документальное подтверждение расходов в бухгалтерском учете

Документальное подтверждение расходов в бухгалтерском учете

В связи с обращением Департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 14 сентября 2018 г. N 194н, Министерством не осуществляется разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, практики применения приказов Министерства, а также толкование норм, терминов и понятий по обращениям, не рассматриваются по существу обращения по проведению экспертиз договоров и иных документов организаций, а также по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Согласно статье 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Налоговый учет ведется на основе первичных учетных документов, составленных в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также иных документов, составленных в соответствии с требованиями законодательства. При этом специальные требования к оформлению документов, подтверждающих понесенные расходы, налоговое законодательство не устанавливает.

Учитывая изложенное, подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, подтверждающие фактическое выполнение определенных договором услуг, соответствующие требованиям статьи 252 НК РФ.

Обзор документа

Подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, свидетельствующие о фактическом выполнении определенных договором услуг, соответствующие требованиям НК.

Источник

Документальное подтверждение расходов в бухгалтерском учете

Департамент налоговой политики рассмотрел обращение по вопросу подтверждения первичных учетных документов для целей налогообложения прибыли и сообщает следующее.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом в статье 313 НК РФ указано, что подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом N 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (пункт 1 статьи 5 Закона N 63-ФЗ).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (пункт 1 статьи 6 Закона N 63-ФЗ).

При этом согласно статье 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 402-ФЗ вид электронной подписи.

Учитывая указанное выше, для целей налогового учета расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов можно установить какие расходы были произведены. Требования к оформлению первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа и подписанных электронной подписью, установлены Законом N 402-ФЗ и Законом N 63-ФЗ. Налоговое законодательство не предъявляет требования к оформлению первичных учетных документов.

Обзор документа

Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

До принятия федерального стандарта бухучета организация может в целях бухучета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный законом вид электронной подписи.

Источник

Прямое и косвенное обоснование расходов: попробуй разберись

Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых нет в Налоговом кодексе. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода. Для подтверждения расходов можно использовать документы, как прямо подтверждающие расходы, так и косвенно. А что это за документы?

Какими документами подтверждать расходы

Таким образом, как следует из письма, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные такими документами:

Документы, прямо подтверждающие расходы

Если в затраты включена стоимость материалов — это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.

Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера — это договор и акт их сдачи-приемки.

Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:

А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.

Экспедиторские документы

Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:

Перевозка грузов

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).

Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.

Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Документы, косвенно подтверждающие расходы

Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.

Чем можно подтвердить оказание услуг

Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, — это двусторонний акт об оказании услуг.

Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?

Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:

Источник

О подтверждении расходов сканами или фотокопиями оригинала на бумажном носителе

В случаях, когда организации взаимодействуют с поставщиками, зарегистрированными на территориях иностранных государств, не имеющих филиалов или представительств в РФ, зачастую документы поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий.

Минфин России разъяснил следующее.

Согласно закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

С учетом изложенного расходы для целей налогообложения могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Иными словами, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Вопрос: Организация импортирует из различных стран (Китай, Гонконг, Сингапур, Тайвань, Нидерланды, Польша, Швеция, Финляндия, Чешская Республика, Турция, Великобритания, Швейцария, Словения, Германия, США, Литва, Южная Корея) для последующей перепродажи товар: партии цифровой и бытовой техники.

Такие документы, как инвойсы, спецификации и упаковочные листы на партии товара, поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.

Абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Однако документы от иностранных контрагентов (инвойсы, спецификации и упаковочные листы) зачастую не поступают в организацию в оригинальном виде, а только в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.

Правомерно ли для целей налога на прибыль и бухгалтерского учета учитывать расходы, подтвержденные документами, поступившими по электронной почте или по факсу, в отсутствие оригиналов документов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 13 февраля 2020 г. N 03-03-06/1/9882

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо от 22.01.2020 и сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14.09.2018 N 194н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Источник

Документальное подтверждение расходов

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Так в соответствии со статьей 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

· первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

· аналитические регистры налогового учета;

· расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат строго закреплено в налоговом законодательстве.

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода. Если деятельность была направлена на получение дохода, и налогоплательщик осуществил расходы, но в результате каких-либо обстоятельств получил не доход, а убыток, то такие расходы также являются расходами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно абзацу 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

ü документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ü либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

ü и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Обращаем внимание читателей на то, что изменения, внесенные статьей 1 Федерального закона от 6 июня 2005 года №58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» (далее Закон №58-ФЗ), в текст статьи 252 НК РФ с 1 января 2006 года позволяют налогоплательщикам определять расход на основании дополнительных документов, подтверждающих осуществленные налогоплательщиком расходы. Изменения в законе приняты в двух направлениях.

