выдача в личное пользование счет 27 каким документом
Учет спецодежды, поступившей в учреждение и выданной работникам
Автор: Булыгина О., эксперт журнала
С 01.01.2020 бюджетные учреждения применяют положения СГС «Запасы»[1]. В учреждении возникли вопросы по применению положений данного документа. Так, в силу п. 45 СГС «Запасы» объекты бухгалтерского учета, подлежащие отражению согласно стандарту в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах, которые ранее не признавались таковыми в составе запасов и (или) отражались на забалансовом учете, признаются субъектом учета в составе запасов по их первоначальной стоимости, определенной согласно стандарту.
В соответствии с п. 34 СГС «Запасы» признание запасов в качестве активов прекращается в случае их выбытия при их потреблении (использовании) в деятельности субъекта учета (в том числе при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции).
В учреждении есть специальная одежда, которая числится на складе на остатках и выдана работникам в пользование. В преддверии составления годовой отчетности за 2о20 год просим разъяснить:
2) в какой момент произойдет уменьшение счета 0 105 05 000?
В соответствии с п. 7 СГС «Запасы» материальными запасами признаются являющиеся активами материальные ценности, приобретенные (созданные) для потребления (использования) в процессе деятельности субъекта учета. При этом к материалам относятся:
материальные ценности, используемые в текущей деятельности субъекта учета в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
материальные ценности, приобретенные (созданные) в целях реализации полномочий по обеспечению техническими средствами реабилитации, лекарственными средствами, лекарственными препаратами, медицинскими изделиями, иными материальными ценностями отдельных категорий граждан (организаций).
Специальная одежда соответствует критерию отнесения ее в состав материальных запасов. В ее состав входят специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (например, очки, шлемы, противогазы, респираторы), функционально ориентированные на охрану труда, технику безопасности, гражданскую оборону, защиту населения от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера. Согласно п. 99, 118 Инструкции № 157н[2] для учета специальной одежды предназначен счет 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь».
Следовательно, когда спецодежда после приобретения поступает на склад, то она приходуется на баланс организации на счете 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения». Спецодежда принимается к учету на основании первичных документов с оформлением бухгалтерской записи по дебету счета 0 105 35 345 и кредиту счетов 0 302 34 730, 0 208 34 660 (п. 34 Инструкции № 174н[3]).
Согласно п. 34 СГС «Запасы» материальные запасы списываются, если:
они использованы (потреблены) в деятельности субъекта учета;
принято решение о списании государственного (муниципального) имущества;
субъект учета решил не использовать объект для целей, предусмотренных при признании запасов, и использование не приносит экономических выгод или полезного потенциала;
они переданы другой организации государственного сектора;
они проданы (подарены), обменяны, распространены;
есть иные основания, предусматривающие прекращение права оперативного управления имуществом.
Одновременно должны соблюдаться следующие критерии:
1) субъект учета передал все существенные операционные риски и выгоды, связанные с распоряжением имуществом;
2) субъект учета не участвует в распоряжении выбывшим объектом в той степени, которая определяется предоставленными правами, и в его реальном использовании;
3) величина дохода (расхода) от выбытия актива может быть надежно оценена;
4) получение экономических выгод или полезного потенциала, связанного с операцией, не прогнозируется;
5) понесенные (ожидаемые) затраты, связанные с операцией, могут быть надежно оценены.
Выбытие материальных запасов осуществляется по стоимости каждой единицы или по средней стоимости. Выбранный способ определения стоимости запасов закрепляется в учетной политике. При выбытии по группе (виду) запасов выбранный способ не подлежит изменению и применяется непрерывно в течение отчетного периода (п. 42 СГС «Запасы»).
Выдача спецодежды работникам является расходной операцией. В учете на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) формируется запись по дебету счетов 0 401 20 272, 0 109 00 272 и кредиту счета 0 105 35 345 с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 36 Инструкции № 174н).
Отметим, что в соответствии с п. 385 Инструкции № 157н (в редакции Приказа Минфина РФ от 14.09.2020 № 198н) забалансовый счет 27 предназначен для учета форменного обмундирования, специальной одежды, материальных ценностей, относящихся к объектам основных средств, и иного имущества, выданного учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением.
Следовательно, на забалансовом счете 27 учреждение учитывает выданную работникам спецодежду в целях контроля за соблюдением срока ее носки.
Объекты имущества на забалансовый учет принимаются к учету на основании первичного учетного документа по балансовой стоимости.
Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.
Аналитический учет на забалансовом счете 27 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости (п. 386 Инструкции № 157н).
В учете бюджетного учреждения операции по поступлению и выбытию спецодежды будут оформлены следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Принята к учету спецодежда в составе материальных запасов в случае приобретения у поставщика – коммерческой организации
Что переносится на забалансовый счет 27?
Забалансовый счет 27 входит в План счетов, предназначенный для бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Что такое забалансовый счет, какие ценности переносятся за баланс на счет 27, как с ним работать рассмотрим в этой статье.
Особенности забалансовых счетов
Для забалансовых счетов характерно ведение учета в простой форме, когда суммы активов и обязательств, вынесенных за баланс, проходят только по кредиту или только по дебету забалансового счета, корреспонденции при этом не используются. Бюджетные организации ведут учет, используя свой План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157 н, и инструкцию к нему.
Просмотреть план счетов, применяемый бухгалтерией бюджетной организации, ознакомиться с действующими нормами его применения можно в статье «Рабочий план счетов бюджетного учета на 2016 год».
Для чего применяются забалансовые счета в бюджете? Основная их цель — накопление и сохранение информации для оперативного и достоверного управленческого учета. Для учета и контроля над ценностями, не принадлежащими организации, которые данное учреждение использует временно, но отвечает за их сохранность. Раздел 7 инструкции по применению счетов в бюджетном учете и регламентирует применение забалансовых счетов. В нем указан перечень ценностей, которые должны учитываться организацией, но не в составе балансовых ценностей. Кроме того, учреждение вправе расширять список этих ценностей и забалансовых счетов в случае необходимости.
Какие забалансовые счета применяются в бухгалтерском учете коммерческих организаций, какими документами регламентируется порядок учета на них, см. в статье «Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах».
Использование забалансового счета 27 в учете
Забалансовый счет бюджетной организации 27 именуется «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Он предназначен для сбора и хранения информации по выданным работникам:
Перечисленные ценности должны быть переданы в личное пользование сотрудника именно для выполнения им своих служебных обязанностей. При этом сотрудник должен отвечать за сохранность этих ценностей. Таким образом, главная цель введения забалансового счета 27 — контроль над имуществом, переданным сотруднику. Эти ценности списываются с балансового учета, выдаются обязательно в личное пользование под личную ответственность сотрудника.
В бухгалтерском учете поступление имущества в личное пользование сотрудника отражается по дебету счета 27, выбытие, соответственно, по кредиту. Согласно инструкции к счетам бюджетного учета, ценности принимаются к учету на счет 27 по их балансовой стоимости, по ней же происходит и их списание с учета за балансом. Порядок использования счета 27, список возможных к учету на нем ценностей должны быть прописаны в учетной политике организации. В ней же должен быть указан перечень первичных документов, которые формируются для передачи ценностей сотруднику в распоряжение, а также для их выбытия с забалансового счета.
Передачу ценностей в личное пользование нужно оформлять, соблюдая правила, по которым работник несет индивидуальную материальную ответственность. При применении забалансового счета 27 должен быть организован аналитический учет по виду ценностей, их пользователям, количеству и стоимости. Для целей такого учета используется Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма по ОКУД 0504041).
Инвентаризация бюджетных забалансовых счетов
В бухучете применение забалансовых счетов является обязательным. Учреждения обязаны проводить инвентаризацию всего своего имущества и обязательств для формирования достоверной информации финансового положения. Инвентаризируются ценности, обязательства и активы, числящиеся за балансом организации, так же и в такие же сроки, как и находящиеся на балансе.
Подробнее о том, надо ли инвентаризировать имущество, находящееся за балансом, см. в статье «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».
Итоги
Забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» используется в бюджетных учреждениях для учета и контроля над материальными ценностями, переданными сотрудникам для исполнения с их помощью своих служебных обязанностей. Данный учет должен вестись детально по каждому виду ценностей, отдельно по сотрудникам, количеству и суммам.
Отражение в «1С» передачи в личное пользование сотрудников объектов основных средств
В личное пользование сотрудникам учреждений помимо форменного обмундирования, специальной одежды и обуви может передаваться спортивная одежда и обувь, а также в целях выполнения ими служебных (должностных) обязанностей за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, могут передаваться служебные телефоны, ноутбуки и другое имущество. Как учитывать имущество, переданное в личное пользование работникам, в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) редакции 2, рассказывают эксперты «1С».
Передача основных средств в личное пользование сотрудников
Для учета имущества, имеющего нормативный срок использования, переданного в личное пользование сотрудникам учреждения, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением в соответствии с Единым планом счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, применяется забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».
Приказом Минфина России от 14.09.2020 № 198н расширено применение забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Счет теперь применяется также для учета основных средств (ОС), выданных работникам учреждения в личное пользование. В актуальных редакциях инструкций по бухгалтерскому (бюджетному) учету приведены бухгалтерские записи по передаче объектов основных средств в личное пользование и их возврату из личного пользования сотрудников.
В отличие от материальных запасов, которые при выдаче в личное пользование работникам списываются со счета 105 00 «Материальные запасы», выданные в личное пользование работникам основные средства продолжают учитываться в составе счета 101 00 «Основные средства».
Бухгалтерские записи по передаче объектов ОС в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, далее — личное пользование, приведены в пункте 10 Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н в редакции приказа Минфина России от 28.10.2020 № 246н):
Аналогичные положения введены приказом Минфина России от 30.10.2020 № 253н в пункт 10 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н), приказом Минфина России от 30.10.2020 № 256н в пункт 10 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н).
Таким образом, у выданных в личное пользование работникам объектов основных средств сохраняется инвентарный номер, по ним продолжает начисляться амортизация.
Выдача ОС в личное пользование в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для учета объектов основных средств, выданных работникам учреждения в личное пользование, применяется забалансовый счет 27.01 «ОС, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». По счету ведется аналитический учет по работникам учреждения (субконто Контрагенты) и объектам ОС, которые выданы в личное пользование (субконто Основные средства). Также по счету ведется учет по КЭК.
В БГУ2 для оформления выдачи в личное пользование работникам учреждения объектов ОС, учитываемых как на балансе, на счетах группы 101 00 «Основные средства», так и за балансом, на счетах группы 21 «Основные средства в эксплуатации», и их возврата из личного пользования применяется документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) или Перемещение собственных ОС в опер. учете (21) соответственно и с типовой бухгалтерской операцией Внутреннее перемещение.
Для отражения выдачи в личное пользование на закладке Бухгалтерская операция следует включить флаг Выдать в личное пользование и указать сотрудника, которому выдается имущество в личное пользование.
Для отражения возврата из личного пользования следует включить флаг Вернуть из личного пользования и указать сотрудника, из личного пользования которого возвращено имущество.
При включении вышеописанных опций помимо записи по внутреннему перемещению на счетах 101 00 (21) формируются записи по увеличению и уменьшению счета 27 соответственно (рис. 3).
В БГУ2 реализовано два варианта учета объектов основных средств, выдаваемых в личное пользование материально ответственному лицу (МОЛ):
Обратите внимание, чтобы в разделе 4 Инвентарной карточки (ф. 050-40-31) в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта, отражался работник учреждения, у которого объект находится в пользовании, в качестве Получателя в документе следует указать работника учреждения, получившего объект ОС в личное пользование.
Учет на счете 101.00 ведется по ответственному лицу (кладовщику)
Рассмотрим порядок отражения в БГУ2 операций по передаче объектов ОС в личное пользование сотрудникам для выполнения ими служебных обязанностей и их возврата из личного пользования на примере.
Для оформления выдачи объектов основных средств в личное пользование работникам учреждения следует использовать документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) и типовой бухгалтерской операцией Внутреннее перемещение.
В шапке документа следует обратить внимание на заполнение реквизитов групп Отправитель и Получатель (см. рис. 1).
В группе Отправитель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности (далее — ЦМО) необходимо выбрать центр материальной ответственности, за которым числится ОС, передаваемое в личное пользование сотруднику.
В рассматриваемом Примере 1 ноутбук числится на складе у завхоза А. Г. Макарова, поэтому его следует указать в реквизите МОЛ/Место хранения группы Отправитель.
В группе Получатель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за сохранность основного средства, выданного в личное пользование сотруднику.
В рассматриваемом Примере 1 учетной политикой учреждения принято решение учитывать основные средства, переданные в личное пользование, у кладовщика-завхоза А. Г. Макарова. Поэтому ноутбук должен числиться на складе (Подразделение — «Склад»), и в реквизите МОЛ/Место хранения группы Получатель следует указать завхоза А. Г. Макарова.
На закладке Основные средства необходимо подобрать объекты ОС, которые передаются сотруднику в личное пользование. Для этого удобно воспользоваться подбором по остаткам (кнопка Подобрать). Остальные реквизиты закладки оформляются без особенностей.
На закладке Бухгалтерская операция автоматически будет заполнена типовая операция Внутреннее перемещение, для отражения выдачи в личное пользование следует включить флаг Выдать в личное пользование и указать сотрудника, которому выдается имущество в личное пользование.
При проведении документа формируются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 101.34.310 Кредит 101.34.310
— внутреннее перемещение ОС на сумму балансовой стоимости (графа Сумма закладки Основные средства) по МОЛ-кладовщику (без изменения ЦМО);
— передача ОС в личное пользование сотруднику на сумму балансовой стоимости ОС (графа Сумма закладки Основные средства).
Обратите внимание, что Инструкциями по учету от 06.12.2010 № 162н, от 16.12.2010 № 174н, от 23.12.2010 № 183н установлено обязательное отражение внутреннего перемещения на счете 101.00. Поэтому если учетной политикой учреждения в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта установлен кладовщик, т. е. тот же МОЛ, на котором числится объект ОС, передаваемый в личное пользование, то в учете отразится внутреннее перемещение данного ОС на счете 101.00 по одному и тому же МОЛ-кладовщику.
После заполнения и записи документа нажатием на кнопку Печать можно сформировать печатную форму «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» (ф. 050-41-02).
При включенном флаге Выдать в личное пользование в печатной форме 0504102 добавляется реквизит «Получил в личное пользование» для подписи сотрудника, которому ОС выдается в личное пользование.
Возврат объектов основных средств из личного пользования
Для оформления возврата из личного пользования сотрудников учреждения объектов основных средств, как и при выдаче в личное пользование, используется документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) и типовой бухгалтерской операцией Внутреннее перемещение.
Заполнение документа Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА аналогично его заполнению при выдаче ОС в личное пользование: в группе Отправитель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, за которым числится основное средство, переданное ранее в личное пользование сотруднику.
В рассматриваемом Примере 1 ноутбук числится на складе у завхоза А. Г. Макарова: в группе Получатель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за дальнейшую сохранность основного средства на балансе. Ноутбук предназначен для выдачи в личное пользование сотрудникам для выполнения ими должностных обязанностей вне рабочего времени, поэтому возвращенный ноутбук будет числиться также у кладовщика-завхоза А. Г. Макарова.
На закладке Бухгалтерская операция автоматически будет заполнена типовая операция Внутреннее перемещение. Для отражения возврата из личного пользования следует включить флаг Вернуть из личного пользования и указать сотрудника, из личного пользования которого возвращено имущество.
При проведении документа формируются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 101.34.310 Кредит 101.34.310
— внутреннее перемещение основного средства на сумму балансовой стоимости (графа Сумма закладки Основные средства);
— отражение возврата ОС из личного пользования сотрудника на сумму балансовой стоимости ОС (графа Сумма закладки Основные средства).
После заполнения и записи документа нажатием на кнопку Печать можно сформировать печатную форму «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» (ф. 050-41-02).
При включении флага Вернуть из личного пользования в форме 0504102 добавляется реквизит Вернул из личного пользования для подписи сотрудника, возвращающего ОС из личного пользования.
Учет на счете 101.00 ведется по получателям имущества
Если согласно учетной политике учреждения основные средства, переданные в личное пользование, учитываются на счетах 101 00 по сотрудникам, которым они выдаются, при выдаче объектов основных средств в личное пользование работникам в шапке документа Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в группе Получатель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за сохранность основного средства, выданного в личное пользование сотруднику.
Рассмотрим порядок отражения в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 операций по передаче объектов основных средств в личное пользование сотрудникам (на счет 27.01) для выполнения ими служебных обязанностей и их возврата из личного пользования (со счета 27.01) на условном примере.
В рассматриваемом Примере 2 ноутбук должен числится у сотрудника — преподавателя О. К. Зайцевой, поэтому в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в реквизите МОЛ/Место хранения группы Получатель следует указать ее (рис. 4).
Обратите внимание, если по сотруднику не создан ЦМО, то следует предварительно создать соответствующий служебный центр материальной ответственности — сотрудника, которому передается ОС в личное пользование. Для этого в реквизите МОЛ/Место хранения необходимо открыть список ответственных лиц и мест хранения (шаг 1), нажать кнопку Показать все (шаг 2) и в открывшемся справочнике Центры материальной ответственности ввести кнопкой Создать служебный ЦМО — сотрудника, которому передается ОС в личное пользование (шаг 3).
На закладке Основные средства необходимо подобрать объекты ОС, которые передаются сотруднику в личное пользование. На закладке Бухгалтерская операция автоматически будет заполнена типовая операция Внутреннее перемещение, для отражения выдачи в личное пользование следует включить флаг Выдать в личное пользование. В данном варианте можно не указывать сотрудника — при проведении документа он автоматически подставится в проводке из справочника Сотрудники — по заполненному реквизиту МОЛ/Место хранения группы Получатель.
При проведении документа формируются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 101.34.310 Кредит 101.34.310
— внутреннее перемещение ОС на сумму балансовой стоимости со сменой ЦМО (графа Сумма закладки Основные средства);
— отражение передачи ОС в личное пользование сотруднику на сумму балансовой стоимости ОС (графа Сумма закладки Основные средства).
В этом случае в сформированной из документа печатной форме «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» (ф. 050-41-02) в полях «Принял» и «Получил в личное пользование» будет указан сотрудник, которому ОС выдается в личное пользование, согласно Примеру 2 — преподаватель О. К. Зайцева.
Отражение в Инвентарной карточке
Так как при передаче в личное пользование в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в качестве МОЛ (места хранения) группы Получатель был указан сотрудник, то в разделе 4 Инвентарной карточки (ф. 050-40-31) в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта, отражается сотрудник учреждения, у которого объект находится в пользовании.
Начисление амортизации во время нахождения ОС в личном пользовании
У выданных в личное пользование сотрудников объектов основных средств сохраняется инвентарный номер, по ним продолжает начисляться амортизация.
В БГУ2 на основные средства, выданные в личное пользование сотрудникам, амортизация начисляется в обычном порядке — документом Начисление амортизации ОС и НМА.
В личное пользование передаются объекты ОС в оперативном учете (счет 21)
Для отражения выдачи в личное пользование сотрудникам учреждения основных средств, находящихся в оперативном учете (учитываемых на счетах группы 21), и их возврата из личного пользования от сотрудников следует оформить документы Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА, аналогично их заполнению при выдаче объектов ОС в личное пользование и их возврату из личного пользования, когда объекты ОС учитываются на балансовом счете 101.00. Также возможны 2 варианта:
Единственное отличие — в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА следует выбрать вид операции Перемещение собственных ОС в опер. учете (21), а на закладке Бухгалтерская операция автоматически определится типовая бухгалтерская операция Внутреннее перемещение (оперативный учет).