Тим урбан что происходит в голове у закоренелого прокрастинатора
Тим Урбан: Что происходит в голове у закоренелого прокрастинатора
Тим Урбан знает, что в прокрастинации нет ничего хорошего, но ему никогда не удавалось избавиться от привычки откладывать все на потом. В своем забавном и поучительном выступлении Урбан берет нас в путешествие по просмотрам видео на YouTube взапой, «залипании» на Wikipedia и приступам неотрывного наблюдения за происходящим за окошком, призывая нас хорошенько подумать о том, какие дела мы в действительности всегда откладываем, — пока не стало слишком поздно
Тим Урбан Саморазвитие
В университете я изучал государственное управление, поэтому мне задавали множество письменных работ. Выполняя такие задания, нормальные студенты распределяют работу примерно вот так. Ну вы поняли…
Начинаете потихоньку, за первую неделю пишете ровно столько, чтобы потом, поработав усерднее, все успеть без особых проблем.
Мне всегда хотелось делать именно так. Я всегда так и задумывал. Я, бывало, уже почти начинал, но затем все как-то наваливалось и сводилось вот к этому.
И так было каждый раз.
Но затем пришла пора писать 90-страничную дипломную работу, на которую по идее отводится год. Я осознавал, что для диплома мой обычный подход не сработает, — слишком масштабный проект. Я все распланировал и решил, что буду действовать следующим образом. Вот это мой план на год. Начну без фанатизма, немного ускорю темп ближе к середине, а в конце переключусь на высокую передачу — такая вот лесенка получилась. Пройтись по лесенке — да ерунда! Проще простого, да?
Но потом случилась забавная штука. Первые месяцы? Пришли и ушли, а я так ничего и не начал. Поэтому появился новый план — уточненный.
А потом пролетели месяцы посередине, а я так и не начал писать — вот такая была ситуация. Затем два месяца превратились в один, который превратился в две недели. Однажды я проснулся, до сдачи оставалось три дня, у меня не было написано ни слова, поэтому я сделал единственно возможное: написал 90 страниц за 72 часа, проведя не одну, а целых две бессонных ночи, — человеку противопоказаны две бессонные ночи подряд — рванул через весь кампус, взмыл ввысь как в замедленной съемке и успел сдать в последнюю секунду.
Думал, на этом все и закончится. Но через неделю раздался звонок, звонили из университета. Спросили: «Тим Урбан?» Отвечаю: «Да». Они: «Нам нужно обсудить вашу дипломную работу». «Хорошо», — говорю. Они продолжают: «Это лучшая дипломная работа на нашей памяти».
Не было такого. Дипломная была очень, очень скверная. Мне просто хотелось насладиться моментом, когда вы все подумали: «Вот это да — какой молодец!»
Нет-нет, работа была никудышная. Ну вот, а сейчас я писатель и блогер. Мой блог называется Wait But Why. Пару лет назад я решил написать о прокрастинации. Мое поведение всегда озадачивало окружавших меня непрокрастинаторов, и мне захотелось объяснить всему миру, что происходит в головах прокрастинаторов и почему мы такие. У меня была теория, что мозг прокрастинатора на самом деле отличается от мозга остальных людей. Чтобы это проверить, я нашел лабораторию с МРТ, где просканировли мой мозг и мозг проверенного непрокрастинатора для сравнения. Я принес сегодня результаты, чтобы показать вам. Посмотрите внимательно: сможете ли вы заметить разницу. Знаю, что вас этому не учили, это не так легко заметить — но все же попробуйте. Вот мозг непрокрастинатора.
А вот… мой мозг. [Обезьянка, требующая сиюминутных удовольствий]
Разница налицо. И там, и там есть Рациональный Человечек. Но в мозге прокрастинатора живет еще и Обезьянка, требующая сиюминутных удовольствий. Чем это оборачивается для прокрастинатора? Тем, что все идет отлично, пока не случается это.
[Самое время поработать.] [Нетушки!]
Рациональный Человечек принимает рациональное решение продуктивно поработать, но Обезьянке такой план не по душе; она берется за штурвал и говорит: «Лучше давай-ка почитаем страничку в «Википедии» о скандале с Нэнси Керриган и Тоней Хардинг — что-то они мне вдруг вспомнились. Потом мы прогуляемся к холодильнику, чтобы посмотреть, что там изменилось за последние 10 минут. Затем нас затянет вихрь YouTube: начнем с рассказов Ричарда Файнмана о магнитах, и, пройдя долгий-долгий путь, мы закончим просмотром интервью с мамой Джастина Бибера. Все это надолго, поэтому выкроить время на работу у нас сегодня никак не выйдет. Уж прости!»
Так что же здесь происходит? Обезьянка — не совсем подходящий кандидат на место у руля. Она живет настоящим. Она не помнит прошлого, не знает будущего, и ее волнуют только две вещи: чтобы было легко и весело.
В мире животных это работает отлично. Если вы собака и всю жизнь только и делаете, что веселитесь, вы очень успешный пес!
Для Обезьянки люди — такие же животные. Вам надо хорошенько высыпаться, кормиться и размножаться, что вполне работало в пещерные времена. Но если вы еще не заметили — мы уже не живем в пещерах. Мы продвинутая цивилизация, а Обезьянка не в курсе, что это такое.
Поэтому в нашем мозге и появился другой персонаж: Рациональный Человечек, который позволяет нам делать то, чего не могут другие животные. Мы можем представлять себе будущее. Видеть общую картину. Строить далеко идущие планы. И он хочет за всем этим уследить. Хочет, чтобы мы делали то, что имеет смысл прямо сейчас. Конечно, иногда имеет смысл заниматься приятными и легкими делами, например, поужинать, или поспать, или насладиться заслуженным отдыхом. Поэтому случаются совпадения: иногда Обезьянка и Человечек заодно. Но случается, что гораздо более разумно сделать что-то менее приятное и более трудное, если смотреть на вещи масштабно. Именно тогда и возникает конфликт.
Для прокрастинатора этот конфликт всегда заканчивается одинаково: он проводит больше времени в оранжевой зоне — там, где легко и весело, за пределами круга Рациональности. Я называю это место Зловещей игровой площадкой.
Зловещая игровая площадка хорошо знакома всем прокрастинаторам. Там происходят все развлечения тогда, когда для развлечений совсем не время. Забавы Зловещей игровой площадки на деле никакие не забавы — вы их не заслужили, над вами висят чувства вины, страха, тревоги, отвращения к себе — все замечательные спутники прокрастинатора. В ситуации, когда у штурвала Обезьянка, вопрос в том, как прокрастинатору перетащить себя в синюю зону, которая гораздо менее приятна, но важные дела вершатся именно там.
Оказывается, у прокрастинаторов есть ангел-хранитель, всегда присматривающий за ними и оберегающий в самые тяжкие минуты — его зовут Паническое Чудище.
Это Чудище по большей части спит, но оно внезапно просыпается, когда истекает срок или когда вам грозит публичный позор, катастрофа на работе или другие жуткие последствия. Важно знать, что Чудище — единственное существо, которого страшно боится Обезьянка. В последнее время у меня многое с ним связано, потому что 6 месяцев назад меня пригласили выступить на TED.
Конечно, я согласился. Всегда мечтал оглянуться назад и вспомнить, как уже выступил на TED.
Но в самый разгар радостного предвкушения Рационального Человечка волновало кое-что еще. Он говорил: «А понимаем ли мы, во что втянулись? Знаем ли мы, что будет завтра? Нужно прямо сейчас сесть и все продумать». А Обезьянка сказала: «Полностью согласна, а пока откроем Google Earth, рассмотрим получше юг Индии с высоты примерно 60 метров и потратим пару часиков на то, чтобы дойти до самого севера, — ведь надо же как следует изучить Индию».
Чем мы в тот день и занялись.
Шесть месяцев превратились в четыре, затем в два, в один — организаторы TED собрались объявить список выступающих. Я зашел на сайт и увидел свое лицо, таращившееся на меня с экрана. Угадайте, кто тогда проснулся?
Паническое Чудище сходит с ума, и спустя секунды начинается полный кавардак.
Обезьянка — напоминаю, она в ужасе от Панического Чудища — удирает на пальму. Наконец Рациональный Человечек встает за штурвал, и я начинаю работать.
Появление Панического Чудища объясняет всевозможные сумасшедшие поступки прокрастинаторов, когда, например, кто-то типа меня две недели откладывает написание первого предложения, а затем его чудесным образом накрывает завидное трудолюбие, и он всю ночь не спит и выдает восемь страниц. Вся эта история с тремя персонажами — схема работы прокрастинатора. Малопривлекательно, но в итоге работает. Вот о чем я решил написать в своем блоге пару лет назад.
Когда я это сделал, отзывы меня просто поразили. Приходили буквально тысячи сообщений от самых разных людей со всего мира — людей самых разных профессий: медсестер, банкиров, художников, инженеров, а также большого числа аспирантов.
И все они говорили одно и то же: «У меня такая же проблема». Но меня поразил контраст между легкомысленным тоном поста и серьезностью этих сообщений. Люди были глубоко расстроены тем, как прокрастинация повлияла на их жизнь, тем, что с ними сделала Обезьянка. Я задумался: если система прокрастинаторов работает, в чем же дело? Почему все эти люди так расстраиваются?
Оказывается, существуют два вида прокрастинации. Во всем, о чем я сегодня говорил, во всех моих примерах присутствуют сроки. А когда поставлен срок, влияние прокрастинации ограничено коротким временным отрезком — спасибо Паническому Чудищу. Но есть и другой вид прокрастинации, когда никаких сроков нет. Хотите построить карьеру, начать свое дело — в искусстве, бизнесе — сначала там нет крайних сроков, потому что ничего не происходит, пока вы не соберетесь и не начнете трудиться, пока все не закрутится как надо. Помимо карьеры есть еще масса важных вещей, в которых нет крайнего срока, например, навестить родных, заняться спортом или своим здоровьем, укрепить отношения или же разорвать отношения, которые себя исчерпали.
Если единственный способ решения сложных задач прокрастинатора — помощь Панического Чудища, это проблема, потому что в бессрочных ситуациях никакое Чудище не придет. Ему незачем пробуждаться, и здесь прокрастинация ничем не ограничена, все откладывается до бесконечности. Именно такую долгосрочную прокрастинацию реже замечают и намного реже обсуждают, чем такую забавную краткосрочную, с четким дедлайном. Это тихие и незаметные мучения. Это может быть очагом продолжительных страданий и сожалений. Поэтому, я думаю, все эти люди и писали мне, поэтому им было так плохо. Их проблема не аврал. Проблема — долгая прокрастинация, заставлявшая их наблюдать, как жизнь проходит мимо. Они расстроены не оттого, что не исполнили мечту, а оттого, что не смогли даже начать двигаться в ее направлении.
Я все читал эти сообщения — и тут меня озарило: непрокрастинаторов не существует. Именно — я считаю, вы все прокрастинаторы. Возможно, не такие запущенные, как некоторые из нас, у некоторых из вас здоровые отношения с дедлайнами. Но помните: самая коварная уловка Обезьянки идет в ход, когда сроков нет.
Хочу показать еще кое-что напоследок. Я называю это Календарем Жизни. В нем по квадратику на каждую неделю 90-летней жизни. Не так уж и много квадратиков, к тому же мы уже израсходовали целую кучу. Нам надо очень внимательно вглядеться в этот календарь. Подумать, что мы в действительности откладываем, потому что это случается в жизни каждого. Нужно помнить об Обезьянке, требующей сиюминутных удовольствий. Это задача для всех нас. А так как квадратиков не так уж и много, начать, наверное, стоит уже сегодня.
Ну, может, не сегодня… Сами понимаете. Как-нибудь потом.
Тим урбан что происходит в голове у закоренелого прокрастинатора
И так было каждый раз.
Но затем пришла пора писать 90-страничную дипломную работу, на которую по идее отводится год. Я осознавал, что для диплома мой обычный подход не сработает, — слишком масштабный проект. Я всё распланировал и решил, что буду действовать следующим образом. Вот это мой план на год. Начну без фанатизма, немного ускорю темп ближе к середине, а в конце переключусь на высокую передачу — такая вот лесенка получилась. Пройтись по лесенке — да ерунда! Проще простого, да?
Но потом случилась забавная штука. Первые месяцы? Пришли и ушли, а я так ничего и не начал. Поэтому появился новый план — уточнённый.
А потом пролетели месяцы посередине, а я так и не начал писать — вот такая была ситуация. Затем два месяца превратились в один, который превратился в две недели. Однажды я проснулся, до сдачи оставалось три дня, у меня не было написано ни слова, поэтому я сделал единственно возможное: написал 90 страниц за 72 часа, проведя не одну, а целых две бессонных ночи, — человеку противопоказаны две бессонные ночи подряд — рванул через весь кампус, взмыл ввысь как в замедленной съёмке и успел сдать в последнюю секунду.
Думал, на этом всё и закончится. Но через неделю раздался звонок, звонили из университета. Спросили: «Тим Урбан?» Отвечаю: «Да». Они: «Нам нужно обсудить вашу дипломную работу». «Хорошо», — говорю. Они продолжают: «Это лучшая дипломная работа на нашей памяти».
Дипломная была очень, очень скверная.
Мне просто хотелось насладиться моментом, когда вы все подумали: «Вот это да — какой молодец!»
Нет-нет, работа была никудышная. Ну вот, а сейчас я писатель и блогер. Мой блог называется Wait But Why. Пару лет назад я решил написать о прокрастинации. Моё поведение всегда озадачивало окружавших меня непрокрастинаторов, и мне захотелось объяснить всему миру, что происходит в головах прокрастинаторов и почему мы такие. У меня была теория, что мозг прокрастинатора на самом деле отличается от мозга остальных людей. Чтобы это проверить, я нашёл лабораторию с МРТ, где просканировли мой мозг и мозг проверенного непрокрастинатора для сравнения. Я принёс сегодня результаты, чтобы показать вам. Посмотрите внимательно: сможете ли вы заметить разницу. Знаю, что вас этому не учили, это не так легко заметить — но всё же попробуйте. Вот мозг непрокрастинатора.
(Смех) [Рациональный Человечек]
(Смех) [Обезьянка, требующая сиюминутных удовольствий]
Разница налицо. И там, и там есть Рациональный Человечек. Но в мозге прокрастинатора живёт ещё и Обезьянка, требующая сиюминутных удовольствий. Чем это оборачивается для прокрастинатора? Тем, что всё идёт отлично, пока не случается это.
[Самое время поработать.] [Нетушки!]
Рациональный Человечек принимает рациональное решение продуктивно поработать, но Обезьянке такой план не по душе; она берётся за штурвал и говорит: «Лучше давай-ка почитаем страничку в «Википедии» о скандале с Нэнси Керриган и Тоней Хардинг — что-то они мне вдруг вспомнились.
Потом мы прогуляемся к холодильнику, чтобы посмотреть, что там изменилось за последние 10 минут. Затем нас затянет вихрь YouTube: начнём с рассказов Ричарда Файнмана о магнитах, и, пройдя долгий-долгий путь, мы закончим просмотром интервью с мамой Джастина Бибера.
Всё это надолго, поэтому выкроить время на работу у нас сегодня никак не выйдет. Уж прости!»
Так что же здесь происходит? Обезьянка — не совсем подходящий кандидат на место у руля. Она живёт настоящим. Она не помнит прошлого, не знает будущего, и её волнуют только две вещи: чтобы было легко и весело.
В мире животных это работает отлично. Если вы собака и всю жизнь только и делаете, что веселитесь, вы очень успешный пёс!
Для Обезьянки люди — такие же животные. Вам надо хорошенько высыпаться, кормиться и размножаться, что вполне работало в пещерные времена. Но если вы ещё не заметили — мы уже не живём в пещерах. Мы продвинутая цивилизация, а Обезьянка не в курсе, что это такое. Поэтому в нашем мозге и появился другой персонаж: Рациональный Человечек, который позволяет нам делать то, чего не могут другие животные. Мы можем представлять себе будущее. Видеть общую картину. Строить далеко идущие планы. И он хочет за всем этим уследить. Хочет, чтобы мы делали то, что имеет смысл прямо сейчас. Конечно, иногда имеет смысл заниматься приятными и лёгкими делами, например, поужинать, или поспать, или насладиться заслуженным отдыхом. Поэтому случаются совпадения: иногда Обезьянка и Человечек заодно. Но случается, что гораздо более разумно сделать что-то менее приятное и более трудное, если смотреть на вещи масштабно. Именно тогда и возникает конфликт. Для прокрастинатора этот конфликт всегда заканчивается одинаково: он проводит больше времени в оранжевой зоне — там, где легко и весело, за пределами круга Рациональности. Я называю это место Зловещей игровой площадкой.
Зловещая игровая площадка хорошо знакома всем прокрастинаторам. Там происходят все развлечения тогда, когда для развлечений совсем не время. Забавы Зловещей игровой площадки на деле никакие не забавы — вы их не заслужили, над вами висят чувства вины, страха, тревоги, отвращения к себе — все замечательные спутники прокрастинатора. В ситуации, когда у штурвала Обезьянка, вопрос в том, как прокрастинатору перетащить себя в синюю зону, которая гораздо менее приятна, но важные дела вершатся именно там.
Оказывается, у прокрастинаторов есть ангел-хранитель, всегда присматривающий за ними и оберегающий в самые тяжкие минуты — его зовут Паническое Чудище.
Это Чудище по большей части спит, но оно внезапно просыпается, когда истекает срок или когда вам грозит публичный позор, катастрофа на работе или другие жуткие последствия. Важно знать, что Чудище — единственное существо, которого страшно боится Обезьянка. В последнее время у меня многое с ним связано, потому что 6 месяцев назад меня пригласили выступить на TED.
Конечно, я согласился. Всегда мечтал оглянуться назад и вспомнить, как уже выступил на TED.
(Смех) [А я однажды выступил на TED.]
(Аплодисменты) Но в самый разгар радостного предвкушения Рационального Человечка волновало кое-что ещё. Он говорил: «А понимаем ли мы, во что втянулись? Знаем ли мы, что будет завтра? Нужно прямо сейчас сесть и всё продумать». А Обезьянка сказала: «Полностью согласна, а пока откроем Google Earth, рассмотрим получше юг Индии с высоты примерно 60 метров и потратим пару часиков на то, чтобы дойти до самого севера, — ведь надо же как следует изучить Индию».
Чем мы в тот день и занялись.
Шесть месяцев превратились в четыре, затем в два, в один — организаторы TED собрались объявить список выступающих. Я зашёл на сайт и увидел своё лицо, таращившееся на меня с экрана. Угадайте, кто тогда проснулся?
Паническое Чудище сходит с ума, и спустя секунды начинается полный кавардак.
Обезьянка — напоминаю, она в ужасе от Панического Чудища — удирает на пальму. Наконец Рациональный Человечек встаёт за штурвал, и я начинаю работать.
Появление Панического Чудища объясняет всевозможные сумасшедшие поступки прокрастинаторов, когда, например, кто-то типа меня две недели откладывает написание первого предложения, а затем его чудесным образом накрывает завидное трудолюбие, и он всю ночь не спит и выдаёт восемь страниц. Вся эта история с тремя персонажами — схема работы прокрастинатора. Малопривлекательно, но в итоге работает. Вот о чём я решил написать в своём блоге пару лет назад.
Когда я это сделал, отзывы меня просто поразили. Приходили буквально тысячи сообщений от самых разных людей со всего мира — людей самых разных профессий: медсестёр, банкиров, художников, инженеров, а также большого числа аспирантов.
И все они говорили одно и то же: «У меня такая же проблема». Но меня поразил контраст между легкомысленным тоном поста и серьёзностью этих сообщений. Люди были глубоко расстроены тем, как прокрастинация повлияла на их жизнь, тем, что с ними сделала Обезьянка. Я задумался: если система прокрастинаторов работает, в чём же дело? Почему все эти люди так расстраиваются?
Оказывается, существуют два вида прокрастинации. Во всём, о чём я сегодня говорил, во всех моих примерах присутствуют сроки. А когда поставлен срок, влияние прокрастинации ограничено коротким временным отрезком — спасибо Паническому Чудищу. Но есть и другой вид прокрастинации, когда никаких сроков нет. Хотите построить карьеру, начать своё дело — в искусстве, бизнесе — сначала там нет крайних сроков, потому что ничего не происходит, пока вы не соберётесь и не начнёте трудиться, пока всё не закрутится как надо. Помимо карьеры есть ещё масса важных вещей, в которых нет крайнего срока, например, навестить родных, заняться спортом или своим здоровьем, укрепить отношения или же разорвать отношения, которые себя исчерпали.
Если единственный способ решения сложных задач прокрастинатора — помощь Панического Чудища, это проблема, потому что в бессрочных ситуациях никакое Чудище не придёт. Ему незачем пробуждаться, и здесь прокрастинация ничем не ограничена, всё откладывается до бесконечности. Именно такую долгосрочную прокрастинацию реже замечают и намного реже обсуждают, чем такую забавную краткосрочную, с чётким дедлайном. Это тихие и незаметные мучения. Это может быть очагом продолжительных страданий и сожалений. Поэтому, я думаю, все эти люди и писали мне, поэтому им было так плохо. Их проблема не аврал. Проблема — долгая прокрастинация, заставлявшая их наблюдать, как жизнь проходит мимо. Они расстроены не оттого, что не исполнили мечту, а оттого, что не смогли даже начать двигаться в её направлении.
Я всё читал эти сообщения — и тут меня озарило: непрокрастинаторов не существует. Именно — я считаю, вы все прокрастинаторы. Возможно, не такие запущенные, как некоторые из нас,
Взломать сложные дела: тайм-менеджмент против прокрастинации
Выступление Тима Урбана «Что происходит в голове у прокрастинатора» — одно из самых популярных видео на канале TED. Миллионы людей услышали красивую метафору: за право быть у штурвала в вашем сознании борются три персонажа: Рациональный человечек, Обезьянка сиюминутного удовольствия и Паническое чудище.
В презентации Тима описывается один из четырёх типов хронофагов (пожирателей времени): Прерывания (нас отвлекают), Отвлечения (мы сами отвлекаемся), Ожидания и, собственно, Откладывания (прокрастинации). В этой статье разберём методы борьбы с каждым из хронофагов.
Откладывания
Чтобы противостоять прокрастинациям, Тим предлагает разделить задачи на бессрочные и срочные. Но при этом не даёт чётких ответов, что с ними делать. А вот что: назначать ответственность и декомпозировать.
Для бессрочных задач нам зачастую не хватает ответственности. Мы ждём у моря погоды — и не занимаемся спортом, не учим языки, не начинаем своё дело. Всё потому, что у задач нет срока, нет коммитментов — а значит, нет и подходящего времени. Добавляем ответственность и сроки — и задачи переходят в разряд важных и срочных. Например, платим фитнес-тренеру вперёд за несколько занятий — и обговариваем, что переносить занятие нельзя, и средства сгорят, если мы не потренируемся. Или, проходим тест на определение уровня иностранного языка и покупаем дорогой тест-ассессмент с датой. Ну и, наконец, назначаем встречу потенциальному компаньону. Так мы создаём ответственность – принимаем обязательства и назначаем сроки.
