договор на участие в выставке экспоцентр
Документы
Все представленные на сайте сведения носят исключительно информационный характер и ни при каких условиях не являются публичной офертой, определяемой положениями статьи 437 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Участие в выставках и во вневыставочных мероприятиях (съезды, конгрессы, международные и национальные форумы, конференции, деловые программы, корпоративные и концертно-развлекательные мероприятия) оформляется на основе договора, условия которого согласовываются сторонами в каждом конкретном случае. Порядок заключения договоров регулируется действующим законодательством Российской Федерации и «Общими условиями участия в выставках на Центральном выставочном комплексе «ЭКСПОЦЕНТР», «Общими условиями проведения сопутствующих выставкам и вневыставочных мероприятий на Центральном выставочном комплексе «ЭКСПОЦЕНТР».
Все представленные на сайте сведения носят исключительно информационный характер и ни при каких условиях не являются публичной офертой, определяемой положениями статьи 437 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Участие в выставках и во вневыставочных мероприятиях (съезды, конгрессы, международные и национальные форумы, конференции, деловые программы, корпоративные и концертно-развлекательные мероприятия) оформляется на основе договора, условия которого согласовываются сторонами в каждом конкретном случае. Порядок заключения договоров регулируется действующим законодательством Российской Федерации и «Общими условиями участия в выставках на Центральном выставочном комплексе «ЭКСПОЦЕНТР», «Общими условиями проведения сопутствующих выставкам и вневыставочных мероприятий на Центральном выставочном комплексе «ЭКСПОЦЕНТР».
Порядок участия
Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить в АО «Экспоцентр» заявку. Прием заявок начинается за один год и завершается, как правило, за четыре месяца до начала выставки.
После согласования всех условий участия между АО «Экспоцентр» и экспонентом заключается договор (контракт) на участие в выставке, как правило, не позднее, чем за 90 дней до начала монтажа. Неотъемлемой частью договора являются Общие условия участия со всеми приложениями, а также изменениями и дополнениями.
На выставках допускается организация коллективных экспозиций. В случае организации выставки в Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр» третьими лицами (устроителями) заключается договор на проведение выставки между АО «Экспоцентр» и устроителями выставки. Положения договора должны соответствовать требованиям Общих условий участия.
Для оперативного решения вопросов подготовки и проведения выставки между АО «Экспоцентр» и экспонентом допускаются заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников указанных документов.
Экспонент оплачивает регистрационный сбор в размере, установленном АО «Экспоцентр» для конкретной выставки. Сбор взимается на общие рекламные и информационные расходы. При отказе от участия в выставке регистрационный сбор возврату не подлежит.
Стоимость аренды
Стоимость аренды площади разработана с учетом статуса каждой выставки, конфигурации и расположения стендов в павильонах. Стоимость аренды выставочных площадей можно узнать после заполнения онлайн-заявки на участие.
Пакет участника
В пакет участника собственной выставки входят:
Предоставляются из расчета: при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади; при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м.
«Удостоверение участника выставки» даёт право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
Выдаются в Дирекции выставки (строго при 100% оплате аренды).
Для экспонентов собственных выставок посещение семинара входит в стоимость участия в выставке!
Для организаций, не являющихся экспонентами собственных выставок «Экспоцентра», участие в семинаре оплачивается на платной основе.
В зависимости от количества участников предоставляются особые условия.
Оплата
Компании, полностью не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не допускаются на монтаж экспозиции.
Закрывающие документы
Закрывающие документы по выставке выдаются в последний день работы выставки в Дирекции. В течение первых двух недель документы хранятся у менеджеров Дирекции, после чего передаются в Экономический отдел. По каждой выставке работает определенный экономист (см. «Руководство участника выставки» на сайте выставки).
Для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки. При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта, два оригинала договора и инженерную схему в двух экземплярах (если по каким-либо причинам они не были предоставлены ранее).
В случае если доверенность D.01 не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы по выставке.
К открытию выставки АО «Экспоцентр» издает Официальный каталог (в виде печатного издания и/или на электронном носителе) и/или размещает (на официальном сайте выставки), в который вносится следующая информация:
Условия размещения рекламно-информационных материалов в официальном каталоге и путеводителе выставки
При оформлении участия компания-экспонент может выбрать следующие типы арендуемой площади: оборудованная и необорудованная.
Этот тип площади предусмотрен для компаний, которые хотят сэкономить время и деньги на строительство своего стенда.
По вопросам строительства и оборудования стенда необходимо обращаться к Генеральному застройщику ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Экспоконста»
При заказе стенда размером до 12 кв. м (включительно) предоставляется только оборудованная площадь.
При заказе данного типа площади экспонент сам или с привлечением для этого сторонних организаций осуществляет застройку стенда. При этом необходимо обратиться к Генеральному застройщику ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Экспоконста» для согласования всей технической документации по стенду и получить разрешение на проведение монтажных работ.
Контроль соответствия технической документации, предоставляемой строительной компанией или участником выставки, проводящим застройку стенда самостоятельно, а также качества строительно-монтажных работ осуществляет Отдел технического контроля ООО «Экспоконста».
Оформление документов производится с 9.00 до 11.30 и с 13.00 до 16.00.
Высотные работы выполняются только ООО «Экспоконста».
Погрузочные и монтажно-демонтажные работы, проводимые с применением грузоподъемных механизмов, производятся только специалистами и средствами Генерального экспедитора ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Эксповестранс» и заказываются отдельно.
Данные стенды в обязательном порядке оборудуются датчиками пожарной безопасности, их количество и места установки определяет пожарный надзор. Устраивать под лестницами двухэтажных стендов офисы и экспозиции из сгораемых материалов запрещено (см. требования п. 12.4.2).
В случае если Вы хотите гарантированно привлечь внимание потенциальных клиентов и партнеров, рекомендуем рассмотреть вариант строительства стенда с уникальным дизайном от Генерального застройщика ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Экспоконста».
За годы работы компания «Экспоконста» изготовила множество выставочных стендов, в числе которых оригинальные эксклюзивные стенды, рекламные конструкции и мобильные выставочные стенды для выставок в «Экспоцентре».
Мы обеспечиваем полный цикл работ:
Строительство выставочных стендов – это сложный процесс, требующий знаний и опыта. Компания «Экспоконста» более 40 лет занимается изготовлением выставочных стендов и оформлением выставок. У нас есть необходимые технологии и методики для строительства стендов, огромный опыт организации выставок и, конечно же, уникальные знания сотрудников, полученные в ходе подготовок к выставкам и ярмаркам самого разного характера и уровня. Именно поэтому мы гарантируем качество и эффективность наших рекламных услуг – таких как оформление выставочных залов и павильонов современными стендами и рекламными конструкциями.
Мы создаем настоящие произведения искусства, предназначенные для донесения до покупателей сути и преимуществ Ваших услуг и предложений. Мы уделяем особое внимание оформлению и застройке стендов – ведь они будут «лицом» Вашей компании на выставке. Выставочные стенды по цене, уникальной для продукции такого класса, – вот наше выгодное предложение!
Ответственность за соблюдение правил пожарной безопасности, а также требований техники безопасности несет экспонент.
Фирма-строитель или экспонент должны представить в организацию, оказывающую услуги в области пожарной безопасности на ЦВК «Экспоцентр», сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы и завизировать их.
Организация располагается на нижнем уровне галереи между павильонами №2 и 8 (пройти всю галерею насквозь до конца, через стеклянные двери выйти на улицу, вход справа, под мостом).
«Удостоверение участника выставки» дает право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
«Удостоверения участника выставки» предоставляются из расчета:
Дополнительные «Удостоверения участника выставки» можно приобрести за безналичный (по предварительному заказу, см. Бланк заказа услуг (D.08) или наличный расчет в Сервис-бюро.
«Пропуск на период монтажа/демонтажа выставки» (D.04A) оформляется для техников, наладчиков, грузчиков и других сотрудников экспонента, которые будут заняты при работах только на монтаже и демонтаже экспозиции.
Компании, осуществляющие строительно-монтажные работы выставочных стендов получают пропуска на период монтажа/демонтажа выставки для своих специалистов самостоятельно, по форме D.04.
«Удостоверения участника выставки» и «Пропуска на период монтажа/демонтажа» выдаются в Сервис-бюро при предъявлении должным образом оформленных документов:
Пропуска годовые для сторонних аккредитованных застройщиков выдают в Бюро пропусков Управления безопасности.
Тел.: +7 (499) 795-28-50
Пропуска выдаются только в напечатанном виде с указанием Ф.И.О. и названия компании. Для ускорения получения пропусков и удостоверений участников необходимо заранее выслать список сотрудников по электронной почте pass@expocentr.ru.
Для получения пропуска на автомобиль для въезда на территорию ЦВК «Экспоцентр» на ввоз/вывоз экспонатов выставки необходимо оформить:
Форма D.03 оформляется с расчетом количества въездов для каждой машины, т.е. на каждый въезд (машину) – свой комплект документов.
В прилагаемом документе собрана следующая информация:
Все навесные рекламные носители в павильоне (подвесные баннеры, флаги, перетяжки, вращающиеся кубы и т. п.) устанавливаются только в границах арендованной экспонентом выставочной площади (на 1 метр вглубь от границы стенда).
Высотные работы выполняет только фирма ООО «Экспоконста», тел.: +7 (499) 795-25-36.
В пределах арендованной выставочной площади экспонентам:
Что учесть в договоре на участие в выставке
Производственные организации нередко участвуют в выставках, поскольку это хорошая возможность прорекламировать собственную продукцию. Определившись с мероприятием и приняв решение участвовать в нем, производитель заключает договор с организатором выставки. Рассмотрим, на какие нюансы при этом стоит обратить внимание.
Какова сущность договора
Участие в выставке как минимум предполагает, что:
1) производитель получит выставочную площадь для экспонирования продукции;
2) ему окажут комплекс услуг по организации выставки. В частности:
— проведут рекламную кампанию самой выставки с целью привлечь посетителей;
— обеспечат условия для работы на выставке (освещение, вентиляция, охрана всей выставочной территории и т.д.).
На основании перечисленного можно говорить о смешанной природе договора, заключаемого с организатором выставки. В таком договоре стороны могут совместить элементы различных договоров. Например:
— возмездного оказания услуг — когда организатор выставки обеспечивает участие в ней экспонента и при необходимости оказывает ему дополнительные услуги, в том числе рекламные;
— аренды — поскольку участнику предоставляют во владение и пользование на время работы выставки оговоренную выставочную площадь, стенды, оборудование и т.п.;
— подряда — если организатор выставки занимается изготовлением выставочного стенда, осуществляет его монтаж и демонтаж;
— перевозки — если в обязанность организатора входит доставка экспонируемой продукции производителя до выставочной территории.
Исходя из сказанного, можно сделать несколько выводов:
— не всегда корректно именовать такой договор договором оказания услуг по организации участия в выставке. Это допустимо, если организатор исполняет только обязанности по обеспечению участия. То есть никаких дополнительных обязанностей (например, по аренде оборудования, транспортировке продукции на выставку, изготовлению стенда), на себя не берет;
Что прописать в договоре
Условия, включаемые в договор на участие в выставке, зависят от объема обязанностей, которые планируется возложить на организатора выставки.
В подобных договорах обычно указывают:
— наименование выставки, сроки ее начала и окончания, место проведения;
— предмет договора (оказываемые услуги, выполняемые работы, предоставляемую выставочную площадь и т.д.) ;
— сроки начала и окончания оказания услуг, выполнения работ ;
Как правило, экспонент предпочитает самостоятельно:
— доставлять продукцию к месту проведения выставки, в том числе определять перевозчика;
— изготавливать рекламную продукцию, предназначенную для раздачи посетителям выставки (буклеты, каталоги, бизнес-сувениры);
— определять дизайн выставочного стенда и изготавливать его;
— договариваться с подрядчиком о монтаже и демонтаже стенда.
Пример формулировки условий договора
Организатор принимает на себя обязательства оказать Экспоненту услуги по организации выставки и предоставить выставочную площадь, необходимую для экспонирования продукции Экспонента на выставке «МебельДом2018», которая состоится с 20 по 22 апреля 2018 г. Место проведения: г. Минск, пр. Победителей, 20/2.
Иногда экспоненты предпочитают, чтобы их участие в выставке организовали «под ключ». В таком случае весь комплекс перечисленных выше обязанностей ложится на организатора.
Пример формулировки условий договора
Организатор обязан:
— произвести работы по изготовлению стенда в соответствии с планом-схемой (приложение 1 к настоящему договору) в срок до 16.04.2018;
— осуществить монтаж стенда в срок до 17.04.2018 и его демонтаж — до 24.04.2018;
— передать в аренду на период проведения выставки и разместить на стенде оборудование в соответствии с заявкой (приложение 2 к настоящему договору) в срок до 19.04.2018;
— до 01.04.2018 разместить в официальном каталоге выставки предоставленную Экспонентом краткую информацию о нем. Издать и распространить каталог до 08.04.2018. Тираж — 1000 экземпляров;
— 21.04.2018 осуществлять показ рекламного ролика Экспонента в выставочном зале с периодичностью раз в два часа, но не менее четырех раз.
Кто отвечает за продукцию на выставке
Сторонам важно оговорить, кто несет ответственность за сохранность продукции во время ее нахождения на выставке. Например:
— обязанность обеспечить сохранность (хранение и охрану) продукции на время выставки ложится на экспонента;
— организатор обеспечивает профессиональную охрану выставочных площадей в ночное время (к примеру, с 22.00 до 10.00) и не отвечает за пропажу (повреждение) продукции в остальные часы работы выставки;
— организатор полностью обеспечивает сохранность экспонируемой продукции, при этом имеет право страховать ее;
— убытки, вызванные повреждением, утерей продукции, распределяются между организатором и экспонентом поровну.
Участие в выставке
Как стать участником выставки?
Для вашего удобства воспользуйтесь Личным кабинетом участника.
Порядок участия
Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить в АО «Экспоцентр» заявку. Прием заявок начинается за один год и завершается, как правило, за четыре месяца до начала выставки.
Стоимость аренды площади разработана с учетом статуса каждой выставки, конфигурации и расположения стендов в павильонах. Стоимость аренды выставочных площадей можно узнать после заполнения онлайн-заявки на участие.
Пакет участника
В пакет участника выставки входят:
Предоставляются из расчета: при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади; при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м.
«Удостоверение участника выставки» даёт право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
Выдаются в Дирекции выставки (строго при 100% оплате аренды).
Для экспонентов собственных выставок посещение семинара входит в стоимость участия в выставке!
Для организаций, не являющихся экспонентами собственных выставок «Экспоцентра», участие в семинаре оплачивается на платной основе.
В зависимости от количества участников предоставляются особые условия.
После согласования всех условий участия между АО «Экспоцентр» и экспонентом заключается договор (контракт) на участие в выставке, как правило, не позднее, чем за 90 дней до начала монтажа. Неотъемлемой частью договора являются Общие условия участия со всеми приложениями, а также изменениями и дополнениями.
На выставках допускается организация коллективных экспозиций.
Для оперативного решения вопросов подготовки и проведения выставки между АО «Экспоцентр» и экспонентом допускаются заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников указанных документов.
Экспонент оплачивает регистрационный сбор в размере, установленном АО «Экспоцентр» для конкретной выставки. Сбор взимается на общие рекламные и информационные расходы. При отказе от участия в выставке регистрационный сбор возврату не подлежит.
Компании, полностью не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не допускаются на монтаж экспозиции.
Закрывающие документы по выставке выдаются в последний день работы выставки в Дирекции. В течение первых двух недель документы хранятся у менеджеров Дирекции, после чего передаются в Экономический отдел. По каждой выставке работает определенный экономист (см. «Руководство участника выставки»).
Для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки.
При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта, два оригинала договора и инженерную схему в двух экземплярах (если по каким-либо причинам они не были предоставлены ранее).
В случае если доверенность D.01 не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы по выставке.
Участие в выставке
Как стать участником выставки?
Для вашего удобства воспользуйтесь Личным кабинетом участника.
Порядок участия
Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить в АО «Экспоцентр» заявку. Прием заявок начинается за один год и завершается, как правило, за четыре месяца до начала выставки.
Стоимость аренды площади разработана с учетом статуса каждой выставки, конфигурации и расположения стендов в павильонах. Стоимость аренды выставочных площадей можно узнать после заполнения онлайн-заявки на участие.
Пакет участника
В пакет участника выставки входят:
Предоставляются из расчета: при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади; при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м.
«Удостоверение участника выставки» даёт право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
Выдаются в Дирекции выставки (строго при 100% оплате аренды).
Для экспонентов собственных выставок посещение семинара входит в стоимость участия в выставке!
Для организаций, не являющихся экспонентами собственных выставок «Экспоцентра», участие в семинаре оплачивается на платной основе.
В зависимости от количества участников предоставляются особые условия.
После согласования всех условий участия между АО «Экспоцентр» и экспонентом заключается договор (контракт) на участие в выставке, как правило, не позднее, чем за 90 дней до начала монтажа. Неотъемлемой частью договора являются Общие условия участия со всеми приложениями, а также изменениями и дополнениями.
На выставках допускается организация коллективных экспозиций.
Для оперативного решения вопросов подготовки и проведения выставки между АО «Экспоцентр» и экспонентом допускаются заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников указанных документов.
Экспонент оплачивает регистрационный сбор в размере, установленном АО «Экспоцентр» для конкретной выставки. Сбор взимается на общие рекламные и информационные расходы. При отказе от участия в выставке регистрационный сбор возврату не подлежит.
Компании, полностью не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не допускаются на монтаж экспозиции.
Закрывающие документы по выставке выдаются в последний день работы выставки в Дирекции. В течение первых двух недель документы хранятся у менеджеров Дирекции, после чего передаются в Экономический отдел. По каждой выставке работает определенный экономист (см. «Руководство участника выставки»).
Для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки.
При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта, два оригинала договора и инженерную схему в двух экземплярах (если по каким-либо причинам они не были предоставлены ранее).
В случае если доверенность D.01 не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы по выставке.