инвентарный номер для чего нужен
Как правильно присвоить инвентарный номер
Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.
Инвентарный номер и особенности его применения
Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.
Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:
Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.
К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:
Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:
Нормативная база
Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров
Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:
Инвентарный номер: что это, как правильно присвоить, порядок присвоения
Ведение бухгалтерского учета организации предполагает последовательное отражение всех изменений, в том числе касающихся взаимодействия с товарно-материальными ценностями. Своевременное принятие на баланс позволяет фиксировать дальнейшие операции с теми или иными объектами, квалифицированными в качестве собственности учреждения, и обеспечивает условия для контроля за их сохранностью. Методические указания, утвержденные приказом Министерства финансов № 91Н от 2003 года, содержат определение понятия инвентарный номер и определяют правильный порядок его присвоения.
Общее представление
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.
Нормативная база
Не существует законодательных положений, которые бы строго определяли, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству. Есть инструкция № 174н, опубликованная Минфином, и содержащая общие рекомендации, а также регламент № 157н, актуальный для муниципальных унитарных предприятий. Указанные документы рассматриваются в качестве базиса, используемого организациями при самостоятельной разработке инвентаризационных кодификаторов и порядка их назначения. Алгоритмы закрепляются локальными актами, либо определяются в рамках ведомственной иерархии, будучи установленными вышестоящими органами.
Номерная структура
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Как не нужно присваивать инвентарные номера: примеры ошибок
Нарушение стандарта, как правило, негативно сказывается на общих процессах учета, а в отдельных случаях может стать причиной проблем с проверяющими и контролирующими ведомствами. Четкость кодификации представляет особую значимость в рамках деятельности государственных и муниципальных учреждений, а также подведомственных структур — даже одно неверно указанное кодовое значение способно нарушить порядок строгой отчетности и стать причиной применения дисциплинарных мер.
Поводом для ошибок обычно служит недостаточный уровень квалификации — далеко не все ответственные сотрудники на самом деле знают, как правильно поставить инвентарные номера на основные средства, и с какой суммы они присваиваются. Среди распространенных проблем стоит выделить:
Во избежание подобных ситуаций рекомендуется строго придерживаться правил, определяющих необходимость присутствия специальной комиссии во время распределения инвентарных номеров объектов — это гарантирует соблюдение стандартов, и уменьшает вероятность возникновения ошибок.
Что именно подлежит учету
Идентификаторы применяются для регистрации следующих видов собственности организации:
Порядок присвоения инвентарных номеров ТМЦ и основным средствам исключает из обязательного учета любые виды имущества стоимостью менее трех тысяч рублей, и определяет ряд требований, соблюдение которых позволяет организовать контроль должным образом:
Для технически сложных, состоящих из нескольких функциональных частей объектов, маркировка осуществляется на каждом элементе структуры.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
Примеры и образцы документов
Для фиксации принятого на баланс имущества используются специальные журналы. Стандартная форма, размещаемая на титульном листе инвентарной книги, предусматривает указание информации о предприятии, а также личных данных сотрудника, ответственного за ведение БУ. Начиная со второй страницы, ведется таблица, в которую по мере поступления вносятся сведения о каждом новом объекте:
Регистрация перемещений осуществляется с помощью отдельной карточки, на которой также указываются происходящие с ТМЦ изменения.
Ответственность за заполнение и подписание документации возлагается на бухгалтерию. Для крупных организаций рекомендуется использование специализированного программного обеспечения — решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», заметно упрощают рутинные процессы и облегчают ведение инвентаризационного учета.
Пример составления
В распоряжение ОАО «Строитель» поступила компьютерная техника — устройство МФУ, выданное подразделению, имеющему порядковый идентификатор 13. Последний предшествующий код, зафиксированный в реестре — 0506. Указанный объект в рамках БУ относится к категории «Машины и оборудование», что позволяет присвоить ему номерное значение 13050634122, где:
Алгоритм формирования учетной политики
Локальные акты, регламентирующие, кто и как должен присваивать инвентарные номера основным средствам, предусматривают наличие понятных инструкций по заполнению. В записях указываются:
Регламент должен быть исчерпывающим, исключая возможность произвольного принятия решений, затрудняющих последующую идентификацию, и способных привести к ошибкам в процессе ведения бухгалтерского учета. Оптимальный вариант — использование автоматизированных программных шаблонов, заметно упрощающих контроль и формирование отчетности.
Изменения инвентарных номеров основных средств
Учетная политика предприятия также определяет положения, которыми ответственные сотрудники руководствуются в случае возникновения вопросов, связанных с необходимостью корректировки порядковой нумерации. Как правило, присвоенный идентификатор остается неизменным на протяжении всего цикла эксплуатации объекта, однако в случае выявления ошибки следует придерживаться стандартного протокола, утвержденного локальным актом.
Инвентаризационная комиссия
Документация, оформляемая в ходе внесения согласованных изменений, содержит перечень исправлений и утверждается специальной группой. Образец формы указывается в приложении к учетной политике. В типовой список фиксируемых данных входят:
Подписанный документ является основанием для смены регистрационного номера.
Наименования основных средств
Положения п. 13 методической инструкции № 157н предписывают использование русского языка для отражения названий ОС организации. Объекты, в отношении которых действуют требования об обязательной государственной регистрации, должны именоваться в соответствии с данными, представленными в сопроводительной документации. Так, к примеру, транспортное средство, в техническом паспорте которого приводится обозначение «ВАЗ-2110», не может быть поставлено на учетный баланс предприятия с упрощенным наименованием «Лада».
Инвентаризационные номера отдельных помещений
Регистрационные правила, применяемые в отношении недвижимости, предписывают самостоятельную инвентарную идентификацию объектов с различным функциональным предназначением, даже в тех случаях, когда они находятся на территории одного здания. Исходя из порядка, определенного ЕГРП, основанием в данном случае выступает кадастровый документ. В названии указываются характеризующие данные, такие как литера, крыло, этаж, и т. п.
Регистрация оргтехники
Материальные активы, относящиеся к категории технических средств, будь то бытовое или цифровое оборудование, инструменты, сложные приборы и устройства, принимаются к учету в соответствии со следующим регламентом:
Маркировка основного средства для инвентаризации
В соответствии с рекомендациями Министерства финансов, для нанесения идентификационных обозначений допускается использование различных методов:
Выбор подходящего способа зависит от доступных ресурсов, а также специфики хранения и эксплуатации ОС. Основное требование — различимость и надежность маркировки, с помощью которой осуществляется сверка во время проведения инвентаризации.
Какие учетные документы должны храниться на предприятии
Перечень документации, обязательной для сохранения, зависит от специфики объекта:
Для последнего случая также актуально отражение установленных сроков в карточке объекта, с указанием уже произведенных ранее внеплановых работ. Подобный подход упрощает контроль и ведение учета, и позволяет своевременно определить потенциальные затраты, связанные с выходом из строя эксплуатируемого оборудования.
Журнал инвентарных номеров
Для компаний, на балансе которых числится большое количество ОС, а также характерно регулярное движение активов, рекомендуется ведение отдельного документа, учитывающего инвентаризационную нумерацию. Наличие сводного каталога, содержащего сведения о присвоенных и выбывших кодификаторах, способствует оперативному внесению актуальных изменений, и снижает вероятность ошибок.
Учетная политика — нормативные требования ФСБУ 6/2020
В соответствии с приказом Минфина № 204н, опубликованным в сентябре 2020 г., начиная с 2022 года вводятся новые федеральные стандарты бухгалтерского учета основных средств, обязательные для всех предприятий. Обновленное положение отменит предыдущие инструкции и методические указания, однако общий принцип останется неизменным. Содержание документа затрагивает вопросы, касающиеся отражения информации об ОС, однако не предусматривает каких-либо конкретных регламентов.
Заключение
Разобраться в том, что такое инвентарный номер ТМЦ, и как его присвоить при поступлении новых объектов, не так уж и сложно. В то же время важно учитывать, что данная работа требует повышенного внимания и ответственного подхода, и должна быть регламентирована нормами учетной политики организации. Решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», помогут избежать расхождений в учете, и способствуют построению эффективной системы контроля.
Пресс-центр
Пресс-центр
Новости
Статьи
Присвоение инвентарных номеров
Инвентарные номера – необходимая и важная составляющая системы учета в любой организации. Их правильное присвоение поможет провести инвентаризацию быстро и без проблем. О том какие особенности есть у этого процесса и каким способом можно нанести инвентарный номер, читайте в нашей статье.
Что нужно знать об инвентарных номерах
Присвоение инвентарного номера возможно для любого объекта, числящегося в организации – неважно, находится ли этот предмет в постоянном использовании или же хранится в запасе на складе;
Инвентарный номер можно не присваивать, если стоимость объекта меньше одной тысячи рублей. Помимо этого, нумерации можно не подвергать ювелирные изделия, предметы библиотечного фонда и драгоценности;
В том случае, если объект состоит из нескольких частей, то на каждую из них наносится один и тот же инвентарный номер. Исключение составляют те предметы, у частей которых сроки годности/ полезного использования различаются – тогда необходимо присваивать отдельный инвентарный номер каждой из них.
Присвоенный однажды, инвентарный номер не меняется все то время, пока объект находится в ведении организации;
Инвентарные номера должны быть уникальны и не могут повторяться. Инвентарный номер списанного объекта не может быть присвоен другому объекту, например, только что поступившему в организацию;
В том случае, если на один объект было нанесено несколько разных номеров (например, в следствии ошибки или изменения системы нумерации), неиспользуемый номер стоит просто зачеркнуть, чтобы не возникло сложностей при инвентаризации.
Структура
На текущий момент законодательство РФ не обязывает к внедрению определенной структуры инвентарных номеров – каждая организация сама определяет, каким образом будет производиться нумерация объектов. Это решение закрепляется внутренним документом компании, который подписывается ответственными за процесс лицами. Однако стоит помнить о том, что для правильного учета всех предметов необходимо, чтобы инвентарный номер был не только уникальным, но и порядковым.
В том случае, если организация небольшая, то инвентарные номера могут выглядеть как трехзначные числа – 001, 002 и т.п.Помимо этого, можно использовать и систему нумерации, включающую не только цифры, но и буквы – это позволит поделить все объекты на группы, что упростит последующую инвентаризацию. Если же речь идет о большой компании, то стоит предусмотреть систему, позволяющую нумеровать несколько тысяч объектов.
Способы нанесения
Помимо документального присвоения номера, необходимо его непосредственное нанесение на объект нумерации. Каждая организация может сама выбирать удобные способы и методы нанесения инвентарных номеров, учитывая при этом условия эксплуатации объектов. Наиболее популярными способами нумерации являются:
Ручное или машинное нанесение номера на объект при помощи нестираемой краски;
Осуществление чеканки, если нумерации подвергается металлический объект или предмет, имеющий металлические части;
Создание бирок или металлических жетонов с инвентарным номером и надежное крепление их на объект;
Штриховое кодирование – наиболее современный и удобный способ присвоения инвентарного номера, позволяющий быстро проводить инвентаризацию при помощи специальных программ и считывателей.
После выбора определенного способа нумерации следует, если это возможно, придерживаться этого способа для нанесения номеров на все объекты – это позволит избежать лишней путаницы и позволит произвести инвентаризацию быстро и без ошибок.
Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.
Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.
Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.
Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.
Независимая инвентаризация
– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.
Инвентаризация нефинансовых активов
Автор: Шиманова Е.,эксперт журнала
В статье рассмотрим особенности проведения в государственных (муниципальных) учреждениях инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и других материальных ценностей, а также порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
При проведении инвентаризации нефинансовых активов в государственных (муниципальных) учреждениях проверяются сохранность имущества, соответствие фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета, а также выявляются объекты, не соответствующие критериям признания имущества активами и имеющие признаки обесценения.
Инвентаризации подлежат все виды нефинансовых активов, принадлежащие учреждению и находящиеся в пользовании, независимо от местонахождения, в том числе подлежащие учету на забалансовых счетах, а также не учтенные по каким-либо причинам.
Порядок проведения инвентаризации, в том числе нефинансовых активов, сроки ее проведения устанавливаются в учетной политике учреждения. При разработке такого порядка учреждение вправе включать в него отдельные положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина РФ от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).
Далее рассмотрим порядок осуществления инвентаризации отдельных видов нефинансовых активов на основе данных методических указаний.
Подготовка и оформление инвентаризационных описей.
До начала проведения инвентаризации имущества инвентаризационная комиссия (далее – комиссия) совместно с бухгалтерией подготавливает инвентаризационные описи по соответствующим объектам инвентаризации в разрезе материально ответственных лиц (структурных подразделений) и местонахождения имущества.
Для этих целей используется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись). В ней отражается следующая информация:
Графа
Отражаемая информация
Наименование объекта нефинансовых активов
Номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией. Для инвентарных объектов бухгалтерского учета указывается инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или иная информация)
Оценочная стоимость объекта инвентаризации:
предназначенного для реализации;
при выявлении признаков возможного обесценения актива;
при выявлении излишков
Фактическое наличие (состояние) объектов инвентаризации
Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
Информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот. Например:
для объектов основных средств – «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»;
для материальных запасов – «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения»;
для объектов незавершенного строительства – «строительство (приобретение) ведется», «объект законсервирован», «строительство объекта приостановлено без консервации», «передается в собственность иному публично-правовому образованию».
Учреждение при формировании учетной политики определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду
Информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта. Например:
для объектов основных средств – «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»;
для материальных запасов – «использовать», «продолжить хранение», «ремонт»;
для объектов незавершенного строительства – «завершение строительства (реконструкции, технического перевооружения)», «консервация объекта незавершенного строительства», «приватизация (продажа) объекта незавершенного строительства», «передача объекта незавершенного строительства другим субъектам хозяйственной деятельности»
Номер (код) счета бухгалтерского учета
Количество объектов по данным бухгалтерского учета
Балансовая стоимость (сумм) объекта учета
Количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
Количество объектов инвентаризации, превышающих данные бухгалтерского учета
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5)
Количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено их несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах:
об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, – количество объектов учета, выбывших в пределах норм естественной убыли;
о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации; и др.
Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах.
Перед началом инвентаризации материально ответственные лица оформляют на первой странице инвентаризационной описи расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и другого имущества обеспечивает комиссия.
При оформлении описей не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах они прочеркиваются.
Инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющими инвентаризацию.
В случае если были допущены ошибки, исправления вносятся во все экземпляры инвентаризационных описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Причем эти исправления должны быть согласованы и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Инвентаризация объектов основных средств.
В ходе инвентаризации ОС комиссия осуществляет следующие мероприятия:
1) проверяет наличие:
инвентарных карточек и других регистров аналитического
учета;
технических паспортов или другой технической документации;
документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение (при отсутствии документов нужно обеспечить их получение или оформление);
документов о закреплении права оперативного управления (при инвентаризации зданий, сооружений);
2) проводит осмотр объектов и вносит в инвентаризационные описи соответствующую информацию.
Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в инвентаризационных описях данные о произведенных изменениях.
Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению в соответствии с СГС «Основные средства»[1], не отвечают критериям признания их активами. Соответствующая информация о таких объектах указывается в графах 8, 9, 17, 18 инвентаризационной описи.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Выявленные в ходе инвентаризации неучтенные объекты должны быть оценены по текущей оценочной стоимости, а сумма амортизации – по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Текущая оценочная стоимость определяется по правилам, установленным в п. 25 Инструкции № 157н[2]. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи.
По объектам, имеющим признаки обесценения, проводится тест на обесценение активов (п. 6 СГС «Обесценение активов»[3]). По результатам данного теста в отношении объектов, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена в инвентаризационной описи (ф. 0504087):
в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»[4]);
в графе 19 отражается информация о проведении теста на обесценение.
По имуществу, учтенному на забалансовых счетах 01 «Имущество, полученное в пользование», 02 «Материальные ценности на хранении», 21 «Основные средства в эксплуатации» и т. д., составляется отдельная опись.
Инвентаризация нематериальных активов.
При инвентаризации нематериальных активов (НМА) комиссия проверяет:
наличие документов, подтверждающих права учреждения на их использование (патентов, свидетельств, договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и т. п.);
правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бухгалтерском учете.
При выявлении недостач НМА, неучтенных НМА, объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), несоответствия критериям признания их активами оформляются отдельные инвентаризационные описи, которые заполняются с учетом следующих особенностей.
Текущая оценочная стоимость неучтенных НМА определяется в соответствии с п. 25 Инструкции № 157н. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087).
В отношении объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена на основании результатов проведенного теста на обесценение активов в инвентаризационной описи (ф. 0504087):
в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»);
в графе 19 отражается информация о проведении теста на обесценение (снижение убытка от обесценения).
Инвентаризация непроизведенных активов.
В ходе проверки непроизведенных активов (земельных участков, водоемов и других объектов природных ресурсов, находящихся в пользовании учреждения) комиссия осуществляет следующие мероприятия:
наличие документов, подтверждающих право пользования ими;
правильность и своевременность отражения непроизведенных активов в бухгалтерском учете;
отсутствие на таких объектах неучтенных нефинансовых активов (различных сооружений, построек и т. д.);
2) сверяет данные правоустанавливающих документов, учетных данных и данных Единого государственного реестра недвижимости.
Инвентаризация материальных запасов.
В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных.
Данные по таре должны вноситься в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с отражением причин порчи.
В отношении нереализованных товаров уточняются суммы наценок (скидок) согласно установленным учетной политикой учреждения размерам сумм наценок (скидок) на соответствующие товары. В случае выявленных расхождений делаются записи в графах 5, 19 инвентаризационной описи.
Отдельно следует провести проверку материальных запасов:
находящихся в пути;
отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок;
находящихся на складах других организаций.
При выявлении недостач, излишков материальных запасов, а также запасов, не соответствующих критериям признания их активами, оформляются отдельные инвентаризационные описи, которые заполняются с учетом следующих особенностей.
Текущая оценочная стоимость неучтенных материальных запасов определяется в соответствии с п. 25 Инструкции № 157н. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи.
Инвентаризация арендованного имущества.
По объектам, полученным в пользование (аренду), осуществляются проверка имущества в разрезе договоров, мест нахождения указанного имущества, материально ответственных лиц, а также проверка правильности учета информации о данных объектах, отраженных на соответствующих счетах счета 0 111 00 000 «Права пользования активами».
При проведении инвентаризации по таким объектам учета необходимо проверить наличие договоров о передаче имущества в пользование (аренду), правильность и своевременность отражения данных активов на балансе (в том числе по начислению амортизации в отношении названных объектов).
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Как уже было отмечено выше, в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостачи имущества, факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете записей по результатам инвентаризации являются оформленные должным образом ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
В случае если документы по результатам инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, подписаны после отчетной даты, результаты инвентаризации включаются в показатели годовой отчетности исходя из положений учетной политики учреждения о порядке отражения событий после отчетной даты.
Излишки.
Неучтенные объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухучету (п. 31 Инструкции № 157н).
Определение текущей оценочной стоимости нефинансового актива осуществляется методом рыночных цен на основании данных о сделках с аналогичным или схожим активом, совершенных без отсрочки платежа (сумма денежных средств, необходимых для приобретения (продажи) указанных активов на дату принятия к учету) (п. 25 Инструкции № 157н).
В бухгалтерском учете выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов отражаются следующей записью:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Приняты к учету выявленные в ходе инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов
Недостачи.
При выявлении недостач имущества комиссия по поступлению и выбытию активов принимает решение о начислении ущерба имуществу учреждения и списании недостающего имущества с бухгалтерского учета.
Решение комиссии о списании имущества подлежит согласованию с собственником имущества (Постановление Правительства РФ от 14.10.2010 № 834):
у казенных учреждений – в отношении всего имущества;
у бюджетных и автономных учреждений – в отношении недвижимого и особо ценного движимого имущества, приобретенного за счет средств учредителя.
Размер ущерба определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции № 157н).
По нашему мнению, в случае полной утраты имущества текущей восстановительной стоимостью будет являться справедливая стоимость, определенная методом рыночных цен. В силу п. 55 СГС «Концептуальные основы» при использовании метода рыночных цен справедливая стоимость актива (обязательства) определяется на основании текущих рыночных цен или данных о недавних сделках с аналогичными или схожими активами (обязательствами), совершенных без отсрочки платежа.
В бухгалтерском учете суммы недостач, выявленных по результатам инвентаризации, отражаются следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе: