выполнено в полном объеме согласно актов
Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ
Многие подрядчики сталкивались с тем, что заказчик не подписывает и не возвращает акт выполненных работ. Из-за этого исполнитель не может получить оплату или зачесть уже полученный аванс. Расскажем, какие риски связаны с отсутствием актов и что делать, если столкнулись с недобросовестным заказчиком.
Зачем нужен акт выполненных работ
Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте. Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ. Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).
Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.
Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке. В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства. Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).
Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий
Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:
Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.
Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах
Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены. На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно. Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.
Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски:
У заказчика нет денег или желания платить
Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату.
Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:
У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ
Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.
Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.
Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты
Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.
Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.
Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно. Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.
Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты.
Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Выполнено в полном объеме согласно актов
ГК РФ Статья 720. Приемка заказчиком работы, выполненной подрядчиком
1. Заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику.
2. Заказчик, обнаруживший недостатки в работе при ее приемке, вправе ссылаться на них в случаях, если в акте либо в ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении.
3. Если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки).
4. Заказчик, обнаруживший после приемки работы отступления в ней от договора подряда или иные недостатки, которые не могли быть установлены при обычном способе приемки (скрытые недостатки), в том числе такие, которые были умышленно скрыты подрядчиком, обязан известить об этом подрядчика в разумный срок по их обнаружении.
5. При возникновении между заказчиком и подрядчиком спора по поводу недостатков выполненной работы или их причин по требованию любой из сторон должна быть назначена экспертиза. Расходы на экспертизу несет подрядчик, за исключением случаев, когда экспертизой установлено отсутствие нарушений подрядчиком договора подряда или причинной связи между действиями подрядчика и обнаруженными недостатками. В указанных случаях расходы на экспертизу несет сторона, потребовавшая назначения экспертизы, а если она назначена по соглашению между сторонами, обе стороны поровну.
6. Если иное не предусмотрено договором подряда, при уклонении заказчика от принятия выполненной работы подрядчик вправе по истечении месяца со дня, когда согласно договору результат работы должен был быть передан заказчику, и при условии последующего двукратного предупреждения заказчика продать результат работы, а вырученную сумму, за вычетом всех причитающихся подрядчику платежей, внести на имя заказчика в депозит в порядке, предусмотренном статьей 327 настоящего Кодекса.
7. Если уклонение заказчика от принятия выполненной работы повлекло за собой просрочку в сдаче работы, риск случайной гибели изготовленной (переработанной или обработанной) вещи признается перешедшим к заказчику в момент, когда передача вещи должна была состояться.
Согласно акту или согласно акта — как правильно?
Предлог согласно сочетается только со словами в форме дательного падежа: согласно (чему?) договору, акту. Согласно акта — грубая ошибка с канцелярскими корнями.
Почему она так частотна? Язык в своем развитии идет в нескольких направлениях, в том числе к упрощению ряда конструкций, сворачиванию, формульности. Есть конструкции, которые становятся клише, штампами — всё это нам известно со школы. Кроме того, языковые стили влияют друг на друга: в разговорную речь давно и активно проникает официально-деловой стиль, которому свойственна строгость изложения, максимальная стандартизация в отборе языковых средств, логичность и точность, отсутствие двусмысленности, нелитературных слов и эмоционально-экспрессивных конструкций.
Многие ученые и носители языка довольно резко и эмоционально отзываются об этом процессе и даже говорят, что канцелярит в языке — это «мертвечина». И всё же, сохраняя позицию от науки, стоит сказать: для языковых процессов это в целом нормально, хотя смешение стилей считается ошибкой. Но мы помним, что есть определенные языковые тенденции и влияния, они не блокируются самим языком, как-то проявляют себя, и это естественно.
Вместо попытаться носители языка говорят совершить попытку, вместо бороться — вести борьбу, помочь — оказать помощь. Неосознанное желание придать речи важность, сложность, серьезность за счет канцелярита вполне понятно. Мы уже не замечаем странности вот в таких словах: «Пишу данный отзыв с целью выразить благодарность за организацию праздника по случаю…», хотя человек просто пытается сказать «спасибо», а не обратиться с официальным заявлением.
В том числе есть известная канцелярская деформация разговорной и литературной речи — нагромождение падежей. Особенно официально-деловой стиль любит родительный падеж: «Возможность задерживающего влияния обложения дохода»; «продолжение изучения активности биоценоза гидротермалей центра океана»; «в целях улучшения качества обслуживания все разговоры записываются». Дело в том, что родительный падеж по своей природе допускает нанизывание большого количества слов без потери смысла.
Модель нанизывания слов в форме именно родительного падежа так продуктивна, что притягивает к себе другие конструкции. Вот почему мы говорим и пишем согласно акта, согласно плана, согласно документа, вместо правильного согласно (чему?) акту, согласно (чему?) плану, согласно (чему?) документу.
5 ошибок в акте сдачи‑приёмки работ, которые мешают вовремя получить оплату
Акт сдачи-приёмки работ подписан, замечаний нет, и исполнитель спокойно ждёт, пока заказчик перечислит оплату. Но время идёт, а денег не видно. Конечно, заказчик понимает, что исполнитель может пойти в суд, и в первую очередь сошлётся на подписанный акт. Поэтому для заказчика ошибки в этом документе или при его составлении — неплохой способ потянуть время, оспорить акт и на законных основаниях сэкономить на оплате работ. Чаще всего придирки к документам начинаются, когда денег нет или платить по договору не хочется.
1. Акт составили, а про другие документы забыли
Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
Как избежать проблемы:
1. Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.
2. Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.
2. Подписали акт другим числом
Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.
Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.
3. Акт подписан не тем, кем нужно
Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.
Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.
4. Акт «забраковала» бухгалтерия
Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
5. Нарушения формы и содержания акта
Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.
Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.
Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:
1. Вид договора, по которому составляется акт.
2. Место и дата составления документа.
3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.
4. Перечень и описание выполненных работ.
5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.
6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)
7. Цена и стоимость работ, НДС.
8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.
9. Выявленные недостатки.
10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.
Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.
Статья актуальна на 04.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Можно ли оспорить подписанный акт выполненных работ?
В хозяйственной деятельности любой организации вполне реальна следующая ситуация. Стороны заключили договор, в рамках которого были выполнены определенные работы. Т.к. условия соглашения исполнены, подписывается акт выполненных работ. Спустя какое-то время выясняется, что с подписанием этого документа вы поторопились и теперь необходимо оспорить уже подписанный акт выполненных работ.
Можно ли это сделать, если да, то каким образом? Разберемся.
В каких случаях можно оспорить акт выполненных работ?
Акт выполненных работ представляет собой документ, согласно которому заказчик соглашается с тем, что вторая сторона исполнила обязательства в полном объеме. Он составляется в двух экземплярах, на каждом из которых все участники договора ставят свои подписи.
Назовем две главные причины, позволяющие оспорить акт выполненных работ:
Если же говорить о более конкретных причинах, то оспорить уже подписанный акт выполненных работ можно, когда:
Как оспорить подписанный акт выполненных работ: порядок действий
Той стороне договорных обязательств, которая решила оспорить уже подписанный акт выполненных работ, необходимо:
Остановимся на каждом из этапов подробнее.
Претензионный этап
Прежде чем оспаривать акт выполненных работ, заказчик может постараться потребовать от исполнителя исправить те недочеты, по причине которых приходится идти на столь крайние меры. Требования направляются второй стороне в виде письменной претензии. В ней подробно расписывается, какие именно недочеты были выявлены после подписания акта выполненных работ. Кроме того, в обязательном порядке необходимо отметить причины, по которым заказчик не смог выявить эти недочеты непосредственно в момент подписания документа. В противном случае обычная невнимательность не будет являться веским основанием для отмены уже подписанного документа.
Требования могут быть следующими:
Экспертиза
Довольно часто доказать несоответствие указанным в подписанном акте выполненных работ сведений об объеме, цене и качеству работ реальному положению вещей может только экспертиза. Как правило, проводят строительно-техническую и (или) бухгалтерскую экспертизу.
Именно эксперт, изучив необходимую документацию и проведя исследование, сможет произвести необходимые расчеты и сделать точные выводы о качестве, объеме и стоимости выполненных работ. Эти выводы он отражает в экспертном заключении, которое будет являться весомым доказательством в суде.
В некоторых случаях проведение экспертизы лучше сделать еще до написания претензии. Тогда изложенные в заключении экспертные выводы можно будет указать в качестве подтверждения предъявляемых требований.
Обращение в суд
Акты выполненных работ оспариваются в суде. Дела подобной категории рассматривает арбитраж. Несогласной стороне необходимо с этой целью обратиться с соответствующим исковым заявлением. По своей сути оно будет дублировать ранее направленную претензию.
В суде истцу придется обосновывать, почему он хочет оспорить подписанный им же самим акт. Кроме того, вторая сторона и судья также могут потребовать проведения еще одной экспертизы с целью подтверждения либо опровержения несоответствия указанным в акте сведениям фактически выполненным работам, а также для установления факта наличия материальных затрат и убытков и их размера.
Последствия оспаривания акта выполненных работ
Акт выполненных работ является документом первичной бухгалтерской документации. А точнее — основанием для производства взаиморасчетов. Отсюда вывод: если такой акт будет признан недействительным, у сторон пропадают основания считать договор исполненным.
Обратите внимание: сам договор при этом своей юридической силы не теряет. Другими словами, после положительного исхода оспаривания подписанного акта выполненных работ в юридическом смысле все возвращается к тому моменту, когда он не был подписан вообще.
Судебная практика по оспариванию уже подписанного акта выполненных работ весьма неоднозначна. Доказать, что сторона, поставившая свою подписи в этом документе, не могла знать о недостоверности указанных в нем сведений, очень сложно. А без помощи адвоката по арбитражным делам – практически невозможно.
Получите правовой экспресс–анализ вашего вопроса! Опишите вашу ситуацию в форме ниже, приложите документы и в течение 30 минут наши юристы подготовят ответ и свяжутся с Вами.