договор на сканирование документов образец
Договор оказания информационных услуг
Договор оказания информационных услуг представляет собой соглашение, по которому одна сторона по поручению другой стороны предоставляет определенную договором информацию за денежное вознаграждение.
В качестве субъектов по настоящей сделке могут выступать как физические, так и юридические лица. Сторонами по такому соглашению являются Заказчик и Исполнитель.
Информация в качестве предмета договора подразделяется на следующие виды:
• Финансовая и биржевая информация;
• Информация, связанная с деятельностью организаций, компаний и фирм.
• Информация, связанная со статистикой и прогнозами.
• Новостная информация, связанная с экономической сферой и другими различными отраслями.
Вышеуказанное соглашение заключается в простой письменной форме. Поэтому, ниже мы подробно разберем, как оформляется такой документ, и на какие аспекты стоит обратить внимание при его составлении.
Преамбула
Договор оказания информационных услуг
ООО «Консульт», в лице генерального директора Зиновьева Андрея Викторовича, действующего на основании Устава общества, именуемого в дальнейшем Исполнитель, с одной стороны
И
ООО «Холст», в лице генерального директора Мартовских Юрия Альбертовича, действующего на основании Устава общества, именуемого в дальнейшем Заказчик, с другой стороны
заключили настоящий договор о нижеследующем:
В преамбуле отражается следующая информация:
При заключении любого договора необходимо указать положения по всем существенным условиям соглашения. В противном случае сделка будет считаться ничтожной. В нашем случае такими условиями выступают:
Предмет
Информация о предмете договора является неким «фундаментом» при заключении любого вида соглашения. В случае договора оказания информационных услуг, предметом выступают непосредственно сами информационные услуги.
В тексте документа положения о предмете соглашения прописывается следующим образом:
В соответствии с настоящим соглашением Исполнитель в лице ООО «Консульт» обязуется оказать Заказчику в лице ООО «Холст», за оговоренную договором плату, информационные услуги, перечень которых содержится в Приложении 1 к настоящему договору.
Информационные ресурсы, предоставленные Заказчику, являются собственность Исполнителя.
Срок исполнения обязательств: 21 (Двадцать один) календарный день с момента подписания соглашения.
Цена и порядок оплаты оказанных услуг
В данном разделе фигурирует информация о стоимости оказанных информационных услуг. Также следует указать в какой форме, и в какой срок будет произведена оплата труда. Выплата может осуществляться наличным и безналичным расчетом по согласованию сторон.
Итак, указанный раздел выглядит следующим образом:
Цена договора составляет 15 500 (Пятнадцать тысяч пятьсот) рублей 00 копеек.
Оплата осуществляется в виде безналичного перевода денежных средств на банковский счет Исполнителя в день подписания настоящего соглашения.
Права и обязанности сторон
Раздел об обязательствах прописывается с целью конкретизации действий Контрагентов. Так, наличие в договоре положений о правах и обязанностях дает четкое понимание, каким образом стороны должны исполнять свои обязательства по договору.
Итак, формулировки положений прав и обязанностей Контрагентов в тексте документа прописываются следующим образом:
Заказчик вправе:
• Требовать своевременного оказания информационных услуг, указанных в разделе о предмете настоящего соглашения.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств Исполнителя по настоящему договору.
Заказчик обязуется:
• Своевременно оплатить предоставляемые Исполнителем информационные услуги.
• Не разглашать конфиденциальную информацию.
• Исполнять свои обязательства в соответствии с настоящим соглашением.
Исполнитель вправе:
• Требовать своевременной оплаты оказанных им услуг в рамках настоящего договора.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств Заказчиком по настоящему соглашению.
Исполнитель обязуется:
• Предоставить информационные ресурсы в соответствии с настоящим договором.
• Оказывать информационные услуги в соответствии с настоящим соглашением.
• Не разглашать конфиденциальную информацию.
• Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением.
Ответственность сторон
В этом разделе обозначаются положения об обстоятельствах, при наступлении которых стороны несут материальную ответственность. Ниже мы представим типовые формулировки положений, которые могут прописываться в тексте документа:
• Стороны несут материальную ответственность в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
• В случае оказания услуг с нарушением сроков, определенных настоящим договором, Исполнитель выплачивает пени в размере 3.5% от цены договора за каждый день просрочки.