Срочные задачи для прокрастинатора тоже могут стать проблемой, если они достаточно сложны. Рецептом является декомпозиция. Подобно голубым танцовщицам художника-импрессиониста Эдгара Дега любое дело состоит из множества небольших мазков краски. Декомпозиция и есть разделение сложного на систему элементарного, легко выполнимого.
В книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» Брайана Трейси описываются три типа сложных дел, требующих декомпозиции: «лягушка», «слон» и «швейцарский сыр». В ходе моих многочисленных коуч-сессий и семинаров я дополнил их другими типами сложных задач. Умение понять какая перед вами задача – ключ к тому, чтобы её декомпозировать и выполнить.
Итак, сложные дела — это большие или необычные блюда, которые не каждый умеет есть. В начале книги Брайан Трейси говорит о простых делах — мы их назовём «бутерброды». Такие задачи выполняются легко и автоматически: проверка почты, создание первого слайда, назначение встречи и др. Автор предлагает декомпозировать сложные типы задач в «бутерброды», используя простые приёмы.
Так, для «лягушки» — постоянно переносимого задания, которое мы всё время откладываем из-за страха или неприязни — «рецепт бутерброда» состоит в том, что нужно просто взять и сделать. Первым делом, залпом как горькую микстуру. Взять и записаться к стоматологу, распахнуть дверь руководителя и попросить отпуск или прибавку, оштрафовать нерадивого сотрудника и др. Роль декомпозиции здесь невелика – вы просто выполняете действие, после которого уже сложно не съесть лягушку целиком. Например, заговорили с прекрасной дамой и уже не сбежать от разговора и приглашения на свидание. Если не сделать неприятное или страшное дело сразу, оно либо убежит от вас как упущенная возможность, либо перерастёт в огромную жабу-проблему.
«Слоны» — это большие упорядоченные проекты. Например, при планировании новогоднего корпоратива вам не следует сначала бюджетировать площадку, а затем исследовать рынок цен. Слона следует препарировать на последовательную цепочку действий. Причём действия, как «бутерброды», должны быть просты и легко выполнимы. Чтобы не прокрастинировать необходимо декомпозировать на простейшие действия. Собрать встречу, написать письмо, посмотреть три предложения цен на площадки и т.д.
Полезна будет и японская методика Кайдзен, «принцип одной минуты», когда человек занимается определённым делом ровно 1 минуту, но изо дня в день в одно и то же время. Чтобы избежать слоновьего аврала, очень хорошо планировать себе работу над долгосрочным проектом на ежедневной основе, хотя бы по минуте.
«Швейцарский сыр» может быть так же велик, как и слон, но его можно есть с любой стороны, как бы увеличивая дырки в этом сыре. Инвентаризация, большая презентация, генеральная уборка – всё это примеры швейцарского сыра. Чудодейственность приёма заключается в том, чтобы начинать выполнять с простого и затем дробить оставшееся сложное на еще меньшие простые сырные кусочки. Инвентаризацию следует начинать с того, что под рукой или с того, что можно быстро проверить, чтобы сразу закрыть целую категорию. Презентацию можно начинать с простых слайдов, а уборку с выноса мусора, например.
Отдельно стоит упомянуть известную всем боязнь чистого листа. Создали письмо и не знаете что писать. Как известно, в аду для перфекционистов не разжигают котлов, их просто ставят немного неровно. Вместо того чтобы искать идеальную первую фразу, просто начните набрасывать тезисы того, что точно окажется в письме, а затем структурируйте и правьте. Вот и всё.
Выше мы рассмотрели задачи, которые выделил Брайан Трейси. К ним я добавил ещё несколько типов.
«Шампиньоны» — это вечно ускользающие от галочки задачи. Перенесённые встречи, возврат долгов и прочее. Секрет нанизывания шампиньона и противостояния ускользающему маслу — открыто заявить виновнику переноса, что встреча отменяется, так как не все стороны, видимо, в ней заинтересованы. Если встреча действительно нужна, партнёр сам выступит инициатором точного времени встречи. Если нет, то просто вычёркивайте её, вы бы и так никогда не встретились. Другой инструмент — привлечь к встрече статусных участников и инстанции. Вас игнорировали, а их не смогут.
Далее следуют две пары задач-антагонистов. «Картошка фри» и «десерт» — это пара дел, которые нужно выполнить «на тройку» и «на пятёрку». Картошка фри хороша в любом виде, её не нужно нарезать идеальными палочками, не нужно одинаково прожаривать. Она в любом случае будет вкусна. Так и некоторые задачи не требуют перфекционизма — например, выгрузка данных или встречи, на которых от вас достаточно лишь присутствия. Если будете проявлять активность там, где достаточно минимального участия, то лишь впустую потратите время. Десерт, напротив, — это задача на 120 процентов. Чтобы именно такой творожный сыр именно с физалисом и именно с корицей! Некоторые ключевые задачи требуют супердотошности, технологичности и внимания к деталям. Обычно их немного, но ваша декомпозиция в таком случае должна включать как можно больше факторов.
«Заготовка» и «деликатес». Когда вы нарезаете овощи и другие заготовки для обеда вполне можете параллельно болтать и смотреть TED. Но когда вы готовите романтический ужин – продумываете все мелочи, чтобы ваш ужин стал объедением. Гай Юлий Цезарь якобы умел делать несколько дел одновременно, но для большинства задач это не вариант. А вот задачи-заготовки можно выполнять и параллельно. Можно ли редактировать текст и слушать лекцию-картошку фри? Да. Слушать аудиокнигу в пути? Да, можно. Писать креативный план и слушать лекцию? Нет. Творческие деликатесные задачи требуют всего вашего внимания. Для них нужно найти уединённое место и полностью сконцентрировать внимание. Как-то раз у Хемингуэя спросили. как у него получаются такие гениальные названия произведений: «Праздник, который всегда с тобой», «Прощай, оружие» и др. Он ответил, – «Всё просто, я придумываю сто хороших, и одно из них мне нравится».
В заключение разговора о прокрастинациях ещё один лайфхак от Эрнеста Хемингуэя. Несмотря на бедность, он снимал для работы отдельный кабинет и всегда заканчивал работу названием следующей главы и её первым предложением. Конечно, он часто всё переписывал. Но ему всегда было с чего начать в комфортном уединённом месте, чтобы не откладывать и не отвлекаться.
Прерывания
Когда-то на тренинге по тайм-менеджменту на программе P&G MBA нас учили говорить «нет». «Нет» участию в беседе, «нет» походу за кофе и т.д. Это бывает неудобно, но необходимо, так как кто-то может утянуть вас в своё болото бездействия или просто занять слишком много места в эфире. Вот небольшой рабочий скрипт. «Извини, я очень занят» и «Сейчас кровь из носа нужно доделать, меня не отвлекать до обеда». И всё это экспрессивно размахивая руками над головой с мимикой Брежнева.
К сожалению, не для всех это работает. Если ваша работа связана с постоянной коммуникацией (например, менеджер по компенсациям и льготам), то пишите регламенты и время для консультаций, прячьтесь и сбегайте в укромные места, когда вам необходимо сократить прерываний до минимума. Спасайтесь, глупцы!
Иногда вам хотят сесть на шею и просят вашей помощи, участия, присутствия там, где это вовсе не обязательно. Используем другие рабочие скрипты: «Хорошо, подойди ко мне после 17 часов или завтра в 12, и я помогу, тогда же и введёшь в курс дела». Они часто спасают, потому что дела к этому времени сделают и без вашего вмешательства. Если же нет — это уже действительно важно. Конечно, иногда это в любом случае ваши совместные дела, так что здесь нужно чётко разделять зоны ответственности.
«Manage your manager» – ещё один урок с того семинара. Если вас постоянно прерывает начальник, расскажите ему, чем вы заняты, что это срочно и вы подойдёте сразу, когда освободитесь. В случае отказа поделитесь ответственностью, попросив расставить приоритеты между задачами.
Ну, и, наконец, ограничьте уведомления на смартфоне и выключите звук. Так вы сведёте прерывания к минимуму.
Отвлечения
«Focus!» Не следует путать прокрастинации с банальными отвлечениями. Иногда мы не можем собраться, сконцентрировать внимание. Всё наше образование в большинстве своём сводится к развитию эрудиции и умению длительно концентрировать внимание. С пяти минут в детском саду до восьмидесяти минут с перерывами в университете. Внимательность и создание комфортных условий для работы: два щита в борьбе с отвлечениями.
В среднем следует декомпозировать задачи на 25-30 минутные кирпичики. Это нормальный период для интенсивной деятельности, при котором внимание будет функционально и быстровосполнимо. Итак, 25-30 минут работаем, 15-20 отдыхаем. Если перегрузить внимательность, период восстановления значительно увеличится, появятся ошибки, резко вырастет утомляемость. Со временем, длительность таких 25-минутных рывков может вырасти. Внимательность – это тоже своеобразная мышца.
Ожидания
Время стоит одинаково дорого для всех, если не брать в расчёт смертельно больных. Поэтому говорить о том, что время начальника или клиента дороже вашего — всё равно, что сравнивать белки, жиры и углеводы ваших бизнес-ланчей. Примерно равны. Другое дело, что иногда мы готовы куда-то инвестировать своё время ради личной выгоды. Но о тайм-инвестменте мы поговорим в следующем посте.
«Жду 10 минут и уезжаю», «Тогда давайте перенесём или отменим», – вот, что говорит человек, ценящий своё время. А время ожидания у кабинета врача или в пробке следует использовать с пользой: чтение, планирование, переписка вполне подойдут. В общем, ловите Кайроса, как я писал в прошлом посте.
Перспектива решения невыполнимых дел
Продуктивность раздражает неэффективных тайм-менеджеров и возбуждает плодотворных. Если в обеденный перерыв вы тренируете слепую печать в Stamina, люди могут этого не понять. «Take it easy» и всё такое. Но это не полное высказывание. Целиком выражение звучит так: «take it easy or leave it». Жизни борца с хронофагами и их раба сильно отличаются, так что взвесьте все pros and cons и идите по своему пути.
Бронни Варе, австралийская медсестра, рассказывает о пациентах хосписа, их последних желаниях и сожалениях. На основе своих наблюдений она составила своеобразный рейтинг, в который вошли пять главных сожалений людей накануне смерти:
На пути к продуктивности стоит всё то ужасное самобичевание за лень и непродуктивность. Зато потом чувство бессмысленности собственного существования заменяется деятельностью, за которой следуют всё новые и новые проекты, знакомства и приключения. Там полно трудностей и роста, это тоже больно. Но, по крайней мере, вам будет интересно.
Подробнее о тайм-менеджменте и других темах вы также можете узнать на моём Youtube-канале. В следующем посте я расскажу вам о трендах тайм-менеджмента, тонус-менеджменте и тайм-инвестменте, а также о целеполагании.
Хотите вывести тайм-менеджмент на новый уровень, сделав его важнейшей частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains!
Выступление Тима Урбана «Что происходит в голове у прокрастинатора» — одно из самых популярных видео на канале TED. Миллионы людей услышали красивую метафору: за право быть у штурвала в вашем сознании борются три персонажа: Рациональный человечек, Обезьянка сиюминутного удовольствия и Паническое чудище.
В презентации Тима описывается один из четырёх типов хронофагов (пожирателей времени): Прерывания (нас отвлекают), Отвлечения (мы сами отвлекаемся), Ожидания и, собственно, Откладывания (прокрастинации). В этой статье разберём методы борьбы с каждым из хронофагов.
Откладывания
Чтобы противостоять прокрастинациям, Тим предлагает разделить задачи на бессрочные и срочные. Но при этом не даёт чётких ответов, что с ними делать. А вот что: назначать ответственность и декомпозировать.
Для бессрочных задач нам зачастую не хватает ответственности. Мы ждём у моря погоды — и не занимаемся спортом, не учим языки, не начинаем своё дело. Всё потому, что у задач нет срока, нет коммитментов — а значит, нет и подходящего времени. Добавляем ответственность и сроки — и задачи переходят в разряд важных и срочных. Например, платим фитнес-тренеру вперёд за несколько занятий — и обговариваем, что переносить занятие нельзя, и средства сгорят, если мы не потренируемся. Или, проходим тест на определение уровня иностранного языка и покупаем дорогой тест-ассессмент с датой. Ну и, наконец, назначаем встречу потенциальному компаньону. Так мы создаём ответственность – принимаем обязательства и назначаем сроки.
Срочные задачи для прокрастинатора тоже могут стать проблемой, если они достаточно сложны. Рецептом является декомпозиция. Подобно голубым танцовщицам художника-импрессиониста Эдгара Дега любое дело состоит из множества небольших мазков краски. Декомпозиция и есть разделение сложного на систему элементарного, легко выполнимого.
В книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» Брайана Трейси описываются три типа сложных дел, требующих декомпозиции: «лягушка», «слон» и «швейцарский сыр». В ходе моих многочисленных коуч-сессий и семинаров я дополнил их другими типами сложных задач. Умение понять какая перед вами задача – ключ к тому, чтобы её декомпозировать и выполнить.
Итак, сложные дела — это большие или необычные блюда, которые не каждый умеет есть. В начале книги Брайан Трейси говорит о простых делах — мы их назовём «бутерброды». Такие задачи выполняются легко и автоматически: проверка почты, создание первого слайда, назначение встречи и др. Автор предлагает декомпозировать сложные типы задач в «бутерброды», используя простые приёмы.
Так, для «лягушки» — постоянно переносимого задания, которое мы всё время откладываем из-за страха или неприязни — «рецепт бутерброда» состоит в том, что нужно просто взять и сделать. Первым делом, залпом как горькую микстуру. Взять и записаться к стоматологу, распахнуть дверь руководителя и попросить отпуск или прибавку, оштрафовать нерадивого сотрудника и др. Роль декомпозиции здесь невелика – вы просто выполняете действие, после которого уже сложно не съесть лягушку целиком. Например, заговорили с прекрасной дамой и уже не сбежать от разговора и приглашения на свидание. Если не сделать неприятное или страшное дело сразу, оно либо убежит от вас как упущенная возможность, либо перерастёт в огромную жабу-проблему.
«Слоны» — это большие упорядоченные проекты. Например, при планировании новогоднего корпоратива вам не следует сначала бюджетировать площадку, а затем исследовать рынок цен. Слона следует препарировать на последовательную цепочку действий. Причём действия, как «бутерброды», должны быть просты и легко выполнимы. Чтобы не прокрастинировать необходимо декомпозировать на простейшие действия. Собрать встречу, написать письмо, посмотреть три предложения цен на площадки и т.д.
Полезна будет и японская методика Кайдзен, «принцип одной минуты», когда человек занимается определённым делом ровно 1 минуту, но изо дня в день в одно и то же время. Чтобы избежать слоновьего аврала, очень хорошо планировать себе работу над долгосрочным проектом на ежедневной основе, хотя бы по минуте.
«Швейцарский сыр» может быть так же велик, как и слон, но его можно есть с любой стороны, как бы увеличивая дырки в этом сыре. Инвентаризация, большая презентация, генеральная уборка – всё это примеры швейцарского сыра. Чудодейственность приёма заключается в том, чтобы начинать выполнять с простого и затем дробить оставшееся сложное на еще меньшие простые сырные кусочки. Инвентаризацию следует начинать с того, что под рукой или с того, что можно быстро проверить, чтобы сразу закрыть целую категорию. Презентацию можно начинать с простых слайдов, а уборку с выноса мусора, например.
Отдельно стоит упомянуть известную всем боязнь чистого листа. Создали письмо и не знаете что писать. Как известно, в аду для перфекционистов не разжигают котлов, их просто ставят немного неровно. Вместо того чтобы искать идеальную первую фразу, просто начните набрасывать тезисы того, что точно окажется в письме, а затем структурируйте и правьте. Вот и всё.
Выше мы рассмотрели задачи, которые выделил Брайан Трейси. К ним я добавил ещё несколько типов.
«Шампиньоны» — это вечно ускользающие от галочки задачи. Перенесённые встречи, возврат долгов и прочее. Секрет нанизывания шампиньона и противостояния ускользающему маслу — открыто заявить виновнику переноса, что встреча отменяется, так как не все стороны, видимо, в ней заинтересованы. Если встреча действительно нужна, партнёр сам выступит инициатором точного времени встречи. Если нет, то просто вычёркивайте её, вы бы и так никогда не встретились. Другой инструмент — привлечь к встрече статусных участников и инстанции. Вас игнорировали, а их не смогут.
Далее следуют две пары задач-антагонистов. «Картошка фри» и «десерт» — это пара дел, которые нужно выполнить «на тройку» и «на пятёрку». Картошка фри хороша в любом виде, её не нужно нарезать идеальными палочками, не нужно одинаково прожаривать. Она в любом случае будет вкусна. Так и некоторые задачи не требуют перфекционизма — например, выгрузка данных или встречи, на которых от вас достаточно лишь присутствия. Если будете проявлять активность там, где достаточно минимального участия, то лишь впустую потратите время. Десерт, напротив, — это задача на 120 процентов. Чтобы именно такой творожный сыр именно с физалисом и именно с корицей! Некоторые ключевые задачи требуют супердотошности, технологичности и внимания к деталям. Обычно их немного, но ваша декомпозиция в таком случае должна включать как можно больше факторов.
«Заготовка» и «деликатес». Когда вы нарезаете овощи и другие заготовки для обеда вполне можете параллельно болтать и смотреть TED. Но когда вы готовите романтический ужин – продумываете все мелочи, чтобы ваш ужин стал объедением. Гай Юлий Цезарь якобы умел делать несколько дел одновременно, но для большинства задач это не вариант. А вот задачи-заготовки можно выполнять и параллельно. Можно ли редактировать текст и слушать лекцию-картошку фри? Да. Слушать аудиокнигу в пути? Да, можно. Писать креативный план и слушать лекцию? Нет. Творческие деликатесные задачи требуют всего вашего внимания. Для них нужно найти уединённое место и полностью сконцентрировать внимание. Как-то раз у Хемингуэя спросили. как у него получаются такие гениальные названия произведений: «Праздник, который всегда с тобой», «Прощай, оружие» и др. Он ответил, – «Всё просто, я придумываю сто хороших, и одно из них мне нравится».
В заключение разговора о прокрастинациях ещё один лайфхак от Эрнеста Хемингуэя. Несмотря на бедность, он снимал для работы отдельный кабинет и всегда заканчивал работу названием следующей главы и её первым предложением. Конечно, он часто всё переписывал. Но ему всегда было с чего начать в комфортном уединённом месте, чтобы не откладывать и не отвлекаться.
Прерывания
Когда-то на тренинге по тайм-менеджменту на программе P&G MBA нас учили говорить «нет». «Нет» участию в беседе, «нет» походу за кофе и т.д. Это бывает неудобно, но необходимо, так как кто-то может утянуть вас в своё болото бездействия или просто занять слишком много места в эфире. Вот небольшой рабочий скрипт. «Извини, я очень занят» и «Сейчас кровь из носа нужно доделать, меня не отвлекать до обеда». И всё это экспрессивно размахивая руками над головой с мимикой Брежнева.
К сожалению, не для всех это работает. Если ваша работа связана с постоянной коммуникацией (например, менеджер по компенсациям и льготам), то пишите регламенты и время для консультаций, прячьтесь и сбегайте в укромные места, когда вам необходимо сократить прерываний до минимума. Спасайтесь, глупцы!
Иногда вам хотят сесть на шею и просят вашей помощи, участия, присутствия там, где это вовсе не обязательно. Используем другие рабочие скрипты: «Хорошо, подойди ко мне после 17 часов или завтра в 12, и я помогу, тогда же и введёшь в курс дела». Они часто спасают, потому что дела к этому времени сделают и без вашего вмешательства. Если же нет — это уже действительно важно. Конечно, иногда это в любом случае ваши совместные дела, так что здесь нужно чётко разделять зоны ответственности.
«Manage your manager» – ещё один урок с того семинара. Если вас постоянно прерывает начальник, расскажите ему, чем вы заняты, что это срочно и вы подойдёте сразу, когда освободитесь. В случае отказа поделитесь ответственностью, попросив расставить приоритеты между задачами.
Ну, и, наконец, ограничьте уведомления на смартфоне и выключите звук. Так вы сведёте прерывания к минимуму.
Отвлечения
«Focus!» Не следует путать прокрастинации с банальными отвлечениями. Иногда мы не можем собраться, сконцентрировать внимание. Всё наше образование в большинстве своём сводится к развитию эрудиции и умению длительно концентрировать внимание. С пяти минут в детском саду до восьмидесяти минут с перерывами в университете. Внимательность и создание комфортных условий для работы: два щита в борьбе с отвлечениями.
В среднем следует декомпозировать задачи на 25-30 минутные кирпичики. Это нормальный период для интенсивной деятельности, при котором внимание будет функционально и быстровосполнимо. Итак, 25-30 минут работаем, 15-20 отдыхаем. Если перегрузить внимательность, период восстановления значительно увеличится, появятся ошибки, резко вырастет утомляемость. Со временем, длительность таких 25-минутных рывков может вырасти. Внимательность – это тоже своеобразная мышца.
Ожидания
Время стоит одинаково дорого для всех, если не брать в расчёт смертельно больных. Поэтому говорить о том, что время начальника или клиента дороже вашего — всё равно, что сравнивать белки, жиры и углеводы ваших бизнес-ланчей. Примерно равны. Другое дело, что иногда мы готовы куда-то инвестировать своё время ради личной выгоды. Но о тайм-инвестменте мы поговорим в следующем посте.
«Жду 10 минут и уезжаю», «Тогда давайте перенесём или отменим», – вот, что говорит человек, ценящий своё время. А время ожидания у кабинета врача или в пробке следует использовать с пользой: чтение, планирование, переписка вполне подойдут. В общем, ловите Кайроса, как я писал в прошлом посте.
Перспектива решения невыполнимых дел
Продуктивность раздражает неэффективных тайм-менеджеров и возбуждает плодотворных. Если в обеденный перерыв вы тренируете слепую печать в Stamina, люди могут этого не понять. «Take it easy» и всё такое. Но это не полное высказывание. Целиком выражение звучит так: «take it easy or leave it». Жизни борца с хронофагами и их раба сильно отличаются, так что взвесьте все pros and cons и идите по своему пути.
Бронни Варе, австралийская медсестра, рассказывает о пациентах хосписа, их последних желаниях и сожалениях. На основе своих наблюдений она составила своеобразный рейтинг, в который вошли пять главных сожалений людей накануне смерти:
На пути к продуктивности стоит всё то ужасное самобичевание за лень и непродуктивность. Зато потом чувство бессмысленности собственного существования заменяется деятельностью, за которой следуют всё новые и новые проекты, знакомства и приключения. Там полно трудностей и роста, это тоже больно. Но, по крайней мере, вам будет интересно.
Подробнее о тайм-менеджменте и других темах вы также можете узнать на моём Youtube-канале. В следующем посте я расскажу вам о трендах тайм-менеджмента, тонус-менеджменте и тайм-инвестменте, а также о целеполагании.
Хотите вывести тайм-менеджмент на новый уровень, сделав его важнейшей частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains!