все мемориальные ордера подлежат учету в

Указание Банка России от 29 декабря 2008 г. N 2161-У «О порядке составления и оформления мемориального ордера» (с изменениями и дополнениями)

Указание Банка России от 29 декабря 2008 г. N 2161-У
«О порядке составления и оформления мемориального ордера»

С изменениями и дополнениями от:

ГАРАНТ:

О некоторых вопросах, связанных с применением настоящего Указания см. Информационные сообщения Банка России от 30 марта 2010 г. и от 13 апреля 2010 г.

Настоящее Указание на основании Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9; ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696; ст. 4699; N 44, ст. 4982) и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 26 декабря 2008 года N 39) устанавливает порядок составления и оформления мемориального ордера при отражении в бухгалтерском учете операций, совершаемых кредитными организациями.

1. Мемориальный ордер составляется для оформления бухгалтерских записей в случаях, когда форма первичного учетного документа, на основании которого осуществляется бухгалтерская запись, не содержит реквизитов (полей) для указания счетов, по дебету и кредиту которых совершаются бухгалтерские записи.

Если формой первичного учетного документа предусмотрены реквизиты (поля) для указания счетов по дебету и кредиту, то мемориальный ордер не составляется. В этом случае бухгалтерские записи оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов (полей) в указанных первичных учетных документах.

Использование мемориального ордера в качестве расчетного документа не допускается.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 4 марта 2013 г. N 2974-У в пункт 2 внесены изменения

2. В мемориальном ордере указываются данные первичных учетных документов.

Если первичные учетные документы оформлены на бумажном носителе, они прилагаются к мемориальному ордеру с указанием в соответствующих полях мемориального ордера их наименований, номеров, дат, количества, а также общего количества листов в прилагаемых документах. Если первичный учетный документ оформлен в электронном виде, то в дополнение к указанным реквизитам в свободном поле мемориального ордера указываются реквизиты, присваиваемые первичным учетным документам в электронном виде, позволяющие однозначно их идентифицировать.

Если на основании первичного учетного документа составляются несколько мемориальных ордеров, то первичный учетный документ прилагается к одному из мемориальных ордеров, а в других мемориальных ордерах указывается номер мемориального ордера, к которому приложен первичный учетный документ.

3. При оформлении мемориальным ордером бухгалтерской записи, по которой один счет (по дебету или кредиту) корреспондирует с несколькими счетами (соответственно по кредиту или дебету), реквизиты этих счетов указываются отдельными строками в соответствующих полях.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 4 марта 2013 г. N 2974-У в пункт 4 внесены изменения

4. Если в соответствии с приложением 1 к Положению Банка России от 19 июня 2012 года N 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств», зарегистрированному Министерством юстиции Российской Федерации 22 июня 2012 года N 24667 («Вестник Банка России» от 28 июня 2012 года N 34), в расчетном документе, плательщиком или получателем по которому является кредитная организация, в поле «Сч. N» плательщика или «Сч. N» получателя номер счета не проставлен, то на основании такого расчетного документа составляется мемориальный ордер, в котором в соответствии с назначением платежа указывается лицевой счет (указываются лицевые счета), корреспондирующий (корреспондирующие) по дебету (кредиту) со счетом, указанным в расчетном документе. В этом случае расчетный документ прилагается к мемориальному ордеру.

5. Мемориальный ордер может составляться на бумажном носителе или в электронном виде. Мемориальный ордер может формироваться программным путем при обработке учетно-операционной информации.

Допускается составление мемориального ордера в электронном виде на основании первичных учетных документов, оформленных на бумажном носителе.

6. Поля, отведенные для проставления значения каждого из реквизитов в мемориальном ордере, обозначены номерами в приложении 2 к настоящему Указанию. Значения реквизитов (полей) мемориального ордера указаны в приложении 3 к настоящему Указанию.

Порядок заполнения в мемориальном ордере дополнительных реквизитов, путем использования свободных полей, предусмотренных формой мемориального ордера, утверждается в учетной политике кредитной организации.

Содержание операций в соответствующем поле мемориального ордера может указываться в виде условного обозначения (буквенного или цифрового кода), перечень и расшифровка которых утверждаются в учетной политике кредитной организации.

Мемориальный ордер, оформленный на бумажном носителе, не должен превышать формат A4. При этом должно быть соблюдено предусмотренное приложением 1 к настоящему Указанию количество и взаимное расположение реквизитов (полей) мемориального ордера.

В случаях когда корреспондирующие счета не могут быть размещены на одном листе формата A4, применяется многостраничная форма мемориального ордера, каждая страница которого также не должна превышать формат A4. В этом случае на первой странице указывается общее количество страниц (в свободном поле), а каждая страница нумеруется и подписывается в соответствии с пунктом 7 настоящего Указания.

Мемориальный ордер, сформированный в электронном виде, подписывается аналогами собственноручной подписи лица кредитной организации, оформившего мемориальный ордер, и лица кредитной организации, осуществившего дополнительный контроль за правильностью операции и оформления мемориального ордера.

Порядок формирования мемориального ордера, составленного программным путем, порядок нумерации и порядок осуществления контроля соответствия данных мемориального ордера данным первичных документов устанавливаются кредитной организацией.

8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в «Вестнике Банка России» и вступает в силу с 1 января 2010 года.

Кредитные организации вправе использовать положения настоящего Указания до его вступления в силу, если это предусмотрено их внутренними документами.

Председатель
Центрального банка
Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 2 февраля 2009 г.

Регистрационный N 13232

Определен порядок составления и оформления мемориального ордера при отражении в бухгалтерском учете операций, совершаемых кредитными организациями.

Мемориальный ордер составляется для оформления бухгалтерских записей, когда форма первичного учетного документа, на основании которого осуществляется запись, не содержит реквизитов (полей) для указания счетов, по дебету и кредиту которых совершаются бухгалтерские записи. Мемориальный ордер не может использоваться в качестве расчетного документа.

В ордере указываются данные первичных учетных документов. Ордер может составляться на бумажном носителе или в электронном виде, а также формироваться программным путем при обработке учетно-операционной информации. Приведена форма мемориального ордера.

Указание вступает в силу с 1 января 2010 года, но может применяться банками и до наступления данного срока, если это предусмотрено их внутренними документами.

Указание Банка России от 29 декабря 2008 г. N 2161-У «О порядке составления и оформления мемориального ордера»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 2 февраля 2009 г.

Регистрационный N 13232

Настоящее Указание вступает в силу с 1 января 2010 г.

Текст Указания опубликован в «Вестнике Банка России» от 9 февраля 2009 г. N 8

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Указание Банка России от 4 марта 2013 г. N 2974-У

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Указания в «Вестнике Банка России»

Источник

Где используется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

В третьей главе Федерального закона N402 от 6 декабря 2012 года дается формулировка бухгалтерской отчетности, как системы показателей, характеризующей финансовые итоги функционирования организаций или предприятий в течение отчетного периода.

Разновидности и основы выбора форм бухучета

Важнейшими показателями для формирования его форм считаются:

Из апробированных и прошедших проверку временем форм систематизированной отчетности можно отметить:

Вопрос: Вправе ли банк хранить мемориальные ордера в электронном виде без использования электронной цифровой подписи (аналога собственноручной подписи) и идентифицировать составителя путем проставления программно-техническими средствами его инициалов (например, Иванов И.И.) на мемориальном ордере в поле 17? При этом дополнительная идентификация указанного составителя мемориального ордера может быть осуществлена на основании приказа о приеме на работу, должностной инструкции работника, заявки о предоставлении права доступа в автоматизированную банковскую систему.
Посмотреть ответ

Еще одной из документоформ, применяемых сегодня на практике, является мемориально-ордерная. Рассмотрим, в какой сфере она находит применение, какими положительными и отрицательными сторонами обладает.

Важно знать! Подбор формы бухгалтерского учета обуславливается учетной политикой, проводимой организациями, и находится в их компетенции. На это решение влияют такие факторы, как разновидности регистров, практикуемых в данной организации, их взаимосвязанность, порядок и методы проводимых записей, использование инструментов автоматизированного бухучета, установившаяся методика отчетности, потенциал и профессиональный уровень специалистов и некоторые другие.

Общее представление

Мемориально-ордерное ведение бухгалтерского дела олицетворяет собой учетную форму с оформлением в регистрационном журнале (учетном регистре) в последовательной упорядоченности специальных бухгалтерских проводок, завершающих обработку первоначальной документации – так называемых мемориальных ордеров (см. таблицу).

Регистрация ведется с указанием даты, номера и суммарных значений в индивидуальном порядке по всем мемориальным ордерам, причем по каждому корреспондентскому счету выделяются индивидуальные ведомости. По окончании данного месяца подытоживаются результаты зарегистрированных сумм по каждой из проводок.

Важно! Необходимо, чтобы результат, зафиксированный в регистрационном журнале, совпадал с дебетовыми и кредитовыми оборотными суммами, зарегистрированными на истекший промежуток времени по всем счетам синтетического учета согласно порядку, утвержденному Приказом Министра финансов РФ №94н от 31 октября 2000 года.

Характерные особенности

Рассмотрим более подробно индивидуальные особенности подобного учета.

В основе мемориальных ордеров – первичные учетные документы, в которых необходимо указать корреспонденцию счетов по проводимым транзакциям. Это позволяет осуществлять систематизацию процесса записи.

Внимание! К мемориальным ордерам должна быть приложена вся документация, служащая основанием для их выписок.

Второй момент: в целях упорядочения отдельных категорий однотипных операций любой из мемориальных ордеров обладает своим постоянным номером, что позволяет использовать всего по одному номеру для одинаковых групп. К примеру, мемориальному ордеру, имеющему порядковый номер 1, соответствует счет 50 (кассовые операции), номер 4 – счет 70, подразумевающий расчет по заработанной плате служащего персонала производственной структуры и так далее. Информация по мемориальным ордерам вписывается в соответственные подразделы Главкниги.

Чтобы проверить безупречность проводок, сопоставляют сведения по оборотам Главной книги и итоговым количественным значениям ордеров из регистрационного журнала: если нет никаких недочетов, они должны совпасть.

Следующим шагом является комплектование контрольно-шахматной и оборотной платежек по данным Главной, а на последнем этапе заполняется баланс организации за текущий промежуток времени.

Важное замечание! Формуляры мемориальных ордеров визируются главным бухгалтером учреждения (либо его заместителем) и непосредственным исполнителем и утверждаются руководителем предприятия.

Преимущества и недостатки

Для данной формы, введенной в оборот еще в тридцатых годах прошлого века, за основу была взята итальянская методология. Применительно к условиям того времени считалась передовой, поскольку обладала следующими преимуществами:

В то же время, по сравнению с другими, более современными формами, мемориально-ордерная обладает серьезными недостатками, к которым относятся:

Область использования

В сегодняшних реалиях, когда ключевая ставка делается на компьютеризацию и эффективную организацию бухгалтерского делопроизводства, когда специализированные бухгалтерские программы предоставляют широкие возможности для формирования предпочитаемых учетных комбинаций, мемориально-ордерная форма признается морально устаревшей – она практически не используется. Более того, Типовые рекомендации не внесли ее в реестр форм бухучета.

Тем не менее данная модель все еще популярна на небольших предприятиях с незначительным оборотом товарно-материальных ценностей и в среде индивидуальных предпринимателей.

Список мемориальных ордеров бухучета

При условии использования мемориально-ордерной системы ведения бухгалтерии все записи оформляются в виде специальных ведомостей, которые и называют мемориальными ордерами. Каждая такая ведомость имеет определенный порядковый номер в соответствии со счетами:

