восстановление первичных учетных документов бухгалтерского учета
Утрата первичных документов по ОС: налоговые последствия
Утраченную первичную документацию на амортизируемое имущество, срок хранения которой не истек, нужно восстановить, так как ее отсутствие влечет риски, в том числе налоговые. Рассмотрим налоговые последствия утраты первичных документов и порядок их восстановления.
Для корректного списания в налоговом учете затрат на приобретение объекта амортизируемого имущества через амортизационный механизм необходимо обладать, в частности, информацией о месяце ввода его в эксплуатацию и сроке его полезного использования (п. 1 ст. 258, п. 4 ст. 259, п. 2 ст. 259.1, п. 4 ст. 259.2 НК РФ). Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).
Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н). Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).
Налоговые последствия утраты первичных документов
При проверке правильности исчисления организацией Налога в рамках проведения выездной налоговой проверки инспекция может истребовать у организации данные документы (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93 НК РФ).
По мнению автора, отсутствие актов о приеме-передаче объекта основных средств, с позиции налоговых органов, может свидетельствовать о необоснованном начислении амортизации в налоговом учете в отношении объектов амортизируемого имущества в связи с тем, что они не введены в эксплуатацию. Таким образом, последствиями непредставления истребуемых актов о приеме-передаче объекта основных средств и приказов об установлении срока полезного использования могут являться, в частности:
Кроме того, следует учитывать, что непредставление налоговому органу запрашиваемых пояснений, документов и (или) наличие информации об их уничтожении, порче и т.п. является одним из критериев, используемых налоговыми органами в процессе отбора налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок (п. 9 раздела 4 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).
С целью минимизации налоговых рисков следует предпринять меры для восстановления утраченной документации, срок хранения которой не истек (например, оформить дубликаты). В случае невозможности подписания дубликатов теми лицами, которыми заверялись утраченные документы, дубликаты могут быть подписаны действующим руководителем и лицами, которые на данный момент уполномочены подписывать подобные документы. Конкретный порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.
Восстановление утраченных первичных документов
В аналогичном порядке рекомендовали действовать и специалисты налоговых органов (письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Наряду с этим чиновники указывают на необходимость восстановления налогоплательщиком утраченных документов (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 № АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).
В связи с изложенным автор полагает, что в рассматриваемом случае необходимо:
При проверке документов было обнаружено, что утеряны акты о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) и приказы руководителя об установлении срока полезного использования. В настоящее время в организации новый руководитель. Часть сотрудников, которые подписывали акты ОС-1, уже не работают в компании. Основные средства, документы на которые были утеряны, сейчас продолжают эксплуатироваться, на их стоимость начисляется амортизация. Все указанные документы сохранились в электронном виде, без подписей.
В рассматриваемой ситуации утеряны документы на бумажных носителях, которые оформляла сама компания. Поскольку эти документы создавались автоматизированным способом (с помощью компьютера) и сохранились в электронном виде, можно их распечатать и оформить дубликаты, то есть повторные экземпляры подлинников утраченных документов (подп. 22 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Логично предположить, что в дубликатах должны содержаться те же сведения и подписи, что и в подлинниках утраченных документов.
Представляется, что наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор подписей всех сотрудников, в том числе уволенных. Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенными сотрудниками), на взгляд автора, допустимо подписать дубликаты утраченных документов лицам, которые на данный момент являются ответственными за оформление подобных документов. На восстановленных документах нужно сделать надпись «Дубликат».
Поскольку нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов, автор полагает, что соответствующий порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.
Светлана Овчинникова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Когда выполняются работы по восстановлению бухучета?
Для чего требуется восстановление бухучета?
Бухучет обязаны вести все хозсубъекты, за исключением лиц, поименованных в п. 2 ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основными задачами бухучета являются:
Об особенностях управленческого учета и принятии решений на его основании читайте здесь.
Отсутствие такого обеспечения может привести к серьезным проблемам как в деятельности предприятия, так и в самой возможности его существования. Кроме того, невыполнение данных требований грозит санкциями в отношении лиц, ответственных за ведение бухучета предприятия.
Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+, чтобы заранее подготовиться к вопросам проверяющих.
Для выполнения таких задач бухучет должен вестись:
Какие требования предъявляются к бухучету, узнайте здесь.
Если в силу каких-либо причин такое ведение учета было нарушено (или утрачены данные), информацию следует восстановить. По возможности в том виде, в каком она была бы, если бы нарушений (утрат) не было.
Распространенные ситуации, когда требуется восстановление бухучета
Восстановление бухучета – комплекс мер, направленных на приведение бухгалтерского и налогового учета в полное соответствие законодательным нормам.
Ситуации, при которых обязательно нужно выполнять восстановление бухучета, являются достаточно типовыми и распространенными. Но это не умаляет важности процесса восстановления.
Подробнее о возможной уголовной ответственности для руководства предприятия узнайте из этой статьи.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ документы бухучета подлежат хранению в порядке, установленном нормативами по государственному архивному делу. За отсутствие документов ответственность несет руководство организации (ст. 7 закона № 402-ФЗ). Аналогичные нормы присутствуют и в НК РФ, например, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК устанавливает порядок хранения документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, а ст. 110 НК описывает признаки налоговых правонарушений, к которым может относиться и отсутствие документов бухучета. Во избежание дополнительной ответственности в случае утраты документов руководству необходимо строго придерживаться положений п.6.8 положения о документах в бухучете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. А именно: назначить комиссию по расследованию причин утраты (и поиску виновных лиц) и при необходимости привлечь к разбирательству органы следствия, пожарного надзора и иные компетентные органы. Утрата документации оформляется специальным актом, заверенным членами комиссии по расследованию и представителями привлеченных госорганов.
Этапы восстановления бухгалтерского учета
Чтобы привести бухгалтерский и налоговый учет в соответствие с законодательством, следует:
Если руководитель компании вместо самостоятельного восстановления учета предпочел услуги аудиторских фирм, то по окончании работ специалисты предоставляют отчет о проделанной работе с предложениями по оптимизации бухучета.
Как быть, если документы восстановить нельзя?
Иногда случается так, что часть утраченных (отсутствующих) документов восстановить нельзя. Например, если контрагент, у которого можно запросить дубликаты тех же счетов-фактур за восстанавливаемый период, успел ликвидироваться.
В таких случаях вопрос разделяется на 2 части:
И если в части управленческих сведений возможны варианты (например, расчетные показатели или использование данных третьих лиц, таких как аудиторы контрагентов), то в части отношений с налоговыми и аналогичными органами порядок действий всегда один:
Итоги
Работы по восстановлению бухучета требуются, если в силу каких-либо причин у предприятия отсутствуют первичные документы и регистры учета за период. При этом восстановление бухучета преследует несколько целей, включая необходимость хранения документов для представления контролирующим органам.
Восстановление первичных документов
Виктор Авдеев,
независимый эксперт
И бухгалтерское, и налоговое законодательство РФ требует от организаций надлежащего хранения бухгалтерской и налоговой документации. Тем не менее при ведении бизнеса организация может столкнуться с событиями, в результате которых документация будет уничтожена. Такое может случиться, например, в результате пожара, наводнения. Кроме того, лишиться документов компания может в случае их утери или кражи. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать, читайте в настоящей статье.
Срок хранения
Статья 17 Федерального закона от 21.10.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Заметим, что под бухгалтерской документацией понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации.
Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.
Чуть меньший срок хранения документов установлен Налоговым кодексом РФ. В силу подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан в течение четырех лет.
Причем за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию ее хранения – руководитель компании.
Если документы утрачены
Напоминаем, что общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105). Этот документ несмотря на столь «солидный возраст» до сих пор используется организациями для разработки системы документооборота, применяемой в организации.
Пунктом 6.8 Положения № 105 установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.
Созданная комиссия должна не только выявить но и документально подтвердить причину утраты документов. Так, если документация была уничтожена во время пожара, то факт пожара должен быть подтвержден справкой органов противопожарной службы. Если имело место наводнение, ураган или иная чрезвычайная ситуация, связанная со стихийным бедствием, то факт подтверждается сотрудниками службы МЧС. Аварии, связанные с коммунальными сетями, например затопление помещения, подтверждаются соответствующими коммунальными службами, а факт кражи — органами внутренних дел.
Исходя из этого, в необходимых случаях в состав созданной комиссии помимо собственных сотрудников организации — представителей администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности и т.д., должны входить также представители милиции, МЧС России, охраны, государственного пожарного надзора, коммунальных и служб и т.п.
Результаты работы данной комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем компании.
Если уничтожение или гибель документов произошла в филиале юридического лица, то копия акта направляется в головную организацию.
Не забудьте, что ст. 12 Закона № 129-ФЗ требует в таких случаях проводить обязательную инвентаризацию имущества, порядок проведения и оформления результатов которой установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения инвентаризации.
Следующее, что нужно сделать при утрате документов, – предупредить свой налоговый орган о факте утери, пропажи или гибели документов. Несмотря на то что налоговое законодательство не выдвигает такого требования к налогоплательщику, это необходимо сделать в интересах самой организации, особенно если период, за который была утрачена документация, пока не проверен налоговиками.
Нужно сказать, что любая утрата документов (независимо от причины) всегда повышает интерес налогового органа к налогоплательщику. Поэтому многие организации пытаются скрыть такой факт от фискалов. Однако это не в интересах налогоплательщика. Да, проверять будут, даже более тщательно, чем при обычной проверке. Однако своевременное предупреждение налоговиков позволит налогоплательщику получить время на восстановление документации, ведь восстанавливать документы придется. В противном случае последствия утраты документов могут привести к очень печальным последствиям.
Ответственность за отсутствие документов
Требование о сохранности документов предусматривает и ответственность за их отсутствие.
Напомним: отсутствие документов приравнивается ст. 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем при проверке организация рискует попасть под штраф в размере не менее 5 тыс. руб. Причем штрафные санкции могут значительно возрасти, если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов. В этом случае штраф составит уже 15 тыс. руб.
Ну, а если налоговый орган увяжет отсутствие документов с занижением налоговой базы по налогу, то сумма штрафа составит 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.
Кроме того, за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности и по ст. 122 НК РФ, а также по ст. 126 НК РФ.
Помимо всего прочего административной ответственности будут подвергнуты и сами должностные лица организации. Статьей 15.11 КоАП РФ установлено, что штраф в данном случае составляет от 2 до 3 тыс. руб.
Где взять информацию?
Итак, сокрытие факта утраты документов не в интересах компании, поэтому лучше проинформировать об этом налоговый орган сразу.
Обычно в таких ситуациях налогоплательщик обращается по месту своего учета с соответствующим заявлением, которое составляется в произвольной форме. К заявлению следует приложить документальное подтверждение причины утраты документов, в противном случае заявление не будет принято во внимание налоговиками. При этом не стоит рассчитывать на жалость и на то, что восстанавливать документы не придется.
Однако в этом случае, как уже было отмечено, налоговики могут предоставить налогоплательщику сроки, в течение которых он должен будет восстановить утраченные документы.
Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились, например в электронном виде, то ситуация не выглядит критической. Ведь бухгалтеру не придется действовать вслепую, рассчитывая только на свою память. Поэтому вполне возможно, что организация сумеет восстановить полностью утраченные документы в отведенные сроки и избежит штрафных санкций.
Гораздо хуже, если уничтожена вся документация, в том числе и хранящаяся в электронном виде. При таком варианте событий начать восстановление документов нужно с банка, обслуживающего данную организацию. Для этого организации следует обратиться в свою кредитную организацию с просьбой о предоставлении информации о движении денежных средств на расчетном, валютном и иных счетах организации за соответствующий период.
Причем если организацию обслуживали несколько банков, то с соответствующей просьбой необходимо обратиться во все банковские учреждения. На основе полученной информации наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми фирма работала по безналичному расчету.
По восстановленному списку следует подготовить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов.
Конечно, этот процесс достаточно трудоемок, но в данной ситуации такие действия действительно необходимы. Нужно сказать, что партнеры обычно идут навстречу «пострадавшей» организации и предоставляют требуемые дубликаты документов – договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о проведении взаимных операций.
Возможно, часть контрагентов сменила адрес, и организация, утратившая документацию, просто не может разыскать своих бывших партнеров.
Но и здесь не стоит отчаиваться, так как помочь в розыске сможет информация, собранная в Единых государственных реестрах — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, сведения которых являются по большей части открытыми и общедоступными.
Поэтому при необходимости организация вправе обратиться в соответствующий Единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых сведений о партнере. Любая информация из государственных реестров предоставляется на платной основе, причем размер платы устанавливается Правительством РФ.
Если организация не предпринимает никаких попыток восстановить документы, то их утрата даже по причине, не зависящей от организации, не будет исключать вину налогоплательщика.
Такое бездействие налогоплательщика будет рассматриваться как совершение налогового правонарушения по неосторожности со всеми вытекающими последствиями.
В восстановлении финансовой и налоговой отчетности сможет помочь и налоговый орган.
Несмотря на то что это не входит в обязанности налоговиков, думается, что на подобную просьбу они не ответят отказом.
А вот с собственной «первичкой» придется разбираться по памяти, причем здесь организация может столкнуться с целым рядом проблем. Во-первых, те люди, которые оформляли утраченные первичные документы, возможно, уже не работают в этой организации. Во-вторых, уволиться могли и те сотрудники, на которых оформлялись документы.
Часть налогов придется пересчитать
На основе восстановленной документации организация должна будет заново сформировать регистры бухгалтерского учета и собственно финансовую отчетность. Если ее показатели совпадут с показателями финансовой и налоговой отчетности организации, предоставленной налоговым органом, то можно считать, что компании просто повезло, поскольку ей удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме.
В случае расхождения хотя бы части показателей необходимо продолжать восстановление документации. Однако не стоит рассчитывать на то, что удастся полностью все восстановить. Не исключено, что часть налогов организации придется пересчитать. Ведь основное требование налогового учета — в том, что расходы, осуществленные налогоплательщиком, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Если же часть расходов не имеет документального подтверждения, то эти суммы необходимо исключить из состава расходов. Непризнанные расходы обязательно «потянут» за собой и неправомерное применение налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Следует помнить, что при отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы налогоплательщика, налоговый орган вправе доначислить налоги расчетным путем. Такое право фискальных органов закреплено в п. 1 ст. 31 НК РФ. При этом налоговый орган вправе исходить как из имеющейся у него информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных налогоплательщиках.
Заметим, что правомерность действий налоговых органов о доначислении сумм налогов расчетным путем подтверждается и правоприменительной практикой.
Так, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 06.02.2008 № А43-36604/2006-40-1200 полностью поддержал правомерность доначисления налогов, определенных налоговиками расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
Не помогло и обращение налогоплательщика в ВАС РФ с просьбой о пересмотре дела в Президиуме ВАС РФ. Определением ВАС РФ от 16.06.2008 № 7354/08 по делу № А43-36604/2006-40-1200 в передаче дела налогоплательщику было отказано, так как арбитры не нашли оснований для изменения или отмены решения судей, вступившего в законную силу.