• В случае просрочки выплаты по оказанным Исполнителем услугам, Заказчик выплачивает пени в размере 3.5% от стоимости услуг за каждый просроченный день.
Порядок разрешения споров
В таком разделе зачастую указываются следующие формулировки:
• В случае возникновения каких-либо споров, стороны разрешают их путем переговоров.
• Если же в процессе переговоров стороны не пришли к компромиссу, споры разрешаются в судебном порядке.
Заключительные положения
Указанный раздел содержит формулировки, которые не попадают под тематику вышеупомянутых разделов. Выглядит это следующим образом:
• Настоящий договор составлен в двух экземплярах. Один экземпляр передается Заказчику, другой передается Исполнителю.
• По всем моментам, которые не оговорены в настоящем соглашении, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.
Заключение
В конце документа указываются юридические адреса и реквизиты сторон. После подписания соглашения Контрагентами, договор оказания информационных услуг считается заключенным.
Договор оказания посреднических услуг
Договор оказания посреднических услуг представляет собой соглашение, по которому одна сторона выступает промежуточным звеном по поручению другой стороны при осуществлении какой-либо деятельности.
В качестве субъектов по настоящей сделке могут выступать как физические, так и юридические лица. Сторонами по такому соглашению являются Заказчик и Исполнитель.
В качестве услуг могут выступать различные поручения Заказчика, которые не противоречат действующему законодательству Российской Федерации.
Вышеуказанное соглашение заключается в простой письменной форме. В связи с этим, ниже мы подробно разберем, как оформляется такой документ, и на какие аспекты стоит обратить внимание при его составлении.
Преамбула
Договор оказания посреднических услуг
Константинов Константин Константинович, 01.01.1990 года рождения, проживающий по адресу: московская область, город Москва, улица Красная, дом 464, корпус 1, квартира 435, паспорт: номер 0000 серия 000000, выданный отделом УФМС России по Московской области в городе Москва 02.01.2010, именуемый в дальнейшем Исполнитель, с одной стороны
И
Лапшин Артур Вениаминович, 01.01.1991 года рождения, проживающий по адресу: московская область, город Москва, улица Красная, дом 465, корпус 2, квартира 436, паспорт: номер 0000 серия 000000, выданный отделом УФМС России по Московской области в городе Москва 02.01.2011, именуемый в дальнейшем Заказчик, с другой стороны
заключили настоящий договор о нижеследующем:
В преамбуле отражается следующая информация:
При заключении любого договора необходимо указать положения по всем существенным условиям соглашения. В противном случае сделка будет считаться ничтожной. В нашем случае такими условиями выступают:
Предмет
Положения о предмете договора фигурируют в начальных пунктах любого документа. В случае договора оказания посреднических услуг, предметом выступают непосредственно сами посреднические услуги.
При этом важно четко охарактеризовать вид оказываемых услуг, то есть чем конкретно должен заниматься Исполнитель по настоящему соглашению.
В тексте документа положения о предмете соглашения прописывается следующим образом:
В соответствии с настоящим соглашением Исполнитель в лице Константинова Константина Константиновича обязуется оказать Заказчику в лице Лапшина Артура Вениаминовича, за оговоренную договором плату, следующие посреднические услуги:
• Подбор автомобиля согласно заявке Заказчика (Приложение 1).
• Проведение технической проверки и диагностики транспортного средства.
• Осуществление анализа предложений, просмотры автомобилей.
• Проверка автомобиля на предмет угона, залога. Участия в ДТП.
• Переговоры с дилерами, физическими лицами.
Срок исполнения обязательств: 1 (Один) месяц с момента подписания соглашения.
Цена и порядок оплаты оказанных услуг
В данном разделе фигурирует информация о стоимости оказанных посреднических услуг. Также следует указать в какой форме, и в какой срок будет произведена оплата труда. Выплата может осуществляться наличным и безналичным расчетом по согласованию сторон.
Итак, указанный раздел выглядит следующим образом:
Цена договора составляет 1.5 % от стоимости автомобиля, а также сумму понесенных расходов в ходе исполнения обязательств.
Оплата осуществляется в виде безналичного перевода денежных средств на банковский счет Исполнителя в течение одного календарного дня с момента покупки автомобиля.
Права и обязанности сторон
Раздел об обязательствах прописывается с целью конкретизации действий Контрагентов. Так, наличие в договоре положений о правах и обязанностях дает четкое понимание, каким образом стороны должны исполнять свои обязательства по договору.
Итак, формулировки положений прав и обязанностей Контрагентов в тексте документа прописываются следующим образом:
Заказчик вправе:
Требовать надлежащего исполнения обязательств Исполнителя по настоящему договору.
Заказчик обязуется:
Оплатить посреднические услуги в срок, предусмотренный настоящим договором.
Исполнять свои обязательства в соответствии с настоящим соглашением.
Исполнитель вправе:
Требовать оплаты оказанных им услуг в срок, предусмотренный настоящим соглашением.
Требовать надлежащего исполнения обязательств Заказчиком по настоящему соглашению.
Исполнитель обязуется:
Оказывать посреднические услуги по подбору автомобиля в соответствии с настоящим соглашением.
Предоставлять информацию о процессе исполнения обязательств.
Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением.
Ответственность сторон
В этом разделе обозначаются положения об обстоятельствах, при наступлении которых стороны несут материальную ответственность. Ниже мы представим типовые формулировки положений, которые могут прописываться в тексте документа:
Стороны несут материальную ответственность в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
В случае просрочки выплаты по оказанным Исполнителем услугам, Заказчик выплачивает пени в размере 1.5% от стоимости услуг за каждый просроченный день.
Порядок разрешения споров
В таком разделе зачастую указываются следующие формулировки:
В случае возникновения каких-либо споров, стороны разрешают их путем переговоров.
Если же в процессе переговоров стороны не пришли к компромиссу, споры разрешаются в судебном порядке.
Заключительные положения
Указанный раздел содержит формулировки, которые не попадают под тематику вышеупомянутых разделов. Выглядит это следующим образом:
Настоящий договор составлен в двух экземплярах. Один экземпляр передается Заказчику, другой передается Исполнителю.
По всем моментам, которые не оговорены в настоящем соглашении, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.
Заключение
В конце документа указываются юридические адреса и реквизиты сторон. После подписания соглашения Контрагентами, договор оказания посреднических услуг считается заключенным.
Образец договора оказания информационных услуг, заключаемого между юридическими лицами
ДОГОВОР
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Исполнитель принимает на себя обязательства предоставить Заказчику доступ к следующим базам данных (БД): на Интернет ресурсе по адресу: в режиме on-line (далее в тексте – «услуги»), а Заказчик – оплатить эти услуги.
1.2. Для оказания услуг, предусмотренных п.1.1 настоящего договора Исполнитель обязуется предоставить Заказчику логин и пароль для доступа к БД (далее в тексте – «учетные данные»).
1.3. Исполнитель оказывает услуги Заказчику с даты поступления денежных средств Заказчика на расчетный счет Исполнителя.
2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Права и обязанности Исполнителя:
2.1.1. Исполнитель обязуется не позднее рабочих дней выполнить работу по регистрации Заказчика для работы с БД и предоставить Заказчику учетные данные для доступа к БД, указанным в п.1.1 Договора.
2.1.2. Извещение о возможности работы с БД и учетные данные Исполнитель направляет Заказчику по электронной почте на электронный адрес, указанный Заказчиком в Договоре.
2.1.3. Исполнитель обязан предоставить Заказчику возможность онлайнового доступа не менее 96 часов в неделю.
2.1.4. Исполнитель обязуется в максимально короткие сроки устранять нарушения в работе сервера, связанные с изменениями технических условий работы и другими причинами, зависящими от Исполнителя.
2.1.5. Исполнитель имеет право исключить Заказчика из списка пользователей БД, прекратить предоставление ему услуг и расторгнуть договор в одностороннем порядке без возмещения убытков Заказчику в случае, если Заказчик нарушил условия пунктов 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 договора. В этом случае договор будет считаться расторгнутым с даты отправления Исполнителем уведомления о расторжении Договора по электронной почте или письмом.
2.2. Права и обязанности Заказчика:
2.2.1. Заказчик обязуется не тиражировать полученные по данному договору информационные материалы без письменного разрешения Исполнителя.
2.2.2. Заказчик обязуется не передавать третьим лицам полученный пароль на право работы с БД без письменного согласия Исполнителя.
2.2.3. Заказчик обязуется оплатить счет Исполнителя в течение рабочих дней с даты выставления счета.