№ 1 — кассовые операции (форма мемориального ордера 381)
№ 2 — движение финансовых средств на текущих (бюджетных) счетах (форма мемориального ордера 381)
№ 3 — движение финансовых средств на текущих (внебюджетных) счетах (форма мемориального ордера 381)
№ 4 — чеки из лимитированной книжки (форма мемориального ордера 323)
№ 5 — зарплатные ведомости, в том числе и по стипендиям (форма мемориального ордера 405)
№ 6 — расчеты с иными организациями (форма мемориального ордера 408)
№ 7 — плановые платежи (форма мемориального ордера 408)
№ 8 — расчеты с подотчетными лицами (форма мемориального ордера 386)
№ 9 — основные средства (перемещение, выбытие (форма мемориального ордера 438)
№ 10 — материальные ценности, их выбытие или перемещение (форма мемориального ордера 438)
№ 11 — приход продуктов питания (при их наличии) (форма мемориального ордера 398)
№ 12 — расход продуктов питания (при их наличии) (форма мемориального ордера 411)
№ 13 — расход материалов (форма мемориального ордера 396)
№ 14 — доходы от специальных средств (форма мемориального ордера 409)
№ 15 — социальные выплаты (расчеты работникам предприятия по поводу содержания детей) (форма мемориального ордера 406)

Эти номера являются неизменными и обязательными. Если ни под один пункт списка не подходит ваша операция, то она записывается под номером от 16 и выше (форма мемориального ордера 274).

Источник

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1. Учетные регистры это:

а) носители учетно-экономической информации о наличии имущества, обязательств и хозяйственных операций, полученные на основе первичных документов;

2. Учетные регистры предназначены для:

а) систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах для отображения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

3. Соответствие учетных регистров классификационным признакам:

4. Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная используется:

б) организациями с небольшим количеством хозяйственных операций;

5. Записи в учетные регистры производятся на основании:

б) предварительно оформленных и обработанных первичных документов;

6. Исправление ошибок в учетных записях осуществляется:

г) корректурным способом, дополнительной записью и «красное сторно».

7. Бухгалтерская проводка записана правильно, а сумма записана больше, чем требуется, для исправления используется способ:

8. Синтетические регистры предназначены для:

б) обобщения записей по счетам синтетического учета;

9. Журнал регистрации хозяйственных операций является регистром:

10. При правильной корреспонденции счетов сумма хозяйственной операции указана меньше, чем в документах, и уже отражена в учетных регистрах, исправление ошибки осуществляется способом:

б) дополнительной записи;

11. Ошибка, не затрагивающая корреспонденцию счетов и итоговые учетные записи, исправляется способом:

12. Стоимость поступивших материалов составила 10 000 руб., а при записи в учетные регистры произведена запись в сумме 12 000 руб. Выявленная ошибка исправляется способом:

13. Стоимость поступивших материалов составила 12 000 руб., а при отражении в учетных регистрах отражена запись в сумме 10 000 руб. Выявленная ошибка исправляется способом:

14. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности:

а) является коммерческой тайной;

15. Форму бухгалтерского учета обусловливают:

б) учетные регистры;

16. Кассовая книга в организации ведется:

17. Сторнировочные записи применяются в случае:

г) аннулирования ошибочных записей и уточнения показателей.

18. В бухгалтерском учете отрицательные числа:

19. Форма бухгалтерского учета устанавливается:

а) учетной политикой организации;

20. Записи в журнал-ордер осуществляются по:

в) кредитовому признаку.

21. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предполагает использование:

в) журналов-ордеров и ведомостей к ним.

22. Все мемориальные ордера подлежат учету в:

а) регистрационном журнале;

23. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в:

24. Упрощенная форма бухгалтерского учета предназначена для использования:

в) субъектами малого предпринимательства.

25. Форма бухгалтерского учета в течение финансового года:

б) остается неизменной;

ОТЧЕТНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. К внешним пользователям с косвенным финансовым интересом бухгалтерской отчетности относятся:

а) налоговые органы, обслуживающие банки, страховые компании;

2. В пояснениях к бухгалтерской отчетности должны раскрываться:

а) сведения, относящиеся к учетной политике организации;

3. Отчетность организации составляется по данным:

в) бухгалтерского учета.

4. Срок представления готового отчета до:

в) 1 апреля следующего за отчетным годом.

