документальное подтверждение расходов в налоговом учете
Документальное подтверждение расходов в налоговом учете
Департамент налоговой политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.
Согласно пункту 5 статьи 5 Закона Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей» продажа товара (выполнение работы) по истечении установленного срока годности, запрещается.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, в (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Учитывая изложенное, полагаем, что расходы на утилизацию медицинской продукции с истекшим сроком годности могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии, что данные расходы произведены в рамках предпринимательской деятельности и документально подтверждены надлежащим образом.
Достаточным документальным подтверждением понесенных налогоплательщиком расходов на уничтожение продукции с истекшим сроком годности может являться, в том числе представление налогоплательщиком следующих документов: акты (журналы) изменения статуса товара, в которых отражены причины отнесения продукции к некачественной (окончание срока годности); акты приемки товаров при их возврате; акты о проведении инвентаризации; акты уничтожения некачественной продукции, в которых содержится информация о наименованиях и количестве уничтоженных товаров, дате уничтожения; выписки из регистров налогового учета по учету товара, списанного в связи с его уничтожением (Постановление ФАС Московского округа от 01.02.2008 N КА-А40/14839-07-2).
Что касается вопроса восстановления налога на добавленную стоимость при выбытии имущества по причине, не связанной с реализацией, и при решении данного вопроса рекомендует руководствоваться пунктом 10 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30.05.2014 N 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость» и письмом ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@.
| Заместитель директора Департамента | А.А. Смирнов |
Обзор документа
Расходы на утилизацию медицинской продукции с истекшим сроком годности могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Подтвердить расходы можно:
— актами изменения статуса товара, в которых отражено окончание срока годности;
— актами приемки товаров при их возврате;
— актами о проведении инвентаризации;
— актами уничтожения некачественной продукции;
— выписками из регистров налогового учета по учету товара, списанного в связи с его уничтожением.
При решении вопроса о восстановлении НДС следует руководствоваться судебной практикой и позицией ФНС.
Документальное подтверждение расходов в налоговом учете
Департамент налоговой политики рассмотрел обращение по вопросу подтверждения первичных учетных документов для целей налогообложения прибыли и сообщает следующее.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом в статье 313 НК РФ указано, что подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом N 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (пункт 1 статьи 5 Закона N 63-ФЗ).
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (пункт 1 статьи 6 Закона N 63-ФЗ).
При этом согласно статье 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.
В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 402-ФЗ вид электронной подписи.
Учитывая указанное выше, для целей налогового учета расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов можно установить какие расходы были произведены. Требования к оформлению первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа и подписанных электронной подписью, установлены Законом N 402-ФЗ и Законом N 63-ФЗ. Налоговое законодательство не предъявляет требования к оформлению первичных учетных документов.
| Заместитель директора Департамента | Н.А. Кузьмина |
Обзор документа
Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
До принятия федерального стандарта бухучета организация может в целях бухучета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный законом вид электронной подписи.
Прямое и косвенное обоснование расходов: попробуй разберись
Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых нет в Налоговом кодексе. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода. Для подтверждения расходов можно использовать документы, как прямо подтверждающие расходы, так и косвенно. А что это за документы?
Какими документами подтверждать расходы
Таким образом, как следует из письма, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные такими документами:
Документы, прямо подтверждающие расходы
Если в затраты включена стоимость материалов — это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.
Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера — это договор и акт их сдачи-приемки.
Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:
А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).
Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.
Экспедиторские документы
Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).
Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:
Перевозка грузов
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).
Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.
Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.
Документы, косвенно подтверждающие расходы
Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.
Чем можно подтвердить оказание услуг
Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, — это двусторонний акт об оказании услуг.
Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?
Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:
О подтверждении расходов сканами или фотокопиями оригинала на бумажном носителе
В случаях, когда организации взаимодействуют с поставщиками, зарегистрированными на территориях иностранных государств, не имеющих филиалов или представительств в РФ, зачастую документы поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий.
Минфин России разъяснил следующее.
Согласно закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
С учетом изложенного расходы для целей налогообложения могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.
Иными словами, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
Вопрос: Организация импортирует из различных стран (Китай, Гонконг, Сингапур, Тайвань, Нидерланды, Польша, Швеция, Финляндия, Чешская Республика, Турция, Великобритания, Швейцария, Словения, Германия, США, Литва, Южная Корея) для последующей перепродажи товар: партии цифровой и бытовой техники.
Такие документы, как инвойсы, спецификации и упаковочные листы на партии товара, поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.
Абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Однако документы от иностранных контрагентов (инвойсы, спецификации и упаковочные листы) зачастую не поступают в организацию в оригинальном виде, а только в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.
Правомерно ли для целей налога на прибыль и бухгалтерского учета учитывать расходы, подтвержденные документами, поступившими по электронной почте или по факсу, в отсутствие оригиналов документов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 13 февраля 2020 г. N 03-03-06/1/9882
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо от 22.01.2020 и сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14.09.2018 N 194н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.
Расходы должны быть документально подтверждены
Автор: Тимофеева Л. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В целях применения гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 настоящего кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Прямое и косвенное подтверждение расходов
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:
оформленными в соответствии с законодательством РФ;
оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
косвенно подтверждающими понесенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
При этом с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.
К сведению: налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании ст. 313 НК РФ являются первичные учетные документы (см. Письмо Минфина России от 16.10.2019 № 03-03-06/1/79498).
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Формы первичных учетных документов устанавливает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. В указанном законе не закреплены конкретные виды документов, которые могут использоваться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни.
С учетом изложенного расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (Письмо Минфина России от 21.03.2019 № 03-03-07/19097).
Если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.
О документах, составленных на иностранном языке
Согласно п. 31 ФСБУ «Концептуальные основы» документирование фактов хозяйственной жизни, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке. Первичные (сводные) учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, осуществляемый субъектом учета в соответствии с правилами, установленными в рамках учетной политики.
Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории РФ официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном (см. Письмо ФНС России от 11.07.2012 № ЕД-4-3/11376@ вместе с Письмом Минфина России от 26.06.2012 № 03-08-13).
Обратите внимание: перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена данная функция в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе от руки. При этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик (Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).
Необходимость построчного перевода составленных на иностранном языке документов подтверждает и арбитражная практика. Так, в Постановлении ФАС ДВО от 20.03.2012 № Ф03-912/2012 по делу № А04-4017/2010 говорится о командировочных документах, составленных на японском языке.
Именно на налогоплательщике лежит обязанность переводить на русский язык представленные оправдательные документы на иностранном языке, если налоговый орган приостановит проведение выездной налоговой проверки для осуществления такого перевода (см. Постановление ФАС ДВО от 01.07.2011 № Ф03-2632/2011 по делу № А04-4017/2010).
Как отмечено в Письме Минфина России от 18.05.2017 № 03-01-15/30422, фирменное наименование товара может не переводиться на русский язык, поскольку при переводе могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Однако тут должно быть соблюдено условие: из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. В письме финансовое ведомство сослалось на пример из арбитражной практики – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК по делу № А50-7727/2006-А7.
В случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа) (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).
Составление первичных документов в электронной форме
Как отмечалось выше, п. 5 ст. 9 Закона о бухучете определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП).
Условия признания электронных документов, заверенных ЭП, равнозначными бумажным документам, содержащим собственноручную подпись лиц, их оформивших, указаны в ст. 6 Закона об ЭП. Так, информация в электронной форме признается электронным документом, равнозначным подписанному документу на бумажном носителе, при ее заверении:
1) квалифицированной ЭП – во всех случаях, за исключением ситуаций, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе закреплено на законодательном уровне;
2) простой или усиленной неквалифицированной ЭП – в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами илисоглашением между участниками электронного взаимодействия. Указанные нормативные акты (соглашения):
при использовании простой ЭП должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона об ЭП;
при применении неквалифицированной ЭП должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона об ЭП (Письмо Минфина России от 05.03.2019 № 03-03-07/14313).
Итак, из взаимосвязи вышеуказанных положений следует (Письмо Минфина России от 25.09.2019 № 03-03-06/1/73637):
1) расходы, подтвержденные электронными документами, для целей налогообложения прибыли признаются в том же порядке, что и составленные на бумажном носителе. Их наличие подтверждает факт произведенных расходов;
2) документы, составленные в электронном виде, для целей учета при налогообложении прибыли должны соответствовать требованиям Закона о бухучете, Закона об ЭП и ст. 252 НК РФ;
3) дата признания расходов при методе начисления определяется положениями ст. 272 НК РФ.
Сроки хранения документов, подтверждающих налоговые расходы
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, налогоплательщики обязаны в течение 5 лет.
Аналогичная обязанность установлена пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов.
Отметим, что до 17.03.2021 эти нормы предусматривали другой срок – в течение 4 лет. Изменения были внесены Федеральным законом от 17.02.2021 № 6-ФЗ.
Обратите внимание: течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
Для отдельных видов расходов предусмотрены специальные сроки хранения документов:
при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. Основание – п. 4 ст. 283 НК РФ (при расчете налога на прибыль), абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ (НДФЛ), абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ (УСНО) и абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ (ЕСХН);
при расчете амортизации в целях исчисления налога на прибыль срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (см., например, Письмо Минфина России от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257);
при учете для целей исчисления налога на прибыль расходов на обучение работника согласно абз. 4 п. 3 ст. 264 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы в течение всего срока действия соответствующего договора с образовательным учреждением и 1 года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком согласно заключенному ими трудовому договору, но не менее 4 лет.
При отсутствии первичных документов организация не только не сможет принять расходы при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. Она сама может быть привлечена к налоговой ответственности, а ее должностные лица – к административной ответственности.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучету. Оно влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. (ч. 1). Повторное нарушение наказывается штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или может повлечь дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 2 лет (ч. 2).
Что касается налогового учета, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 руб.; за то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Кроме того, непредставление в установленный срок в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Отдельные виды расходов и документов
Документы на проживание командированного работника в гостинице
Для целей налогообложения прибыли организаций расходы на проживание работника в гостинице при пребывании в служебной командировке должны быть подтверждены документами, свидетельствующими о фактически осуществленных затратах (подтверждающими оплату проживания) и оформленными в соответствии с законодательством РФ (Письмо Минфина России от 16.08.2019 № 03-03-07/62263).
Если гостиница находится на территории РФ и при этом она нарушает соответствующие нормы отраслевого законодательства РФ, то, по мнению финансового ведомства, такое нарушение само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика (Письмо от 24.09.2019 № 03-03-06/1/73290).
Расходы на оплату такси командированному сотруднику
Документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны быть оформлены в соответствии с критериями, названными в ст. 252 НК РФ.
В пункте 5.1 Положения об осуществлении расчетов без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359) закреплено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров (Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 № 112).
Расходы работника в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов (см. Письмо Минфина России от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357).
В этом письме финансисты отвечали на запрос налогоплательщика, где тот представил подробнейший перечень документов, подтверждающих, что расходы на такси действительно произведены командированным сотрудником во время нахождения в командировке. Полагаем, что в этом случае налогоплательщик с полным основанием может учесть расходы на такси в целях исчисления налога на прибыль. Назовем эти документы.
Положением о командировках работников в организации предусмотрено возмещение расходов на проезд, в том числе на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.
Для заказа такси работники пользуются мобильным приложением. Оплата производится в безналичной форме. При завершении поездки с банковской карты работника автоматически списывается сумма поездки. Электронный кассовый чек приходит уведомлением на телефон работника, которое можно распечатать.
Перевозчик представляет работникам электронные кассовые чеки, которые содержат необходимые реквизиты:
наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
стоимость пользования легковым такси.
Также в чеке указан телефон работника, который пользовался такси.
Вместе с чеком работники представляют маршрут следования с пунктами отправления и назначения, а также суммой и временем поездки, которые совпадают с данными электронного кассового чека, что косвенно подтверждает экономическую обоснованность расхода.
Если утрачен проездной документ, оформленный на бланке строгой отчетности
По общему правилу в качестве подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль организаций выступают подлинники документов.
При этом исходя из того, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает: в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо от 24.09.2019 № 03-03-07/73284).
Чеки самозанятых и кассовые чеки подтверждают только факт расчетов
Следует отметить, что экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться исходя из обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не исходя из наличия первичного документа.
В силу ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники.
Согласно ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом обложения НПД, плательщик НПД обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику).
Таким образом, для организаций наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы (Письмо Минфина России от 31.03.2021 № 03-11-11/23570).
Пунктом 3.1 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» предусмотрено, что при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.
С учетом изложенного при проведении расчетов с использованием банковской карты слип является одним из документов, подтверждающих осуществленные расходы в целях налогообложения прибыли организаций. При этом в случае его отсутствия расходы могут быть подтверждены другими документами, предусмотренными законодательством РФ, например кассовым чеком, при условии, что такой чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации (Письмо Минфина России от 24.03.2021 № 03-03-07/21069).
Обратите внимание: кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (Письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212).
То есть наличие кассового чека или чека, сформированного «самозанятым», является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Обязательным, но не достаточным. Обоснованность расходов должна подтверждаться соответствующими первичными документами.