инкассация денежных средств это что
Как проходит инкассация наличных денег
Инкассация — это перевозка наличных денег с охранниками. Со стороны прохожих она выглядит так: приезжают суровые мужчины в бронежилетах, выносят из магазина мешки с деньгами и увозят в банк. Со стороны владельца магазина нужно подготовить пять документов, убедиться, что рядом есть освещенная дорога, и заполнить все бумаги без ошибок.
Для какой суммы можно заказывать инкассацию
Инкассация — это прием, перевозка и сдача денег в кассу. По сути инкассаторы работают, как курьеры, только перевозят деньги и отвечают за их сохранность.
Инкассацией занимаются банки и специальные инкассаторские компании с лицензией. С ними заключают договор и платят комиссию: это может быть процент от суммы инкассации или фиксированная ставка.
Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 000 000 рублей, а через два дня заработали еще 200 000 рублей и хотят их тоже отвезти в банк. Обычно услугой пользуются, чтобы внести на счет крупную сумму — положить на счет несколько тысяч можно и с помощью карты, а вот нести 100 000 рублей в рюкзаке уже нервно. Но если хочется, инкассировать можно и небольшие суммы — ограничений нет.
Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.
Проверка помещения перед инкассацией
Чтобы воспользоваться услугой, нужно пройти несколько этапов. Обычно порядок инкассации такой:
Проверяют помещения и заключают договор только один раз, в самом начале. На это может уйти от одной до двух недель, но в следующий раз это делать не нужно. А вот оставлять заявку и готовиться к приезду инкассаторов придется всегда.
Что нужно подготовить к инкассации
Инкассаторы не возьмут деньги, если в документах будут ошибки, даже незначительные вроде перепутанной буквы в названии фирмы или фамилии владельца. Как правильно оформить инкассацию:
Теперь осталось попрощаться с инкассаторами и дождаться денег. Обычно на счет они поступают от одного до трех дней, зависит от банка. Это время нужно, чтобы пересчитать деньги и проверить, не фальшивые ли они. В Модульбанке деньги приходят до трех часов следующего дня. Если что-то пойдет не так, банк будет разбираться.
Запомнить:
заключить договор на инкассацию и проверить помещение занимает 1—2 недели;
в квитанции, ведомости и накладной суммы денег должны совпадать;
квитанция остается у вас, остальные документы забирают инкассаторы;
стоимость инкассации — 0,4% от суммы, но не меньше 990 рублей в Модульбанке, в других банках также зависит от суммы;
всего для инкассации понадобится пять документов: договор, заявка, квитанция, накладная, ведомость.
Счет для ИП и ООО в Модульбанке
Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ
Денежный мешок. Как проводить инкассацию выручки компании
Делать это самостоятельно, даже если компания совсем небольшая, слишком опасно. Экономия на инкассации ни к чему хорошему не приведет, к тому же эти услуги позволяют экономить время при сборе наличных средств по всем точкам компании.
Банки оказывают услуги по инкассации выручки и доставке ее в кассу своей или сторонней кредитной организации. Инкассаторы также доставляют наличность (в том числе разменную монету) и зарплату (с подбором купюр необходимого номинала) в офисы и подразделения компании-клиента.
При сдаче денежных средств кассир должен пересчитать их, вложить в специальный мешок или конверт, выданный кредитной организацией, и заполнить бланк 0402300 — «Препроводительная ведомость к сумке» — в трех экземплярах, два из которых уезжают с инкассаторами, а один остается в компании. Финансовые работники знают, что исправления в этих бланках недопустимы, все должно быть заполнено одной ручкой и одним почерком. Кроме препроводительной ведомости также оформляется расходный кассовый ордер, на основании которого средства зачисляются в банк.
Стоимость инкассации
Стоимость инкассации наличных денежных средств и доставки разменной монеты у всех банков разная. Но обычно она зависит от суммы выручки и расстояния до точки инкассации. Чем больше сумма, тем меньше стоимость инкассации в процентном соотношении. Например, за вывоз наличности в сумме до 3 млн руб. на расстояние свыше 10 км придется заплатить 0,5% выручки, но если вывезти в банк надо свыше 20 млн руб., то ставка составит всего 0,2%. Доставка разменной монеты в сумме до 100 тыс. руб. будет стоить в среднем 2% суммы.
Стоимость инкассации для небольших организаций
Для небольших организаций, дневная выручка которых составляет до 200 тыс. руб. в день, существуют специальные предложения по инкассации. Поскольку тарифы на классическую инкассацию в этом случае слишком велики, банки предлагают компаниям установить у себя специальный терминал для приема денег. Выручка вносится при помощи специальных идентификационных карт, которые выдаются уполномоченным сотрудникам, поэтому операции проходят в защищенном режиме. Такой способ сдачи выручки выгоден еще и тем, что не нужно ждать машину инкассатора, которая приходит строго по расписанию. Выручку можно внести на счет компании в любое время. Такие услуги предлагают, например, Башкомснаббанк, СДМ-Банк и некоторые другие.
Сбербанк в свою очередь использует немного другую систему. Он устанавливает автоматический сейф в определенном месте, например в торговом центре, где много инкассируемых точек, и клиенты могут самостоятельно вкладывать в устройство мешки с деньгами. При этом проводятся те же процедуры и заполняются те же документы, что и при обычной инкассации. Однако стоимость доставки наличности в банк таким способом ниже.
Вооруженное сопровождение грузов
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Инкассация денег
Когда в кассе накапливаются деньги, их сдают в банк на расчётный счёт. Иногда это делает кассир или предприниматель. Но если вы не хотите рисковать и тратить время, закажите услугу инкассации. В статье расскажем, как заключить договор с банком, как встречать инкассаторов, чтобы не платить за холостой
Что такое инкассация
Инкассация — это услуга по перевозке денег или других ценностей под охраной: простыми словами, вы передаёте охранникам деньги и сопроводительные документы, чтобы они положили средства на ваш расчётный счёт.
Эту услугу оказывает банк, в котором у вас открыт счёт, или организация со специальной лицензией (закон «О банках и банковской деятельности»). Чаще всего инкассаторы отвозят наличность в банк, но возможны и другие направления: из банка, между офисами компании, в другую организацию или частному лицу.
Для чего нужна
Обычно услугу заказывают, чтобы соблюдать лимит кассы. По закону большинство организаций утверждают лимит остатка наличности — максимальную сумму, которую можно хранить в кассе. Все деньги сверх этой суммы надо отправлять на расчетный счет. Но устанавливать лимит обязан только средний и крупный бизнес, а ИП и малые предприятия могут работать без этого показателя: держать в кассе сколько угодно денег и переводить их на расчётный счёт, когда захотят.
Также инкассация нужна для безопасной транспортировки выручки и экономии времени. Вы можете и сами или с помощью кассира зачислять наличку на счёт через операциониста в отделении. Но мешок с деньгами нужно ещё довезти до банка и потратить время на поездку. Вооруженные охранники в бронированной машине — более надёжный вариант доставки, хотя бы потому что они вернут вам всю сумму, если с нею что-то случится по дороге.
Плюсы и минусы
Плюсы инкассации очевидны: вы не рискуете и почти не отвлекаетесь от работы.
Безопасность. Вооруженные люди охраняют вашу наличность и гарантируют, что деньги попадут на счёт. Вы заключаете с ними договор материальной ответственности и не беспокоитесь за свои средства. Если же вы везёте выручку в банк самостоятельно, то отвечаете за неё сами. И у вас нет автомата и броневика.
Без простоев. С инкассаторами не придется тратить время на доставку денег и очередь в банке. Если же этой задачей занимаетесь вы или кассир, страдает бизнес: в такие промежутки вы не зарабатываете.
Скорость зачисления на счёт. При инкассации деньги поступают на расчётный счёт быстрее, чем при классической передаче операционисту, ваши обороты не падают.
Минус тоже простой — бюрократия. Чтобы периодически вызывать машину за деньгами, придётся собрать документы и подписать договор с банком или лицензированной компанией. Потом каждый раз заполнять стопку документов и упаковывать деньги в мешок.
Как подготовиться к инкассации
Нельзя просто позвонить в банк и сказать: «Приезжайте за моими деньгами». К первой инкассации придётся долго готовиться: оформить договор, показать помещение для передачи денег, утвердить график и стоимость услуги. Подготовка может занять несколько недель.
Убедитесь, что у вас есть условия для инкассации. Нужен свободный проезд к помещению и возможность припарковаться рядом со входом. Ещё потребуется комната, в которой только вы и инкассаторы сможете запереться на ключ на время передачи денег.
Оставьте предварительную заявку на оформление договора через форму на сайте банка или инкассаторской службы. Если нельзя сделать это на сайте, позвоните.
Согласуйте стоимость обслуживания. С тарифами можно ознакомиться на сайте или выяснить в разговоре с менеджером. Ниже мы расскажем, из чего складывается стоимость услуги.
Перед подписанием изучите каждый пункт договора и уточните подробности: как долго инкассаторы могут оставаться в вашем магазине, что будет при ошибках в документах, кто покупает мешки для упаковки денег.
Подпишите договор. Если вы заказываете услугу у банка, который ведёт ваш расчётный счёт, договор будет двусторонним. Если у инкассаторской службы — трёхсторонним (вы, ваш банк и служба).
Согласуйте график выездов, если инкассация осуществляется по графику, или договоритесь о выездах по предварительному звонку. Обычно второй вариант удобнее для малого бизнеса.
Банк выдаст инструкцию для кассира по инкассации, научит готовить банкноты к передаче и заполнять бумаги в офисе или магазине.
Как проходит процедура
Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.
1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»:
Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку купюр.
Положите деньги в сумку или пакет, туда же вложите заполненную ведомость и запечатайте пломбой или заклейте. После этого инкассатор проверяет, что мешок или пакет целы, пломба соответствует образцу, а оставшиеся бумаги: накладная и квитанция — тоже заполнены верно.
Если всё хорошо, инкассатор забирает сумку и накладную, ставит штамп в квитанции и расписывается в ней. Квитанция остаётся у вас как доказательство, что сумка с деньгами перешла к инкассатору, и теперь за неё отвечает он.
Если что-то пошло не так, придётся подписать отказ от инкассации денежных средств и ждать следующего выезда за наличными.
3. Ждите деньги на расчётном счёте. Инкассатор отвезёт мешок с деньгами в банк, сотрудники пересчитают их, проверят на подлинность и зачислят на счёт. Если всё в порядке, вы увидите деньги в интернет-банке в течение 1—2 дней
Если банк выявит нарушения: сумма в мешке больше или меньше, чем в ведомости и накладной, нашлась фальшивая банкнота — он будет разбираться и свяжется с вами.
Сколько стоит инкассация и как ее удешевить
Классическая инкассация
Стоимость услуги складывается из закрепленной цены выезда (500—800 рублей) и процента от суммы, которую вы передаёте в банк (0,1—2%). Иногда цена услуги выглядит так: 0,5% от суммы, но не меньше 1000 рублей. Итоговая стоимость зависит от нескольких условий:
суммы перевозки: чем она больше, тем меньший процент вы заплатите;
сложности маршрута и удаленности вашего магазина или офиса от банка;
частоты инкассаций: чем чаще, тем дешевле.
Тариф может быть ниже, если в этом банке у вас открыт расчётный счет, эквайринг и аренда терминала.
Сейф для приёма денег
Также банки для удешевления инкассации устанавливают автоматический сейф в месте, где много точек инкассации (например, в ТЦ). Клиенты самостоятельно пакуют деньги в мешки, заполняют сопроводительные документы и вкладывают их в ячейки сейфа. Стоимость доставки денег в банк при такой системе ниже.
Электронный инкассатор
Ещё один экономичный вариант инкассации денег для малого бизнеса — установка электронного инкассатора в вашем магазине или офисе. Это устройство похоже на маленький банкомат, который крепится к полу. Вы вносите в него деньги, и они сразу появляются на расчётном счёте. После этого за инкассированную наличность отвечает банк и забирает из устройства деньги по мере наполнения. Такой терминал банки устанавливают бесплатно и назначают комиссию за внесение денег 0,3-0,5% от суммы.
Самоинкассация через банкомат
Также сегодня в большинстве крупных банков есть возможность самоинкассации, когда вы или ваши сотрудники вносите деньги на расчетный счет через банкоматы банка с помощью специальных карт. Это можно делать в любое время суток, а комиссия за внесение средств будет ниже расходов при классической инкассации (в среднем, 0,3% от суммы). Деньги появляются на счёте моментально или в течение 3 часов, в зависимости от банка. Закон не устанавливает перечень сотрудников, которые могут сдавать деньги через банкомат, обычно это поручают кассиру или бухгалтеру. Вы можете выпустить несколько карт самоинкассации для разных сотрудников и создать профили вносителей в интернет-банке, чтобы они получали sms-уведомления о внесении денег.
Как правило, бизнесмены на УСН работают без НДС. Но в некоторых случаях те, кто использует упрощёнку, тоже должны платить этот налог. О базовых случаях уплаты НДС при УСН мы писали в отдельной статье.
Но есть исключение для компаний, которые рассчитывают стоимость работ или услуг по смете. Расскажем, как включить НДС в смету и потом компенсировать.
Как правило, бизнесмены на УСН работают без НДС. Но в некоторых случаях те, кто использует упрощёнку, тоже должны платить этот налог. О базовых случаях уплаты НДС при УСН мы писали в отдельной статье.
Но есть исключение для компаний, которые рассчитывают стоимость работ или услуг по смете. Расскажем, как включить НДС в смету и потом компенсировать.
Ваш город не Москва?
Как правильно инкассировать деньги в банк и можно ли на этом сэкономить?
У любой компании, работающей с наличной выручкой, есть необходимость доставлять в банк деньги. Рассмотрим основные статьи расходов и способы их сокращения.
Для чего нужна инкассация?
В первую очередь, чтобы обезопасить сохранность денег.
Во-вторых, чтобы не отвлекаться от работы, расходуя время на их самостоятельную транспортировку в банк.
Кроме того, инкассирование позволяет ускорить зачисление наличных на расчетный счет. Это помогает не снижать оборачиваемость средств.
Кому нужна инкассация? Что об этом говорит законодательство?
Инкассация нужна любому предпринимателю или компании, работающей с наличностью. В ряде случаев она обязательна в силу нормативных актов.
Так, для среднего и крупного бизнеса важно соблюдать порядок ведения кассовых операций, который определяет поддержание лимита налички в кассе. Размер лимита устанавливает руководитель, но если компания этот лимит превысит и не инкассирует излишек, компанию ждет штраф от 40 000 до 50 000 руб. (часть 1 ст. 15.1 КоАП), поскольку сверхлимитную наличность нужно сдавать в банк (указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210).
Малые предприятия могут не устанавливать такой лимит. Но если его определили, то должны соблюдать норму закона, иначе могут быть оштрафованы.
Данное нарушение рассматривают только инспекторы ФНС. Поскольку оно не является длящимся, привлечь к ответственности можно только в течение двух месяцев с момента его совершения.
Как проводить инкассацию?
Разберем стандартную ситуацию для торговой точки: перевозка денег по маршруту компания – банк.
Для этого можно использовать инкассационную службу банка (своего или стороннего), либо компанию, специализирующуюся на оказании таких услуг.
Перевозка наличных регулируется положениями Центробанка (так написано в законе «О банках и банковской деятельности»), поэтому выполнять ее могут только те компании, у которых на это есть соответствующая лицензия.
Чего требует инкассация?
Нельзя просто позвонить в банк и сказать: приезжайте и заберите деньги. Нужно соблюсти ряд условий. Например:
1. Документы. Каждый раз, когда за деньгами приезжает машина, нужно готовить пачку сопроводительных документов. Поскольку у инкассаторов есть график и маршрут, у них немного времени на прием денег. Поэтому документы нужно готовить заранее, а это значит, что придется задействовать время отдельного сотрудника. Если он ошибся с документами, инкассаторы не будут ждать. Они не примут деньги, компании придется оформить отказ и в любом случае оплатить визит инкассаторов.
2. Комната. Для передачи денег инкассаторам нужно специально оборудованное помещение, которое должно запираться на ключ. В момент передачи там не должны присутствовать лишние люди. Если вы арендуете торговое помещение в центре, придется искать и комнату для инкассации. Плюс инкассаторы требуют свободный подъезд и место для парковки автомобиля рядом с входом/выходом.
Стоимость инкассации
Она зависит от ряда факторов:
Обычно есть такие варианты тарифов:
Рассмотрим комплексный вариант. Он складывается из фиксированной платы за выезд и процента от суммы, сдаваемой инкассаторам. Но это только прямые расходы.
Чтобы понять, во сколько действительно обходится инкассация, нужно учитывать стоимость времени каждого сотрудника, вовлеченного в процесс сбора наличных от приема средств до зачисления на счет и отражения в учетных системах, а также стоимость самого дорогого ресурса – административного. Опытным путем установлено, что менеджер одновременно может эффективно управлять 5-9 процессами. Чем больше процессов, не приносящих прибыль, в ответственности сотрудника, тем дороже процесс для бизнеса в целом.
Также нужно учитывать количество точек для инкассации: чем их больше, тем сложнее организация процесса. Кроме того, многие компании не учитывают стоимость денег в периоде и стоимость дополнительного финансирования для поддержания оборотных средств. В конечном итоге, стоимость всех затрат компании на инкассацию наличных может достигать 1-2% от оборота и выше.
Итоги. Плюсы и минусы инкассации
Почитайте о преимуществах услуги «Электронный инкассатор» подробнее.