договор на проведение инвентаризации сторонней организацией образец
Как составить приказ о проведении инвентаризации
Приказ о проведении инвентаризации — это распорядительный документ компании, в котором содержатся указания о том, по какой причине, в какие сроки и какими силами осуществляется процедура проверки.
Инвентаризация нужна компании, чтобы проверить, какое имущество у нее фактически имеется и каково состояние ее финансовых обязательств. Это мероприятие проводят по определенным правилам в несколько этапов. Но для начала необходимо издать приказ на инвентаризацию по новым стандартам (для бюджетных организаций важно учесть изменения, касающиеся учета БСО и подарков).
Когда проводят проверку
Приказ обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.
Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно провести инвентаризацию. Используйте эти инструкции бесплатно.
Инвентаризация при составлении годовой отчетности
Порядок, сроки проведения и перечень объектов устанавливаются в учетной политике. На ее основе ежегодно составляется распоряжение. Перечислите в нем состав комиссии, наименование инвентаризируемых активов и обязательств, даты начала и окончания, сформулируйте причину:
Как составить распоряжение на проверку по форме № ИНВ-22
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 утверждена форма № ИНВ-22, на ее основе подготовлен приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22 2021 года. Формой ИНВ-22 необходимо пользоваться независимо от того, с чем связано разбирательство, является ли оно полным или частичным, было заранее запланировано или проводится неожиданно.
После того как устанавливающий документ подготовлен, его необходимо зарегистрировать в журнале для учета контроля исполнения таких решений. Соответствующую форму реестра возьмите из постановления Госкомстата № 88 — форма № ИНВ-23. Это необязательно, компаниям разрешено разработать собственный вариант журнала, но для удобства пользуйтесь шаблоном, предложенным чиновниками.
Важно, чтобы с приказом были ознакомлены все перечисленные в нем работники. Подписи они ставят непосредственно на листе, содержащем данные о предстоящей проверке, либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.
О намерении провести сопоставление товаров, запасов, ценностей на бумаге и в действительности надо уведомить под подпись и материально ответственных лиц того подразделения, где проводится сверка.
Как составить приказ на инвентаризацию основных средств
Шаг 1. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, уточняем номер приказа и дату его составления.
Шаг 2. Уточняем, какое мероприятие проводится и кто из сотрудников в нем участвует: распоряжение содержит полные Ф.И.О. сотрудников, но при перечислении допускается сокращать их имена и отчества.
Шаг 3. Указываем, что надо проверить и в каком подразделении, объясняем причины, по которым необходимо провести сравнение реальных запасов, ценностей, товаров и указанных в документах. В нашем случае пример причины инвентаризации в приказе содержит формулировку:
Одновременно вписываем даты начала и окончания процедуры анализа состояния имущества.
Шаг 4. Последнее — определить последнюю дату сдачи отчета по итогам сверки, подписать у руководителя, назначившего проверку.
Составление приказа в произвольной форме
Приказ допускается составлять и в произвольной форме. Но существует перечень сведений и реквизитов, которые обязательно указать в официальном документе:
Оформление результатов инвентаризации
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Сначала члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2020, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2021. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие документы:
Подведение итогов
После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:
В качестве иллюстрации дадим вариант протокола.
Чтобы с легкостью составить подобный документ, скачайте образец оформления протокола заседания, прикрепленный к статье.
В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:
Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:
Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то составлять протокол нет необходимости.
На основании такого протокола руководитель издает итоговое распоряжение.
Приказ по итогам инвентаризации
В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:
В последней части приказа отражают следующие пункты:
После подписания приказа первым лицом компании бланк передается ответственному сотруднику, уполномоченному ознакомить обозначенных сотрудников с положениями приказа под подпись.
Скачать образец приказа об инвентаризации товарно-материальных ценностей при смене материально ответственного лица
Пресс-центр
Пресс-центр
Новости
Статьи
Подготовка к инвентаризации в сторонней организации
Инвентаризация силами сторонней организации может стать прекрасным решением для компаний, не желающих надолго тормозить рабочий процесс или тратить кадры на проведение переучёта. Тем не менее, если представители организации никогда раньше не сталкивались с независимой инвентаризацией, процесс подготовки к данной процедуре может вызвать ряд вопросов. Между тем, проведение инвентаризации с привлечением сторонних специалистов, в большинстве случаев более простой и понятный, нежели проведение всех мероприятий своими силами.
Как начать?
Прежде, чем начать сам процесс переучета имущества, необходимо, чтобы директор издал соответствующий приказ – приказ о проведении плановой (или внеплановой) инвентаризации. Только после того, как документ был подписан и поступил в распоряжение, начинается подготовка к проведению переучета и сбор инвентаризационной комиссии. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, среди которых могут быть как исключительно сами работники организации, так и сторонние эксперты. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.
Следует отметить, что при найме сторонних аудиторов для проведения инвентаризации, имеет смысл всю инвентаризацию проводить исключительно силами нанятой организации, минимизировав участие собственных сотрудников. Это позволит решить главную задачу независимой инвентаризации – обеспечит максимальную объективность полученных данных.
Строго говоря, нет никакой разницы, ведется ли поиск подходящей сторонней организации до момента подписания приказа о начале аудита или после, однако мы рекомендуем руководителям, которые планируют внезапную инвентаризацию у себя на предприятии, заранее выбрать специалистов, которые затем будут включены в комиссию. Это ускорит процесс инвентаризации.
Аутстаффинг как способ провести инвентаризацию
Существует еще один, альтернативный, способ проведения инвентаризации на предприятии с привлечением сторонних специалистов – аутстаффинг. Данный подход предполагает, что вы проводите инвентаризацию силами собственных сотрудников, однако для решения организационных вопросов и обучения нанимаете стороннего специалиста, который координирует действия инвентаризационной комиссии и проводит обучение.
Отношения между предприятием и сторонней организацией, проводящей инвентаризацию
Любые деловые отношения должны быть подкреплены договором, независимая инвентаризация – не исключение. Прежде, чем начать работу (вне зависимости от того, в каком объеме будет привлечена сторонняя организация), необходимо подписать соответствующее соглашение.
В соглашении необходимо указать:
После того, как соглашение будет подписано, руководитель и компания-аудитор могут приступать непосредственно к процессу инвентаризации имущества. По результатам проверки руководителю будет предоставлен полный отчет и, при необходимости, рекомендации по дальнейшим действиям.
Что делать после инвентаризации?
Обращаем ваше внимание на то, что привлечение сторонней организации для проведения инвентаризации вовсе не значит, что результаты проверки должны уйти «в стол». Довольно часто отчет об инвентаризации получает только директор, который и должен предпринимать дальнейшие действия. В том случае, если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, сведения о нарушениях не должны оставаться только в отчете частной фирмы, проводившей инвентаризацию, их необходимо отразить в бухгалтерской отчетности за текущий период и предпринять соответствующие меры, предписанные законом.
Важно! Инвентаризация, проводимая с участием частной компании, с точки зрения закона ничем не отличается от инвентаризации собственными силами предприятия.
Принимая решение о привлечении сторонних специалистов, тщательно взвесьте все «за» и «против», и обращайтесь за помощью только к проверенным компаниям с большим опытом. Компания «ПрофСостав» работает на рынке уже много лет, за эти годы мы накопили богатый практический опыт и сталкивались с самыми разными случаями. Заказывая независимую инвентаризацию у нас, вы получаете в помощь команду высококлассных специалистов, способных провести грамотный независимый анализ.
Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.
Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.
Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.
Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.
Независимая инвентаризация
– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.
Задайте ваш вопрос по правилам ведения и заполнения тех или иных видов документации на нашем форуме. Например, как документально оформить инвентаризацию обсуждаем здесь.
Смотрите наш видео-ролик о том, как составить приказ об инвентаризации:
Приказ на проведение инвентаризации ИНВ 22 (бланк)
Прежде чем приступить к мероприятиям сверки присутствующего в компании или у ИП имущества (основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов или материально-производственных запасов) и данных, зафиксированных в ее бухгалтерской базе, следует сформировать соответствующее распоряжение. Оно может иметь как произвольную форму, так и быть созданным на унифицированном бланке формы ИНВ-22, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Именно его мы и будем рассматривать дальше.
Важно! Если вы используете самостоятельно разработанную форму, рекомендуется отражать в ней все те же показатели, которые содержит унифицированный бланк, в том числе: персональный состав инвентаризационной комиссии, содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации.
Бланк приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Распоряжение занимает один лист и имеет структуру, отражающую:
Приказ визируется руководителем компании или ИП, после чего его реквизиты заносятся в журнал, предназначенный для регистрации подобных документов (ИНВ-23).
