выставленный в битрикс24 счет может быть скачен как pdf
Создание и отправка счетов из Битрикс24.CRM в единой системе. Без бухгалтерии
Для организации быстрых финансовых движений в Битрикс24 мы рекомендуем выставлять счета и отправлять их клиентам прямо из CRM системы. Давайте сегодня научимся выставлять счета и отправлять их клиентам.
Рассмотрим полный сценарий развития событий от поступления первого обращения клиента, создания ЛИДа, генерации Сделки, выставления и отправки счета клиенту.
В нашем примере допустим клиент является юридическим лицом в этом случаем мы завершаем работу с ЛИД конвертацией его в формат Сделка + Контакт + Компания. Если клиент является физическим лицом, то формат Сделка + Контакт.
При конвертации ЛИД система может проинформировать нас о том, что в сущностях Сделка, Контакт или Компания отсутствуют поля имеющиеся в сущности ЛИД. В этом случае мы подтверждаем свое согласие, необходимые поля будут созданы и в них буду скопированы значения из ЛИДа.
При конвертации ЛИД с образованием сущностей Контакт и Компания, система осуществляет проверку по базе данных на наличие дублей по ключевым параметрам и просит заполнить обязательные, предусмотренные регламентом поля.
В случае обнаружения совпадений система проинформирует ответственного и предоставит ему список совпадений для принятия им решения, как поступить, воспользоваться уже имеющейся компанией, редактировать ее или объединить данные.
Создана новая сделка, поля сделки заполнены информацией, перенесенной из ЛИДа, установлены связи с Контактом и Компанией. Робот системы заполняет комментарий с подсказкой для менеджера о его дальнейших первоочередных действиях.
1. Необходимо внести изменения в название созданной при конвертации ЛИДа компании.
По умолчанию система присваивает ей название ЛИДа. Открываем карточку компании, переходим в раздел реквизиты, активируем режим «изменить», заполним поле – форма собственности, в нашем примере это «ИП», открывается карточка реквизитов компании, в поле ИНН переносим данные предоставленные клиентом.
Штатный модуль системы проводит автоматический поиск по справочнику ФНС, заполняет все поля компании и указывает полное название компании клиента как она числится в регистрационных учетах компетентных органов.
2. Копируем полученное название и вставляем его вручную в поле название компании, сохраняем внесенные нами изменения.
В случае если на вашем портале установлен наше приложение INN.FIX4.ORG, то после поиска регистрационных данных по ИНН, система сама автоматически внесет в названия все необходимые изменения.
Базовая программа Б24 после проверки к сожалению, не производит автоматического обновления значения полей.
3. Обновляем экран, убеждаемся в том, что все обновления завершены, все данные в карточке заполнены и имеют корректные значения.
Для ускорения перепрыгнем стадию «Договор подписан».
На этой стадии система просит проверить и заполнить обязательные поля: № договора, указать период, в течении которого необходимо подписать акт, технические параметры помещения – границы территории и указать адрес где будет расположено предприятие.
Данные этих полей необходимы для создания Договора, счета и других типовых документов, которые по запросу менеджера генерируются системой по стандартным шаблонам.
Важно! На этой стадии согласно регламенту компании, менеджер так же должен добавить товары в карточку сделки, например, укажем фиксированный разовый платеж.
1. В карточке сделки должно быть указано кому выставляется счет и выбран товар или услуга. В нашем примере это ИП и разовый платеж.
2. Нажимайте кнопку создать счет. Если система попросит заполнить дополнительные поля подтверждаем свое согласие.
3. Система создает счет, счет можно открыть в браузере, скачать на компьютер, распечатать, отправить клиенту по e-mail в виде вложения или отправить ссылку на счет.
Все созданные в системе счета хранятся в специальной вкладке горизонтального меню CRM.
Счета, созданные в Битрикс24.CRM могут быть выгружены в бухгалтерскую программу 1С. Закрывающие документы по счету могут быть созданы в 1С и сохранены в Битрикс24.
Информация о поступающих оплатах счетов может быть подкачена из 1С и интегрирована в Битрикс24. При изменении статуса счета можно уведомлять менеджеров или запускать бизнес-процессы.
В результате генерации и использования счетов в Битрикс24.CRM отпадает необходимость контактов между менеджерами и бухгалтерами с целью выяснения состояния оплат.
Шаблоны счетов и предложений
При работе с клиентом возникает момент, когда вы обсудили детали сделки и вам нужно выставить счёт на оплату. А если у вас в компании используется несколько видов счетов, то ручное формирование таких документов отнимает кучу сил:)
С Битрикс24 вы можете гибко настроить шаблоны счетов и предложений. Вы выбираете нужный тип документа, а система автоматически формирует его и заполняет данными.
В статье описано создание шаблонов счетов и предложений с помощью устаревших печатных форм. Сейчас этот функционал не расширяется и в будущем престанет поддерживаться.
Мы рекомендуем работать с шаблонами счетов и предложений через Шаблоны документов.
Как работать с шаблоном счета или предложения
Выберите обработчик – Печать документов счета (invoicedocument).
Предложение
Для работы с шаблонами предложении откройте раздел CRM > Предложения.
Выберите нужное предложение и используйте кнопку Документ.
Как создать шаблон?
Шаблоны счетов и предложений создаются одинаково, поэтому мы рассмотрим процесс на примере счёта.
Настройки полей шаблона
Далее настройте внешний вид шаблона. Вы можете увидеть как будет выглядеть будущий документ в правой части страницы.
Как использовать шаблон?
После сохранения новый шаблон появится в списке способов оплаты. Убедитесь, что платежная система активна.
Теперь при создании счёта вы можете выбрать этот шаблон в блоке Способ оплаты:
Шаблон коммерческого предложения выбирается на этапе отправки/печати:
Счета в Битрикс24, выставление и оплата счета
Сегодня поговорим о счетах, вернее о том как их правильно выставлять в Битрикс 24.
В Битрикс24 существует два вида счетов.
Чтобы выставить клиенту такой счет, перейдите в сделку, нажмите кнопку «ДОКУМЕНТ» и выберите «Счет (Россия)» или свой предварительно настроенный шаблон счета.
Второй вид счёта это, собственно, и есть полноценный счет – единица учета в Битрикс24, такая же как сделка или компания. Этот счет можно синхронизировать с 1С, распечатать по настроенному шаблону, отправить клиенту в виде документа или публичной ссылкой, учесть в отчётах. Именно этот счет можно использовать для отслеживания частичной оплаты в Битрикс 24.
По умолчанию счет имеет 3 стадии:
Давайте посмотрим, как работать со счетом.
Выставление счета в Битрикс 24
Для выставления счета перейдем в сделку на вкладку «Счета» и нажмем кнопку «Выставить счет». Заполняем все поля счета, постепенно прокручивая его вниз, доходим до товаров. Нажимаем кнопку «Выбрать товар» и выбираем нужный из списка, заполняем количество товара и получаем итоговую сумму.
Что делать, если необходимо выставить счет на неполную сумму?
Если в сделке предусмотрена поэтапная оплата, необходимо предварительно заполнить товары с полным количеством на вкладке «Товары». В нашем примере мы вводим все 15 м2 в товарах и только 8 м2 в первом счете. После этого в следующем счете будет автоматически подставляться нужное количество еще не оплаченных услуг.
Посмотрите в нашем видео подробнее, как выставить счет на неполную сумму
Шаблон счета в Битрикс 24
Для того, чтобы напечатать счет, нужно предварительно настроить его собственную печатную форму, включая все параметры счета, печать организации, подписи руководителя и главного бухгалтера. Однако, возможности печатной формы весьма ограничены по дизайну и гибкости настроек. Если их недостаточно, можно использовать уже настроенный шаблон «бумажного» счета, подставив туда нужные поля.
Оплата счета в Битрикс 24
А возможно ли отслеживать частичную оплату в Битрикс24, спросите вы. Конечно, об этом в нашей следующей статье.
Счета в CRM Битрикс24
Коллеги, рада сообщить вам, что вчера было установлено очередное обновление Битрикс24, в котором появились счета. 
Мы долго ждали этот инструмент, и вот теперь, он уже доступен на вашем портале Битрикс24.
Поделюсь с вами основными сценариями работы с новым инструментом.
[spoiler]
Начнем с создания нового счета
Создание нового счета доступно с любой странички CRM, это отдельный раздел, который доступен в верхнем и левом меню.
Вы можете работать с компанией, контактом, сделкой и здесь же быстро перейти на страницу создания нового счета, просто подведя курсор в верхнем меню.
При создании счета, вы сможете указать все необходимые поля, выбрать контакт или компанию, сделку, указать дату оплаты счета, статус, способ оплаты и другое.
Обратите внимание, что некоторые поля будут заполнены автоматически, при выборе конкретной компании, контакта.
Например, поле Реквизиты заполняется в соответствии с указанными данными по компании, способ оплаты можно выбрать только после того как указан контакта или компания, которой будет выставлен счет.
В форме создания счета можно не только выбрать уже имеющиеся контакты, компании, но и создать новые. Например, заказ оформляется по телефону, для того чтобы быстро зафиксировать все данные о клиенте, менеджер может сразу перейти на страницу создания нового счета, здесь же создать новый контакт, компанию, выбрать товары и услуги, сохранить и отправить счет клиенту.
Создание счета на основе сделки, контакта, компании.
В карточке элемента появилась вкладка «счета», где хранятся все счета, связанные с конкретным контактом, компанией или сделкой.
Здесь же, вы сможете создать новый счет, в котором автоматически будут заполнены все поля, на основе данных элемента.
После того как счета созданы, можно перейти к основным сценариям работы с ними.
Страничка «Счета» содержит все счета, которые были созданы на портале, каждый менеджер видит только те данные, которые доступны ему. Руководитель видит все счета.
Конечно, также доступен фильтр, с помощью которого вы сможете быстро найти нужный счет, указав необходимые параметры.
Менеджер может легко изменить статус счета, отредактировать нужные поля, просмотреть, скачать или распечатать счет.
Также, вы всегда сможете отправить счет клиенту по почте, просто кликнув по соответствующей ссылке.
Счет может быть закрыт как оплаченный, либо отклонен. Статус меняется также просто как стадии сделки, с помощью индикатора.
Настройки стандартных полей
Конечно, все значения стандартных полей вы сможете изменить и добавить свои. Настройки доступны на странице CRM – Настройки.
Здесь вы сможете настроить местоположения и налоги, которые будут учтены при выставлении счета, указать реквизиты своей компании.
Кроме счетов появился новый пункт «CRM» в списке личных инструментов. Мы думаем, это должно быть удобно, так как раньше при большом количестве групп, приходилось много скроллить вниз, для того чтобы перейти к нужному разделу.
Сейчас CRM всегда под рукой, плюс вы всегда в курсе что у вас есть запланированные, незавершенные дела, на что указывает счетчик.
По мимо новинок, в обновлении также были исправлены некоторые ошибки и неудобства:
Исправлена ситуация с конвертацией лида из карточки элемента.
Исправлена ситуация с отчетами при отсутствии прав на просмотр данных.
Поправлена верстка при закрытии лида как некачественного.
Исправлена ошибка с сохранением выбранного товара в фильтре.
Бизнес-процессы: исправлена ошибка формирования списка пользователей.
Список контактов: исправлена ошибка невозможности отправки письма при выборе опции «Для всех».
Исправлена ошибка работы с полем «Сайт».
Конвертация лида теперь запускает бизнес-процессы на изменение лида.
Воронка продаж: исправлена ошибка, приводящая к некорректной работе при ведении сделок в разных валютах.
Устранена проблема с ошибкой импорта при интеграции с магазином.
Исправлена ситуация с отображением данных в поисковой строке, при отсутствии прав доступа на их просмотр.
Исправлена проблема с появлением html тегов в комментарии к сущности.
Исправлена ситуация с некорректными данными в поле привязка, в списке сделок.
Исправлена ситуация с ссылками на создание звонка или встречи в браузере IE.
Будем рады услышать ваши отзывы о новом инструменте, это только первая версия счетов, уже запланированы и другие дополнения, настройки, которые позволят сделать работу с этим инструментом еще удобнее.
Документы в CRM
Не стоит забывать и про специфику официальных бумаг в разных странах. Поэтому работа с документами может стать настоящим кошмаром.
Как это работает?
В карточке лида, сделки, контакта и компании есть кнопка «Документ».
Допустим, наша турфирма организует поездки в Сенегал.
К нам обратился клиент, мы создали сделку и хотим выставить счёт на оплату.
Откроется готовый счет.
Битрикс24 автоматически заполнил данные поставщика, покупателя и даже список услуг.
Теперь мы можем распечатать счёт или отправить его клиенту.
При необходимости вы можете скачать документ в docx или pdf формате.
Как добавить подписи и печать для своей компании
Выберите компанию из списка. В разделе Дополнительно добавьте файлы подписей и печати в специальные поля.
Редактирование документа
В этом окне вы можете вручную указать номер документа, любые реквизиты и даже сумму сделки.
Аналогично можно выбрать реквизиты своей компании.
По умолчанию, Битрикс24 использует реквизиты компании, которую вы выбрали основной.
Если основного элемента нет, система возьмет первую созданную компанию из списка.
Редактирование шаблона
Документы создаются на базе специальных шаблонов. Существует отдельный шаблон для счетов, актов и т.д.
При желании, вы можете изменить настройки шаблона или даже его структуру.
Для этого перейдите по ссылке Редактировать шаблон.