5. Отчетность представляет собой систему:

б) взаимосвязанных показателей бухгалтерского учета, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации за отчетный период;

6. Отчетность представляется внешним пользователям согласно:

7. Последовательность форм отчетности:

д) отчет о прибылях и убытках;

б) отчет об изменениях капитала;

а) отчет о движении денежных средств;

е) приложение к бухгалтерскому балансу.

г) отчет о целевом использовании полученных средств;

8. Обязательной к представлению малыми предприятиями является отчетность за период:

9. Бухгалтерская отчетность подписывается:

г) руководителем и главным бухгалтером.

10. Отчет о прибылях и убытках характеризует:

б) финансовые результаты деятельности организации за отчетный период;

11. Организация должна формировать промежуточную отчетность не позднее:

в) 30 дней по окончании отчетного периода.

12. Промежуточная бухгалтерская отчетность состоит из:

г) бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках.

13. Отчетность представляется с аудиторским заключением:

в) в соответствии с законодательством;

14. Статьи бухгалтерской отчетности должны подтверждаться:

б) результатами инвентаризации активов и обязательств;

15. Основная цель формирования отчетности:

а) информировать различные группы пользователей о финансовом положении и результатах деятельности;

16. Годовые отчеты должны храниться:

17. Состав и содержание отчетности регламентируются:

в) ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».

18. По назначению отчетность подразделяется:

б) внешнюю и внутреннюю;

19. Датой представления бухгалтерской отчетности для организации считается:

в) дата ее почтового отправления или дата ее фактической передачи по принадлежности в установленные адреса.

20. Промежуточная бухгалтерская отчетность составляется:

21. Общие принципы формирования, состав и структуру бухгалтерской отчетности определяет:

22. Информация, формируемая в бухгалтерском учете используется для составления отчетности:

б) управленческой, налоговой, статистической;

23. Хозяйствующие субъекты подготавливают:

а) индивидуальную бухгалтерскую отчетность;

г) консолидированную финансовую отчетность;

24. Индивидуальная бухгалтерская отчетность выполняет функции:

в) информационную и контрольную;

25. Индивидуальная бухгалтерская отчетность составляется по:

а) российским стандартам;

26. Консолидированная финансовая отчетность должна составляться:

27. Управленческая отчетность — ее содержание, периодичность, сроки, формы и порядок составления:

б) определяется самостоятельно хозяйствующим субъектом;

28. Налоговая отчетность должна составляться:

а) на основе информации, формируемой в бухгалтерском учете путем корректировки ее по правилам налогового законодательства;

29. Действующие модели международных учетных систем:

в) континентальная, англо-американская и южно-американская;

Источник

Глава VI
Формирование и хранение бухгалтерских документов дня

406. В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР в условиях ведения бухгалтерского учета на ЭВМ бухгалтерские документы формируются и хранятся с соблюдением следующих правил:

а) мемориальные документы подбираются по пакетам в возрастающем порядке номеров пакетов;

б) к мемориальным документам должны быть подобраны приложения, после чего они брошюруются в папки;

в) приложения к мемориальным ордерам направляются в документы дня в соответствии с Перечнем документов-приложений к мемориальным ордерам, подлежащим формированию в документы дня по операциям Внешторгбанка СССР (приложение N 14);

г) мемориальные документы с приложениями по валютным операциям, кроме документов по внебалансовым счетам, брошюруется вместе с документами по рублевым операциям (при этом документы с различными сроками хранения брошюруются в отдельные папки). В эту же папку помещаются подлинные авизо по ответным МФО по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте, по складам граждан (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов «А»);

д) внебалансовые ордера подбираются в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Внебалансовые ордера брошюруются отдельно от мемориальных документов и помещаются в последний том документов за день. Бухгалтерский журнал, составляемый отдельно по приходу и расходу внебалансовых счетов, помещается в документы дня вместе с описью и в необходимых случаях с внебалансовыми ордерами.

407. Мемориальные документы, направляемые в течение дня в специально выделенных пакетах из подразделений и всесоюзных объединений на Вычислительный центр для отражения по балансу, возвращаются последним в соответствующее подразделение, всесоюзное объединение. В условиях децентрализованного ввода информации для формирования документов дня подразделений, всесоюзные объединения направляют соответствующие документы в отдельном пакете при описи, изготовленной на ЭВМ.

Работники, на которых возложено формирование, по получении упомянутых документов обязаны просчитать их полистно и полученное количество сверить с описью, составленной при отправке документов на ЭВМ либо изготовленной на ЭВМ. Разрешается осуществлять проверку полноты полученных документов путем пунктировки их с записями в описи. Сверка производится по каждому пакету отдельно.

408. Расчетно-денежные документы, подлежащие приложению к мемориальным ордерам, передаются исполнителями подразделений и всесоюзных объединений в соответствии с графиком документооборота.

В целях облегчения подборки приложений на мемориальных ордерах и приложениях к ним в левом нижнем углу исполнители проставляют номер, состоящий из условного цифрового обозначения, закрепленного за данным управлением, всесоюзным объединением, отделом (приложение N 11), и порядкового номера бухгалтерской проводки за данный день.

Подборка приложений к мемориальным документам и документам по внебалансовым счетам производится в подразделениях и всесоюзных объединениях в централизованном порядке специально выделенными работниками, которые проверяют полноту приложений, правильность их оформления и составляют описи приложений к документам дня. В описях указываются: фамилия, инициалы исполнителя, номера приложений и их количество. Приложения к бухгалтерским документам дня, подобранные в возрастающем порядке их номеров, направляются соответствующему подразделению, всесоюзному объединению в специальных папках. На верхних обложках этих папок должна содержаться надпись: «Приложения к документам дня» с указанием условного цифрового обозначения отдела.

Факт сверки данных удостоверяется на последней странице обложки папки сброшюрованных документов подписью сотрудника банка, формировавшего документы, а также главного бухгалтера подразделения, учреждения банка или его заместителя.

410. После сброшюрования и сверки мемориальных документов и приложений к ним на лицевой стороне обложки папки заполняется следующий текст:

На последней странице обложки папки указывается:

После сброшюрования и сверки внебалансовых документов на лицевой стороне обложки заполняется следующий текст:

К первому тому сброшюрованных документов прилагаются:

информация об открытии и закрытии лицевых счетов.

411. Отдельно от общих мемориальных документов в подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР формируются первичные документы по внутрибанковым операциям (счета разделов I, ХIII, ХIV и ХVI баланса), подлинные кассовые документы, документы по операциям обменных пунктов, оплаченные дорожные чеки Внешторгбанка СССР с ограничительной надписью, полученные от учреждений Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР и обменных пунктов Москвы, расчетно-денежные документы по иностранным государственным кредитам, а также по экспортным и импортным операциям.

Формирование кассовых документов производится кассовыми работниками Валютного хранилища и кладовых всесоюзных объединений Внешторгбанка СССР. Порядок формирования и хранения этих документов определен инструкцией Внешторгбанка СССР по кассовой работе.

Оплаченные дорожные чеки Внешторгбанка СССР с ограничительной надписью, полученные от учреждений Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР, формируются соответствующим подразделением применительно к порядку, изложенному в настоящей главе.

Документы по аккредитиву и гарантии заводится отдельное дело. До закрытия аккредитивов и снятия гарантий с учета эти дела хранятся в подразделениях и всесоюзных объединениях, а после закрытия аккредитивов и снятия гарантий с учета сдаются на хранение в архив.

Документы по экспортным и импортным инкассовым операциям до их оплаты хранятся в картотеках. Оплаченные документы, сброшюрованные в отдельные папки, на протяжении текущего года хранятся в подразделениях и всесоюзных объединениях (в железных шкафах), а по окончании года сдаются в архив.

412. Формирование и брошюрование бухгалтерских и кассовых документов по отчетности инспекторов обменных пунктов за полученные авансы в рублях, иностранной валюте, дорожных чеках, а также за бланки строгой отчетности производятся отдельно по каждому инспектору обменных пунктов в следующем порядке:

все сводные расходные и приходные ордера с приложением сопроводительных писем на разменную монету инспекторов обменных пунктов, расходных ведомостей на выдачу под отчет инспекторам авансов и мемориальные документы с приложениями подбираются по пакетам;

чеки Внешторгбанка СССР в рублях с ограничительной надписью формируются отдельно в качестве приложений к их описям.

Тома с подобранными и сброшюрованными документами по отчетности инспекторов обменных пунктов сдаются в архив в установленные сроки.

Сроки хранения документов по отчетности инспекторов обменных пунктов устанавливаются и применяются по срокам хранения документов по валютным операциям.

Отправка документов на Вычислительный центр по операциям обменных пунктов производится в специально выделенных пакетах.

413. В отделениях Внешторгбанка СССР документы для формирования подбираются в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов ответственными исполнителями по время проверки отпечатанных лицевых счетов и передаются работнику, на которого возложено формирование документов. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются после вышеуказанных документов. Мемориальные документы с приложениями по валютным операциям брошюруются вместе с документами по рублевым операциям (при этом документы с различными сроками хранения брошюруются в отдельные папки). В эту же папку помещаются подлинные авизо по ответным МФО по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте, по вкладам граждан (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов «А»).

Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине, и сумма их сверяется работником, на которого возложено формирование документов, с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы.

Если общие итоги не совпадают, сверка производится по балансовым счетам.

Вместо подсчета документов может быть произведена их пунктировка с записями бухгалтерского журнала по дебету счета, с проверкой таким образом наличия документов по всем произведенным записям за день.

Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книг кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами. Эти ордера помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Документы по внебалансовым счетам подсчитываются, и суммы их сверяются с итогами оборотов по этим счетам, выведенными в бухгалтерском журнале.

414. После сброшюрования и сверки документы нумеруются порядковыми номерами полистно, включая приложения к основным документам.

На лицевой стороне обложки папки заполняется следующий текст:

При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. В этом случае разрешается не нумеровать листы мемориальных документов и приложений к ним и не делать надпись о количестве листов на последней странице обложки.

Наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений должны тщательно проверяться работниками отделений, на которых возложено формирование документов.

415. Отделения Внешторгбанка СССР первичные документы по внутрибанковским операциям (счета разделов I, XIII, XIV и XVI баланса) и по операциям обменных пунктов формируют отдельно от общих мемориальных и кассовых документов. Причем документы по внутрибанковским операциям и по операциям обменных пунктов формируются в отдельные сшивы.

В папку с документами по счетам разделов I, XII, XIV и XVI баланса помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т. д.), а также вторые экземпляры кассовых документов.

В тех отделениях Внешторгбанка СССР, где списание с лицевых счетов работников обменных пунктов авансов в рублях в иностранной валюте производится в корреспонденции со счетами N 0300, 0600 и 0606, в документы по операциям обменных пунктов помещаются: копии кассовых приходных ордеров на зачисление указанных в них ценностей в оборотную кассу; накладные на сумки с ценностями; препроводительные ведомости к сумкам с ценностями, отосланным обменным пунктам; первые экземпляры актов на недостачи и излишки ценностей, составленные работниками бухгалтерии; копии мемориальных ордеров на выявленные при проверке отчетов и пересчете ценностей суммы недостач, а также копии кассовых приходных ордеров на зачисление выявленных при пересчете ценностей излишков в советской и иностранной валюте; все отчетные документы работников обменных пунктов.

Если списание с лицевых счетов работников обменных пунктов авансов в рублях, в иностранной валюте производится в корреспонденции со счетом N 1767, то в документы по операциям обменных пунктов помещаются: копии мемориальных ордеров на списание с лицевых счетов работников обменных пунктов, открытых по балансовым счетам N 0400, 0602 и 0607, израсходованных ими сумм; накладные на сумки с ценностями; препроводительные ведомости к сумкам с ценностями, отосланным обменным пунктам; первые экземпляры актов на недостачи и излишки ценностей, составленные работниками бухгалтерии; копии мемориальных ордеров на выявленные при проверке отчетов и пересчете ценностей суммы недостач, а также копии кассовых приходных ордеров на зачисление выявленных при пересчете ценностей излишков в советской и иностранной валюте; все отчетные документы работников обменных пунктов.

Документы по переоценке остатков иностранной валюты в связи с изменением курсов помещаются в сшивы кассовых документов к балансовым счетам N 0600, 0602, 0607.

В отделениях Внешторгбанка СССР, имеющих небольшое количество операций, по усмотрению главных бухгалтеров допускается формирование документов по внутрибанковским операциям и по операциям обменных пунктов раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, хранящихся в отдельных папках.

417. Сотрудники, на которых возложены подборка, подсчет и брошюровка документов, обязаны обеспечить их полную сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера или его заместителя.

418. Для обеспечения сохранности документов, по которым в случае пожара или стихийного бедствия подразделения и учреждения Внешторгбанка СССР могли бы восстановить данные своего учета, обязательному хранению подлежат:

А. В кладовой или несгораемых шкафах:

а) оформленные надлежащими подписями годовой отчет за истекший год и месячная оборотная ведомость за истекший месяц со всеми к ним приложениями;

б) бухгалтерские журналы либо сводки оборотов и ежедневные балансы за текущий месяц;

в) проверочные ведомости на 1-е число текущего месяца;

г) кассовые документы по операциям в советской и иностранной валюте за последние 12 месяцев;

д) мемориальные документы за текущий месяц;

е) журналы 04098008 по балансовым счетам N 9200, 9210 и 9420.

Б. В железных шкафах в охраняемом помещении:

а) картотеки действующих лицевых счетов, досье по экспортным, импортным и денежным аккредитивам и гарантийным операциям, операционные журналы, книги, сводные карточки, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;

б) действующие картотеки по ответным МФО и по отосланным и присланным на инкассо документам;

в) карточки срочных обязательств по ссудам.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 второй, третий и четвертый абзацы пункта 419 заменяются следующим абзацем

Утратившие силу документы по оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров таких карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

Порядок оформления и хранения документов по открытию текущих органов типа «А», «Б», «В» и «Д» изложен в инструкции Внешторгбанка СССР «О счетах и вкладах в иностранной валюте и в рублях».

420. Ответственность за правильную организацию и точное соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР. Последние должны проинструктировать сотрудников, распределить и закрепить за ними определенные места в шкафах для хранения документов, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

421. Все остальные, кроме указанных в п.418, материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, документы по аккредитивным и инкассовым операциям и пр.) должны храниться в архиве, оборудованном стеллажами и железными шкафами, в ведении специально выделенных работников, ответственных за сохранность документов.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац первый пункта 422 Характеристики счетов внесены изменения

422. Справки по документам, хранящимся в кладовой и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем.

Документы (папки), выдаваемые для наведения справок, регистрируются в специальной книге по следующей форме: дата выдачи, наименование документа (папки), подпись работника, которому выдаются документы, отметка о возврате документов.

Сотрудник Внешторгбанка СССР, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.

Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера соответствующего подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР. Работник, ответственный за выдачу документов, контролирует по книге выдачи своевременность возврата документов.

Изъятие документов по счетам и вкладам граждан допускается лишь по требованиям судебных и следственных органов.

При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт (или протокол выемки) за подписями руководителя подразделения, учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта вручается указанному представителю.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта (второй экземпляр протокола выемки) и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.

Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без участия представителя учреждения, приславшего требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу.

В случае одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт на все изъятые документы с включением их перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта (второй экземпляр протокола выемки), а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие (в документах за такое-то число).

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 после пункта 423 вводится абзац следующего содержания

Учреждение банка по письменной просьбе ревизующих органов обязано сообщить им перечень открытых расчетных, текущих обязано сообщить им перечень открытых расчетных, текущих, бюджетных и других счетов ревизуемой организации, а также в необходимых случаях предоставить ревизующим возможность сличать предъявленные им ревизуемой организацией выписки банка из расчетных, текущих, бюджетных и других счетов с записями по этим счетам. В случае расхождения записей в них с подлинными записями в учреждении банка, ревизующий составляет акт, который подписывается ревизующим, главным бухгалтером учреждения банка и главным бухгалтером ревизуемой организации.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник