вычисляемое поле в форме access
Как создать вычисляемые поля в Access
Знаете ли вы, что вы можете вычислять поля в запросе в Microsoft Access? Если пользователю требуется вычисляемое поле в запросе, ему необходимо ввести имя вычисляемого поля, двоеточие и вычисления в одном из столбцов в строке поля сетки конструктора запроса.
Вычисляемое поле — это вычисление отдельной записи, поскольку каждое вычисление включает только поля в определенной записи.
Создание вычисляемых полей в Access
Откройте Microsoft Access.
Создайте таблицу или существующую таблицу.
Чтобы создать запрос, перейдите на вкладку «Создать» и нажмите Дизайн запросов в Запросы группа.
Справа вы увидите окно «Добавить таблицу»; выберите таблицу для расчета.
Затем нажмите Добавить в избранное Таблицы в нижней части окна «Добавить таблицу».
Таблица появится в верхней части окна.
В нижнем окне вы увидите Сетка дизайна.
А Сетка дизайна — это инструмент, который создает запрос, помещая поля из выбранной таблицы в верхних частях окна в нижние части окна.
На Поле в строке, щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите поля для каждого столбца, который вы хотите включить в запрос.
В этой статье мы хотим подсчитать общее количество рождаемости за три года. Годы включают 2018, 2019 и 2020.
В последний столбец мы добавим поле; ‘Общее количество рождений за три года. ‘
Мы щелкнем правой кнопкой мыши «Общее количество рождений за три года» поле.
В контекстном меню нажмите Увеличить.
Откроется диалоговое окно «Масштаб».
в Увеличить диалоговое окно, вы увидите текст поля внутри него; из-за того, что вы его выбрали.
Напишите формулу в соответствии с тем расчетом, который вы производите.
Например — Общее количество рождений за три года: [2018] +[2019] +[2020].
Затем нажмите хорошо.
Затем нажмите Запустить в Результаты группа слева.
Вы увидите результат своего расчета.
Надеюсь, это поможет; если у вас есть вопросы, оставьте комментарий ниже.
Читайте: Как добавлять комментарии в слайды PowerPoint.
.
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002
Вычисления в формах. Создание вычисляемых полей.
Обычно для создания вычисляемых полей выбирают именно элемент управления Текстовое поле, хотя это и необязательно. Допускается использовать для этого любые элементы управления, имеющие свойство Данные (Control Source).
Именно в свойстве Данные (Control Source) должно быть задано выражение, которое вычисляет значение этого элемента. Ввод выражения допускается прямо в элемент управления, как мы и сделали это в примере. Однако, если выражение достаточно длинное, его неудобно вводить прямо в поле. Можно ввести выражение в ячейку свойства Данные (Control Source) в окне Свойства (Properties), а если выражение не помещается в ячейке свойства, просто нажать комбинацию клавиш SHIFT + F2 и открыть окно Область ввода (Zoom). Еще можно воспользоваться Построителем выражений.
Вычисляемые поля создаются чаще всего в табличных или ленточных формах для отображения столбца с какими-нибудь вычисленными значениями. Например, стоимость товара рассчитывается как значение выражения Цена * Количество. Для отображения таких расчетных данных используют два способа:
Замечание
При ссылках на поля в выражениях обязательно использование квадратных скобок, если название поля содержит пробелы; в остальных случаях можно обходиться без них.
Первый способ в большинстве случаев предпочтительнее, т. к. такой запрос может быть использован не только в одной форме, но и в отчетах и в других формах. Примером такой организации расчетов может служить форма «Подчиненная форма заказов» (Orders Subform) базы данных «Борей». Она основана на запросе «Сведения о заказах» (Order Details Extended), в котором создано вычисляемое поле «ОтпускнаяЦена» (ExtendedPrice), содержащее формулу:
Создание вычисляемых элементов управления
Для отображения результатов вычислений в формах и отчетах в базах данных Access можно использовать вычисляемые элементы управления. Например, если в отчете отображается количество проданных товаров и цена каждого товара, можно добавить вычисляемую текстовое поле, в которое перемножатся эти два поля, чтобы отобразить общую цену. Свойство «Данные» вычисляемого текстового поля содержит выражение, в которое умножаются два поля (количество элементов, умноженное на цену за единицу), чтобы получить результат.
В этой статье
Создание вычисляемых элементов управления
Эта процедура позволяет создать вычисляемую дес.в., не используя мастер.
В области навигации щелкните форму или отчет правой кнопкой мыши и выберите «Конструктор».
На вкладке «Конструктор» в группе «Элементы управления» выберите нужный тип элементов управления.
Список типов элементов управления, которые можно использовать в качестве вычисляемого, см. в разделе «Узнайте, какие типы элементов управления можно использовать в качестве вычисляемого.»
Наведите указатель мыши на форму или отчет и щелкните форму или отчет, чтобы вставить его.
Если запускается мастер управления, нажмите кнопку «Отмена», чтобы закрыть его.
Выберите его, нажмите F4, чтобы отобразить окно свойств, а затем введите выражение в поле свойства «Control Source». Чтобы использовать Построитель выражений для создания выражения, щелкните 
рядом с полем свойства «Control Source».
Переключиться в представление формы или отчета и убедитесь, что вычисляемая система управления работает так, как вы ожидаете.
Перед каждым выражением должен быть оператор =. Например: =[UnitPrice]*.75.
Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.
Если вам нужно больше места для ввести выражение в поле свойства «Control Source», нажмите shift+F2, чтобы открыть окно «Масштаб».
Если форма или отчет основаны на запросе, вы можете поместить выражение в запрос, а не в вычисляемый элемент управления. Это повышает производительность и, если вы собираетесь вычислять итоги для групп записей, проще использовать имя записи вычисляемое поле в агрегатная функция.
При сортировке вычисляемого объекта управления в форме или отчете убедитесь, что свойство Format (Формат) этого объекта задано соответствующим образом. В противном случае вычисляемая числовая или дата может отсортироваться по алфавиту, а не по числу.
Изменение связанного управления на вычисляемой
Чтобы создать вычисляемую рамку, можно сначала создать связанный (например, перетащив поле из области «Список полей» в форму или отчет), а затем отредактировать его свойство «Источник», чтобы создать выражение. Это работает хорошо, если имя этого управления не конфликтует ни с одним из имен полей, содержащихся в выражении. Дополнительные сведения о создании связанного управления путем перетаскиния поля из области «Список полей» см. в статье «Добавление поля в форму или отчет».
Если связанный контроль уже создан, воспользуйтесь процедурой ниже, чтобы сделать его вычисляемой и избежать конфликтов имен.
В области навигации щелкните форму или отчет правой кнопкой мыши и выберите «Конструктор».
Щелкните поле, который вы хотите изменить, и нажмите F4, чтобы открыть лист свойств.
Если свойство «Имя» на вкладке «Все» в окне свойств соответствует свойству «Источник управления», отредактируем его так, чтобы оба свойства не совпадали. Убедитесь, что имя не является зарезервированным словом или именем другого поля базы данных. Дополнительные сведения о зарезервированных словах см. в статье о зарезервированных словах и символах Access.
Отредактируем строку в поле свойства «Данные», чтобы она содержала нужное выражение.
Чтобы сохранить изменения, нажмите сочетание клавиш CTRL+S.
Переключение в представление макета или формы и убедитесь, что вычисляемая система управления работает так, как вы ожидаете.
Если в средстве управления не отображаются нужные данные (например, если Access отображает #Name? в этом средстве), проверьте источник записей формы или отчета, чтобы убедиться, что все поля, используемые в выражении, доступны. Если источником записей является запрос, для работы выражения может потребоваться добавить в запрос одно или несколько полей.
Перед каждым выражением должен быть оператор =. Например: =[UnitPrice]*.75.
Если вам нужно больше места для ввести выражение в поле свойства «Control Source», нажмите shift+F2, чтобы открыть окно «Масштаб».
Если форма или отчет основаны на запросе, вы можете поместить выражение в запрос, а не в вычисляемый элемент управления. Это повышает производительность и, если вы собираетесь вычислять итоги для групп записей, проще использовать имя записи вычисляемое поле в агрегатная функция.
При сортировке вычисляемого объекта управления в форме или отчете убедитесь, что свойство Format (Формат) этого объекта задано соответствующим образом. В противном случае вычисляемая числовая или дата может отсортироваться по алфавиту, а не по числу.
Узнайте, какие типы элементов управления можно использовать в качестве вычисляемого
Текстовые поля являются наиболее популярным вариантом для вычисляемого управления, так как в них может отображаться большое количество различных типов данных. Тем не менее любой объект управления, который имеет свойство «Исходный объект», можно использовать в качестве вычисляемой. Во многих случаях не имеет смысла использовать определенный тип управления в качестве вычисляемого, так как его нельзя обновить так, как вы можете обновить связанный или связанный. Например, если вы поместите в форму поле «поле с квадратиконом» и введите выражение в его свойство «Источник управления», то его больше нельзя будет выбрать или очистить, щелкнув его. На основе результатов выражения этот поле будет выбрано или очищено. Если вы щелкнули этот поле, в панели состояния Access отобразилось оповещение «Не может быть изменено» —оно привязано к >. Однако в отчете может быть полезно использовать элемент управления «квадрат» на основе результатов вычисления, так как элементы управления в отчетах используются только для отображения данных.
Создание выражений
С помощью выражений можно выполнять разнообразные операции с данными. Например, вы можете определить, сколько дней прошло с момента отправки заказа, или объединить содержимое полей FirstName и LastName и поместить результат в поле FullName. Разделы этой статьи содержат пошаговые инструкции по созданию выражений.
Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах
При использовании выражения в качестве источника данных элемента управления создается вычисляемый элемент управления. Предположим, например, что имеется отчет, в котором отображаются товары на складе, и необходимо создать в нижнем колонтитуле итог для суммирования данных по всем строкам отчета.
Чтобы вычислить итог, поместите элемент управления «поле» в нижний колонтитул отчета и настройте для свойства ControlSource этого поля следующее выражение:
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.
Выделите элемент управления, в который необходимо ввести выражение.
Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку Построить 
в ячейке свойства.
После ввода выражения окно свойств будет выглядеть так:
Использование выражений в условиях запросов
Вы можете использовать условия, чтобы ограничить результаты запроса. Введите условия в виде выражения, и приложение Access вернет только соответствующие ему строки.
Предположим, вы хотите просмотреть все заказы с датой отгрузки в течение первых трех месяцев 2017 г. Чтобы задать условие, введите следующее выражение в ячейку Условия столбца «Дата и время» в запросе. В нашем примере используется столбец «Дата и время» с именем ShippedDate. Чтобы определить диапазон дат, введите следующее условие:
Столбец ДатаИсполнения будет выглядеть подобным образом:
Для каждой записи в таблице заказов, для которой значение в столбце ShippedDate попадает в указанный интервал дат, будет создана запись в выходных данных запроса. Обратите внимание: в выражении даты заключаются в знаки решетки ( # ). Значение между знаками решетки трактуется в Access как значение с типом данных «Дата и время». Это означает, что с такими значениями могут производиться соответствующие вычисления, например вычитание одной даты из другой.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
Выберите ячейку Условия в столбце, для которого необходимо создать условие отбора.
Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель 
.
Если для редактирования выражения вам требуется больше места, установите курсор в ячейку Условие отбора, а затем нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть окно Область ввода:
Совет Чтобы сделать текст более удобным для чтения, выберите Шрифт.
Создание вычисляемого поля в запросе
Предположим, вы создаете запрос и хотите показать результаты расчета, в котором используются другие поля запроса. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле запроса. Допустим, в вашем запросе есть поля Количество и Цена. Их значения требуется перемножить, чтобы получить вычисляемое поле Сумма. Для этого в строке Поле запроса введите следующее выражение:
При выполнении запроса в Access выполняется расчет каждой строки, как показано ниже:
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
Выберите ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.
Чтобы создать выражение вручную, просто введите его.
Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.
Создание вычисляемого поля в таблице
В Access можно создать вычисляемое поле в таблице. Благодаря этому для выполнения расчетов не придется создавать отдельный запрос. Например, если у вас есть таблица, в которой перечислены количество, цена и налоговая ставка для каждой позиции заказа, вы можете добавить вычисляемое поле общей стоимости:
В вычислении нельзя использовать поля из других таблиц или запросов, а результаты вычислений доступны только для чтения.
Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации.
Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить.
В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата. В Access откроется построитель выражений.
Введите формулу вычисления, которую вы хотите использовать для этого поля, например:
Выражения в вычисляемых полях не начинаются со знака равенства (=).
Приложение Access добавит вычисляемое поле и выделит его заголовок, чтобы можно было ввести имя поля.
Введите имя вычисляемого поля и нажмите клавишу ВВОД.
Задание значений по умолчанию для поля таблицы
С помощью выражения можно задать для поля таблицы значение по умолчанию, которое Access будет использовать для новых записей, если не предоставлено другое значение. Допустим, вы хотите автоматически вставлять дату и время в поле «Дата_заказа» при добавлении новой записи. Для этого можно использовать следующее выражение:
В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.
Таблица откроется в режиме таблицы.
Выберите поле, которое требуется изменить.
На вкладке Поля в группе Свойства нажмите кнопку Значение по умолчанию. В Access откроется построитель выражений.
Введите выражение, начинающееся со знака равенства ( =).
Примечание. При связывании элемента управления с полем таблицы действует следующее правило: если для элемента управления и для поля заданы значения по умолчанию, значение по умолчанию элемента управления имеет приоритет.
Задание значений по умолчанию для элементов управления
Другим объектом, где часто применяются выражения, является свойство Значение по умолчанию элемента управления. Свойство Значение по умолчанию элемента управления аналогично свойству Значение по умолчанию поля в таблице. Например, чтобы использовать текущую дату в качестве значения по умолчанию для текстового поля, вы можете указать следующее выражение:
В этом выражении используется функция Date, которая возвращает текущую дату, но не время. Если текстовое поле привязано к полю таблицы, которое имеет значение по умолчанию, то значение по умолчанию элемента управления будет иметь приоритет перед значением по умолчанию поля таблицы. Часто имеет смысл настроить свойство Значение по умолчанию для поля таблицы. Если в этом случае к одному и полю таблицы привязано несколько элементов управления в разных формах, каждый из них будет иметь одно значение по умолчанию, и ввод данных во всех формах будет согласованным.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.
Выделите элемент управления, который необходимо изменить.
Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
На вкладке Все окна свойств перейдите к ячейке свойства Значение по умолчанию.
Введите выражение или нажмите кнопку Построить в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.
Добавление правила проверки в поле таблицы или запись
Выражения весьма полезны при проверке данных, которые вводятся в базу данных: они позволяют отсеять неподходящие сведения. В таблицах можно создавать правила проверки двух типов: для полей, которые не позволяют вводить в поля недопустимые данные, и для записей, которые не позволяют создавать записи, нарушающие правило. В обоих случаях используются выражения.
Предположим, что в таблице Inventory имеется поле Units On Hand и требуется задать условие, разрешающее пользователям вводить только неотрицательные значения. Иначе говоря, количество товара никогда не может быть отрицательным. Это можно сделать, указав для поля Units On Hand следующее правило проверки:
ПРОЦЕДУРА: ввод правила проверки для поля или записи
В области навигации дважды щелкните нужную таблицу. Таблица откроется в режиме таблицы.
При вводе условия на значение поля выделите поле, которое необходимо изменить.
На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Правило проверки поля или Правило проверки. В Access откроется построитель выражений.
Начните вводить необходимые условия. Например, для условия на значение поля, требующего ввода неотрицательных значений, введите следующее выражение:
Не начинайте выражение со знака равенства (=).
ПРОЦЕДУРА: ввод сообщения проверки правильности
Чтобы сделать базу данных более удобной в использовании, можно задать собственные сообщения проверки правильности. Эти сообщения будут использоваться вместо стандартных сообщений, выводимых приложением Access, когда данные не соответствуют условию. В сообщение можно включить сведения, помогающие пользователю ввести правильные данные, например «Значение в поле Units On Hand не может быть отрицательным».
В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.
Таблица откроется в режиме таблицы.
При создании сообщения для условия на значение поля выделите соответствующее поле.
На вкладке Поля в группе Проверка полей нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Сообщение проверки поля или Сообщение проверки записи.
В диалоговом окне Введите сообщение о проверке введите сообщение, которое будет выводиться, если данные не соответствуют условию на значение, и нажмите кнопку ОК.
Добавление правила проверки в элемент управления
Как и у полей таблицы и записей, у элементов управления есть свойство ValidationRule (Правило проверки), для которого можно создать выражение. Предположим, что используется форма ввода интервала дат для отчета и требуется, чтобы начальная дата была не раньше, чем 01.01.2017. В этом случае можно задать свойства ValidationRule и ValidationText (Сообщение об ошибке) для поля, в которое вводится начальная дата:
Условие на значение
Сообщение об ошибке
Невозможно ввести дату ранее 01.01.2017.
При попытке ввести дату раньше 01.01.2017 будет выведено сообщение с текстом, указанным в свойстве ValidationText. Если поле свойства ValidationText пусто, будет выведено стандартное сообщение. После нажатия кнопки ОК фокус ввода вернется в текстовое поле.
Если условие на значение задается для поля таблицы, оно будет действовать при любом изменении значения этого поля в базе данных. Напротив, если условие на значение задается для элемента управления в форме, оно будет действовать только при использовании этой формы. Чтобы задать разные условия на значение для разных пользователей, иногда имеет смысл создать эти условия отдельно для полей таблицы и элементов управления в форме.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства. Будет отображено окно свойств элемента управления.
На вкладке Все выберите ячейку свойства Validation Rule (Правило проверки).
Введите выражение или нажмите кнопку Построить в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.
Не начинайте выражение с оператора =.
Чтобы настроить сообщение, которое появится при вводе значения, не соответствующего условию, укажите нужный текст в ячейке свойства Сообщение об ошибке.
Группировка и сортировка данных в отчетах
В области Группировка, сортировка и итоги можно определить уровни группировки и порядок сортировки для данных в отчете. Как правило, группировка и сортировка выполняются по полю, выбранному в списке, но если требуется выполнить группировку или сортировку по вычисляемому значению, можно указать выражение.
Группировка — это процедура суммирования столбцов с одинаковыми значениями. Например, пусть в базе данных хранятся сведения о продажах для офисов в разных городах, а один из отчетов этой базы данных называется «Продажи по городам». Запрос, который обеспечивает данные для этого отчета, группирует их по названию города. Такого рода группировка облегчает восприятие и понимание информации.
Напротив, сортировка представляет собой процесс наложения порядка сортировка на строки (записи) в результатах запроса. Например, можно отсортировать записи по значению первичного ключа (или по другому набору значений в другом поле) по возрастанию или по убыванию либо отсортировать записи по одному или нескольким символам в указанном порядке, например по алфавиту.
ПРОЦЕДУРА: добавление группировки и сортировки в отчет
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка и сортировка. Ниже отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.
Чтобы добавить к отчету уровень группировки, нажмите Добавить группировку.
Чтобы добавить к отчету порядок сортировки, нажмите Добавить сортировку.
В области появится новый уровень группировки или порядок сортировки, а также список полей с данными для этого отчета. На приведенном ниже рисунке показан типичный новый уровень группировки (по полю «Категория») и порядок сортировки (по полю «Производитель»), а также список доступных полей для группировки и сортировки.
Ниже списка доступных полей нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.
Введите нужное выражение в поле выражения (верхнее поле) построителя выражений. Обязательно начните выражение с оператора равенства ( = ).
ПРОЦЕДУРА: добавление выражения в существующую группировку или сортировку
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.
Выберите уровень группировки или порядок сортировки, который требуется изменить.
Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Группировка (уровни группировки) или Сортировка (порядок сортировки). Появится список доступных полей
В нижней части этого списка нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.
Введите выражение в поле выражения (верхнем поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства ( =).
Управление запуском макрокоманд
В некоторых случаях выполнять макрокоманду или набор макрокоманд в макросе нужно только в том случае, если выполнено определенное условие. Предположим, необходимо, чтобы макрокоманда выполнялась только в том случае, если значение в поле не меньше 10. Для этого в блоке Если макроса можно задать соответствующее условие с помощью выражения.
Например, допустим, что текстовое поле называется «Позиции». Выражение для условия будет выглядеть следующим образом:
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши макрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
Перейдите к блоку Если, который требуется изменить, или добавьте блок Если из области «Каталог макрокоманд».
Щелкните верхнюю строку блока Если.
Введите условное выражение в поле или нажмите кнопку Построить рядом с ячейкой выражения, чтобы открыть построитель выражений.