В соответствии с приказом по окончании инвентаризации в бухгалтерию передаются все материалы проверки: сличительные ведомости, инвентаризационные акты и описи.
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте правильно ли вы отразили результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Образец приказа об инвентаризации
На нашем сайте вы можете скачать образец заполнения формы ИНВ-22. Ссылка ниже:
Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Итоги
Распорядительный документ, запускающий процедуру проверки наличия имущества, может быть создан как в произвольной форме, так и на унифицированном бланке формы ИНВ-22. Он содержит все основные данные, необходимые для осуществления инвентаризации. Его реквизиты будут присутствовать во всех документах, составленных в ходе ревизии.
Доверенность на проведение инвентаризации (образец)
doverennost_inventarizaciya.jpg
Похожие публикации
Инвентаризация – это сверка, перерасчет имеющихся у компании активов и обязательств. Проведение инвентаризации не зависит от применяемой системы налогообложения – все компании, которые ведут бухучет, должны проводить инвентаризацию. В некоторых случаях (например, смена материально ответственного работника) инвентаризация может проводиться незапланированно.
В состав комиссии, которая будет отвечать за проведение инвентаризации, могут входить:
представители администрации компании;
работники отдела бухгалтерии;
работники компании из других отделов (например, инженеры, менеджеры и т.д.);
сторонние специалисты – это могут быть, например, эксперты, консультанты, специалисты независимых аудиторских организаций и т.д.
Точный состав комиссии должен определить руководитель компании. Если из утвержденного состава будет отсутствовать хоть один участник, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
Полномочия сторонних участников (не работников компании) должны быть подтверждены. Для этих целей используется доверенность на проведение инвентаризации (образец мы приведем в конце статьи). Как составить такой документ? Какую информацию необходимо указать в доверенности:
Реквизиты доверителя (организации, ИП) и поверенного (стороннего участника инвентаризации);
Дата, когда доверенность была выдана, срок действия доверенности;
Полномочия, которыми обладает поверенный, а также ограничения его полномочий.
Необходимо помнить, что присутствие на доверенности печати компании или предпринимателя не приравнивает такую доверенность к доверенности, удостоверенной нотариусом. Кроме того, печать не обязательна при оформлении доверенности в простой письменной форме или при ее нотариальном заверении.
Доверенность должна быть подписана руководителем организации или иным лицом, уполномоченным на это в соответствии с законодательством и учредительными документами.
Инвентаризация и «упрощенка»
Часто на практике бухгалтер встречается с такой ситуацией, когда руководитель воспринимает бухгалтерский учет как нечто очень абстрактное и непонятно зачем нужное, широко это мнение распространено в малом бизнесе и особенно при «упрощенке». Руководство еще интересует налоговый учет с точки зрения минимизации налоговых выплат, а вот возможности бухгалтерского учета используются по минимуму, а часто он просто живет своей отдельной жизнью.
Как провести инвентаризацию наиболее эффективно и рационально? В каких случаях она является обязательной, а в каких – просто необходимой для ведения бизнеса? Каково документальное оформление данной процедуры?
Особенности правовой основы проведения инвентаризации при «упрощенке»
Пункт 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129‑ФЗ) освобождает налогоплательщиков‑«упрощенцев» от обязанности ведения бухгалтерского учета, а следовательно, и от проведения инвентаризации, так как согласно ст. 12 Закона № 129‑ФЗ она проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Но на практике налогоплательщики-«упрощенцы» ведут бухгалтерский учет в полном объеме и проводят инвентаризацию в разных формах. Тем более что «упрощенцы» обязаны вести учет основных средств и нематериальных активов в соответствии с правилами бухгалтерского учета (п. 3 ст. 4 Закона № 129‑ФЗ), а значит, и проводить их инвентаризацию. Для организаций, применяющих УСНО, также сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Порядок ведения кассовых операций в РФ утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40.
Что дает инвентаризация? Вот лишь несколько доводов:
– контроль сохранности производственных запасов. «Упрощенцы», как и другие организации, должны вести учет сырья, материалов и покупных товаров, чтобы правильно рассчитать сумму расходов. Это необходимо и для того, чтобы избежать злоупотреблений материально ответственных лиц (хищений, обмеров, обвесов и т. д.), а также контролировать сохранность материально-производственных запасов. Данные складского учета следует периодически сверять с фактическим наличием товарно-материальных ценностей в организации путем проведения инвентаризации;
– возможность выявить и списать недостачи, в том числе в пределах норм естественной убыли. Списать недостачу материальных ценностей можно лишь на основании результатов проведенной инвентаризации;
– получение информации о реальном положении дел.
Важный этап проведения инвентаризации – инвентаризация расчетов: выявление наличия дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов).
Отдельным этапом проведения инвентаризации является инвентаризация кассы. Остаток наличных денежных средств, указанный в кассовой книге, должен соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе, проверить это можно только в ходе инвентаризации.
В совокупности все эти причины свидетельствуют о необходимости проведения инвентаризации хотя бы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, тем более что затем нужно правильно отразить в налоговом учете результаты инвентаризации, которые часто бывают непредсказуемыми.
Также необходимо помнить о правах налоговых органов: согласно п. 6 ст. 31 НК РФ они вправе осматривать любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества. Такая инвентаризация может быть проведена при выездной налоговой проверке (п. 13 ст. 89 НК РФ). Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке утверждено Приказом Минфина РФ и МНС РФ от 10.03.1999 № 20н/ГБ-3-04/39.
Основные документы при проведении инвентаризации:
– Закон № 129‑ФЗ;
– Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Обязанность и порядок проведения инвентаризации определены ст. 12 Закона № 129‑ФЗ. Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:
– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
При коллективной материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива, выбытии более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.
На практике часто, кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, встречаются внеплановые инвентаризации, сроки и порядок проведения которых устанавливаются руководителем. В приказе об учетной политике необходимо указать внутренний нормативный документ, регламентирующий порядок проведения инвентаризации, разработанные организацией формы для учета и обработки результатов инвентаризации, периодичность проведения инвентаризации основных средств. В приказе могут устанавливаться также количество инициативных инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств. На принятие решений при формировании учетной политики в части разработки порядка инвентаризации влияют масштабы деятельности организации, количество видов деятельности, разветвленность организационной структуры, общий объем имущества и обязательств организации, объемы и специфика складского хозяйства, географическое размещение организации и ее подразделений, особенности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.
Кто проводит инвентаризацию?
Инвентаризация – это проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению дел. Обычно инвентаризацию связывают с пересчетом и перемериванием предметов.
Первый вопрос, возникающий после принятия решения о проведении инвентаризации, – кто будет ее проводить? Два основных варианта – своими силами или сторонними.
Инвентаризацию проводит сторонняя организация
В последнее время ряд предприятий привлекает для проведения инвентаризации сторонние организации, для принятия такого решения есть ряд оснований:
– высокая скорость проведения инвентаризации;
– беспристрастность исполнителя и объективность результатов пересчета;
– профессиональный экспертный подход к комплексному мероприятию инвентаризации;
– «эффект неожиданности» для сотрудников компании-заказчика в силу соблюдения строгой конфиденциальности до и после проведения инвентаризации.
Этот вариант проведения инвентаризации должен быть прописан в приказе об учетной политике предприятия. Если выбирается вариант проведения инвентаризации сторонней организацией, то с ней заключается договор и предоставляется вся документация, необходимая для проведения данного мероприятия. Бухгалтеру остается только учесть расходы на проведение инвентаризации в налоговом учете. Поскольку «упрощенцы» учитывают расходы в особом порядке, то в данном случае обязательно должны быть следующие документы: договор, платежные документы, акт выполненных работ. Расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги предусмотрены пп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и учитываются в соответствии с порядком, установленным для аналогичных расходов при налогообложении прибыли в ст. 264 НК РФ. В соответствии с пп. в п. 2 ст. 6 Закона № 129‑ФЗ в зависимости от объема учетной работы ведение бухгалтерского учета может быть передано на договорных началах централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру‑специалисту. При этом указанный федеральный закон и законодательство о лицензировании отдельных видов деятельности не предусматривают обязанности организации, оказывающей бухгалтерские услуги, иметь лицензию на осуществление данного вида деятельности (Письмо Минфина РФ от 01.08.2007 №03‑11‑04/2/193). Но четкого определения понятия «бухгалтерские услуги» налоговое законодательство не содержит. Разъяснений Минфина по конкретному вопросу учета в расходах «упрощенцами» затрат на проведение инвентаризации нет. На наш взгляд, поскольку инвентаризация проводится в рамках требований Закона № 129‑ФЗ, то расходы на ее проведение могут быть учтены при УСНО на основании пп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в качестве расходов на бухгалтерские услуги.
Инвентаризация своими силами
Инвентаризацию чаще все‑таки проводят своими силами. Для этого должен быть разработан порядок проведения инвентаризации, который утверждается приказом об учетной политике предприятия (п. 3 ст. 6Закона № 129‑ФЗ).
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22, в котором определяются:
– состав инвентаризационной комиссии во главе с председателем;
– объем инвентаризирования (имущество, обязательства);
– сроки проведения инвентаризации;
В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Согласно положению договора о полной материальной ответственности участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации является обязательным. Об этом еще раз напомнил Минфин в Письме от 15.07.2008 № 07‑05‑12/16.
Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким‑либо причинам. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Порядок проведения инвентаризации: документальное оформление
На практике очень большое значение имеет подготовительная работа, выполняемая, как правило, работниками бухгалтерии. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность ценностей. Никакие подчистки и помарки в актах инвентаризации не допускаются. Один экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а второй – материально ответственному лицу. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких‑либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.
Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6–18 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.
Проводим инвентаризацию…
…основных средств
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
– наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета[1];
– наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
– наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и отражает в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.
Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
При выявлении объектов, не принятых к учету, а также объектов, о которых в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неверные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям согласно прямому назначению объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению объекта.
Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и другие основные средства одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, вносятся в описи по наименованиям с указанием их количества.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (автомашины в дальних рейсах, отправленные на капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода их в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).
Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По данным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
Для оформления данных инвентаризации основных средств применяются:
– инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 (составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии);
– результаты инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте, отражаются в акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств по форме № ИНВ-10;
– расхождения фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учета, выявленные в ходе инвентаризации, должны быть обобщены в сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов по форме № ИНВ-18.
…нематериальных активов
При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:
– наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
– правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.
Для учета результатов инвентаризации нематериальных активов применяются:
– инвентаризационная опись нематериальных активов по форме № ИНВ-1а;
– сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов по форме № ИНВ-18.
…товарно-материальных ценностей
Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) вносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т. д.). Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. ТМЦ, поступающие в ходе инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую внесены эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в ходе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
Инвентарь и хозпринадлежности, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи такой инвентарь и хозпринадлежности вносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. Инвентарь и хозпринадлежности, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются, по ним составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тара вносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.
Для учета результатов инвентаризации ТМЦ используются:
– инвентаризационный ярлык по форме № ИНВ-2;
– инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3;
– инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, по форме № ИНВ-5;
– акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, по форме № ИНВ-6;
– сличительные ведомости по формам № ИНВ-18, ИНВ-19 при отклонении от данных учета.
…расчетов
Инвентаризация расчетов может быть не только составной частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования активов организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок ТМЦ.
К основным целям инвентаризации расчетов относятся выявление наличия дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов). Наиболее целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведение инвентаризации расчетов (раз в год обязательно), которая включает:
– проверку расчетов с банками по кредитам;
– проверку расчетов с бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по взносам;
– проверку расчетов с покупателями и поставщиками (акты сверок с контрагентами составляются в двух экземплярах);
– проверку расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами;
– проверку кассы (сопоставление остатков денежных средств по кассе и кассовой книге).
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами, инвентаризация кассы заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) представляет проверку обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и на других счетах учета. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки составляются по состоянию на отчетную дату.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
При инвентаризации кассы проверяется наличие денежных средств, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. В ходе инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и документов не производятся. Остаток наличных денежных средств, указанный в кассовой книге, должен соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе, что можно проверить только в ходе инвентаризации.
Результаты инвентаризации оформляются:
– актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17;
– справкой (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета;
– актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15;
– инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Инвентаризация завершена: анализ результатов
По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором:
– фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
– отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.
На основании протокола заседания инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26[2].
Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Часто по результатам инвентаризации принимаются и кадровые решения.
Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а при проведении годовой инвентаризации – записями декабря.
Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом или находящегося в оперативном учете, в первую очередь представляют интерес для организации с точки зрения управленческого учета и внутреннего контроля.
Согласно п. 3 ст. 12 Закона № 129‑ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
– излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.
Подробно о порядке учета результатов инвентаризации читайте в следующем номере журнала.
[1] Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
[2] Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26.
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.