Первое направление позволит впервые учесть расходы, осуществленные на территории иностранного государства, и второе направление позволит попробовать учесть расходы, осуществленные на территории РФ, в учете которых ранее существовали сложности. Типичными документами такого типа были: счета–фактуры, первичные документы, оформленные в условных единицах, первичные документы по оказанным услугам на которых не стояло слово «акт», прайс-листы и иные оферты при отсутствии договоров. При применении положений статьи 252 НК РФ организации сталкивались с проблемой, когда налоговые органы не принимали для обоснования расходов внутренние документы организации. После снятия ограничений в перечне документов, подтверждающих затраты, организации смогут учитывать свои расходы на основании внутреннего акта, подписанного руководителем организации и бухгалтером, оформленные в соответствии со статьей 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Советуем налогоплательщикам оформлять такие документы с формулировками и обоснованием причин, приведших к возникновению расходов, максимально приближенными к тексту Налогового кодекса.

Обращаем ваше внимание, что по вопросу подтверждения расходов Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в информационном письме от 14 ноября 1997 года №22 «Обзор судебной практики применения законодательства о налоге на прибыль» сообщал, что до тех пор, пока не будут опровергнуты данные, указанные в акте, составленном организацией, оснований для того, чтобы считать расходы неподтвержденными, нет.

По отношению ко всему данному тексту изменений обращаем Ваше внимание на существенный риск – текст статьи 313 НК РФ остался неизменным, соответственно налоговый учет в РФ ведется на основании первичных документов и другие документы, не соответствующие статье 9 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», не могут быть учтены. Фактически у налоговых органов остается возможность, отбрасывать расход, оформленный в не соответствующей форме. Приведем текста статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Пункт 2.1. статьи 252 НК РФ определяет перечень расходов вновь созданных и реорганизованных организаций. В качестве расходов вновь созданных и реорганизованных организаций признается стоимость (остаточная стоимость) имущества, имущественных прав, имеющих денежную оценку, и (или) обязательств, получаемых в порядке правопреемства при реорганизации юридических лиц, которые были приобретены (созданы) реорганизуемыми организациями до даты завершения реорганизации. При этом данные должны быть сформированы по данным и документам налогового учета передающей стороны на дату перехода права собственности.

Кроме этого расходами вновь созданных и реорганизованных организаций также признаются расходы (а в случаях, предусмотренных НК РФ, убытки), предусмотренные статьями 255, 260-268, 275, 275.1, 279, 280, 283, 304, 318-320 главы 25 НК РФ, осуществленные (понесенные) реорганизуемыми организациями в той части, которая не была учтена ими при формировании налоговой базы. Состав таких расходов и их оценка определяется по данным и документам налогового учета реорганизуемых организаций на дату завершения реорганизации (дату внесения записи о прекращении деятельности каждого присоединяемого юридического лица – при реорганизации в форме присоединении).

После завершения реорганизации в форме присоединения налогоплательщик вправе учесть расходы, указанные в пункте 2.1 статьи 252 НК РФ, в случае если данные расходы были произведены присоединенной организацией и не были учтены ею при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а реорганизация была завершена в установленном порядке после 1 января 2005 года.

В целях статьи 252 НК РФ расходами вновь созданных в результате реорганизации организации обществ могут быть признаны только те расходы реорганизуемой организации, которые не учтены последней при формировании налоговой базы вследствие корректного применения статьи 272 НК РФ.

В случае, если в соответствии с правилами статьи 272 НК РФ расходы по методу начисления подлежали отнесению к расходам текущего отчетного (налогового) периода у реорганизованной организации, заканчивающегося до даты государственной регистрации выделенного общества, такие расходы не могут учитываться при формировании налоговой базы выделенного общества (Письмо Минфина РФ от 24 марта 2006 года №03-03-04/1/275 «О списании дебиторской задолженности при реорганизации общества».

Если в распорядительном документе органа исполнительной власти, предусматривающем при сдаче в аренду объектов муниципальной собственности разовое внесение платы в виде целевых взносов, не содержится положений о возникновении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения перечисление денежных средств на указанных условиях следует рассматривать как перечисляемые на безвозмездной основе. Такие расходы не уменьшают величину налоговой базы по налогу на прибыль. Если же из распорядительного документа органа исполнительной власти следует, что за дополнительную плату потенциальным арендатором приобретается право на вступление в отношения по аренде, выражающееся в появлении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения прибыли перечисление денежных средств на указанных условиях должны рассматриваться как плата за приобретение права, используемого для ведения деятельности, направленной на получение дохода. В этом случае указанные расходы учитываются при формировании налоговой базы налога на прибыль (Письмо Минфина РФ от 7 апреля 2006 года №03-03-02/80 «О порядке учета для целей налогообложения платы за право заключения договора аренды».)

Более подробно с вопросами, касающимися расходов Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Расходы организации ».

Источник