2.2.4. Заказчик обязуется в случае изменения юридического и электронных адресов немедленно сообщить об этом Исполнителю, в противном случае сообщения будут направляться по прежнему адресу.
2.2.5. Заказчик имеет право на бесплатную замену пароля в случае его утраты и/или использования третьими лицами помимо воли Заказчика.
3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Стоимость услуг по настоящему договору составляет рублей, в том числе НДС 18% в сумме рублей.
3.2. Заказчик производит предварительную оплату в размере 100% стоимости услуги на основании выставляемого Исполнителем счета не позднее рабочих дней с даты получения счета.
3.3. Датой оплаты услуги Заказчиком является дата поступления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.
3.4. Исполнитель гарантирует неизменность суммы оплаты в течение всего срока действия договора.
4. ПОРЯДОК СДАЧИ-ПРИЕМКИ
4.1. Периодом оказания услуг по Договору является период, начинающийся с даты поступления денежных средств на расчетный счет Исполнителя и заканчивающийся « » 2021 года.
4.2. По окончании периода оказания услуг Исполнитель в течение рабочих дней направляет Заказчику акт сдачи-приемки и счет-фактуру, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства.
4.2. Заказчик в течение рабочих дней со дня получения акта сдачи-приемки обязан представить Исполнителю подписанный акт или мотивированный отказ от его подписания. В случае если Заказчик не выполняет данное условие, обязательства Исполнителя перед Заказчиком по данному Договору считаются выполненными в полном объеме, а акт сдачи-приемки – надлежащим образом оформленным.
5. УСЛОВИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ДОГОВОРА
5.1. Стороны обязуются обеспечивать конфиденциальность учетных данных Заказчика для доступа к БД.
5.2. Каждая из Сторон принимает на себя обязательство никакими способами не разглашать (делать доступной любым третьим лицам, кроме случаев наличия у третьих лиц соответствующих полномочий в силу прямого указания закона) конфиденциальную информацию другой Стороны, к которой она получила доступ при заключении настоящего Договора и в ходе исполнения обязательств, возникающих из Договора. Настоящее условие договора продолжает действовать и после истечения срока договора.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
6.1. Исполнитель не несет ответственности за ущерб любого рода, понесенный Заказчиком из-за разглашения последним своих учетных данных. Исполнитель не несет ответственности за нарушение конфиденциальности учетных данных Заказчика, вызванное неограниченным доступом к средствам связи Заказчика.
6.2. Исполнитель не несет ответственности за качество линий связи Заказчика, а так же за перерывы в предоставлении услуг, вызванные действием или бездействием третьих лиц и/или неработоспособностью транспортно-информационных каналов, находящихся за пределами собственных ресурсов Исполнителя, а также необходимым ремонтом и/или заменой оборудования и программного обеспечения Исполнителя, в том числе по аварийным обстоятельствам.
6.3. Исполнитель не несет ответственности за нарушения Заказчиком прав третьих лиц.
6.4. Исполнитель не несет ответственности за неполученную прибыль и упущенную выгоду, а также за любые косвенные убытки, понесенные Заказчиком от пользования или не пользования услугами Исполнителя по настоящему договору.
7. ФОРС-МАЖОР
7.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, которые возникли на территории исполнения настоящего Договора после его заключения, либо если неисполнение обязательств Сторонами по Договору явилось следствием событий чрезвычайного характера, которые Стороны не могли ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами.
7.2. К обстоятельствам непреодолимой силы относятся события, на которые Сторона не может оказывать влияния и за возникновение которых она не несет ответственности, как то: война, восстание, землетрясение, наводнение, пожар или подобные явления, забастовка, правительственные постановления, распоряжения (указы) государственных органов (Президента РФ), законы и иные документы компетентных органов, принятые после подписания настоящего Договора и делающие невозможным исполнение обязательств, установленных настоящим Договором, а также действия государственных или муниципальных органов и их представителей, препятствующих выполнению условий Договора, и другие непредвиденные обстоятельства, в том числе неполадки городской электросети.
7.3. Сторона, ссылающаяся на обстоятельства непреодолимой силы, обязана информировать другую Сторону о наступлении подобных обстоятельств в письменной форме с приложением копий соответствующих документов. Информация должна содержать данные о характере обстоятельств, а также оценку их влияния на исполнение Стороной своих обязательств по настоящему Договору и на срок исполнения обязательств.
7.4. В случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы срок выполнения обязательств по настоящему Договору отодвигается соразмерно времени, в течение которого действуют такие обстоятельства и их последствия.
7.5. В случае если обстоятельства непреодолимой силы действуют более 3 месяцев, настоящий Договор считается расторгнутым без каких-либо взаимных обязательств.
8. ПОРЯДОК УРЕГУЛИРОВАНИЯ СПОРОВ
8.1. В случае противоречий между условиями или положениями настоящего договора и приложений и/или дополнительных соглашений, приоритет будут иметь условия и положения, содержащиеся в приложениях и/или дополнительных соглашениях к настоящему договору.
8.2. По всем вопросам, не урегулированным настоящим договором, Стороны будут руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации.
8.3. Все споры, которые могут возникнуть из данного договора или в связи с ним, Стороны будут пытаться разрешать путем переговоров. Если Стороны не придут к соглашению по спорному вопросу, они обращаются в Арбитражный суд г. после соблюдения претензионного порядка. Срок рассмотрения претензий – дней.
9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует до полного его исполнения Сторонами.
9.2. Настоящий договор может быть расторгнут как по взаимному соглашению Сторон, так и в одностороннем порядке в соответствии с п.2.1.5 договора.
9.3. Настоящий договор может быть расторгнут Исполнителем в одностороннем порядке в случае задержки Заказчиком сроков оплаты, установленных п.3.2 договора, более чем на календарных дней. В этом случае договор считается расторгнутым по истечении указанного срока.
9.4. Ни одна из Сторон не вправе передавать свои права и обязанности по настоящему договору третьему лицу без письменного согласия на то другой Стороны.
9.5. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны, при условии если они совершены в письменной форме и подписаны Сторонами, являются неотъемлемыми его частями и на них распространяются все положения, применимые к договору.
9.7. Любое уведомление, которое в соответствии с настоящим договором одна Сторона направляет другой, высылается в виде заказного письма или телеграммы по адресу другой Стороны, указанному в разделе 10 настоящего договора, с обязательным подтверждением получения уведомления другой Стороной. Срочные уведомления могут быть направлены иным способом, обеспечивающим подтверждение факта и даты получения (факсимильным сообщением, электронной почтой).
9.8. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
Как безопасно для компании обмениваться сканами договоров
Компании заключили сделку и обменялись сканами договоров. Потом одна из них отказалась платить и сказала, что ничего не подписывала.
Виктория Краснова
Юрист по интеллектуальному праву
Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.
Что говорит закон
По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.
Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:
В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.
Для бухгалтерских документов нужны оригиналы
Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.
Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.
Как сделать скан законным документом
Есть два условия, чтобы обмен сканами договоров был законным.
Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.
Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.
Предприниматель хотел получить деньги за аренду, но суд ему отказал
ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.
Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.
Суд отказал предпринимателю.
Договор в электронном виде должен храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.
Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем
Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.
Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.
Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:
«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».
Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».
Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».
Как правильно работать по сканам договоров
Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.
Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.
Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:
«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».
Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:
«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».
Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.
Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.
Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:
Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:
А можно обмениваться сканами через мессенджеры?
В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.
Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:
«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».
Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.
Суд не принял переписку, которую не заверил нотариус, и отказал компании в иске
В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.
Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?
Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.
Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.
Предпринимательница утверждала, что не подписывала договор, а суд признал сделку совершенной и заставил выплатить деньги
В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.
Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.
Письмо со сканом пришло не с согласованного адреса, но его все равно признали законным
В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.
Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.
Компания не хотела платить неустойку, потому что документы отправили по электронке. Суд с ней не согласился
В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.
Главное
По сканам договоров можно безопасно работать, если:
Сейчас читают
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Разобрались, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, как правильно оформлять наименование товара и его код, если товар маркируемый, и какие штрафы ждут бизнес за чеки с ошибками
Договор с поставщиком. Примеры опасных и нормальных
Иногда кажется, что договор — это формальность. Но в случае споров договор станет защитой бизнеса и одним из важнейших доказательных документов в суде
Ликвидность и платежеспособность: чем отличаются и как влияют на получение кредита
Чтобы принять решение о выдаче бизнес-кредита, банк оценивает компанию по нескольким показателям, в том числе по ликвидности и платежеспособности
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания