

обеспечить проведение проверок соблюдения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения комиссиями, создаваемыми на основании пункта 28 приложения № 4 к настоящему приказу. Информацию о результатах проверок в территориальных органах Росреестра ежегодно до 15 декабря направлять в Административное управление.

3. Возложить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения:

в центральном аппарате Росреестра:

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2016 г.

Приложение № 1
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Категории должностных лиц
Росреестра и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения

Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, являются федеральные государственные гражданские служащие, замещающие должности федеральной государственной гражданской службы:

Приложение № 2
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Порядок
передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям

1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим органам и организациям осуществляется в центральном аппарате (территориальных органах) Росреестра структурными подразделениями, на которые возложены функции по документационному обеспечению.

3. Поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росреестра документы с пометкой «ДСП», разработанные в других органах и организациях, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

4. Документы ограниченного распространения не могут быть переданы, а информация, содержащаяся в них, не может быть сообщена (раскрыта) третьим лицам, кроме как с письменного согласия ее обладателя или органа (лица), уполномоченного обладателем в установленном порядке.

6. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам электронной почты и факсимильной связи не допускается.

7. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником структурного подразделения, подготовившего документ, и согласовывается:

Приложение № 3
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Порядок
снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения

Предложения о снятии с документов пометки «ДСП», в том числе с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся:

2. При передаче документов с пометкой «ДСП» на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза с целью возможного снятия с них пометки «ДСП».

3. Снятие с документов ограниченного распространения пометки «ДСП» осуществляется (производится) должностными лицами центрального аппарата Росреестра (территориальных органов), полномочиями которых данная служебная информация была отнесена к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.

О снятии пометки «ДСП» с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи (отметки), о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на служебных документах пометки «ДСП» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты снятия пометки, должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.

Приложение № 4
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Организация защиты служебной информации
ограниченного распространения

1. Работы по защите служебной информации в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и его территориальных органах проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Целями защиты служебной информации являются:

предотвращение утечки, хищения служебной информации по техническим каналам;

предотвращение несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации;

предотвращение неправомерного или случайного доступа к служебной информации;

обеспечение полноты, целостности, достоверности служебной информации в системах обработки;

сохранение возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией.

информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к служебной информации, в информационных системах и банках данных, а также в виде носителей на магнитной, оптической основе и бумажных носителях;

средства и системы информатизации (средства вычислительной техники, автоматизированные системы различного уровня и назначения на базе средств вычислительной техники, в том числе информационно-вычислительные комплексы, сети и системы, средства и системы связи и передачи данных, технические средства приема, передачи и обработки информации (телефонии, звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео- и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение), используемые для обработки информации, отнесенной к разряду ограниченного распространения;

помещения, в которых обрабатывается служебная информация.

5. Защита служебной информации ограниченного распространения при обработке и хранении информационных ресурсов, содержащих такую информацию, осуществляется с использованием программно-технических средств, аттестованных на соответствие требованиям информационной безопасности программно-технических средств, гражданскими служащими (работниками), на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

7. АРМ с закрытым доступом в общую информационную систему Росреестра закрепляются за гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП» в соответствующем структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра). Данные гражданские служащие (работники) отвечают за надлежащее использование АРМ.

8. АРМ обозначается табличкой следующего содержания: «Место для разработки документов с пометкой «ДСП».

9. На съемных электронных носителях информации, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «ДСП», а также учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, номер экземпляра, инициалы, фамилия и подпись гражданского служащего (работника), ответственного за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП» в соответствующем структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра).

10. Факт выдачи и возврата съемного электронного носителя фиксируется в журнале учета съемных электронных носителей информации ограниченного распространения.

11. Разрешается хранение на АРМ, в том числе на съемных электронных носителях, созданных проектов документов с пометкой «ДСП» в электронном виде, при условии соблюдения требований информационной безопасности.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и уничтожения (шредирования) черновиков гражданскому служащему (работнику), ответственному за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП».

При регистрации документов, содержащих информацию ограниченного распространения, к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП» и указывается номер (номера) экземпляров документа.

Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой «ДСП».

12. Учет и передача созданных и поступивших документов ограниченного распространения в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) ведется в журнале учета документов ограниченного распространения. На обложке журнала проставляется пометка «ДСП». Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Документы с пометкой «ДСП» передаются гражданским служащим (работникам) структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) под подпись.

13. При смене гражданского служащего (работника), ответственного за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, который подписывается начальником соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителем территориального органа Росреестра или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей).

14. Выданные гражданским служащим (работникам) для работы дела с пометкой «ДСП» подлежат возврату гражданскому служащему (работнику), ответственному за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП», структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) в тот же день.

Отдельные дела с пометкой «ДСП» могут находиться у исполнителя с разрешения начальника соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа Росреестра) в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил их хранения.

15. Документы, дела и съемные электронные носители информации с пометкой «ДСП» хранятся отдельно от несекретных в шкафах (ящиках, сейфах), которые запираются и опечатываются. Шкафы (ящики, сейфы) располагаются в служебных помещениях (кабинетах), сдача и вскрытие которых возложены на гражданских служащих (работников), ответственных за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП» в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориальных органов Росреестра).

16. Ответственность за правильное хранение документов для служебного пользования в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе Росреестра) возлагается на начальника соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа Росреестра).

Запрещается хранение у гражданских служащих (работников) центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) дел, документов и съемных электронных носителей информации с пометкой «ДСП» в местах, не отвечающих установленным требованиям. В случае отсутствия у гражданского служащего (работника) центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), получившего документ или дело с такими документами, оборудованного места для их хранения, работа с документом (делом) осуществляется только в течение рабочего времени.

17. Передача документов с пометкой «ДСП» из одного структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) в другое осуществляется гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение несекретной документации в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), по реестрам.

18. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» нескольким структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

19. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), подготовившего документ, и согласовывается:

20. Запрещается осуществление действий по загрузке документов с пометкой «ДСП» в систему электронного документооборота.

21. Документы с пометкой «ДСП» размножаются (тиражируются) с разрешения гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы:

22. Исполнителям документов запрещается самостоятельно изготавливать копии документов ограниченного распространения.

23. Изготовление копий с входящих документов, имеющих ограничительные пометки, адресованных руководителю Росреестра (территориального органа Росреестра), осуществляется по его поручению структурным подразделением, ответственным за документационное обеспечение.

24. Изготовление копий с входящих документов, имеющих ограничительные пометки, адресованных заместителям руководителя Росреестра, начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, осуществляется гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП».

25. После размножения (тиражирования) документов с пометкой «ДСП» на обороте первого листа размножаемого (тиражируемого) документа делается отметка о количестве изготовленных копий. Дополнительно размноженные (тиражированные) экземпляры документа учитываются за номером этого документа.

26. Изготовление и передача копий документов ограниченного распространения, созданных и хранимых в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), осуществляются соответствующим структурным подразделением на основании служебной записки начальника заинтересованного структурного подразделения или его заместителя (запрашивающего копию).

Учет размноженных (тиражированных) документов, изготовленных копий документов осуществляется в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе Росреестра) поэкземплярно.

27. Поступившие в структурные подразделения издания (пособия, бюллетени) и иные материалы информационно-справочного характера с отметкой ограничения доступа, не подлежащие исполнению, а также аналогичные материалы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), учитываются в соответствующих структурных подразделениях в журнале учета документов ограниченного распространения, не подлежат подшивке в дела и уничтожаются в установленном порядке по миновании надобности.

28. Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «ДСП».

29. Не реже одного раза в год в центральном аппарате Росреестра (территориальном органе) проводится проверка документов, дел и съемных электронных носителей информации с текстовыми файлами документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

31. В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и материалов с пометкой «ДСП», проверка проводится не реже одного раза в пять лет.

32. О фактах утраты документов, дел, изданий и съемных электронных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Росреестра (территориального органа Росреестра) и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Росреестра (территориального органа Росреестра), назначившему комиссию.

33. На утраченные документы, дела, издания и съемные электронные носители информации с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

34. Съемные электронные носители информации с пометкой «ДСП», непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения в структурное подразделение центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), на которое возложены функции по материально-техническому обеспечению.

Уничтожение (шредирование) документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» осуществляется по соответствующему акту структурным подразделением центрального аппарата Росреестра (территориального органа), на которое возложены функции по документационному обеспечению.

Об уничтожении таких документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» делаются отметки в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.

35. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, делами, изданиями и съемными электронными носителями информации с пометкой «ДСП», гражданский служащий (работник) привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Обзор документа

Урегулированы вопросы обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росреестре и его территориальных органах.

Так, определены категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; порядок передачи таких сведений другим органам и организациям.

Закреплена процедура снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения. Перечислены мероприятия по организации защиты данных.

Источник

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении
Инструкции о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного
распространения в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области согласно приложению.

2. Заместителям Губернатора Ростовской области (в том числе первым), членам Правительства Ростовской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, руководителям органов исполнительной власти Ростовской области довести настоящее распоряжение до сведения работников, обеспечить его исполнение и контроль за соблюдением.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Ростовской области В.Ю. Голубев

к распоряжению
Правительства

о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области

1.1. Настоящая Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудио пл е нки, машинные носители информации и др.) (далее – документ), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства Ростовской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также документы иных организаций, имеющие ограничительные пометки в соответствии с федеральными законами.

Перечень служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Перечень) приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

Перечень не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информация о состоянии окружающей среды;

информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

1.5. Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить информацию к разряду ограниченного распространения, являются:

лица, замещающие государственные должности Ростовской области в Правительстве Ростовской области;

руководители органов исполнительной власти Ростовской области и их заместители;

государственные гражданские служащие Ростовской области, замещающие в Правительстве Ростовской области должности категории « руководители » высшей и главной групп;

руководители структурных подразделений по защите государственной тайны Правительства Ростовской области.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения с учетом требований, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

1.8. Руководители органов исполнительной власти Ростовской области, руководители структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области (далее – структурное подразделение) несут персональную ответственность за организацию делопроизводства со служебной информацией ограниченного распространения, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сохранность этих документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, правомочность использования средств автоматизации при подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.9. Работники Правительства Ростовской области, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или ознакомившиеся с такими документами и (или) получившими их во временное пользование несут персональную ответственность за их сохранность, неразглашение информации ограниченного распространения и за соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, ее распространение без санкции должностного лица, имеющего данные полномочия, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник, имеющий доступ к этой информации, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Если действиями (бездействиями) работника, нарушившего правила обращения с информацией ограниченного распространения, причинен материальный ущерб, возмещение ущерба производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

1.11. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве Ростовской области осуществляют управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения) и отдел безопасности Правительства Ростовской области (далее – отдел безопасности).

2. Обязанности должностных лиц

по защите информации ограниченного распространения

2.1. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работники Правительства Ростовской области обязаны:

не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения, управление документационного обеспечения и отдел безопасности о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;

2.2. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работникам Правительства Ростовской области запрещается:

разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах, не аттестованных для обработки служебной информации ограниченного распространения;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.) в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с работниками Правительства Ростовской области и иных органов исполнительной власти, не имеющими отношения к этим сведениям;

2.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области, допускаются к служебной информации ограниченного распространения руководителем структурного подразделения с разрешения Губернатора Ростовской области и (или) заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Порядок обращения с документами и другими
материальными носителями информации, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

Прием, учет (регистрацию), хранение, группирование исполненных документов с пометкой « Для служебного пользования » в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области и передачу их в архив Правительства Ростовской области в каждом структурном подразделении осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

3.3. Документы с пометкой « Для служебного пользования » учитываются отдельно от несекретной документации.

Формы журналов учета входящих и исходящих документов « Для служебного пользования » приведены в приложениях № 2, № 3 к настоящей Инструкции.

3.4. При регистрации входящего документа с пометкой « Для служебного пользования » в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера Правительства Ростовской области.

На первом листе каждого приложения к документу с пометкой « Для служебного пользования » в правом нижнем углу ставится штамп
« К вх. № _____ » с указанием даты регистрации.

На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе.

На документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

3.5. Движение документов с пометкой « Для служебного пользования » с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.

Для служебного пользования

Перечень сведений, подлежащих засекречиванию,
уч. № 6дсп, экз. № 2, на 5 л, для служебного пользования.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, инв. № 27дсп, экз. № 311, брошюра для служебного пользования.

2. Отчет по форме № 6, CD-R, инв. № 5дсп, экз. № 1, для служебного пользования, только в адрес.

Исп. Иванов Иван Иванович

Отп. Сидоров Андрей Андреевич

Исп. и отп. Иванов Иван Иванович

Исп. и отп. Иванов Иван Иванович

Документы с пометкой « Для служебного пользования » на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в соответствующих журналах учета.

Передача документов с пометкой « Для служебного пользования » от одного работника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.

3.10. Документы, передача, отправка и (или) рассылка которых предполагается в другие структурные подразделения или сторонние организации передаются в отдел делопроизводства для учета (регистрации) и отправки.

Документы для отправки адресатам передаются оформленными с учетом требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкции.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю.

3.11. Работник отдела делопроизводства при приеме документов с пометкой « Для служебного пользования » на отправку и (или) рассылку обязан в присутствии работника структурного подразделения, подготовившего документ, проверить правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы с пометками о срочности доставки « Вручить немедленно » или « Срочно » подлежат направлению адресатам незамедлительно.

3.12. Документы с пометкой « Для служебного пользования » структурным подразделениям передаются через отдел делопроизводства работникам структурного подразделения под расписку, сторонним организациям пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой « Для служебного пользования » приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Для служебного пользования

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой « Для служебного пользования » вносится в журналы учета.

Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой « Для служебного пользования » проставляется пометка « Выписка » и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые работником, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.

Выданные для работы документы и дела с пометкой « Для служебного пользования » находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

По окончании рабочего дня все документы с пометкой « Для служебного пользования » убираются в шкафы (сейфы), а сами шкафы (сейфы) и входные двери от этих помещений закрываются на замок.

3.16. Исполненные документы с пометкой « Для служебного пользования » группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

3.17. Допускается помещать в дело « Документы с пометкой « Для служебного пользования » отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов – 10 лет.

3.22. В случае ликвидации органа исполнительной власти Ростовской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

3.23. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой « Для служебного пользования » проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой соответствующим руководителем. В состав такой комиссии обязательно включается работник структурного подразделения, ответственный за учет и хранение этих документов.

В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения информирует об этом заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

4. Порядок снятия пометки « Для служебного пользования »

с носителей информации ограниченного распространения

4.1. Снятие пометки « Для служебного пользования » с носителей информации ограниченного распространения осуществляется:

4.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки « Для служебного пользования » осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

4.3. О снятии пометки « Для служебного пользования » с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных журналах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

5. Требования, предъявляемые к автоматизированной

обработке служебной информации ограниченного распространения

5.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области допускается только на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

5.2. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся с использованием учтенных машинных носителей информации.

К машинным носителям информации относятся:

несъемные жесткие магнитные диски;

съемные жесткие магнитные диски;

гибкие магнитные диски;

оптические и магнитооптические диски;

5.4. Учет машинных носителей информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области осуществляет отдел защиты информации министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

5.5. Машинные носители информации ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются комиссионно по акту путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в журнале учета машинных носителей информации (приложение № 5 к Инструкции). Перед уничтожением с машинных носителей информации ограниченного распространения должна быть стерта (уничтожена) информация, если это позволяют физические принципы работы носителя.

6. Требования к служебным помещениям,

в которых ведется работа и хранятся документы

и другие материальные носители, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения

6.1. Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.

6.2. Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.

6.3. Для хранения документов с пометкой « ДСП » помещения снабжаются необходимым количеством сейфов, металлических и иных запирающихся шкафов.

Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко

о порядке обращения

со служебной информацией

в Правительстве Ростовской области

служебной информации ограниченного

распространения в Правительстве Ростовской области

Источник